Dağıtılmış Uzak Ekiplerde Ekip Oluşturma için 4 İpucu
Şimdiden bir şey söyleyeyim. Uzaktan atölye çalışmaları ile ekip kültürü yeni bir seviyeye?
O zaman aracımız sizin için ilginç olabilir. Kullanıcıların bu konuda ne söylediğine bakın:
“Uzak ekipler” olarak adlandırılan, yani farklı konumlardan ve hatta belki de farklı zaman dilimlerinden birlikte çalışan dağıtılmış ekipler revaçta: birçok şirket, yetenekleri dünya çapında şirketlerine çekme veya yerel işgücü maliyeti avantajlarından yararlanma fırsatından yararlanmak istiyor. Güncel Çalışmalar Ayrıca, çalışanların 99%‘sinin en azından evden veya ortak çalışma alanlarından uzaktan çalışma seçeneğine sahip olmak istediklerini göstermektedir.
Aslında, ortalama olarak, uzaktan çalışanlar görünüşe göre 80% daha az stresli ve 57% daha memnun her zaman sahada çalışan meslektaşlarına kıyasla işleriyle daha fazla ilgileniyorlar. Bu da çalışanların bu fırsata neden bu kadar değer verdiğini açıklıyor.
Ancak bu eğilim ekipler için yeni zorlukları da beraberinde getiriyor. Peki, birden fazla yere yayılmış ekipleri koordine etmek ve yönetmek nasıl mümkün olabilir?
Önceden iyi haber:
Google bir çözüm bulmayı başardı dahi̇li̇ çalişma dağıtılmış ekiplerin de neler yapabileceğini göstermektedir. Anketler iddia edebilir: Dağıtılmış uzak ekipler prensipte aynı konumdaki ekipler kadar başarılı olabilir. Aynı zamanda Google, en iyi uygulamalarını İngilizce olarak yayınladı Oyun Kitabı Paylaşıldı.
İletişim ve üretkenliğin uzaktan çalışan ekiplerde işe yaraması için akılda tutulması gereken birkaç husus vardır. İlginçtir ki, psikolojik faktörler, örneğin psi̇koloji̇k güvenli̇k takım ruhu ve Güven önemli bir rol oynar.
Bunlar, uzaktan çalışan ekibinizin potansiyelini nasıl gerçekleştirebileceğine dair ipuçlarımızdır:
İpucu 1: Önce uzaktan iletişim, aşırı iletişim anlamına gelir
Uzak ekiplerde iletişimin yeniden düşünülmesi gerekir. Yöneticiler muhtemelen aşırı iletişim kavramına aşinadır, çünkü birçok yönetim okuması kurumsal stratejinin aşırı iletişiminin yapılamayacağını öne sürer. Bu aşırı iletişim kavramı uzaktaki ekipler için de geçerlidir.
Örnek: Bir ekip temelde tek bir yerde bulunur ve sadece birkaç ekip üyesi başka bir yerden uzaktan çalışır. Bu durum, ekip duygusunu zayıflatabilecek iki katmanlı bir toplumu tehdit etmektedir: İletişimin önemli bir kısmı ofiste yüz yüze gerçekleşir ve uzaktaki bir ekip üyesi olarak düzenli olarak en son bilgi alan siz olursunuz. Yani, yalnızca bir sonraki video görüşmesinin (örneğin günlük veya haftalık) zamanı geldiğinde veya birisi bu bilgiyi yazılı olarak kaydettiğinde (örneğin e-posta, Slack, Confluence, Trello / Jira biletleri vb.)
Bu nedenle öneri: Resmi ve gayri resmi iletişimin büyük bir kısmı, “önce uzaktan” temel kuralına göre herkesin görebilmesi için proaktif bir şekilde çevrimiçi olarak saklanmalıdır. Bazen bilgi zaten biliniyormuş gibi hissedilse bile, üçüncü taraflar için anlaşılabilir hale getirmek amacıyla her kararın dijital olarak ayrıntılı bir şekilde kaydedilmesi için çaba gösterilmelidir.
Uzak ekiplerde, aşırı iletişim diye bir şey olmadığı bir kez daha doğrudur. Ve olsa bile: Buna değer!
İpucu 2: Günlük yaşamda uyarlanmış rutinler
Özellikle uzak ekiplerde, bir ekip üyesi, yönetici veya Scrum Master olarak düzenli bilgi alışverişi için bir çerçeve oluşturmak önemlidir. Bu, aylık bir güncelleme anlamına gelmez, ancak ekibin ilk etapta mümkün olduğunu hissettiren çok daha yakın bir değişim anlamına gelir.
Deneyimlerimize göre işe yarayan en iyi uygulama: Günlükleri çevrimiçi olarak metin biçiminde eşleştirin. Her gün, her ekip üyesi bir sohbette veya Slack kanalında o gün için en önemli konularını ve zaman uygunluğunu yazarak başlar. Bu, o anda kimin ne üzerinde çalıştığını herkes için şeffaf hale getirir. Bununla birlikte, bu herkese günlük toplantı için sabah 9:00’da bir video konferansa bağlanmak zorunda kalmama özgürlüğü verir. Bu diyalog şekli özellikle farklı zaman dilimlerinde avantajlıdır.
Örneğin, günlük sohbet formatı, görüntülü görüşme formatında haftalık olarak tamamlanmalıdır. Bu, tüm ekip üyelerinin (en azından dijital olarak) birbirlerini görebileceği bir tur sağlar. Bu görüntülü görüşme, resmi bir durum güncellemesine dönüşmemelidir, aksi takdirde ekip oluşturma üzerindeki etkisini kaybeder. Randevuyu belki de ortak bir öğle yemeği için kullanın, böylece gayri resmi karakteri vurgulanır - evet, ekran önünde ortak bir öğle yemeği, hiç ortak öğle yemeği olmamasından iyidir. Bu öğle yemeği daha sonra ” gibi açık değişim formatlarıyla birleştirilebilir.Kahverengi Çanta” / “Öğle Yemeği ve Bilgi” bağlanabilir.
İpucu 3: Check-ins & co ile gayri resmi alışveriş için alan planlayın.
Mutfakta kahve makinesinde, langırt masasında vb. gayri resmi alışveriş fırsatları, dağıtılmış uzak ekiplerde ortadan kalkar. Bu nedenle, farklı konumlardaki ekip üyeleri arasında gerekli güveni oluşturmak için aktif olarak alan sağlanmalıdır. Bu şekilde ekip üyeleri de birbirlerini insani düzeyde tanıyabilir ve yakınlaşabilir.
Bu nedenle, toplantıları verimli kılmaya yönelik tüm çabalarda, toplantının asıl konusuna başlamadan önce en azından ilk 5 dakikayı “buz kırıcı” olarak rahat bir fikir alışverişine ayırmak önemlidir.
Tura bağlı olarak, açık bir görüş alışverişine ek olarak, herkesin sırayla söz sahibi olduğu bir check-in de en iyi uygulama olabilir. Toplantıya en son gelen kişi check-in işlemini başlatır. Aşağıdaki sorular check-in turu için uygun olabilir:
- 1’den (=mutsuz) 10’a (=süper) kadar bir ölçekte şu anda nasılsınız? Neden?
- Bu gece 10’da olman için ne olması gerekiyor?
Bu soruların cevaplanması özel konularla da ilgili olabilir - bu herkese bırakılmalıdır. Elbette, toplantıdan toplantıya check-in sorularını değiştirebilirsiniz. Belki de soruların çok kişisel olmaması gerektiği konusunda bir uyarıda bulunmak önemlidir, çünkü bu bazı ekip üyeleri için rahatsız edici olabilir.
Öneminin altını çizen güzel bir örnek: Birkaç hafta önce bir müşterimizin evindeydik ve check-in ölçeğini 3 ile yanıtlayan bir kişinin bütün gece uyumadığı ve baş ağrılarından muzdarip olduğu ortaya çıktı. Bu bilgi, kişinin davranışlarını sınıflandırabilmek ve dikkate alabilmek için elbette çok önemlidir.
İpucu 4: En iyi uygulama olarak retrospektifler aracılığıyla ekip oluşturma
Bu, muhtemelen şu anda bu işi yapan herkes için en önemli ipucudur Retrospektifler (veya kısaca “retros”) uzak ekiplerinde. Özellikle iletişimin büyük bir kısmı dijital metin formunda gerçekleştiğinde, güven ve ekip ruhunu tehlikeye atabilecek yanlış anlaşılma riski artar.
Şimdiden bir şey söyleyeyim. Uzaktan atölye çalışmaları ile ekip kültürü yeni bir seviyeye?
O zaman aracımız sizin için ilginç olabilir. Kullanıcıların bu konuda ne söylediğine bakın:
Yüz yüze iletişim eksikliğinden kaynaklanan bu riskten kaçınılamaz. Bu durum, her bir ekip üyesinin işbirliğine ilişkin gözlem ve algılarını ortaya koyabileceği, bunları ekip içinde karşılaştırabileceği ve böylece olası çatışmaları yatıştırabileceği bir çerçeve oluşturmayı daha da önemli hale getirmektedir. Retrospektif bunun için en iyi uygulama haline gelmiştir.
Açıklama için bir örnek
Tom teknik bir sorunu çözmek için Jira biletinde bir öneride bulundu (yöntem A). Erwin öneriyi okumuş, başka bir meslektaşıyla koordine etmiş ve alternatif bir çözüm olarak B yönteminin daha mantıklı olacağı sonucuna varmış ve Jira biletinde kısa ve öz bir şekilde “Şimdi bunu B yöntemine göre yaptık” diye cevap vermiştir. Tom mesajı okumuştur ve önerisinin ciddi bir şekilde tartışılıp tartışılmadığını merak etmektedir. Kısa cevap onu rahatsız ettiğinden, önümüzdeki retroda bu konudaki hoşnutsuzluğunu dile getirmek ister.
Erwin bunu Retro’da duyduğunda şaşırır ve teklifin gerçekten ciddi bir şekilde tartışıldığını açıklar, kısaca nedenlerini açıklar ve prosedürü Tom ile önceden koordine etmediği için özür diler. Tom tatmin olur ve kararı anlayabilir. Çıkarılacak ders: Gelecekte bu tür kararlar için ya telefon açmalı ya da en azından tartışmanın gidişatını dijital olarak kaydetmeliyiz.
Aslında pek çok çatışma veya memnuniyetsizlik bu basit örnekten çok daha karmaşık değildir ve bunları önlemek için gereken tek şey açık bir geri bildirim kültürü ve sorunları dile getirme alanıdır.
Remote rocks!
Sonuç olarak, uzaktaki ekiplerin temelde sahadaki ekiplerden daha az başarılı olmayacağı söylenebilir. Üzerinde durulması ve mevcut rutinlerin ve alışkanlıkların uyarlanması gereken, ekip oluşturma ve güvendir.
Yani, uzaktan çalışma bağlamında bile insanları geliştirmeye devam edebilirsiniz - bunu yaparken bile çevi̇k zi̇hni̇yeti̇n arkasindaki̇ i̇nanilmaz gerçek dikkat etmelisin.
Son olarak, yanlış anlaşılma riskinin daha yüksek olduğu da göz önünde bulundurulmalıdır. Bize göre, dağıtılmış uzak ekiplerde ekip retrospektiflerinin uygulanması kaçınılmaz görünmektedir. Retro aracımızın yardımcı olup olamayacağını öğrenin. Burada.
Uzaktan çalışan ekiplere nasıl iyi liderlik edileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız bu videoya bir göz atın: Sanal ekiplerin yöneticileri için uzaktan liderlik eğitim kursunun ilk videosu.
