"Uzak ekipler" olarak adlandırılan, yani farklı konumlardan ve hatta belki de farklı zaman dilimlerinden birlikte çalışan dağıtılmış ekipler revaçta: birçok şirket, yetenekleri dünya çapında şirketlerine çekme veya yerel işgücü maliyeti avantajlarından yararlanma fırsatından yararlanmak istiyor. Güncel Çalışmalar Ayrıca, çalışanların 99%'sinin en azından evden veya ortak çalışma alanlarından uzaktan çalışma seçeneğine sahip olmak istediklerini göstermektedir.

Aslında, ortalama olarak, uzaktan çalışanlar görünüşe göre 80% daha az stresli ve 57% daha memnun her zaman sahada çalışan meslektaşlarına kıyasla işleriyle daha fazla ilgileniyorlar. Bu da çalışanların bu fırsata neden bu kadar değer verdiğini açıklıyor.

Ancak bu eğilim ekipler için yeni zorlukları da beraberinde getiriyor. Peki, birden fazla yere yayılmış ekipleri koordine etmek ve yönetmek nasıl mümkün olabilir?

Önceden iyi haber:

Google bir çözüm bulmayı başardı dahi̇li̇ çalişma dağıtılmış ekiplerin de neler yapabileceğini göstermektedir. Anketler iddia edebilir: Dağıtılmış uzak ekipler prensipte aynı konumdaki ekipler kadar başarılı olabilir. Aynı zamanda Google, en iyi uygulamalarını İngilizce olarak yayınladı Oyun Kitabı Paylaşıldı. 

İletişim ve üretkenliğin uzaktan çalışan ekiplerde işe yaraması için akılda tutulması gereken birkaç husus vardır. İlginçtir ki, psikolojik faktörler, örneğin psi̇koloji̇k güvenli̇ktakım ruhu ve Güven önemli bir rol oynar.

 

Bunlar, uzaktan çalışan ekibinizin potansiyelini nasıl gerçekleştirebileceğine dair ipuçlarımızdır:

İpucu 1: Önce uzaktan iletişim, aşırı iletişim anlamına gelir

Uzak ekiplerde iletişimin yeniden düşünülmesi gerekir. Yöneticiler muhtemelen aşırı iletişim kavramına aşinadır, çünkü birçok yönetim okuması kurumsal stratejinin aşırı iletişiminin yapılamayacağını öne sürer. Bu aşırı iletişim kavramı uzaktaki ekipler için de geçerlidir.

Örnek: Bir ekip temelde tek bir yerde bulunur ve sadece birkaç ekip üyesi başka bir yerden uzaktan çalışır. Bu durum, ekip duygusunu zayıflatabilecek iki katmanlı bir toplumu tehdit etmektedir: İletişimin önemli bir kısmı ofiste yüz yüze gerçekleşir ve uzaktaki bir ekip üyesi olarak düzenli olarak en son bilgi alan siz olursunuz. Yani, yalnızca bir sonraki video görüşmesinin (örneğin günlük veya haftalık) zamanı geldiğinde veya birisi bu bilgiyi yazılı olarak kaydettiğinde (örneğin e-posta, Slack, Confluence, Trello / Jira biletleri vb.)

Bu nedenle öneri: Resmi ve gayri resmi iletişimin büyük bir kısmı, "önce uzaktan" temel kuralına göre herkesin görebilmesi için proaktif bir şekilde çevrimiçi olarak saklanmalıdır. Bazen bilgi zaten biliniyormuş gibi hissedilse bile, üçüncü taraflar için anlaşılabilir hale getirmek amacıyla her kararın dijital olarak ayrıntılı bir şekilde kaydedilmesi için çaba gösterilmelidir.

Uzak ekiplerde, aşırı iletişim diye bir şey olmadığı bir kez daha doğrudur. Ve olsa bile: Buna değer!

İpucu 2: Günlük yaşamda uyarlanmış rutinler

Özellikle uzak ekiplerde, bir ekip üyesi, yönetici veya Scrum Master olarak düzenli bilgi alışverişi için bir çerçeve oluşturmak önemlidir. Bu, aylık bir güncelleme anlamına gelmez, ancak ekibin ilk etapta mümkün olduğunu hissettiren çok daha yakın bir değişim anlamına gelir. 

Deneyimlerimize göre işe yarayan en iyi uygulama: Günlükleri çevrimiçi olarak metin biçiminde eşleştirin. Her gün, her ekip üyesi bir sohbette veya Slack kanalında o gün için en önemli konularını ve zaman uygunluğunu yazarak başlar. Bu, o anda kimin ne üzerinde çalıştığını herkes için şeffaf hale getirir. Bununla birlikte, bu herkese günlük toplantı için sabah 9:00'da bir video konferansa bağlanmak zorunda kalmama özgürlüğü verir. Bu diyalog şekli özellikle farklı zaman dilimlerinde avantajlıdır.

Günlük sohbet formatı, örneğin haftalık video görüşmesi formatıyla desteklenmelidir. Bu, tüm ekip üyelerinin birbirlerini görebilecekleri (en azından dijital olarak) bir tur sağlar. Bu görüntülü görüşme kasıtlı olarak resmi bir durum güncellemesine dönüşmemelidir, çünkü o zaman ekip kurma etkisi kaybolacaktır. Hatta belki de gayri resmi karakterin altını çizmek için ortak bir öğle yemeği randevusu kullanın – evet, ekran önünde ortak bir öğle yemeği, ortak bir öğle yemeği olmamasından daha iyidir. Bu öğle yemeği daha sonra aşağıdaki gibi açık değişim formatlarıyla birleştirilebilir "Kahverengi Çanta" / "Öğle Yemeği ve Bilgi" bağlanabilir.

İpucu 3: Check-ins & co ile gayri resmi alışveriş için alan planlayın.

Mutfakta kahve makinesinde, langırt masasında vb. gayri resmi alışveriş fırsatları, dağıtılmış uzak ekiplerde ortadan kalkar. Bu nedenle, farklı konumlardaki ekip üyeleri arasında gerekli güveni oluşturmak için aktif olarak alan sağlanmalıdır. Bu şekilde ekip üyeleri de birbirlerini insani düzeyde tanıyabilir ve yakınlaşabilir.

Bu nedenle, toplantıları verimli kılmaya yönelik tüm çabalarda, toplantının asıl konusuna başlamadan önce en azından ilk 5 dakikayı "buz kırıcı" olarak rahat bir fikir alışverişine ayırmak önemlidir. 

Tura bağlı olarak, açık bir görüş alışverişine ek olarak, herkesin sırayla söz sahibi olduğu bir check-in de en iyi uygulama olabilir. Toplantıya en son gelen kişi check-in işlemini başlatır. Aşağıdaki sorular check-in turu için uygun olabilir:

• 1'den (=mutsuz) 10'a (=süper) kadar bir ölçekte şu anda nasılsınız? Neden?
• Bu gece 10'da olman için ne olması gerekiyor?

Bu sorulara verilecek yanıtlar, herkesin bileceği özel konularla da ilgili olabilir. Elbette, check-in soruları toplantıdan toplantıya değişebilir. Bireysel ekip üyeleri için rahatsız edici olabileceği ihtimaline karşı soruların çok kişisel olmaması gerektiğini belirtmek önemli olabilir.

Öneminin altını çizen güzel bir örnek: Birkaç hafta önce bir müşterimizin evindeydik ve check-in ölçeğini 3 ile yanıtlayan bir kişinin bütün gece uyumadığı ve baş ağrılarından muzdarip olduğu ortaya çıktı. Bu bilgi, kişinin davranışlarını sınıflandırabilmek ve dikkate alabilmek için elbette çok önemlidir.

İpucu 4: En iyi uygulama olarak retrospektifler aracılığıyla ekip oluşturma

Bu, muhtemelen şu anda bu işi yapan herkes için en önemli ipucudur Retrospektifler (veya kısaca "retros") uzak ekiplerinde. Özellikle iletişimin büyük bir kısmı dijital metin formunda gerçekleştiğinde, güven ve ekip ruhunu tehlikeye atabilecek yanlış anlaşılma riski artar.