5 Retrospektiflerde Beyin Fırtınası Eylemleri için Beyaz Tahta Şablonları

Bir retrospektifte eğlence ve ekip oluşturma faktörünün yanı sıra, beyin fırtınası yapmak ve anlamlı önlemleri kaydetmek de önemlidir. Beyaz tahta şablonları burada iyi bir yardımcı olabilir. Bu yazıda size 5 temel beyaz tahta şablonunu tanıtıyor ve bunları farklı örneklerde nasıl kullanabileceğinizi açıklıyoruz.

Retro Beyaz Tahta Şablonu #1: “5x Neden” Yöntemi

Geriye dönük bir incelemede “5x Neden “i ne zaman kullanabilirsiniz?

Bir retrospektifte önlemler için beyin fırtınası yapmadan önce, sorunun yeterince anlaşıldığından emin olunmalıdır. Genellikle ekip üyelerinin bir sorun hakkında farklı bakış açıları vardır. Bu bakış açılarının paylaşılması, ortak bir anlayış geliştirilmesine yardımcı olur ve bu da önlemlerin etkinliğini artırır. “5N Neden” Whiteboard Şablonu, bu süreci yapılandırmayı mümkün kılar. Retrospektif şablonuyla birlikte kolayca kullanılabilir ve onu mükemmel bir şekilde tamamlar.

”5x Neden” yöntemi şu şekilde çalışır

Retrospektifin “Veri topla” aşamasında belirlediğiniz sorunla başlarsınız ve sorunun neden var olduğu sorusunu sorarsınız. Bu “neden?” sorusunun cevabı şablonda not edilir. Daha sonra bir seviye daha derine inerek “neden?” sorusunun cevabını tekrar sorguluyoruz. Bu “neden” soruları zinciri sayesinde asıl temel nedene yaklaşılır ve yol boyunca çeşitli alternatif çözümler keşfedilebilir.

“Neden?” sorusunu 5 defaya kadar tekrarladıktan sonra, ekip hangi “Neden “in iyi bir çözüm yaklaşımı sunduğuna dair beyin fırtınası yapabilir.

Bir retroda “5x Neden “in pratik örneği

“5N Neden” modeli aracılığıyla yeni bakış açılarının ortaya çıkmasına çok güzel bir örnek, Washington Anıtı’nın yüksek temizlik maliyetleridir:

ProblemWashington Anıtı’nın temizlik masrafları muazzam ölçüde artıyor.

Neden 1: Temizlik maliyetleri neden artıyor? → Çünkü çok fazla kuş pisliği var.

Neden 2: Neden bu kadar çok kuş pisliği var? → Çünkü anıt çok fazla kuş çekiyor.

Neden 3: Anıt neden bu kadar çok kuşu kendine çekiyor? → Çünkü orada çok fazla böcek var.

Neden 4Anıtta neden bu kadar çok böcek var? → Çünkü akşamları saatlerce ışıklandırılıyor.

Neden 5Anıt neden ışıklandırılıyor? → Çünkü turistler için daha çekici.

Olası çözümler Bu temel neden araştırmasına göre:

• Anıt için daha az aydınlatma
• Daha az böcek çeken aydınlatma kullanın

Retro Beyaz Tahta Şablonu #2: Balık Kılçığı Diyagramı (Ishikawa)

Balık Kılçığı Diyagramı Geçmişe Bakışta Ne Zaman Kullanılır?

“5N Neden”e benzer şekilde, bu Whiteboard şablonunda da temel nedenleri araştırmak amaçlanmaktadır. “5N Neden”den farklı olarak, burada mümkün olduğunca geniş bir perspektif oluşturmak için temel nedenleri farklı kategorilere ayırmak amaçlanmaktadır.

Balık kılçığı diyagramı nasıl çalışır?

Tedavi edilecek sorun balığın başıdır. İlk adımda, kişi temel nedenlerden şüphelendiği kategorileri belirler. Burada aşağıdakilere başvurulabilir farklı standartlar ya da bir ekip içinde kendiniz beyin fırtınası yapın.

Kategoriler tanımlandıktan sonra, her ekip üyesi bu kategorideki nedenler üzerine beyin fırtınası yapabilir ve bunları gruba sunabilir. Geliştirilen temel nedenlere dayanarak, daha sonra ekip olarak eylem için hangi başlangıç noktalarını kullanmak istediğinize karar verebilirsiniz.

Bir retroda balık kılçığı diyagramının pratik örneği

Tren gecikmeleri örneğini kullanarak balık kılçığı diyagramına bir göz atalım:

Problem: Almanya’daki uzun mesafe trenlerinin 50%‘si 60 dakikadan fazla gecikmektedir.

Temel nedenler için beyin fırtınası kategorileri:

• Rota planlama
• Demiryolu ağı
• Hava durumu etkileri
• Trenin kendisi
• İstasyon ve Parkurlar
• Değişiklikler ve Bağlantılı Trenler

Kategorilere dayanarak, şimdi hangi kategorilerin kullanılacağı konusunda beyin fırtınası yapılabilir Spesifik kök nedenler her durumda burada gizlidir. Örnekler şunlar olabilir:

• Rota planlama

  • Bir hattaki trenlerin sıklığının birbirine çok yakın olması
  • Alternatif rotalar için çok az olanak
  • Alternatif güzergahların onaylanması için aşırı uzun onay süreçleri
  • …

• Demiryolu ağı

  • Bakım çalışmaları sırasında biriken işler
  • Belirli bir serinin güç kaynağı ile ilgili arızalar
  • …

• …

Toplanan nedenlere dayanarak, artık bir ekip olarak hangi önlemleri faydalı bir şekilde ele alabileceğinizi değerlendirebilirsiniz.

Retro Beyaz Tahta Şablonu #3: Çaba-Etki Matrisi

Çaba-etki matrisini geriye dönük bir incelemede ne zaman kullanabilirsiniz?

Retrospektiflerde genellikle odada çok sayıda olası tedbirin olduğu görülür. O zaman hangi önlem fikirlerinin en umut verici olduğunu tartmak önemlidir. Bu tam da çaba-etki matrisinin yararlı olduğu türden bir durumdur.

Çaba-etki matrisi şu şekilde çalışır

Matris, yatay X eksenindeki “çabayı” tanımlamaktadır. Bir konu ne kadar sağa yerleştirilirse, varsayılan çaba o kadar yüksek olur. Dikey Y ekseni ise tedbirin sahip olacağı varsayılan etkiyi tanımlamaktadır. Ortaya çıkan çeyreklerden tedbirler için aşağıdaki kategoriler ortaya çıkmaktadır:

• Dolgular (sol alt): Uygulanması kolay ancak büyük bir etkisi olmayan önlemler.
• Hızlı kazanımlar (sol üstte): Büyük etki yaratan, uygulaması kolay önlemler
• Büyük Projeler (sağ üstte): Büyük etkisi olan ayrıntılı önlemler
• Nankör Görevler (sağ altta): Düşük etkiye sahip ayrıntılı önlemler

Bu nedenle eğilim şudur: bir tedbir sol üst tarafa ne kadar uzak yerleştirilirse o kadar iyidir. Önerilen tedbirlerin tam yerleşimi ekip içinde birlikte tartışılmalıdır.

Bir retroda çaba-etki matrisinin pratik örneği

“Destek biletleri hakkında çok yavaş geri bildirim” örneği ile gösterildiği üzere, etki-çaba matrisindeki çeyreklerden alınan önlemlerin her biri aşağıdaki gibi olabilir:

Dolgular (sol alt):

• Destek biletlerini otomatik bir alındı onayı ile yanıtlayın (basittir, ancak muhtemelen tek başına bir değişiklik olarak müşteri için tatmin edici değildir)

Hızlı Kazananlar (sol üst):

• Sorumluluk dağılımını önlemek için “ilk müdahale eden” rolünün atanması (sorumluluk dağılımının uzun müdahale sürelerinin temel nedeni olması durumunda bu önlem çok etkili olabilir)

Büyük Projeler (sağ üstte):

• Destek taleplerinin 80%‘sine kadarını otomatik olarak işleyen bir yapay zeka kurmak (muhtemelen büyük bir proje, ancak başarılı olursa buna karşılık gelen sürdürülebilir katma değer de sunabilir)

Nankör Görevler (sağ altta):

• Destek talepleri için süreç haritasını yeniden oluşturun (süreç haritasının eski olduğunu, ancak zaten neredeyse hiç kullanılmadığını ve bu nedenle bir güncellemenin muhtemelen çok fazla etkisi olmayacağını varsayarak).

Retro Beyaz Tahta Şablonu #4: Etki Çemberleri

Etki çemberleri bir retrospektifte ne zaman kullanılmalıdır?

Bir retrospektif sırasında ortaya çıkan pek çok sorun ekipler arası nitelikte olacaktır. Bu da tüm çözümlerin ekibin etki alanı içinde olmadığı anlamına gelir. Etki çemberleri modeli, hangi girişimlerin bireysel veya ekip düzeyinde başlatılabileceğini netleştirmek için iyi bir yaklaşım sunar.

Etki çemberleri nasıl çalışır?

Sorunu tanımladıktan sonra beyin fırtınasının ilk aşaması başlar. Burada ilk olarak, her bir ekip üyesinin sorunu çözmek ya da en azından olumsuz etkileri azaltmak için bireysel olarak neler yapabileceği ele alınır. Aynı şey ekip ve organizasyon düzeyleri için de yapılır.

Amaç, kurumsal çerçeve koşullarına mümkün olduğunca iyi uyum sağlamak için ekibin kendisinin neleri değiştirebileceğini bulmaktır. Ekip dışındaki çözümler için, organizasyonda hangi değişikliklerin önerilebileceği konusunda beyin fırtınası yapmak önemlidir. Kurumsal çerçevedeki sorunların ekip dışında ele alınması da değerli bir önlem olabilir.

Bir retroda etki çemberlerinin pratik örneği

Kapsam modelini “ürün kilometre taşlarının karşılanmaması” sorunu örneği ile açıklayalım:

Herkes kendisi için ne yapabilir?

• Kişinin kendi katkısı için hangi ön koşulların mevcut olması gerektiğini aktif olarak sorgulaması (dış faktörlerden kaynaklanan gecikmeleri önceden tespit etmek için).
• Konuların uygulanmasında hala ne kadar belirsizlik olduğunu ekiple aktif olarak paylaşın (iş paketlerinin henüz kesin olarak tahmin edilemediğini erken bir aşamada şeffaflaştırmak için).

Ekip olarak ne yapabiliriz?

• Arayüz sorunlarını daha erken bir aşamada tespit etmek için diğer ürün ekipleriyle aktif bilgi alışverişinde bulunun

Kurumda ne gibi değişiklikleri teşvik edebiliriz?

• Sprintler arasında 1 haftalık “soğuma” aşaması önerin
• Gereksinimler ve bağımlılıklar için daha iyi dokümantasyon mantığının kullanılmasını önerin

Retro Beyaz Tahta Şablonu #5: Hipotez ve Deney

Geriye dönük bir incelemede deney şablonu ne zaman kullanılmalı

Retrospektiflerde, önlemler çok iddialı bir şekilde planlanma eğilimindedir. Bu büyük önlemleri uygularken, günlük işler araya girer ve önlemin uygulanması masanın altına atılana kadar durur. Bu sizin başınıza gelirse, “deney” şablonu önlemleri küçültmenizde ve uygulama hızını ve olasılığını artırmanızda size destek olabilir.

Deney şablonu şu şekilde çalışır

Sorunu tanımladıktan sonra, bir sonraki adım hedef durumu tanımlamaktır. Hedef durumda tam olarak neyin değişeceğini ve bunun neden bu kadar önemli olduğunu anlamak önemlidir. Bir sonraki adım, bu hedef duruma neden henüz ulaşılamadığına ve bu duruma ulaşmak için hangi engellerin aşılması gerektiğine ilişkin hipotezler üzerinde beyin fırtınası yapmaktır.

Şimdi mesele bu hipotezleri mümkün olduğunca küçük deneylerle kanıtlamaktır. Hedef duruma henüz ulaşılmış olması gerekmez. Bunun yerine, hipotezin doğrulanmasına odaklanılır. Bu şekilde şablon, ekibin küçük adımlarla düşünmesine yardımcı olur.

Bir retroda deney şablonunun pratik örneği

Uygulamada, deneylerle çalışma örneği şu şekilde görünebilir:

ProblemÜrün vizyonu bizim için cevapladığından daha fazla soru ortaya çıkarıyor.

Hedef devletÜrün vizyonu, ekipteki günlük kararlarımızı bağımsız olarak almamız ve ürün sahibiyle daha az koordinasyona ihtiyaç duymamız için bize yönlendirme ve güvenlik sağlar.

HipotezÜrün vizyonuna nasıl ulaşmak istediğimize dair somut yol haritası hakkında çok az konuşuyoruz.

Olası deneyler:

• Ürün sahibinin stratejik önemi ve bakış açısını kısaca açıkladığı destanlara yeni bir alan ekleyin.
• Ürün sahibi ile ürün vizyonu ve yol haritası üzerine bir çalıştay düzenleyin.

Belirtildiği gibi, beyin fırtınasından elde edilen olası deneylerin her biri küçük, uygulaması kolay önlemler olmalıdır. Bu deneylerin sorunu bütünsel olarak çözmesi gerekmeyecektir. Bu nedenle, deneylerden elde edilen sonuçlar ve deneyimler, yeni öğrenmeler yoluyla (hipotez doğrulandı mı, reddedildi mi?) takip önlemlerine ihtiyaç olup olmadığına ve eğer öyleyse, hangi önlemlerin umut verici olacağına karar vermek için gelecekteki retrospektiflerde aktif olarak tekrar ele alınmalıdır.

Retrospektiflerde beyaz tahta şablonlarını kullanma

Beyin fırtınası önlemleri için birkaç şablona sahip olmak tek başına yeterli değildir. Ayrıca her durum için hangi şablonun hangi metodoloji ile uygun olduğunu da değerlendirmeniz gerekir. Umarım örnekler bu değerlendirmeyi daha kolay yapmanıza yardımcı olur.

Echometer kullanıcıları için ipucu

Retro sırasında, hangi retrospektif şablonu kullandığınızdan bağımsız olarak, retro tuvalindeki her konu için önerilen beyaz tahta şablonlarından birini seçebilirsiniz. Kendi beyaz tahta şablonlarınızı oluşturduysanız, bunlar da buradan seçilebilir: