Utforma retrospektiv - undvik missförstånd i kommunikationen
I teamarbete är det särskilt viktigt att retrospektiv organiseras korrekt eftersom de erbjuder en optimal grund för utbyte inom teamet, men samtidigt är de inte självdrivande. En särskilt viktig aspekt är kommunikationen mellan deltagarna.
Häromdagen hade jag en privat situation där jag insåg hur snabbt människor kan missförstå varandra.
En vän till mig, Ben, hade lånat en laddkabel av mig som tillhörde en annan vän, Leon. När jag ville lämna tillbaka den till Leon frågade jag min vän Ben om han kunde ge den till mig. Han kunde inte för tillfället och erbjöd sig att ge den direkt till Leon. Eftersom jag ville lämna över den själv sa jag till honom: “Nej, det är okej, du behöver den inte. Ge mig den bara en annan gång.
Nästa dag kom meddelandet från Ben: “Jag har lagt det i Leons brevlåda.” och jag undrade vad det var frågan om, eftersom jag - enligt min mening - uttryckligen hade sagt att han skulle ge det direkt till mig.
Och sensmoralen i historien: Ben ville bara göra mig en tjänst och trodde att jag sa så för att inte besvära honom.
Detta visar att det kan finnas olika tolkningar i kommunikationen och därmed kan missförstånd uppstå.
Just därför är det viktigt att utforma retrospektiver på ett sådant sätt att missförstånd från vardagslivet kan upptäckas och övervinnas genom att man skapar gemensamma mentala modeller även i förväg, för att kunna agera effektivt som ett team.
I team där flera deltagare kommunicerar via olika kanaler som e-post, telefon eller budbärare som Slack & Co, kan risken för missförstånd snabbt öka. Retrospektivet skapar ett skyddat utrymme för att få teamet tillbaka på rätt spår. Därför är utformningen av retrospektiv särskilt relevant i sådana team.
Utformning av retrospektiv | Framgångsfaktor för kommunikation
Men vad är egentligen definitionen av en retrospektiv? I grund och botten kan man definiera en retrospektiv enligt följande: En retrospektiv är ett regelbundet möte för ett team för att belysa de senaste arbetsstegen och härleda förbättringsförslag för framtida samarbete. Du kan hitta mer information i våra VANLIGA FRÅGOR läsa om det.
Och hur är en retrospektiv strukturerad? Naturligtvis måste utformningen av retrospektivet anpassas till teamets behov, men det finns ett visst grundläggande ramverk eller retrospektiva metoder som bör följas.
Det finns flera Frågorsom bör hållas i åtanke vid en retrospektiv utvärdering för att optimera arbetsprocessen, förbättra kommunikationen och undvika eller åtminstone avslöja missförstånd:
- Vad har vi gjort så bra att vi behöver prata om det för att inte glömma det?
- Vilka insikter har vi fått?
- Vad behöver vi göra annorlunda i framtiden?
- Vad är det vi inte har förstått än?
Faser för att utforma din retrospektiv
I princip kan retrospektiv delas in i flera Faser som delas på det sätt som illustreras i figuren:
Nu frågar du dig förmodligen vad detta ska berätta för dig i konkreta termer? Det och hur du kan utforma ditt retrospektiv kommer vi att berätta för dig i det följande, naturligtvis!
- Intro: Introt inkluderar hälsningen och bedömningen av den aktuella stämningen. Detta kan till exempel göras genom en kort incheckning där alla rapporterar om hur han eller hon känner sig för närvarande.
- Insamling av uppgifter: I datainsamlingen bör du samla in information som gör det möjligt för dig att bedöma ditt samarbete. Detta kan vara såväl objektiva fakta som dina personliga intryck.
- Att få insikter: Detta handlar om att fastställa orsakerna. Varför går något bra eller dåligt? Frågorna ovan kan hjälpa dig att göra detta.
- Fastställa åtgärder: I denna fas bör konkreta åtgärder beslutas, ansvarsområden fördelas och en tidsplan fastställas.
- Avslutning: I slutet bör du utvärdera själva retrospektivet och ge feedback på det. Detta kommer att hjälpa dig att optimera nästa retrospektiv. Du kan använda vår Verktyg för retrospektiv i team kan vara till hjälp. Riktade frågor används för att reflektera över samarbetet och skapa ett gemensamt samförstånd.
Använda retrospektiva verktyg
Retrospektivverktyg kan för övrigt hjälpa dig att utforma och moderera din retrospektiv (se vår lista över retrospektivverktyg). 14 Retroverktyg i jämförelse ).
Jag skulle särskilt vilja Echometer kalla det, som jag själv har varit med och utvecklat. Den kombinerar insikter från psykologin med agila bästa metoder för att få ut det bästa av Team Health Checks & Retros för teamutveckling.
Du kan utforma en retrospektiv utan att du eller ditt team behöver logga in – verktyget tar hand om hela struktureringen och hjälper till med timeboxing etc.
Med den här knappen kan du öppna verktyget direkt, välja din retro-metod och bjuda in ett team via en länk (det finns mer än 30 Retrospektiv möjliga metoder):
När du är klar med din retro kan du välja att skapa ett kostnadsfritt konto för att spara dina resultat.
Om du vill veta mer innan eller starta en riktig testperiod direkt – här kan du ta reda på mer och Start kostnadsfritt.
Undvik missförstånd i kommunikationen
Låt oss gå tillbaka till min inledande berättelse: Vad har missförstånd och kommunikation att göra med utformningen av retrospektiva metoder?
Som ni lätt kan se av faserna och de relevanta frågorna handlar retrospektiv om att kommunicera med varandra och arbeta med gemensamma processer. Precis som i andra vardagliga situationer kan missförstånd uppstå. Därför är det bra att ta en titt på kommunikationsmodeller för att göra människor medvetna om orsakerna till missförstånd.
I grund och botten är det relevant att hålla i minnet att varje uttalande 4 sidor (jfr Schulz von Thun, 1981):
Kommunikationskvadraten – en mycket välkänd kommunikationsmodell – hjälper till att förstå varför så många tolkningar av ett förmodat entydigt uttalande är möjliga.
Om du tar hänsyn till detta i retrospektiverna kommer du säkert att snabbt kunna avslöja varför missförstånd ibland uppstod i det tidigare arbetet.
Särskilt i den flexibla arbetsvärlden är det viktigt att kommunikationen fungerar så att du kan svara på de dynamiska kraven från VUCA-världen svara omedelbart och på lämpligt sätt.
Kommunikationsrutan i retrospektiv design
Försök att kontinuerligt lära dig att inte bara acceptera uttalanden som görs i alla skeden av den retrospektiva processen. Istället bör du ifrågasätta och beakta alla fyra sidor av kommunikationskvadraten. Fortsätt att ifrågasätta och parafrasera (dvs. sammanfatta med egna ord) din motparts uttalande för att kontrollera om ni menar samma sak.
Till en början kommer detta säkert att verka konstigt för dig. Med tiden kommer du dock att inse att missförstånd kan undvikas och uppdagas och att processerna löper smidigare.
Echometer som stöd för retrospektiv design
På Echometer förstår vi hur man omvandlar TeamWork och främjar det på lång sikt. Med hjälp av psykologisk kunskap och vår Verktyg för retrospektiv i team vi har utvecklat optimalt anpassade artiklar för team som ditt som säkerställer att du ställer rätt frågor och kommer fram till en gemensam nämnare för att optimera din kommunikation och undvika missförstånd.
Källor
Friedemann Schulz von Thun: Att tala med varandra 1 – Störningar och förtydliganden. Allmän kommunikationspsykologi. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
