Få ut dubbelt så mycket av din Lessons Learned Workshop

I vår sista inlägget Vi presenterade Lessons Learned Workshop som ett format, där vi förklarade både processen och det (faktiskt mätbara) mervärdet.

Denna artikel fokuserar nu på tips för genomförande och facilitering och riktar sig till alla som driver sådana workshops i praktiken eller planerar att göra det.

Låt oss göra det!

Tips 1: Använd metoden “5x varför” i workshopen om lärdomar

Det finns två scenarier när man diskuterar problem: Antingen har man en livlig diskussion om teammedlemmarnas olika perspektiv. Eller så kommer man överens relativt snabbt och fördjupar sig inte ens i grundorsaken. Det skulle bara vara bortkastad tid, eller hur?

Att vara eniga i en fråga kan kännas bra, men det kan vara förrädiskt. Särskilt i diskussionspunkter där en tredje part (ofta andra avdelningar) identifieras som orsaken till problemet, görs för lite för att förstå de grundläggande orsakerna och deras påverkanskedjor. Utan denna förståelse blir det svårt att komma fram till en effektiv åtgärd.

Som facilitator kan du använda den så kallade “5x Why-metoden” och ifrågasätta konsensus i gruppen genom att ställa “Why-frågan” 5x och kräva ett seriöst svar. Denna tankeställare öppnar ofta upp för nya perspektiv. Här är ett exempel Exempel på Jefferson Memorial als Erklärung der Methode - ein Klassiker:

• Moderator: “Varför är det så dyrt att underhålla Jefferson Memorial?”
• Team: “Eftersom den måste rengöras så ofta med en högtryckstvätt.”
• Moderator: “Varför?”
• Team: “För att så många fåglar lämnar sin spillning på den.”
• Moderator: “Varför?”
• Team: “Eftersom fåglarna äter av de många insekter som finns där.”
• Moderator: “Varför finns det så många insekter där?”
• Team: “Eftersom de attraheras av belysningen tidigt på kvällen.”
• Teammedlem: “Vi kan väl försöka tända lamporna lite senare!”

Ta därför sökandet efter orsaker på allvar. Titta på vilka möjligheter det finns att bli aktiva som ett team istället för att acceptera orsakerna till problem som “yttre omständigheter”.

Tips 2: Gör workshopen om lärdomar till en rutin

Det finns också en inlärningskurva för lärdomar som dragits i teamet: De första mötena kan fortfarande vara lite ojämna: Tidsramen följs inte, ämnena tas inte upp till diskussion, åtgärderna är inte välformulerade etc..

Först när du har genomfört detta workshopformat några gånger i teamet blir det en rutin och mervärdet ökar:

• Teammedlemmarna är bättre förberedda eftersom de känner till dagordningen
• Teammedlemmarna har färre reservationer när det gäller att ta itu med kritiska frågor (se Den viktigaste förutsättningen för framgångsrika team )
• Problemen analyseras mer ingående
• Åtgärder och resultat är snyggt utarbetade och registrerade

Dessa fördelar kan man dock bara uppnå om man gör det till en rutin. Se därför efter om det finns regelbundna milstolpar vid vilka ni vill anordna workshops om lärdomar, eller bestäm själv en frekvens. Beroende på hur nära teamet arbetar tillsammans rekommenderar vi en frekvens på två gånger i veckan till en gång i månaden.

Tips 3: Registrera och revidera åtgärder på ett transparent sätt

De åtgärder som följer av workshops om lärdomar måste naturligtvis göras transparenta för teamet efteråt.

Dessutom är det lika viktigt att ta upp dessa frågor igen vid nästa workshop. Gör därför översynen av befintliga åtgärder till en fast punkt på dagordningen för varje workshop om lärdomar.

Det handlar inte bara om att fastställa om de ansvariga har gjort sitt jobb. Det är mycket viktigare att lära sig av resultaten av åtgärderna - det heter ju Lessons LEARNED :-)

Bara om man tar upp åtgärderna igen kan man lära sig om de beslutade åtgärderna kunde lösa kärnproblemet - eller inte. Lika gärna kan det visa sig att den förmodade kärnorsaken inte alls är huvudorsaken till ett problem. Då är det desto viktigare att prata om detta, dela insikten i teamet och reagera med en ny åtgärd - eller ett nytt “experiment”.

En åtgärd, förutsatt att den genomförs och granskas, har en garanti för framgång: nämligen att man lär sig av genomförandet. Antingen lär man sig att de underliggande hypoteserna var korrekta och att åtgärden fungerade. Eller så lär man sig att den antagna huvudorsaken eller lösningsstrategin är fel. Betrakta därför åtgärder som experiment.

Här, om nödvändigt, en Verktyg som Echometer hjälpa dig. För med Echometer har du integrerad åtgärdsspårning för alla dina återkommande möten med lärdomar.

Prova verktyget utan förpliktelser

Tips 4: Främja en felkultur - utöver Lessons Learned-workshopen

Det bästa sättet att lära sig är genom misstag. Det är därför det är så viktigt att öppet kunna ta upp misstag i teamet. Det är det enda sättet att omvandla varje misstag och varje missöde till en möjlighet att lära sig. Det är inte utan anledning som felkulturen är en av komponenterna i viktigaste förutsättningen för framgångsrika team .

För att främja denna felkultur i teamet har den så kallade “Huvuddirektiv” (på svenska ”Översta direktivet”) uppstått i samband med agilt arbete. Bakom detta ligger en ledstjärna som team bör internalisera i varje Lessons Learned-workshop och även i andra sammanhang:

“Vi utgår från att alla inblandade hela tiden agerade efter bästa kunskap, övertygelse och förståelse.”

Den som följer denna princip kan skapa en teamkultur där teammedlemmarna stöttar varandra för att göra sitt jobb på bästa sätt - utan “finger pointing” och skuldbeläggning.

Lessons Learned Workshop - Kom igång nu

Workshops om lärdomar är därför en integrerad del av lärande organisationer . Samtidigt främjar de teamens självorganisation och möjliggör en kontinuerlig medarbetardriven “bottom-up” förbättringsprocess.

Så lycka till med att komma igång med formatet! 

Och om ditt team bestämmer sig för att införa workshops om lärdomar, även kallade teamretrospektiver, som ett regelbundet format, då ta en titt på verktyget Echometer. Med våra mallar för regelbundet genomförande av Lessons Learned Workshops sparar ni inte bara mycket tid, utan kan även stödja er teamutveckling ur ett psykologiskt perspektiv.