Hur kan direktrapporterande och medarbetare uppmuntras att förbereda sig för möten på tu man hand?

Olika åtgärder och tillvägagångssätt är möjliga om din direktrapporterande medarbetare inte kommer förberedd till det regelbundna (vanligtvis varannan vecka) enskilda mötet med dig som chef.

Här är effektiviteten av metoder eller åtgärder enligt min personliga erfarenhet och kunskap som ledare, Scrum Master och psykolog i en rangordning - vilka åtgärder fungerar bäst?

Mått	Värdering	Sammanhang
Skriv regelbundna påminnelser	1: Låg effektivitet	Om medarbetarna är omotiverade och fantasilösa har påminnelser liten effekt
Förtydliga syftet med 1-till-1	2: Medelhög effektivitet	Att tillsammans klargöra det faktiska målet med de enskilda samtalen kan vara till hjälp och minska pressen eller oron bland medarbetarna.
Fokusera på det som fungerar bra	3: Hög effektivitet	Att prata om saker där det helt enkelt uppstår ett naturligt samtal kan vara mycket bra för att utveckla en förtroendefull relation.
Att föregå med gott exempel	2: Medelhög effektivitet	Att ta tillräcklig tid för goda förberedelser är en förutsättning för att kunna förvänta sig detsamma av medarbetaren.
Prata om ämnen som inte rör arbetet	3: Hög effektivitet	Icke-arbetsrelaterade ämnen kan vara utmärkta för att bygga upp gemensamt förtroende - och detta gör det lättare att öppna sig.
Förtydliga motivationen	2: Medelhög effektivitet	Direkt konfrontation med det faktum att anställda verkar mindre motiverade att ta upp ämnen? Inte optimalt, bättre att klargöra de allmänna förväntningarna på mötet
Fokus på lärdomar	2: Medelhög effektivitet	Att fokusera på att reflektera över vad medarbetarna har lärt sig den senaste tiden kan vara mycket effektivt.
Ändra rytmen	1: Låg effektivitet	Detta bör vara en av de sista åtgärderna och bör endast göras om båda sidor inte har något behov av det, samarbetet är optimerat och det finns lite fokus på medarbetarutveckling.
Använd 1-till-1-verktyg	2: Medelhög effektivitet	Med hjälp av specialutvecklade program för en-till-en-möten, som Echometer, kan du förbereda dig snabbt, dokumentera möten och ställa bra reflektionsfrågor som ledare.

Förhoppningsvis kan sammanhanget hjälpa dig att förstå varifrån jag får min bedömning av effektiviteten.

Steg-för-steg-guide: Bättre förberedelse av direktrapporterande i 1 till 1-möten

Vill du att dina mjukvaruutvecklare ska vara bättre förberedda inför enskilda möten med dig som chef och oftare ta upp ämnen till diskussion? Baserat på tabellen ovan med åtgärdernas uppskattade effektivitet skulle jag rekommendera följande steg-för-steg-guide:

1. Uppbyggnad av relationerOm ni inte känner varandra så väl ännu eller om du inte har en bra relation med medarbetaren, prata om informella ämnen för att bygga upp ett större förtroende. 

2. Klargör förväntningarDefiniera tillsammans varför ni överhuvudtaget håller 1-till-1-möten (t.ex. medarbetarutveckling, lösa upp blockeringar etc.). Vissa medarbetare kan vara rädda för att vissa uttalanden som görs i 1 till 1-mötet kan användas mot dem i den årliga prestationsbedömningen.

3. Ställ bra frågorSom chef bör du ha en plan för hur du vill coacha din medarbetare, oavsett vilken medarbetare det gäller. I detta avseende bör du regelbundet gå igenom olika ämnen och reflektera över dem tillsammans med medarbetaren, till exempel:

   1. Medarbetarnas tillfredsställelse med feedback
   2. Medarbetarnas tillfredsställelse med arbetet i allmänhet
   3. Medarbetarnas tillfredsställelse med möten

4. Prova ut verktygEtt knep för att öka medarbetarnas delaktighet kan också vara att använda en särskild programvara för 1-till-1-möten, till exempel Echometer. Echometer hjälper båda sidor att förbereda sig väl med hjälp av mallar, men också påminnelser och automatiserad dokumentation.

Om du har klarat av dessa fyra steg bör sannolikheten för en väl förberedd medarbetare i det personliga mötet öka avsevärt.

Vanliga frågor: Vanliga frågor och svar

Här följer några vanliga frågor i detta sammanhang.

Varför kommer inte direktrapporterande medarbetare förberedda till 1 till 1-möten?

Det kan finnas många anledningar till att dina medarbetare eller direktrapporterande inte är lika väl förberedda inför utvecklingssamtalet eller det regelbundna enskilda mötet. Här är de tre viktigaste anledningarna som du bör analysera:

• Psykologisk säkerhetMedarbetarna litar inte på sig själva eller känner sig inte psykologiskt trygga.
• OkunnighetMedarbetarna vet inte vilka ämnen de ska ta med sig eller känner inte till förväntningarna på 1-1-mötet.
• MotivationMedarbetarna är inte intresserade av att vidareutveckla sig eller aktivt delta i förbättringsarbetet.
• VerktygDåliga verktyg för 1-till-1-möten eller videomjukvara kan också minska medarbetarnas motivation, medan dedikerade verktyg för 1-till-1-möten som Echometer kan öka den.

Varför verkar vissa Direct Reports så omotiverade och deltar sällan i möten?

Det kan finnas många anledningar till att vissa medarbetare eller direktrapporterande inte deltar i möten och enskilda samtal med chefer. Här är några grundläggande skäl som du bör analysera.

• Psykologisk säkerhetMedarbetarna litar inte på sig själva eller känner sig inte psykologiskt trygga.
• FörväntningarMedarbetarna inser inte att det förväntas av dem att de deltar i hög grad i mötena.
• InkompetensMedarbetarna kanske helt enkelt inte har så mycket att bidra med när det gäller innehållet i vissa ämnen.
• Otydliga och oattraktiva målEn enkel orsak till låg motivation kan vara att det aktuella gruppmålet är oklart eller inte verkar attraktivt för medarbetaren.

Om du vill lära dig mer om motivationspsykologi kan jag också rekommendera den här e-boken: 12 workshops för ökad motivation i teamet .

Vad kan jag göra som chef för mjukvaruutveckling för att hjälpa mjukvaruutvecklare och ingenjörer att förbereda sig bättre för 1 till 1-möten med mig som chef?

Baserat på tabellen och steg-för-steg-processen ovan finns det fyra enkla steg:

1. Bygg upp en god relation med medarbetarna så att de verkligen öppnar sig.
2. Gör det tydligt vad du förväntar dig av medarbetarna i 1 till 1-möten. Eventuellt sätta upp ett utvecklingsmål för medarbetaren
3. Förbered dig inför 1 till 1-mötet med bra frågor
4. Prova en särskild programvara för 1 till 1-möten, till exempel Echometer, som hjälper dig med olika funktioner för att öka dina medarbetares engagemang i 1 till 1-möten.