Förutom det roliga och teambildande i en retrospektiv är det också viktigt att brainstorma och registrera meningsfulla åtgärder. Här kan whiteboardmallar vara till god hjälp. I den här artikeln presenterar vi 5 viktiga whiteboard-mallar och förklarar hur du kan använda dem i olika sammanhang.
Retro whiteboardmall #1: "5x varför"-metoden
När du kan använda "5x Varför" i en retrospektiv
Innan du brainstormar åtgärder i en retrospektiv, se till att problemet är tillräckligt förstått. Ofta har teammedlemmarna olika perspektiv på ett problem. Att dela med sig av dessa perspektiv hjälper till att utveckla en gemensam förståelse, vilket ökar åtgärdernas effektivitet. Whiteboardmallen "5x Varför" gör det möjligt att strukturera denna process. Den kan enkelt användas tillsammans med den retrospektiva mallen och kompletterar den perfekt.
Så här fungerar metoden "5x Varför"
Man utgår från det problem som man har identifierat i fasen "Samla in data" och ställer sig frågan varför problemet finns. Svaret på denna "varför?" noteras i mallen. Sedan går vi en nivå djupare och frågar svaret på "varför?" igen. Genom denna kedja av "varför"-frågor kommer man närmare den faktiska kärnorsaken och kan upptäcka olika alternativa lösningar längs vägen.
Efter att ha upprepat "Varför?" upp till 5 gånger kan teamet göra en brainstorming om vilket "Varför" som erbjuder en bra lösningsmetod.
Praktiskt exempel på "5x Varför" i en retro
Ett mycket bra exempel på hur nya perspektiv kan uppstå genom "5x Why"-modellen är de höga kostnaderna för rengöring av Washingtonmonumentet:
ProblemKostnaderna för rengöring av Washingtonmonumentet stiger enormt.
Varför 1: Varför stiger städkostnaderna? → För att det finns så mycket fågelspillning.
Varför 2: Varför finns det så mycket fågelspillning? → För att monumentet lockar till sig så många fåglar.
Varför 3: Varför lockar monumentet till sig så många fåglar? → För att det finns så många insekter där.
Varför 4Varför finns det så många insekter vid monumentet? → För att det är upplyst under många timmar på kvällen.
Varför 5Varför är monumentet upplyst? → För att det är mer attraktivt för turister.
Möjliga lösningar enligt denna grundläggande forskning:
- Mindre belysning för monumentet
- Använd belysning som lockar till sig färre insekter
Retro whiteboardmall #2: Fiskbensdiagrammet (Ishikawa)
När ska man använda fiskbensdiagrammet i en retrospektiv analys?
I likhet med "5x Why" handlar den här whiteboardmallen om att utforska de grundläggande orsakerna. Till skillnad från "5x Why" är syftet här att dela upp de viktigaste orsakerna i olika kategorier för att skapa ett så brett perspektiv som möjligt.
Hur fiskbensdiagrammet fungerar
Problemet som ska behandlas är fiskens huvud. I det första steget bestämmer man kategorier där man misstänker de grundläggande orsakerna. Här kan man hänvisa till olika standarder eller brainstorma kategorier själva i ett team.
När kategorierna har definierats kan varje teammedlem göra en brainstorming kring orsaker inom den kategorin och presentera dem för gruppen. Baserat på de huvudorsaker som tagits fram kan ni sedan som team besluta vilka utgångspunkter ni vill använda för att vidta åtgärder.
Praktiskt exempel på fiskbensdiagrammet i en retro
Låt oss ta en titt på fiskbensdiagrammet med hjälp av exemplet med tågförseningar:
Problem: 50% av fjärrtågen i Tyskland är mer än 60 minuter försenade.
Brainstorming av kategorier för viktiga orsaker:
- Ruttplanering
- Järnvägsnät
- Påverkan av vädret
- Utbilda sig själv
- Station och spår
- Ändringar och anslutande tåg
Baserat på kategorierna kan man nu göra en brainstorming om vilka Specifika grundläggande orsaker är dolda här i varje enskilt fall. Exempel på detta kan vara:
- Ruttplanering
- För tät frekvens av tåg på en linje
- För få möjligheter till alternativa rutter
- Orimligt långa godkännandeprocesser för godkännande av alternativa vägar
- ...
- Järnvägsnät
- Eftersläpning vid underhållsarbete
- Fel på strömförsörjningen i en viss serie
- ...
- ...
Baserat på de insamlade skälen kan ni nu utvärdera vilka åtgärder ni med fördel kan ta itu med som ett team.
Retro whiteboardmall #3: Matrisen mellan insats och effekt
När du kan använda matrisen insats-effekt i en retrospektiv analys
Det händer ofta i retrospektiv att det finns många möjliga åtgärder i rummet. Då är det viktigt att väga samman vilka idéer om åtgärder som är mest lovande. Det är precis i sådana situationer som matrisen insats-effekt är användbar.
Så här fungerar matrisen för insats-effekt
Matrisen beskriver "ansträngningen" på den horisontella X-axeln. Ju längre till höger ett ämne är placerat, desto högre är den förmodade ansträngningen. Den vertikala Y-axeln beskriver i sin tur den förmodade effekt som åtgärden skulle ha. Följande kategorier av åtgärder kan härledas ur de resulterande kvadranterna:
- Fill-ins (längst ner till vänster): Åtgärder som är enkla att genomföra men som inte heller har någon större inverkan.
- Snabba vinster (överst till vänster): Åtgärder som är enkla att genomföra och har stor effekt
- Stora projekt (uppe till höger): Genomarbetade åtgärder med stor inverkan
- Ofördelaktiga uppgifter (längst ned till höger): Genomarbetade åtgärder med liten effekt
Tendensen är därför: ju längre upp till vänster en åtgärd placeras, desto bättre. Den exakta placeringen av de föreslagna åtgärderna bör diskuteras tillsammans i teamet.
Praktiskt exempel på matrisen för insats-effekt i en retro
Illustrerat med exemplet "För långsam återkoppling på supportärenden", skulle åtgärder från kvadranterna i matrisen för påverkan och ansträngning kunna vara följande:
Ersättare (längst ned till vänster):
- Svara på supportärenden med en automatisk mottagningsbekräftelse (är enkelt, men är förmodligen inte tillfredsställande för kunden som en fristående förändring)
Snabba vinster (överst till vänster):
- Tilldela rollen som "första insatsperson" för att undvika ansvarsfördelning (om ansvarsfördelning är en viktig orsak till de långa svarstiderna kan denna åtgärd vara mycket effektiv).
Större projekt (uppe till höger):
- Upprätta en artificiell intelligens som automatiskt behandlar upp till 80% av supportförfrågningarna (är förmodligen ett stort projekt, men om det lyckas kan det också erbjuda motsvarande hållbart mervärde)
Ofördelaktiga uppgifter (längst ned till höger):
- Bygga om processkartan för supportförfrågningar (förutsatt att processkartan är föråldrad, men knappast används ändå och därför skulle en uppdatering förmodligen inte ha någon större inverkan).
Retro whiteboardmall #4: Cirklar av inflytande
När ska man använda inflytandecirklarna i en retrospektiv utvärdering?
Många problem som dyker upp under en retrospektiv är av teamöverskridande karaktär. Det innebär att alla lösningar inte ligger inom teamets inflytandesfär. Modellen med påverkanscirklar är ett bra sätt att klargöra vilka initiativ som trots allt kan initieras på individ- eller teamnivå.
Hur cirklarna av inflytande fungerar
Efter att problemet har definierats börjar den första fasen av brainstorming. Här handlar det först och främst om vad varje enskild teammedlem kan göra för att lösa problemet eller åtminstone mildra de negativa effekterna. Samma sak gäller för team- och organisationsnivå.
Syftet är att ta reda på vad teamet självt kan förändra för att anpassa sig så bra som möjligt till de organisatoriska ramvillkoren. För lösningar utanför teamet är det viktigt att göra en brainstorming kring vilka förändringar i organisationen som kan föreslås. Att ta itu med problem i det organisatoriska ramverket utanför teamet kan också vara en värdefull åtgärd.
Praktiskt exempel på inflytandecirklar i en retro
Låt oss illustrera omfattningsmodellen med ett exempel på problemet "milstolparna för produkten uppfylls inte":
Vad kan var och en göra för sig själv?
- Aktivt ifrågasätta vilka förutsättningar som måste vara på plats för det egna bidraget (för att i förväg kunna identifiera förseningar på grund av externa faktorer).
- Aktivt dela med sig i teamet av hur mycket osäkerhet som fortfarande finns i genomförandet av ämnen (för att på ett tidigt stadium göra det tydligt att arbetspaket ännu inte kan uppskattas exakt).
Vad kan vi göra som ett team?
- Söka aktivt utbyte med andra produktteam för att identifiera gränssnittsproblem i ett tidigare skede
Vilka förändringar i organisationen kan vi stimulera?
- Föreslå 1 veckas "nedvarvningsfas" mellan sprinten
- Föreslå införande av bättre dokumentationslogik för krav och beroenden
Retro whiteboardmall #5: Hypotes och experiment
När ska man använda experimentmallen i en retrospektiv
I retrospektiv tenderar man att planera åtgärder alltför ambitiöst. När man genomför dessa stora åtgärder kommer den dagliga verksamheten i vägen och genomförandet av åtgärden fördröjs tills den läggs under bordet. Om detta händer dig kan mallen för "experiment" hjälpa dig att göra åtgärderna mindre och öka hastigheten och sannolikheten för genomförande.
Så här fungerar experimentmallen
Efter att ha definierat problemet är nästa steg att beskriva ett måltillstånd. Det är viktigt att förstå exakt vad som kommer att förändras i måltillståndet och varför detta är så viktigt. Nästa steg är att brainstorma hypoteser om varför detta måltillstånd ännu inte har uppnåtts och vilka hinder som måste övervinnas för att nå det.
Nu gäller det att bevisa dessa hypoteser genom så små experiment som möjligt. Måltillståndet behöver inte nödvändigtvis vara uppnått ännu. Istället ligger fokus på att validera hypotesen. På så sätt hjälper mallen teamet att tänka i små steg.
Praktiskt exempel på experimentmall i en retro
I praktiken kan ett exempel på hur man arbetar med experiment se ut på följande sätt:
ProblemProduktvisionen väcker fler frågor hos oss än den besvarar.
MålstatProduktvisionen ger oss vägledning och trygghet så att vi kan fatta våra dagliga beslut i teamet på egen hand och behöver mindre samordning med produktägaren.
HypotesVi pratar för lite om den konkreta färdplanen för hur vi vill uppnå produktvisionen.
Möjliga experiment:
- Infoga nytt fält i epics där produktägaren kortfattat förklarar strategisk betydelse och perspektiv.
- Genomför en workshop om produktvisionen och färdplanen med produktägaren.
Som nämnts bör de möjliga experimenten från brainstormingen vara små åtgärder som är lätta att genomföra. Dessa experiment kommer inte nödvändigtvis att lösa problemet på ett holistiskt sätt. Därför bör resultaten och erfarenheterna från experimenten aktivt tas upp igen i framtida retrospektiv för att genom de nya lärdomarna (hypotesen bekräftad eller förkastad?) besluta om uppföljningsåtgärder behövs och, om så är fallet, vilka åtgärder som skulle vara lovande.
Använda whiteboard-mallar i retrospektiv
Det räcker inte att ha några mallar för brainstorming av åtgärder. Du måste också bedöma för varje situation vilken mall med vilken metod som är lämplig. Förhoppningsvis kommer exemplen att hjälpa dig att lättare bedöma detta.
Tips för Echometer-användare
Under retrospektiven kan du helt enkelt välja bland de föreslagna whiteboard-mallarna för varje ämne på retro-duken, oavsett vilken retrospektiv mall du använder. Om du har skapat dina egna whiteboard-mallar finns de också tillgängliga för urval här:
