När man introducerar personliga möten mellan chefer och medarbetare är inbjudan via e-post till teammedlemmarna vanligtvis ett av de första stegen. Formuleringen av inbjudan och till och med ämnesraden kan ha stor betydelse för hur framgångsrika de första personliga mötena eller medarbetarsamtalen blir.
Här är några mallar och exempel på hur en e-postinbjudan eller förfrågan för dina personliga möten kan se ut.
Om du är intresserad av detaljerade mallar för olika enskilda möten (t.ex. veckovisa, årliga, 1-1 med svåra medarbetare ...), ta en titt på motsvarande artikel: 15 beprövade mallar för 1-1-möten att redigera (gratis).
Standardmall för e-postinbjudningar till medarbetare för enskilda möten
Om det inte finns någon specifik anledning relaterad till medarbetaren för införandet av 1-mot-1-möten eller regelbundna utvecklingssamtal, kan du använda följande mall för inbjudan via e-post.
Den innehåller alla de punkter som bör ingå i en klassisk e-postmall:
Hej [namn på anställd],
Som vi har diskuterat vill jag ordna regelbundna 1:1-möten med dig för att diskutera dina aktuella projekt, utmaningar och mål och för att se till att du får det stöd du behöver. Dessa möten kommer att utgöra en öppen plattform för ömsesidig feedback och samarbete.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga in en serie datum i kalendern.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar för förberedelserna av 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [Länk]
Jag ser fram emot att få prata med dig!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Förresten: Om du är chef för mjukvaruutvecklare kan följande artikel vara av intresse för dig: 6 Exempel på feedback för programvaruutvecklare.
Om du vill anpassa detta e-postmeddelande, kom ihåg att längden på e-postmeddelandet inte bör överstiga 125 ord totalt och att det bör delas in i stycken som är så läsbara som möjligt för att optimera läsfrekvensen och begripligheten. Källa till mailet: Optimal längd på ett e-postmeddelande
Exempel på personliga inbjudningar till medarbetare för 1-mot-1-möten
Men om anledningen till ditt regelbundna medarbetarsamtal är av individuell karaktär bör du också ange detta i inbjudan och kanske till och med i ämnesraden. Här är några exempel och mallar på hur detta kan se ut i inbjudan eller förfrågan via e-post.
Exempel på mall 1: E-postinbjudan till enskilda möten med nyanställda
En vanlig anledning till att starta en ny serie 1-mot-1-möten är att nya kollegor ska introduceras och bekanta sig med varandra. I det här scenariot är följande text eller mall lämplig för e-postinbjudan: Hej [namn på anställd],
Välkommen till teamet! Jag hoppas att du redan nu känner att du är i goda händer hos oss och att du har fått dina första positiva intryck.
För att ge dig bästa möjliga stöd under din introduktionsperiod skulle jag vilja införa regelbundna 1:1-möten med dig. Dessa möten ger dig en plattform för att klargöra dina frågor, prata om dina framsteg och eventuella utmaningar och hjälpa dig att komma till rätta hos oss.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga till datumserien i våra kalendrar.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar om förberedelserna inför 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [länk].
Jag ser fram emot att lära känna dig ännu bättre och att få arbeta med dig!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Innan vi går vidare vill jag ge dig ett snabbt tips på hur du själv kan ta det personliga mötet till en ny nivå: Med vår programvara för 1-1-möten Echometer.
Våra interaktiva samtalsmallar kommer inte bara att göra ditt samtal roligare och mer produktivt, utan effektiva åtgärder kommer plötsligt att komma upp på bordet organiskt. Prova, till exempel genom att helt enkelt testa mallen nedan:
"Jag gillar medarbetaren, men han presterar inte så bra som jag skulle vilja. Hur kan jag ta itu med detta i 1:1-samtalen?""
"Jag vet ofta inte om jag var för hård – eller för mjuk – i mina 1:1 för att ha en positiv inverkan."
Maleriexempel 2: E-postinbjudan till enskilda möten för en medarbetares nya roll
En intern rollförändring är också ofta orsaken till en inbjudan till ett personligt möte eller ett regelbundet utvecklingssamtal. I så fall kan följande text eller mall användas för kallelsen till medarbetarsamtalet:
Hej [namn på anställd],
Eftersom du nyligen har tillträtt din nya roll som [ny roll] (grattis igen!), skulle jag vilja införa regelbundna 1:1-möten med dig. Syftet med dessa möten är att stötta dig i din nya roll och dina fortsatta (utvecklings)mål samt att diskutera aktuella utmaningar och ömsesidig feedback.
Jag skulle vilja boka in vårt första möte den [datum och tid]. Mötet varar i cirka [längd] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga in en serie datum i kalendern.
Jag föreslår att vi förvarar våra gemensamma anteckningar om förberedelserna inför 1:1-mötena här så att vi båda kan komma åt dem: [länk].
Jag ser fram emot att följa med dig i din nya roll och att arbeta tillsammans för din framgång!
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Maleriexempel 3: E-postinbjudan till enskilda möten i händelse av prestationsproblem
Det kan vara särskilt känsligt om anledningen till 1 till 1-mötet eller utvecklingssamtalet är medarbetarens prestationsproblem. Följande exempel på en e-posttext bör förmodligen anpassas till situationen:
Hej [namn på anställd],
Jag skulle vilja ha en regelbunden dialog med dig för att prata om dina uppgifter, utmaningar och mål. Jag vill se till att du får det stöd du behöver för att övervinna eventuella hinder och uppnå bästa möjliga resultat.
Jag skulle vilja boka in vårt första 1:1-möte till [datum och tid]. Mötet varar ungefär [varaktighet] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga in en serie möten i kalendern.
För att göra mötena effektiva föreslår jag att vi sparar anteckningar och dagordningspunkter här så att vi båda kan komma åt dem: [länk].
Jag ser fram emot att utveckla din potential tillsammans med dig och att stödja dig på din väg.
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Exempel 4: E-postinbjudan till enskilda möten i händelse av konfliktsituationer eller kommunikationsproblem
Inte bara prestationsproblem utan även regelbundna konflikter och kommunikationsproblem kan vara skäl att införa 1:1-möten eller regelbundna utvecklingssamtal. Följande exempel eller mall för e-postinbjudan tar upp detta direkt:
Hej [namn på anställd],
Jag skulle vilja ha en regelbunden dialog med dig för att prata om teamarbete och kommunikation. Mitt mål är att stödja dig i att arbeta effektivt med dina kollegor och att främja en öppen och konstruktiv arbetsmiljö.
Jag skulle vilja boka in vårt första 1:1-möte till [datum och tid]. Mötet varar ungefär [varaktighet] minuter. Låt mig veta om det fungerar för dig. Jag kommer sedan att lägga in en serie möten i kalendern.
För att mötena ska bli effektiva föreslår jag att vi för anteckningar och tankar här: [länk].
Jag ser fram emot att arbeta tillsammans med dig i en öppen dialog för att stärka samarbetet inom teamet.
Bästa hälsningar
[Ditt namn]
Rätt ämnesrad för ditt e-postmeddelande med inbjudan till medarbetarsamtal (4 förslag)
Huruvida e-postinbjudan öppnas och med vilken uppmärksamhet innehållet i din text läses beror också på vilken ämnesrad som används i e-postmeddelandet. Ämnesraden i e-postinbjudan till 1-till-1-möten bör alltid vara kort och koncis. En optimal ämnesrad för ett e-postmeddelande har bara 30-50 tecken eller 4-7 ord. Se här: Den ideala längden på en ämnesrad
Ämnesraden i ditt e-postmeddelande med inbjudan till personliga möten eller regelbundna medarbetarsamtal kan till exempel se ut så här:
Nytt: Våra personliga 1:1-möten
Kick-off: 1:1-möten med start nästa vecka
Viktig förhandsinformation: 1:1-möten startar nästa vecka
1:1-möten ([medarbetarens namn] + [ditt namn])
I ämnesraden i e-postmeddelandet bör du inte nödvändigtvis gå in på några enskilda skäl för 1 till 1. Detta kommer senare i mejlet eller i den detaljerade texten (se mallar).
En sista faktor som är extremt viktig för effektiviteten i inbjudningsmejlet för One-One-Ones eller vanliga medarbetarsamtal delar jag med dig i det sista avsnittet: Det personliga samtalet före den officiella, professionella e-postförfrågan.
Om du också vill ta dina konversationer till en ny nivå kan jag rekommendera bra mallar –, se vårt inlägg om detta, till exempel: 5 mallar för regelbundna avstämningar med medarbetarna.
Och om du är intresserad av en allmän introduktion till regelbundna personliga möten, ta en titt på vårt inlägg i ämnet: En guide: 6 tips för framgångsrika 1-till-1-samtal.
Viktigt: Det personliga samtalet med medarbetarna innan du skickar inbjudan via e-post
Innan du skickar e-postmallen för dina medarbetarsamtal till dina medarbetare bör du meddela dem i förväg vid ett personligt möte. Vid ett personligt möte får du direkt en känsla för om medarbetarna förstår syftet med de personliga mötena och du får möjlighet att betona deras aktiva roll i utformningen av 1-1-mötena eller de regelbundna medarbetarsamtalen.
Under samtalet kan du också klargöra mer effektivt på vilken veckodag, vid vilken tidpunkt och hur länge 1:1:erna ska sättas. Om möjligt, svara på din medarbetares önskemål, eller visa åtminstone att din motparts perspektiv är viktigt för dig.
Det officiella, professionella inbjudningsmailet bör i huvudsak återspegla innehållet i den personliga intervjun och om möjligt direkt ta upp de frågor som medarbetarna nämnde i den tidigare intervjun.
Förresten, om ditt första personliga möte med en nyanställd är precis runt hörnet kan jag rekommendera vår artikel i ämnet: 5 tips för enskilda möten med nyanställda.
Kalenderinbjudan till anställda för 1 till 1-möten
Förutom e-postmeddelandet kommer du förmodligen också att skicka en serie möten för det personliga mötet direkt till dina anställda. Du bör inkludera följande innehåll i denna kalenderinbjudan eller mall:
- Namnen på båda deltagarna ska anges i ämnesraden för utnämningsserien
- Varaktighet och frekvens bör överenskommas i förväg
- Beskrivningen i inbjudan bör innehålla en länk till dina 1:1-anteckningar
- Syftet med 1:1 bör upprepas i inbjudan eller beskrivningen
Den officiella eller professionella texten i din kalenderinbjudan för ett personligt möte kan till exempel se ut så här:
Titel
Månad 1:1 (Jean & Christian)
datum
2024-12-14, månadsvis återkommande
Varaktighet
30 minuter
Beskrivning
Mål: Samordning av ömsesidiga förväntningar, feedback och diskussion om utvecklingsmål och relaterade åtgärder.
Länk till våra gemensamma anteckningar: echometerapp.com/one-on-ones/...
Slutsats - Saknar du fortfarande något för att förbereda dig inför din 1:1?
Den här texten har förhoppningsvis gett dig en bra känsla för vad som kan ingå i en e-postförfrågan om ett regelbundet 1-1-möte. Vi har också gett dig några exempel och mallar för ämnesraden som kan vara till hjälp.
Om du är lite mer kreativ och vill ha ett ovanligt namn på din serie med one-to-one-möten kan du hitta några exempel på detta i vår blogg.
Har du en känsla av att du kan få ut ännu mer av dina personliga möten? Då kan vår programvara för 1 till 1-möten Echometer hjälpa dig. Med våra interaktiva mötesmallar blir ditt möte inte bara roligare och mer produktivt, utan effektiva åtgärder kommer plötsligt att dyka upp organiskt på bordet. Ge det ett försök, till exempel genom att helt enkelt prova mallen nedan:
Inget småprat, inga besvärliga pauser. 🥱 Den här 1:1-mallen fungerar helt enkelt alltid.
- Vilken prestation är du stolt över som jag kanske inte har lagt märke till?
- Vilken liten förändring skulle omedelbart förbättra ditt arbete?
- Vad skulle du vilja ta dig mer tid för på jobbet?
...
