Reuniões individuais bem-sucedidas são uma ferramenta importante para os gerentes criarem um relacionamento sólido com seus funcionários e para promover e desenvolver os funcionários. Neste artigo, você receberá um guia abrangente que explica o que são conversas individuais, qual é o objetivo delas, como conduzi-las e quais dicas você deve ter em mente.
O que é uma reunião individual com os funcionários?
Afinal, o que é uma reunião individual com os funcionários? Uma reunião individual é uma discussão regular, face a face, entre um gerente ou líder de equipe e um funcionário. Essas reuniões proporcionam um espaço em que as preocupações podem ser discutidas, o feedback trocado e as metas comuns definidas.
O foco está no desenvolvimento individual do funcionário, bem como no esclarecimento de obstáculos e na definição de prioridades. Diferentemente das reuniões gerais de equipe, as reuniões individuais ou avaliações de funcionários (pelo menos bem-sucedidas) são individualizadas e adaptadas às necessidades da pessoa em questão.
Importante: a reunião individual continua sendo uma reunião de negócios. É claro que, às vezes, ela pode ser mais informal, mas deve ficar claro em todos os momentos o valor agregado que você está obtendo com o formato individual.
Agora você deve ter clareza sobre o que é uma reunião individual. Vamos passar para a próxima etapa do nosso guia para reuniões individuais bem-sucedidas: o objetivo e a finalidade das reuniões individuais.
Valor agregado, objetivos e finalidade das reuniões individuais
Objetivo das reuniões individuais
O objetivo de uma reunião individual bem-sucedida é criar um formato de diálogo privado e de confiança entre o funcionário e o gerente ou líder da equipe. Quando há confiança, é muito mais provável que os funcionários comuniquem abertamente suas ideias e obstáculos.
A regularidade das reuniões individuais também acelera significativamente a comunicação sobre as tarefas atuais da equipe e qualquer iniciativa desalinhada dos funcionários é reconhecida logo no início. Parte das reuniões individuais bem-sucedidas é, portanto, também uma cadência regular – mais sobre isso abaixo.
Objetivo das conversas individuais
Além do propósito geral, o objetivo de uma reunião individual depende da situação individual. Os objetivos típicos de uma reunião de avaliação individual ou regular bem-sucedida são
- Indução de um novo funcionário
- Vincular um funcionário à empresa (ou à equipe)
- Resolução de problemas de desempenho (consulte "Plano de melhoria de desempenho")
- Promover o desenvolvimento dos funcionários dentro da empresa
- Feedback e melhoria geral da cooperação
As reuniões individuais bem-sucedidas devem se concentrar tanto nas necessidades individuais do funcionário quanto contribuir para a realização das metas da empresa, se você quiser seguir todas as regras da arte.
Valor agregado das conversas individuais
Independentemente do objetivo específico de suas reuniões individuais ou entrevistas de avaliação, há muitos valores agregados dos quais você pode se beneficiar:
- Construção de relacionamentos: Uma conexão próxima entre o gerente ou líder de equipe e o funcionário cria confiança e melhora significativamente a comunicação.
- Aumentar a motivação: A atenção regular sinaliza apreço e fortalece o compromisso.
- Você sabe a satisfação e a intenção de cancelar: Em tempos de "guerra por talentos", é muito importante conhecer a satisfação dos funcionários para poder combater qualquer intenção de demissão em um estágio inicial.
- Oportunidade de treinamento: Os gerentes e líderes de equipe podem usar as avaliações dos funcionários para coaching e dar aos funcionários um impulso para seu desenvolvimento.
Muito bem, agora vem a próxima etapa do nosso guia para conversas individuais: Como você tem conversas individuais bem-sucedidas? Vamos começar com uma pergunta simples: O que é, de fato, uma boa cadência de conversas individuais, com que frequência elas devem acontecer?
Dica 1: Cadência das reuniões individuais: Com que frequência você deve fazer reuniões individuais?
Vamos começar respondendo à pergunta sobre como ter conversas individuais, perguntando com que frequência elas devem acontecer.
A frequência com que uma avaliação regular ou uma reunião individual deve ser realizada depende de vários fatores, como o tamanho da equipe e a necessidade de coordenação em termos de conteúdo. Não existe uma regra clara para isso. Aqui está uma recomendação típica para reuniões individuais bem-sucedidas que cumprem seu objetivo:
- Semanalmente: Ideal para ambientes de trabalho de ritmo acelerado ou para novos funcionários.
- Quinzenalmente: Geralmente, é um intervalo equilibrado para a maioria das equipes. Bom ponto de partida para discussões individuais.
- Mensalmente: Para funcionários experientes com metas claras e desempenho estável.
A propósito, uma pesquisa perguntou com que frequência os funcionários gostariam de ter reuniões individuais com seus gerentes. A resposta é semanalmente! Fonte: Pesquisa sobre a frequência de reuniões 1:1
Então, basicamente, a dica a seguir é óbvia: reuniões individuais mais frequentes podem ter um efeito exponencialmente positivo no desenvolvimento do funcionário, como mostra este gráfico:
Os gerentes devem definir uma cadência fixa para reuniões regulares com os funcionários ou reuniões individuais em todos os momentos e, em seguida, adaptar continuamente essa cadência à situação em diálogo com o funcionário para que o objetivo das reuniões individuais possa ser cumprido da melhor forma possível.
Como gerente, agora você sabe com que frequência as conversas individuais devem ser realizadas. A próxima etapa do nosso guia "Como conduzir conversas individuais bem-sucedidas" trata da duração correta dessa conversa.
Dica 2: Quanto tempo deve durar uma reunião individual?
Novamente, não há uma regra clara para reuniões individuais bem-sucedidas. A duração típica de uma reunião individual bem-sucedida é de 15 a 60 minutos:
- 15 minutos: Tempo suficiente para um check-in regular em um formato familiar com uma agenda fixa. Se necessário, datas separadas devem ser definidas para tópicos especiais fora da agenda fixa.
- 60 minutos: Deixa espaço para discussões mais aprofundadas, como tópicos de desenvolvimento ou carreira, além da agenda fixa.
Uma pauta clara e anotações eficientes para a preparação ajudam a aproveitar melhor o tempo. Nossa dica é que você agende um pouco mais de tempo para as primeiras entrevistas de avaliação regulares e depois reduza a duração, se necessário.
💡
De acordo com uma pesquisa, a duração média das reuniões individuais é de 43 minutos – mas não podemos avaliar se elas são bem-sucedidas, em média.
Há uma grande demanda por modelos de conversas individuais. É por isso que, na próxima etapa de nosso guia, darei a você um modelo curto para que o objetivo de sua conversa individual possa ser cumprido da melhor forma possível. Isso também nos aproxima do cerne da questão de como conduzir conversas individuais bem-sucedidas.
Dica 3: Um modelo inicial simples para pautas de reuniões individuais
Você é basicamente flexível quando se trata do modelo, mas há algumas regras para reuniões individuais bem-sucedidas. Para ajudar você a começar, aqui está um modelo testado e aprovado para reuniões individuais bem-sucedidas e sua agenda:
- Check-in: Como você está se saindo? Intercâmbio informal também sobre assuntos pessoais.
- Revisão: Em que você tem trabalhado recentemente? Em quais tópicos você está trabalhando atualmente?
- Bloqueadores e desafios: Com quais obstáculos ou desafios você está lutando? Como posso ajudar você?
- Metas: Que metas você estabeleceu para a(s) próxima(s) semana(s)?
- Outros pontos do funcionário ou o relatório direto (por exemplo, feedback ou ideias)
- Outros pontos do gerente ou o líder da equipe (por exemplo, feedback ou troca de informações pessoais sobre atualizações da empresa)
- Pesquisa de opinião (opcional): A pesquisa regular da satisfação dos membros da equipe em relação a vários aspectos (por exemplo, satisfação geral, cultura de feedback, liderança) em números e a mensuração disso profissionaliza a sua liderança.
O uso de uma agenda cria uma estrutura e oferece segurança para ambos os lados na preparação da reunião individual ou com o funcionário. Isso aumenta drasticamente a probabilidade de uma discussão bem-sucedida que cumpra o objetivo real da reunião.
A propósito, a ferramenta de reunião 1 a 1 Echometer oferece vários modelos para a rotina de sua reunião. Aqui está apenas um exemplo de muitos – - dê uma olhada em nossa ferramenta:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
Duas dicas mais específicas sobre a agenda individual se você estiver pensando em adaptar o modelo individual:
- Se você quiser ser bem-sucedido, não pule o check-in durante a conversa individual. Provavelmente, vocês dois acabaram de sair de outros compromissos ou contextos e precisam de alguns minutos para se ajustar mentalmente à reunião individual. O check-in também é uma boa oportunidade para você fortalecer o relacionamento com o funcionário e transmitir interesse pessoal e apreciação mútuos.
- O item da pauta "Outros pontos do funcionário" na reunião individual tem o objetivo de ser um apanhado geral para que seu funcionário possa abordar quaisquer tópicos que ele não tenha certeza de onde colocar. Portanto, minha dica é que você não o remova da pauta e sempre pergunte proativamente se há algum tópico a esse respeito. Caso contrário, você sempre pode pular o ponto na reunião de negócios e, pelo menos, esse ponto não atrapalhará o sucesso de sua reunião individual.
Um bom guia também trabalha com estruturas. É por isso que não quero privar você de nossa breve estrutura para reuniões individuais. Ela ajudará você a cumprir de forma ideal o objetivo da sua nova rotina de reuniões.
Dica 4: Como conduzir reuniões individuais voltadas para o desenvolvimento: Uma estrutura simples para reuniões individuais
Se suas reuniões individuais ou com a equipe parecem uma perda de tempo e não são nada bem-sucedidas, a seção a seguir é para você.
Muitas avaliações individuais ou de funcionários terminam em atualizações de status unilaterais dos funcionários para seus gerentes ou líderes de equipe. Essas reuniões individuais com caráter de relatório geralmente têm pouco valor agregado para o funcionário, não cumprem seu objetivo e, acima de tudo, significam trabalho adicional. Em nossa opinião, essas "reuniões de relatório de status 1-1" são, portanto, uma perda de tempo e não atendem aos requisitos de um gerente moderno como "líder servidor".
Veja também: Liderança servil em um contexto de trabalho ágil
Portanto, defendemos enfaticamente que as reuniões individuais bem-sucedidas devem sempre ter um foco voltado para o desenvolvimento, a fim de cumprir plenamente seu objetivo.
As avaliações individuais ou de funcionários voltadas para o desenvolvimento seguem uma estrutura clara para maximizar o sucesso:
- Reflexão contínua: Refletir em conjunto sobre os sucessos e desafios do passado. Identificar padrões junto com os funcionários.
- Metas de desenvolvimento: O desenvolvimento de metas de desenvolvimento individual atraentes que correspondam às metas de carreira do funcionário aumenta a lealdade e a motivação do funcionário.
- Medidas de desenvolvimento: Defina e apoie ativamente etapas concretas para desenvolver as habilidades do funcionário para que ele possa atingir suas metas.
Essa estrutura para reuniões individuais bem-sucedidas fornece orientação e promove um maior desenvolvimento. A primeira etapa é definir uma meta de desenvolvimento –, que é a próxima parte do nosso guia de diálogo individual.
Dica 5: Como definir e acompanhar as metas dos funcionários em reuniões individuais
Os objetivos de desenvolvimento podem ser outra ferramenta para dar estrutura e direção às suas reuniões individuais ou de avaliação e, assim, maximizar o sucesso delas. Os objetivos de desenvolvimento devem sempre se adequar ao contexto para cumprir sua finalidade:
- Até que ponto a meta de desenvolvimento do funcionário corresponde às metas da equipe ou da empresa? Se esse aspecto de objetivos interligados for relevante para você, posso recomendar a estrutura de "Objetivos e resultados-chave" como uma dica.
- Como a meta de desenvolvimento corresponde aos interesses pessoais e à motivação do funcionário?
Estudos mostram que metas claras de desenvolvimento – podem aumentar o desempenho do funcionário de 12% a 15% sem nenhuma compensação financeira –. Veja: A influência dos objetivos no desempenho do trabalho
A base para reuniões individuais bem-sucedidas: definir a meta de desenvolvimento para os funcionários
Portanto, antes de definir as metas de desenvolvimento em suas reuniões individuais, você também deve sair da vida cotidiana para falar sobre a visão de longo prazo do funcionário e a função na qual ele se vê a médio ou longo prazo. Tente entender bem os motivadores do funcionário antes de você começar a definir as metas de desenvolvimento em conjunto.
As metas de desenvolvimento devem ser claras, mensuráveis e atingíveis para que cumpram seu objetivo. Você pode usar o método SMART para verificar o texto:
- Específico: A meta de desenvolvimento é clara e específica o suficiente? Se ela parecer muito distante no futuro, você poderia definir uma meta provisória anterior?
- Mensurável: Você deve ter indicadores mensuráveis para avaliar o progresso. Como você integrará essas medidas às suas reuniões individuais ou às avaliações regulares dos funcionários?
- Atraente: A meta deve ser significativa e motivadora para o funcionário.
- Realista: A meta de desenvolvimento deve ser alcançável para o funcionário. É realista atingi-la com a carga de trabalho, ou as áreas de responsabilidade teriam de ser alteradas?
- Terminou: Você deve ter um cronograma claro e, de preferência, marcos para que o progresso já possa ser alcançado nas próximas reuniões individuais ou com os funcionários.
Acompanhar as metas de desenvolvimento em reuniões individuais
Mantenha a meta de desenvolvimento o mais visível possível em suas anotações individuais para que você se lembre dela regularmente.
A meta de desenvolvimento é examinada regularmente em reuniões individuais ou avaliações de funcionários bem-sucedidas e ajustada, se necessário. Além disso, as medidas que podem ser implementadas o mais rápido possível devem ser derivadas da meta de desenvolvimento para que o progresso possa ser sentido continuamente e o objetivo das reuniões individuais possa ser cumprido.
O ideal é que você sempre tenha uma ou duas medidas ativas para a meta de desenvolvimento que possa discutir como parte das avaliações individuais ou dos funcionários.
Dica 6: Ferramentas para reuniões de negócios individuais
Você ainda se sente inseguro como gerente ou líder de equipe e não sabe realmente como conduzir conversas individuais bem-sucedidas? Já mencionei acima que, obviamente, existem softwares para conduzir reuniões individuais. A vantagem das ferramentas on-line individuais é que elas naturalmente levam em conta os princípios básicos deste guia.
Se você estiver interessado em conhecer as ferramentas existentes em detalhes, recomendo nosso artigo como uma dica adicional: Comparação entre as 3 melhores ferramentas para reuniões individuais. Se quiser experimentar o que consideramos ser a melhor ferramenta para reuniões individuais bem-sucedidas, você pode começar imediatamente usando o modelo a seguir. A ferramenta pode fazer muito mais do que apenas registrar as anotações da reunião – ela tem muitos modelos, automações, medidas sugeridas e ajuda você a ter KPIs para o desenvolvimento dos funcionários:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
As 5 dicas mais importantes para reuniões individuais bem-sucedidas resumidas
Então, vamos resumir o que espero que você, como gerente, tenha aprendido sobre conversas individuais bem-sucedidas e seu objetivo (além de saber o que é uma conversa individual):
- Garanta a regularidade: Uma cadência constante, como semanal ou quinzenal, é essencial.
- Preparação e documentação limpa: Uma agenda clara e anotações estruturadas tornam as reuniões individuais mais eficientes.
- Ouvindo: Dê espaço para que o funcionário expresse suas preocupações.
- Promover o desenvolvimento: Use as reuniões individuais e as avaliações regulares dos funcionários para definir metas de desenvolvimento de longo prazo para os funcionários e apoiar ativamente a realização delas.
- Rastreamento: Registre os resultados e as tarefas por escrito e crie um compromisso conjunto com a implementação dos acompanhamentos.
Com essas dicas e diretrizes, suas reuniões individuais e avaliações regulares de funcionários se tornarão uma ferramenta valiosa para a liderança e o desenvolvimento.
