Se Sherlock Holmes fosse o líder de uma equipe, o que ele faria? Sim, é isso mesmo. Ele seria ridicularizado ao usar seu boné Deerstalker no escritório e nas chamadas on-line. Mas não é isso que quero dizer.
Sherlock Holmes é muito inteligente e, por isso, chegaria rapidamente a uma conclusão óbvia: O relacionamento e a comunicação com os membros de sua equipe são uma das principais alavancas para o sucesso da equipe. E há uma reunião em particular que foi projetada para fazer exatamente isso: a reunião individual com seus colegas (para a qual existem alguns modelos profissionais de reuniões individuais, mas falaremos mais sobre isso daqui a pouco).
Então, Sherlock, você já atribui um valor adequado às conversas individuais? Ou suas conversas individuais pertencem ao 52% mencionado na citação abaixo? De qualquer forma, este texto ajudará você a levar suas conversas individuais para o próximo nível. Em especial, nossos modelos e agendas de amostra grátis para conversas individuais ajudarão você.
"52% dos funcionários perdem a atenção em reuniões nos primeiros 30 minutos".
Objetivo e finalidade das reuniões individuais
Como já indicado acima, as reuniões individuais têm objetivos diferentes. Do ponto de vista geral, trata-se simplesmente de conduzir os funcionários em um diálogo pessoal (com ou sem um modelo de reunião individual profissional).
Se eu liderar mal, meus melhores funcionários se demitirão na pior das hipóteses, sem que eu esteja preparado para isso. Outra consequência seria o não cumprimento das metas da equipe porque as atividades dos membros da equipe não estão harmonizadas. Ambas as consequências seriam extremamente ruins para minhas competências como gerente ou chefe. Portanto, aqui estamos no primeiro objetivo de boas reuniões individuais (reuniões individuais ruins tendem a levar à reação que você vê na figura a seguir...).
Com base nisso, a primeira meta das reuniões individuais é construir um relacionamento bom, de confiança e de respeito com os membros da minha equipe. Somente assim os conflitos e as tensões serão comunicados abertamente a mim. Essa também é a única maneira de cumprir minha função de líder servidor ou coach e ajudar os funcionários a se desenvolverem ainda mais. É claro que bons modelos individuais, impressos ou digitais, podem ajudar com isso.
Não em todas as reuniões individuais, mas em muitas, o segundo objetivo principal das reuniões individuais regulares é garantir que as atividades ou tarefas dos membros da minha equipe estejam sendo realizadas corretamente. O grau de intervenção que preciso fazer aqui depende muito do nível de maturidade do meu subordinado direto. No entanto, em princípio, a reunião individual (seja virtual ou no escritório) pode ser uma boa oportunidade para resolver bloqueios nas tarefas atuais, desafiar e consultar os colegas de equipe nos lugares certos para fortalecer a comunicação dentro da equipe.
Neste momento, gostaria de dar uma dica específica para ajudar você a atingir a meta de boas conversas individuais: adapte-as ao seu subordinado direto. Algumas pessoas querem mais feedback, por exemplo, enquanto outras querem mais orientação em relação às suas atividades atuais. Isso também pode ser visto nessas estatísticas sobre a Geração Z, por exemplo.
"76% dos funcionários da Geração Z querem mais oportunidades de aprender e aplicar novas habilidades."
Antes de chegarmos aos nossos modelos gratuitos para impressão, exemplos de agendas, amostras e perguntas para conversas individuais, gostaria de dar a você alguns pontos críticos para reflexão.
Por que você não deve usar modelos 1 para 1 (imprimíveis)
Quando os gerentes me pedem um modelo ou uma amostra de pauta para reuniões individuais, fico cauteloso. O que exatamente eles estão tentando alcançar? É por isso que eu gostaria de fazer uma breve lista de verificação do que caracteriza as reuniões individuais boas e ruins:
Características de boas conversas individuais:
- As conversas são cheias de energia
- Momentos regulares de sucesso ou satisfação porque as tarefas foram concluídas
- Melhorias mensuráveis nas habilidades (por exemplo, por meio de pesquisas)
- Às vezes, você fica um pouco nervoso antes dessas conversas (por exemplo, porque deseja compartilhar um feedback construtivo).
- Ambos os parceiros de diálogo fazem um acompanhamento regular com
Características das chamadas 1-to-1 ruins:
- Depois da conversa fiada, não há mais tópicos
- 1 para 1 são movidos
- Você esqueceu os nomes dos dois filhos de seus funcionários novamente
- As reuniões individuais não são preparadas por nenhum dos lados
O que quero dizer é: você acha que melhora suas reuniões individuais usando o mesmo modelo ou pauta para todas as reuniões e para todos os membros da equipe? Espero que não.
É melhor que você adapte ambos em cada caso. Portanto, recomendo que você use uma variedade de modelos ou formulários para a sua situação específica a fim de atingir os objetivos acima: conversas individuais energizadas e produtivas. Os modelos para impressão abaixo podem ajudar você a fazer exatamente isso.
A propósito, o conteúdo dos modelos vem do software Echometer para chamadas 1 a 1. Portanto, se você quiser facilitar as coisas para si mesmo, experimente nossa ferramenta gratuitamente.
Perguntas do modelo: Como você inicia a reunião individual com os funcionários?
Com relação à pergunta "Como iniciar uma reunião individual com os funcionários", posso indicar a você o texto acima: Para ouvir honestamente a opinião de seus funcionários, você precisa ter um bom relacionamento com eles. Um bom relacionamento ajuda a criar as condições para boas conversas individuais: Uma atmosfera de conversa descontraída.
Sejam eles júnior ou sênior, os subordinados diretos geralmente ficam nervosos ao falar pessoalmente com seu próprio chefe. Eles têm a atitude: "Não diga a coisa errada". É claro que essa atitude é um veneno para uma boa conversa e um ambiente descontraído. Uma base ruim para qualquer boa agenda de reunião individual.
É aí que entra em cena um pequeno truque ou dica para boas reuniões individuais: quebra-gelos de reuniões, ou seja, perguntas que quebram o gelo da conversa e reduzem o nervosismo do seu subordinado direto. Aqui estão algumas sugestões de bons e divertidos quebra-gelos para reuniões individuais:
Para começar: reunião individual para quebrar o gelo
- Como está sendo o seu dia/semana até agora?
- Como você está se sentindo agora, em uma escala de 1 (ruim) a 10 (bom)?
- Você fez ou planejou algo interessante para o fim de semana?
- Há algum livro, filme ou série que você recomendaria?
- Como é o clima onde você está: ensolarado, tempestuoso, chuvoso, com neblina, nublado?
- Se você pudesse fazer uma coisa hoje, o que seria?
- Você ficou particularmente satisfeito com alguma coisa recentemente?
Bons modelos de reuniões individuais
Vamos finalmente chegar ao ponto central deste artigo –: os modelos de reuniões individuais imprimíveis para reuniões presenciais.
Antes de mais nada: É claro que você também pode personalizar os modelos e formulários gratuitos para o seu idioma em alemão, espanhol, holandês, francês ou português, finlandês e sueco. Basta você alterar o idioma no canto superior direito do nosso site e o modelo aparecerá no seu idioma.
Então, vamos começar com um modelo padrão para reuniões individuais semanais ou mensais.
Tópicos típicos em reuniões individuais
Com base nos modelos e formulários profissionais gratuitos acima, é claro que você também pode prever quais são os tópicos típicos das avaliações individuais de funcionários. Você pode usar isso para se preparar mentalmente para qualquer pergunta difícil.
Portanto, aqui estão alguns exemplos de tópicos típicos de reuniões individuais e perguntas que podem vir de seus funcionários. É claro que esses são cenários teóricos – você terá sorte se os membros da sua equipe trouxerem esses tópicos tão ativamente para a pauta. De qualquer forma, isso deve ser útil:
Exemplos de tópicos e perguntas de funcionários em reuniões individuais
- Refletir sobre as prioridades
- Possível tópico: "Não tenho certeza se devo me concentrar na tarefa A ou B – Qual prioridade você acha que tem precedência?"
- Alinhamento: o que faz um bom trabalho
- Possível tópico: "Como podemos garantir que meu trabalho atenda às expectativas das partes interessadas? Há exemplos específicos de como você reconhece o 'bom trabalho'?"
- Dar feedback
- Possível tópico: "Gostaria de saber o que você achou da minha apresentação na última demonstração do produto para o cliente –, há algo que eu possa melhorar?"
- Desafios e bloqueios
- Possível tópico: "Estou tendo problemas para obter suporte da equipe de marketing, o que está atrasando meu projeto. Você pode ajudar a resolver isso?"
- Desenvolvimento pessoal e metas de carreira
- Possível tópico: "Estou interessado no novo projeto da equipe de software de back-end –, você acha que tenho as habilidades certas para ele ou há algo que eu deva aprender primeiro?"
- Carga de trabalho e bem-estar
- Possível tópico: "Tenho a sensação de que a carga de trabalho atual não é viável sem comprometer a qualidade. – podemos conversar sobre como poderíamos adaptar isso?"
- Ideias e inovações
- Possível tópico: "Tenho uma ideia de como poderíamos tornar o processo Z mais eficiente –, você pode discutir isso brevemente para ver se faz sentido?"
- Relacionamentos na equipe
- Possível tópico: "Percebo que a comunicação com meu colega Max às vezes é difícil. – Você tem alguma ideia de como eu poderia lidar melhor com isso?"
- Necessidade de suporte
- Possível tópico: "Preciso de mais contexto sobre as metas do projeto –, você poderia me dizer qual é o objetivo final ou com quem eu poderia falar sobre isso?"
- Uma visão do futuro
- Possível tópico: "Que projetos ou mudanças importantes estão por vir e para os quais devo me preparar?"
Então, você se sente mais preparado para sua próxima entrevista de avaliação individual? Se não, anexei uma seção de perguntas frequentes abaixo, se necessário. Mas, por enquanto, vamos tirar uma conclusão provisória.
Conclusão - Bons modelos de reuniões individuais
As reuniões individuais são uma ferramenta indispensável para qualquer chefe que valorize a colaboração eficaz e apreciativa. Este artigo não apenas mostrou como essas reuniões são importantes para o desenvolvimento da equipe e o sucesso da empresa, mas também oferece modelos práticos gratuitos, exemplos de pautas, perguntas e quebra-gelos para aumentar a qualidade dessas reuniões.
A chave para reuniões individuais bem-sucedidas está em personalizá-las de acordo com as necessidades de cada membro da equipe. Em vez de se basear em modelos rígidos e imprimíveis, você deve organizar reuniões de forma flexível para discutir desafios operacionais e fortalecer relacionamentos.
Seja sobre priorização, feedback ou desenvolvimento pessoal, as abordagens apresentadas aqui ajudarão você a ter conversas enérgicas e produtivas. Use as dicas para remover bloqueios, criar confiança e realizar todo o potencial de seus funcionários. Isso não apenas tornará sua equipe mais eficiente, mas também mais motivada e satisfeita.
FAQ - Perguntas mais frequentes
Vamos finalmente chegar ao ponto central deste artigo –: os modelos de reuniões individuais.
É claro que você também pode personalizar o modelo para o seu idioma em alemão, espanhol, holandês, francês ou português, finlandês e sueco. Para isso, basta alterar o idioma no canto superior direito do nosso site e o modelo aparecerá no seu idioma.
"52% dos funcionários perdem a atenção em reuniões nos primeiros 30 minutos".
Bons modelos de reuniões individuais
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Bons modelos de reuniões individuais
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"52% dos funcionários perdem a atenção em reuniões nos primeiros 30 minutos".
Bons modelos de reuniões individuais
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Exemplos de convites personalizados aos funcionários para reuniões individuais
No entanto, se o motivo da entrevista de avaliação regular for de natureza individual, você também deve incluir isso no e-mail de convite e talvez até mesmo na linha de assunto. Aqui estão alguns exemplos e modelos de como isso pode aparecer no convite por e-mail ou na consulta por e-mail.
Exemplo de modelo 1: Convite por e-mail para reuniões individuais com novos funcionários
Um motivo comum para iniciar uma nova série de reuniões individuais é a indução e a familiarização de novos colegas. Nesse cenário, o texto ou modelo a seguir é adequado para o convite por e-mail: Olá [nome do funcionário],
Bem-vindo à equipe! Espero que você já sinta que está em boas mãos conosco e que tenha conseguido obter suas primeiras impressões positivas.
Para oferecer a você o melhor suporte possível durante o seu período de indução, gostaria de apresentar reuniões regulares individuais com você. Essas reuniões são uma plataforma para esclarecer suas dúvidas, falar sobre seu progresso e quaisquer desafios e ajudar você a se adaptar bem a nós.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, adicionarei a série de datas aos nossos calendários.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas sobre a preparação das reuniões 1:1 aqui para que ambos possamos acessá-las: [link].
Estou ansioso para conhecê-lo ainda melhor e trabalhar com você!
Atenciosamente
[Seu nome]
Antes de prosseguirmos, gostaria de dar a você uma dica rápida sobre como elevar a reunião individual a um novo patamar: Com nosso software de reuniões individuais Echometer.
Nossos modelos de conversa interativa não só tornarão sua conversa mais divertida e produtiva, como também ações efetivas serão repentinamente colocadas na mesa de forma orgânica. Experimente, por exemplo, simplesmente testando o modelo abaixo:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
Isso pode ser particularmente delicado se o motivo da reunião individual ou da entrevista de avaliação forem os problemas de desempenho do funcionário. O exemplo a seguir de um texto de e-mail provavelmente deve ser adaptado à situação:
Não apenas problemas de desempenho, mas também conflitos regulares e problemas de comunicação podem ser um motivo para introduzir reuniões individuais ou entrevistas de avaliação regulares. O exemplo ou modelo a seguir para o e-mail de convite aborda isso diretamente:
Conclusão - Você ainda está sentindo falta de alguma coisa para se preparar para o seu 1:1?
Esperamos que este texto tenha dado a você uma boa ideia do que pode ser incluído na solicitação de e-mail para uma reunião individual regular. Também fornecemos alguns exemplos e modelos para a linha de assunto que devem ajudar você.
Se você for um pouco mais criativo e quiser um nome incomum para sua série de reuniões individuais, poderá encontrar alguns exemplos sobre esse assunto em nosso blog.
Você tem a sensação de que pode aproveitar ainda mais suas reuniões individuais? Então, nosso software de reuniões individuais Echometer pode ajudar você. Com nossos modelos de reunião interativos, você não apenas tornará sua reunião mais divertida e produtiva, como também ações eficazes aparecerão organicamente na mesa. Experimente, por exemplo, o modelo abaixo:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Comunicação
Onde você vê a sua equipe: como as contribuições são distribuídas?
Onde você se vê? Que papel você desempenha, dependendo da reunião?
Qual seria a primeira etapa para garantir que as contribuições sejam distribuídas de forma mais uniforme na equipe?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Reprovação
Quando foi a última vez que você teve a sensação de que havia cometido um erro em alguma coisa?
Como você reagiu a esse erro?
Qual seria uma visão construtiva desse "erro"?
Quais são os próximos erros importantes que você precisa cometer para se aproximar de suas metas?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Aprenda com os melhores
Em quem da sua equipe você se espelha e por quê?
Quais são as coisas que você quer aprender quando pensa em seus colegas na empresa e fora dela?
Entre em contato com as pessoas com quem você quer aprender.
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: Tipos de conflito
Cite um conflito recente que você teve em sua equipe.
Dê uma olhada nos 5 estilos de conflito diferentes: seu comportamento e atitude podem ser classificados em um ou mais dos estilos de conflito?
Como você poderia ter lidado melhor com o conflito?
