Além da diversão e do fator de formação de equipe em uma retrospectiva, também é importante fazer um brainstorming e registrar medidas significativas. Os modelos de quadro branco podem ser de grande ajuda para você. Neste artigo, apresentamos 5 modelos essenciais de quadro branco e explicamos como você pode usá-los em diferentes exemplos.
Modelo de quadro branco retrô #1: O método "5x por quê"
Quando você pode usar o "5x Why" em uma retrospectiva
Antes de fazer um brainstorming de ações em uma retrospectiva, certifique-se de que o problema seja suficientemente compreendido. Muitas vezes, os membros da equipe têm perspectivas diferentes sobre um problema. Compartilhar essas perspectivas ajuda a desenvolver um entendimento comum, o que aumenta a eficácia das ações. O modelo de quadro branco "5x Why" permite que esse processo seja estruturado. Ele pode ser facilmente usado junto com o modelo de retrospectiva e o complementa perfeitamente.
É assim que o método "5x Why" funciona
Você começa com o problema que identificou na fase "Reunir dados" da retrospectiva e pergunta por que o problema existe. A resposta a esse "por quê?" é anotada no modelo. Em seguida, você vai um nível mais profundo e questiona a resposta ao "por quê?" novamente. Por meio dessa cadeia de perguntas "por que", você se aproxima da causa principal real e pode descobrir várias soluções alternativas ao longo do caminho.
Depois de repetir o "Por quê?" até cinco vezes, a equipe pode fazer um brainstorming sobre qual "Por quê?" oferece uma boa abordagem de solução.
Exemplo prático do "5x Why" em uma retro
Um ótimo exemplo do surgimento de novas perspectivas por meio do modelo "5x Why" são os altos custos de limpeza do Monumento a Washington:
ProblemaOs custos de limpeza do Monumento a Washington estão aumentando enormemente.
Por que 1Por que os custos de limpeza estão aumentando? → Porque há muitos excrementos de pássaros.
Por que 2: Por que há tantos excrementos de pássaros? → Porque o monumento atrai muitos pássaros.
Por que 3Por que o monumento atrai tantos pássaros? → Porque há muitos insetos lá.
Por que 4Por que há tantos insetos no monumento? → Porque ele fica iluminado por muitas horas à noite.
Por que 5Por que o monumento é iluminado? → Porque ele é mais atraente para os turistas.
Possíveis soluções de acordo com essa pesquisa de causa principal:
- Menos iluminação para o monumento
- Use uma iluminação que atraia menos insetos
Modelo de quadro branco retrô #2: O diagrama espinha de peixe (Ishikawa)
Quando usar o Diagrama Espinha de Peixe em uma retrospectiva
Semelhante ao "5x Why", este modelo de quadro branco trata da exploração das causas principais. Ao contrário do "5x Why", o objetivo aqui é dividir as causas principais em diferentes categorias para criar uma perspectiva mais ampla possível.
Como funciona o diagrama espinha de peixe
O problema a ser tratado é a cabeça do peixe. Na primeira etapa, você determina as categorias em que suspeita das causas principais. Aqui você pode se referir a padrões diferentes ou faça você mesmo um brainstorming de categorias em uma equipe.
Depois que as categorias forem definidas, cada membro da equipe poderá fazer um brainstorming das causas dentro dessa categoria e apresentá-las ao grupo. Com base nas causas centrais desenvolvidas, você pode decidir, como equipe, quais pontos de partida deseja usar para a ação.
Exemplo prático do diagrama espinha de peixe em uma retro
Vamos dar uma olhada no diagrama de espinha de peixe usando o exemplo de atrasos de trens:
Problema: 50% dos trens de longa distância na Alemanha estão atrasados em mais de 60 minutos.
Brainstorming das categorias para as causas principais:
- Planejamento de rotas
- Rede ferroviária
- Influências do clima
- O próprio trem
- Estação e trilhas
- Mudanças e trens de conexão
Com base nas categorias, você pode agora fazer um brainstorming de quais Causas básicas específicas estão ocultos aqui em cada caso. Os exemplos podem ser:
- Planejamento de rotas
- Frequência muito próxima de trens em uma linha
- Poucas possibilidades de rotas alternativas
- Processos de aprovação excessivamente longos para a aprovação de rotas alternativas
- ...
- Rede ferroviária
- Atraso durante o trabalho de manutenção
- Falhas na fonte de alimentação de uma determinada série
- ...
- ...
Com base nos motivos coletados, agora você pode avaliar quais medidas podem ser úteis para a equipe.
Modelo de quadro branco retrô #3: A matriz esforço-efeito
Quando você pode usar a matriz esforço-efeito em uma retrospectiva
Nas retrospectivas, muitas vezes acontece de haver muitas medidas possíveis na sala. Então, é importante avaliar quais ideias de medidas são as mais promissoras. Esse é exatamente o tipo de situação para a qual a matriz esforço-efeito é útil.
É assim que a matriz esforço-efeito funciona
A matriz descreve o "esforço" no eixo X horizontal. Quanto mais à direita um tópico for colocado, maior será o esforço presumido. O eixo vertical Y, por sua vez, descreve o efeito presumido que a medida teria. As seguintes categorias de medidas emergem dos quadrantes resultantes:
- Preenchimento (canto inferior esquerdo): medidas que são fáceis de implementar, mas que também não têm um grande impacto.
- Ganhos rápidos (canto superior esquerdo): medidas fáceis de implementar com grande impacto
- Projetos principais (canto superior direito): Elaborar medidas com grande impacto
- Tarefas ingratas (canto inferior direito): Medidas elaboradas com baixo impacto
Portanto, a tendência é: quanto mais uma medida for colocada no canto superior esquerdo, melhor. O posicionamento exato das medidas propostas deve ser discutido em conjunto com a equipe.
Exemplo prático da matriz esforço-efeito em uma retro
Ilustrado pelo exemplo "Feedback muito lento sobre tíquetes de suporte", as medidas dos quadrantes na matriz de impacto e esforço poderiam ser as seguintes
Preenchimentos (canto inferior esquerdo):
- Responder a tíquetes de suporte com uma confirmação automática de recebimento (é simples, mas provavelmente não é satisfatório para o cliente como uma mudança independente)
Vitórias rápidas (canto superior esquerdo):
- Atribuir a função de "socorrista" para evitar a difusão de responsabilidades (se a difusão de responsabilidades for a principal causa dos longos tempos de resposta, essa medida pode ser muito eficaz)
Principais projetos (canto superior direito):
- Configurar uma inteligência artificial que processe automaticamente até 80% das solicitações de suporte (provavelmente é um projeto grande, mas, se for bem-sucedido, também poderá oferecer um valor agregado sustentável correspondente)
Tarefas ingratas (canto inferior direito):
- Reconstruir o mapa de processos para solicitações de suporte (supondo que o mapa de processos esteja desatualizado, mas que dificilmente esteja em uso e, portanto, uma atualização provavelmente não teria muito impacto)
Modelo de quadro branco retrô #4: Círculos de influência
Quando usar os círculos de influência em uma retrospectiva
Muitos problemas que surgem durante uma retrospectiva são de natureza interequipes. Isso significa que nem todas as soluções estão dentro da esfera de influência da equipe. O modelo dos círculos de influência oferece uma boa abordagem para esclarecer quais iniciativas podem, no entanto, ser iniciadas no nível individual ou da equipe.
Como funcionam os círculos de influência
Depois de definir o problema, começa a primeira fase do brainstorming. Aqui, a primeira coisa é o que cada membro da equipe pode fazer individualmente para resolver o problema ou, pelo menos, atenuar os efeitos negativos. O mesmo é feito nos níveis da equipe e da organização.
O objetivo é descobrir o que a própria equipe pode mudar para se adaptar da melhor forma possível às condições da estrutura organizacional. Para as soluções fora da equipe, é importante fazer um brainstorming sobre quais mudanças na organização poderiam ser sugeridas. Abordar os problemas da estrutura organizacional fora da equipe também pode ser uma medida valiosa.
Exemplo prático de círculos de influência em uma retro
Vamos ilustrar o modelo de escopo com o exemplo do problema "os marcos do produto não são cumpridos":
O que cada um pode fazer por si mesmo?
- Questionar ativamente quais condições prévias devem estar presentes para a própria contribuição (para identificar antecipadamente atrasos devidos a fatores externos).
- Compartilhe ativamente com a equipe o grau de incerteza que ainda existe na implementação dos tópicos (para tornar transparente, em um estágio inicial, que os pacotes de trabalho ainda não podem ser estimados com precisão).
O que podemos fazer como equipe?
- Busque o intercâmbio ativo com outras equipes de produtos para identificar problemas de interface em um estágio anterior
Que mudanças na organização podemos estimular?
- Proponha uma fase de "resfriamento" de 1 semana entre os sprints
- Propor a introdução de uma melhor lógica de documentação para requisitos e dependências
Modelo de quadro branco retrô #5: Hipótese e experimento
Quando usar o modelo de experimento em uma retrospectiva
Nas retrospectivas, as pessoas tendem a planejar medidas muito ambiciosas. Ao implementar essas medidas grandes, os negócios do dia a dia acabam atrapalhando e a implementação da medida fica parada até que você a deixe de lado. Se isso acontecer com você, o modelo "experimento" poderá ajudá-lo a reduzir as medidas e aumentar a velocidade e a probabilidade de implementação.
É assim que o modelo de experimento funciona
Depois de definir o problema, a próxima etapa é descrever um estado-alvo. É importante que você entenda o que exatamente mudará no estado-alvo e por que isso é tão importante. A próxima etapa é fazer um brainstorming de hipóteses sobre o motivo pelo qual esse estado-alvo ainda não foi atingido e quais obstáculos precisam ser superados para alcançá-lo. Você pode fazer um brainstorming de hipóteses sobre o motivo pelo qual esse estado-alvo ainda não foi atingido e quais obstáculos precisam ser superados para alcançá-lo.
Agora é uma questão de comprovar essas hipóteses por meio de experimentos tão pequenos quanto possível. O estado-alvo não precisa necessariamente ser alcançado ainda. Em vez disso, o foco está na validação da hipótese. Dessa forma, o modelo ajuda a equipe a pensar em pequenas etapas.
Exemplo prático do modelo de experimento em uma retro
Na prática, o exemplo de trabalho com experimentos poderia ser assim:
ProblemaA visão do produto levanta mais perguntas para nós do que respostas.
Estado de destinoA visão do produto nos dá orientação e segurança para tomarmos nossas decisões diárias na equipe de forma independente e precisarmos de menos coordenação com o proprietário do produto.
HipóteseFalamos muito pouco sobre o roteiro concreto de como queremos alcançar a visão do produto.
Possíveis experimentos:
- Inserir um novo campo nos épicos em que o proprietário do produto explica brevemente a importância e a perspectiva estratégicas.
- Realize um workshop sobre a visão e o roteiro do produto com o proprietário do produto.
Conforme indicado, os possíveis experimentos do brainstorming devem ser medidas pequenas e fáceis de implementar. Esses experimentos não necessariamente resolverão o problema de forma holística. Portanto, os resultados e as experiências dos experimentos devem ser ativamente retomados em retrospectivas futuras para decidir, por meio dos novos aprendizados (hipótese confirmada ou rejeitada?), se são necessárias medidas de acompanhamento e, em caso afirmativo, quais medidas seriam promissoras.
Uso de modelos de quadro branco em retrospectivas
Ter alguns modelos para medidas de brainstorming por si só não é suficiente. Você também precisa avaliar, para cada situação, qual modelo com qual metodologia é apropriado. Esperamos que os exemplos ajudem você a avaliar isso mais facilmente.
Dica para usuários do Echometer
Durante a retro, você pode simplesmente escolher entre os modelos de quadro branco sugeridos para cada tópico na tela retro, independentemente do modelo de retrospectiva que você usar. Se você tiver criado seus próprios modelos de quadro branco, eles também estarão disponíveis para seleção aqui:
