Jour Fixe: Bardziej efektywne spotkania zespołu dzięki Retro Agenda

W większości firm regularne cotygodniowe lub comiesięczne spotkania zespołu od dawna są standardem. Te regularne spotkania mają na celu wzajemne informowanie się i wspólne omawianie trudności. Wypracowywane są rozwiązania problemów, tak aby pod koniec każdego spotkania wszyscy byli idealnie poinformowani o najnowszych wydarzeniach w firmie lub w danym dziale.

W moim start-upie organizujemy również regularne spotkania zespołu. Jednak przez długi czas brakowało nam konkretnych ram (agendy lub szablonu), aby skutecznie organizować te spotkania i nadawać im strukturę. Rezultatem było raczej intuicyjne podejście, w którym niektórym tematom poświęcaliśmy zbyt wiele miejsca, podczas gdy innym ważnym punktom poświęcaliśmy niewiele uwagi.

Wyzwania te uległy jednak zasadniczej zmianie, gdy odkryłem Metodę Retro –, podejście z powodzeniem stosowane przez wiodące organizacje, takie jak Spotify i inne duże firmy technologiczne. Metoda ta już dawno stała się standardem w wielu czołowych firmach, a w połączeniu z narzędziem online, które wspiera cały proces spotkań, pozwoliła mi znacznie skrócić czas trwania cotygodniowych spotkań zespołu, jednocześnie osiągając więcej niż kiedykolwiek wcześniej.

W tym artykule chciałbym przedstawić tę metodę i przeprowadzić Cię przez proces spotkania, abyś mógł zastosować tę koncepcję bezpośrednio w swoim zespole.

Jednym z głównych problemów z naszymi początkowymi spotkaniami zespołu był brak przygotowania. Skuteczne przygotowanie nie musi jednak oznaczać spędzania godzin na planowaniu agendy lub przygotowywaniu prezentacji PowerPoint. W metodzie retro wystarczy, że uczestnicy poświęcą około 5-10 minut przed spotkaniem, aby odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań. Konkretne pytania mogą się różnić, ale istnieją wypróbowane i przetestowane katalogi pytań dla różnych tematów. W środowisku retro są one znane jako szablony retro:

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania, stworzona zostanie solidna podstawa do spotkania zespołu. Dzięki narzędziu takiemu jak Echometer możesz po prostu wybrać jeden z ponad 50 szablonów pytań i wysłać go do wszystkich członków zespołu pocztą elektroniczną na dzień przed spotkaniem. W ten sposób każdy może odpowiedzieć na pytania w dogodnym dla siebie czasie.

Gdy tylko wszyscy członkowie zespołu odpowiedzą na pytania przygotowawcze, można rozpocząć właściwe spotkanie zespołu. Aby zaangażować wszystkich uczestników i zachęcić do zaangażowania podczas spotkania, zaleca się wykorzystanie pierwszych 5 minut na pytanie wprowadzające. Pytanie to niekoniecznie musi być istotne pod względem treści; celem jest raczej, aby każdy uczestnik stał się aktywny i coś wniósł. Promuje to otwartą i zaangażowaną atmosferę od samego początku.

Oto przykład takiego wpisu:

Po udanym starcie zwracamy uwagę na odpowiedzi na przygotowane pytania. Istnieją tutaj dwie opcje: Albo każdy członek zespołu przedstawia własne odpowiedzi i dodaje krótki komentarz, albo moderator przedstawia wszystkie odpowiedzi, jeśli pożądana jest anonimowość. To podejście może być szczególnie pomocne, gdy mamy do czynienia z delikatnymi tematami, w których członkowie zespołu mogą niechętnie mówić otwarcie.

Następnie omawiane są tak zwane “elementy działań” z poprzedniego tygodnia. “Action items” to konkretne zadania, do których członkowie zespołu zobowiązali się na poprzednim spotkaniu. Na przykład, elementem działania może być “zmiana strony głównej”. Obejmuje to sprawdzenie, czy elementy działania zostały pomyślnie zakończone. Jeśli zadanie nie zostało ukończone, analizowany jest powód takiego stanu rzeczy w celu podjęcia decyzji, czy zadanie powinno być kontynuowane, czy odrzucone. Na przykład, jeśli zmiana strony głównej nie była możliwa z powodu urlopu osoby upoważnionej do dostępu do niej, zadanie to jest kontynuowane. Jeśli jednak zostanie ustalone, że zmiana strony głównej nie jest konieczna, element akcji może zostać odrzucony.

Ważne jest, aby nie obciążać się zbyt wieloma zadaniami, ale raczej zdefiniować centralne i możliwe do zrealizowania elementy działań. Przegląd tych elementów stanowi doskonałą okazję, aby dowiedzieć się, czy i w jaki sposób można osiągnąć wyznaczone cele oraz co można poprawić w przyszłości.

Moim zdaniem ten krok jest centralnym punktem naszego spotkania zespołu. Tutaj każdy członek zespołu ma możliwość głosowania, aby zdecydować, które odpowiedzi i tematy powinny być bardziej intensywnie omawiane przez cały zespół. Każdy otrzymuje określoną liczbę głosów, które może przydzielić różnym odpowiedziom.
Metoda ta zapobiega rozwojowi niekontrolowanych dyskusji. Zamiast tego skupiamy się na tematach, które są uważane za szczególnie istotne przez cały zespół.

W przeszłości nasz zespół miał tendencję do przypadkowego omawiania różnych tematów, co często sprawiało, że nasze spotkania były mało produktywne. Od czasu wprowadzenia metody retro zmieniło się to diametralnie: nasze dyskusje są teraz bardziej uporządkowane i skoncentrowane - prawdziwa rewolucja! Spotkania trwają teraz o połowę krócej, ale są co najmniej dwa razy bardziej efektywne.

Po ustaleniu priorytetów najważniejszych punktów rozpoczyna się wspólna dyskusja i analiza w zespole. Przeprowadzamy burzę mózgów nad rozwiązaniami zidentyfikowanych problemów i opracowujemy skuteczne podejścia.

Z tych rozwiązań wywodzimy następnie konkretne kroki działania – nasze tak zwane “Action Items”.

Ten prosty, ale skuteczny proces pozwala nam zająć się najważniejszymi kwestiami podczas spotkania i opracować realne rozwiązania na przyszłość.

Pod koniec spotkania przeprowadzamy krótką ankietę, w której każdy członek zespołu może ocenić w skali od 1 do 10, jak efektywny i wartościowy był czas zainwestowany w spotkanie.

Faza ta stanowi okazję do krótkiego omówienia przyznanych ocen i uzyskania cennych spostrzeżeń dotyczących przyszłych spotkań. Celem jest ciągłe doskonalenie spotkań zespołu i zwiększanie ich efektywności.

Postępowanie zgodnie z tym schematem pokazuje, jak płynny i pouczający może być ten proces. Metoda retro jest czymś więcej niż tylko narzędziem do efektywnych spotkań zespołu; jest to sposób na ciągłe uczenie się, ciągły rozwój jako zespół i wspólne wzrastanie.

Wprowadzenie metody retro w naszym start-upie zasadniczo zrewolucjonizowało spotkania naszego zespołu. Dzięki systematycznej strukturyzacji i skupieniu się na naprawdę ważnych tematach, radykalnie poprawiliśmy produktywność i efektywność naszych spotkań.

Jeśli chcesz jak najlepiej wykorzystać spotkania swojego zespołu, polecam wypróbowanie tej metody. Najskuteczniejszym sposobem na to jest użycie specjalistycznego narzędzia, takiego jak Echometer. Z jego pomocą możesz łatwo śledzić idealny przebieg spotkań i zainwestować tylko 1-2 minuty w przygotowanie. Narzędzie to prowadzi Cię przez cały proces i pozwala w pełni skoncentrować się na treści i aktywnym uczestnictwie Twojego zespołu.

 

Wypróbuj już teraz!