Spis treści
Chcesz, aby Twój szef Cię pokochał? Przenieś swój zespół na nowe wyżyny wydajności. Zmień go z przeciętnego samochodu – w wybuchową rakietę!
Jak to zrobić? Pobierz mój darmowy i psychologicznie uzasadniony eBook na ten temat "W prostych 12 krokach do przepływu zespołu"i przeczytaj to. Tyle z góry –, ale teraz przejdźmy do właściwego tematu tego tekstu.
W retrospektywach – dużo się mówi, ale czy zespół czerpie dobre działania z dyskusji w retrospektywie? Wypracowanie dobrych działań często decyduje o tym, czy retrospektywy są postrzegane przez zespół jako "spotkanie do pogadania", czy jako czas dodający wartości w sprincie zespołu. Są one zatem ściśle związane z tym, jak bardzo korzystają z metod zwinnych: Zwinny zespół i kultura organizacyjna.
Dlatego w tym artykule chcielibyśmy podzielić się 7 praktycznymi wskazówkami, jak generować naprawdę znaczące działania z retrosów, które naprawdę pomogą Twojemu zespołowi. I jakich błędów powinieneś unikać. Po pierwsze:
Jeśli potrzebujesz bardziej zróżnicowanych pytań do retrospektyw, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: 54 świeże metody retrospektywne dla początkujących i profesjonalistów (między innymi Mario Kart Retro, Marathon Retro i Elon Musk Retro).
Wskazówka 1 dotycząca dobrych miar z retrospektyw: W przypadku miar, jakość ma zastosowanie zamiast ilości
Celem retrospektywy nie jest to, aby każdy członek zespołu wyniósł z niej co najmniej jedno zadanie do wykonania. Zamiast tego celem retrospektywy powinno być wypracowanie wspólnego zrozumienia w zespole, jakie są najważniejsze kwestie dla zespołu.
Wraz ze wzrostem liczby środków wzrasta ryzyko, że środki te są interesujące tylko dla poszczególnych osób, ale są stosunkowo nieistotne dla zespołu jako całości. W takich przypadkach zmniejsza się prawdopodobieństwo, że zespół poświęci czas na wspólne monitorowanie wdrożenia i skuteczności. Mierniki z czasem schodzą na dalszy plan i pojawia się poczucie, że miary z retrospektyw nie mają mocy wiążącej.
Lepsze podejście: W swojej retrospektywie staraj się zidentyfikować 3 najważniejsze kwestie, dla których warto podjąć działania i sformułuj je w taki sposób, aby ich wdrożenie było faktycznie istotne dla zespołu.
Wskazówka 2: W retrospektywach najpierw ustal priorytety, a następnie zdefiniuj działania.
Jak więc możesz zwiększyć jakość pomiarów?
Nie bez powodu retrospektywa składa się z różnych faz: 5 faz retro. To nie przypadek, że wyprowadzenie miar pojawia się na końcu. Niemniej jednak, my również jesteśmy regularnie kuszeni, aby myśleć w kategoriach miar na wczesnym etapie wyjaśniania informacji zwrotnych i chcieć je rejestrować.
Zbyt wczesne rejestrowanie działań retro może szybko stać się problemem. Dzieje się tak dlatego, że nie podejmujesz ważnego kroku, jakim jest nadanie priorytetów zebranym informacjom zwrotnym i tematom. Dopiero po ustaleniu priorytetów wiesz, które tematy są najpilniejsze dla zespołu i możesz utworzyć odpowiednią listę 3 najważniejszych priorytetów.
Dlatego naszą radą jest zanotowanie pomysłów na działania w pierwszej połowie retro BEZ definiowania ostatecznego działania. Określenie działań powinno nastąpić dopiero po ustaleniu priorytetów. Mile widziany efekt uboczny: konsekwentne odmawianie omawiania środków w pierwszej połowie retro jest również wielką korzyścią dla timeboxingu.
Wskazówka 3: Tylko konkretne środki (zobacz przykłady)
Być może słyszałeś to samo: "Cóż, zapiszmy jako miarę "Wszyscy zwracają uwagę na bycie milszymi"". Nic dziwnego, że retrospektywy są postrzegane jako nie wnoszące wartości dodanej, skoro formułowanie miar jest tak niejasne i pozbawione miłości.
Jeśli dana kwestia jest naprawdę na tyle ważna, że wylądowała w pierwszej trójce w priorytetyzacji, należy również podjąć wysiłek, aby sformułować miarę SMART. Wszyscy już to wiedzą i standardem powinno być stosowanie tego również do miar z retrospektyw: Kryteria SMART.
W przypadku niektórych tematów sformułowanie konkretnych działań może wydawać się trudne. Poniżej znajdziesz kilka przykładów dobrych i złych praktyk podczas formułowania działań:
Tak nie jest: | Ale w ten sposób: |
Wszyscy starają się być dla siebie mili. | W przyszłym tygodniu: Wymeldowanie po każdym spotkaniu, aby wyrazić uznanie i zastanowić się nad dyskusją. |
Więcej empatii w połączeniach wideo | W przyszłym tygodniu każdy włączy kamerę. |
Lepszy opis stanowiska | W przyszłym tygodniu zorganizuj warsztaty, aby rozszerzyć naszą "Definicję gotowości". |
Przejdź do sedna szybciej w Daily | Do następnego retro, wypróbuj timeboxing 2 minut na osobę w Daily |
Ważne przy formułowaniu środków:
- Działania nie powinny być zbyt ambitne. Widzisz na przykład, że przykład dotyczy tylko "wynajęcia warsztatu". Pozostaje więc całkowicie otwarte, jaka decyzja zostanie podjęta podczas tego warsztatu. Czas w retro powinien być wykorzystany na zidentyfikowanie najważniejszych kwestii, a nie na ich natychmiastowe rozwiązanie. Koordynowanie spotkania uzupełniającego (zwanego w naszym przypadku "breakout session") może być również dobrym środkiem – 10x lepszym niż "Lepszy opis zadania" w każdym przypadku 😉
- Działania mogą być również małymi eksperymentami: być może nie wszyscy zgadzają się co do tego, czy dane działanie przynosi owoce. Zasada jest tutaj następująca: "Dowód na to, że budyń jest smaczny". Jeśli nie ma ku temu ważnych powodów, sformułuj działanie w taki sposób, aby zmiana była wypróbowywana tylko przez następny tydzień lub miesiąc.
Większość trenerów Agile kręci się w kółko....
i leczyć powierzchowne objawy. Nadszedł czas, aby wykorzystać psychologię – do trwałej zmiany sposobu myślenia.
Wskazówka 4: Zdefiniuj cel i mierz osobno (z przykładem).
Często zespół szybko uzgadnia, jaki jest wspólny cel. Pomysły na to, jak ten cel ma zostać osiągnięty, mogą oczywiście nadal znacznie się różnić.
Dlatego często pomocne jest najpierw uzgodnienie wspólnego celu. Dopiero po zdefiniowaniu jasnego celu należy rozpocząć projektowanie możliwych działań.
W późniejszym przeglądzie działania cel pomaga jako kotwica do oceny skuteczności działania. Jeśli cel zostanie osiągnięty, działanie można zamknąć. Jeśli działanie zostało wdrożone, ale cel nie został jeszcze osiągnięty, przydatne może być zdefiniowanie działania uzupełniającego. Jeśli cel stał się nieaktualny ze względu na nowe warunki ramowe, działanie można odrzucić – niezależnie od tego, czy zostało już wdrożone, czy nie.
W bardziej ustrukturyzowany sposób schemat przeglądu działań mógłby wyglądać następująco:
| Cel osiągnięty | Cel nie został osiągnięty | |
| Pomiar wciąż otwarty | Odrzuć środek | Umieść środek na liście do ponownego przedłożenia |
| Środek zakończony | Kompletny środek | W razie potrzeby zaplanuj działania następcze |
Jak więc może wyglądać dobrze sformułowany cel działania? Poniżej znajdziesz kilka odpowiednich przykładów działań i odpowiadających im celów:
| Zmierz | Miejsce docelowe |
| W przyszłym tygodniu: Wymeldowanie po każdym spotkaniu, aby wyrazić uznanie i zastanowić się nad dyskusją. | Tworzenie przyjemniejszej atmosfery pracy podczas dyskusji |
| W przyszłym tygodniu każdy włączy kamerę. | Lepsza integracja wszystkich uczestników połączeń wideo |
| W przyszłym tygodniu zorganizuj warsztaty, aby rozszerzyć naszą "Definicję gotowości". | Mniej zapytań i krótszy czas oczekiwania podczas realizacji zadań. |
| Wypróbuj timeboxing 2 minut na osobę w Daily | Krótsze dzienniki z wyważonymi fragmentami rozmów. |
Wskazówka 5: Ustal przegląd miar jako stały punkt agendy w retrospektywach.
Jeśli już zadałeś sobie trud sformułowania konkretnych działań i odpowiadającego im celu, nie powinieneś pomijać tej wisienki na torcie: Ustanów regularny przegląd działań w swoim cyklu sprintu.
Osobiście jestem zaskoczony, że przegląd działań nie jest (jeszcze) stałym punktem agendy retrospektyw sprintu w Przewodniku po Scrumie. W każdym razie moim zaleceniem byłoby dodanie go tutaj: Przewodnik po Scrumie.
W zależności od częstotliwości retrospektyw, przydatne może być również omówienie przeglądu działań podczas codziennego/tygodniowego spotkania zespołu.
Wskazówka 6: Użyj timeboxingu w retro, aby stworzyć przestrzeń potrzebną do zdefiniowania dobrego działania.
Retrospektywa często pochłania dużo energii, a po 60-minutowych dyskusjach zespołom często trudno jest ponownie zebrać siły i zebrać energię niezbędną do zdefiniowania dobrych działań.
Jako moderator retrospektywy powinieneś zatem zwracać uwagę na boks czasowy i pozostawić wystarczająco dużo czasu po priorytetyzacji/głosowaniu na podjęcie działań. 5 minut na koniec retrospektywy to za mało, aby wypracować dobre działania. Zwłaszcza jeśli członkowie zespołu myślą już o następnym spotkaniu.
Moja osobista opinia: powstrzymaj się od maratonów retro trwających 90 minut lub dłużej. Nie mogę winić żadnego członka zespołu za brak wystarczającej koncentracji, aby wyciągnąć dobre wnioski po tak długich spotkaniach. Retro mogą być również bardzo wartościowe w 30, 45 lub 60 minut. Jednocześnie, z mojego doświadczenia wynika, że pomiary są lepsze.
Osobiście zawsze wolałbym zainwestować 45 minut w retro co dwa tygodnie niż 90 minut raz w miesiącu. Oczywiście ma to również związek z cyklem sprintu zespołu. Być może Twój zespół czuje to samo. Zapytaj ich o –, a jeśli nie jesteś pewien, spróbuj 🙂 .
Chciałbym dodać jedną rzecz, niezależnie od retrosów: regularne spotkania 1 na 1 lub sesje coachingowe z twoimi współpracownikami mogą mieć decydujący wpływ na wydajność twojego zespołu. I mogą być nawet oparte na danych! Jeśli jesteś zainteresowany tematem bardziej szczegółowo, zajrzyj tutaj: Tutaj znajdziesz 129 pytań na spotkanie indywidualne (lub rozmowę oceniającą) i Oto porównanie 3 najlepszych narzędzi do spotkań jeden na jeden.
Wskazówka 7: W retrospektywach nie twórz zaległości dla działań.
"Och, mieliśmy tak wiele fajnych pomysłów na działania, które nie znalazły się w pierwszej trójce –, czy powinienem utworzyć dla nas zaległości w tym zakresie?". – Nie.
Retrospektywy nie bez powodu zawsze rozpoczynają się od uzyskania nowych informacji zwrotnych od zespołu. Jeśli więc jakiś temat jest naprawdę ważny, jest on automatycznie przywracany do agendy retrospektywy dzięki informacjom zwrotnym od zespołu. Z naszego doświadczenia wynika, że prowadzenie oddzielnego backlogu przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. W retrospektywie chcesz umieścić swoje nowe pomysły i informacje zwrotne w rundzie. Podczas retrospektywy nikt nie chce przeglądać długiej listy wcześniejszych pomysłów na działania, które często mają niewiele wspólnego z bieżącymi wyzwaniami zespołu.
Zasada jest taka: to, co jest ważne dla zespołu, powraca do agendy retrospektywy wyłącznie dzięki informacjom zwrotnym od zespołu. Retrospektywy nie potrzebują listy działań.
Wskazówka 8: Zastanów się z zespołem nad jakością podejmowanych działań.
Powinieneś regularnie, na przykład raz na kwartał, świadomie zastanawiać się nad jakością elementów działań i wycofywać się wraz z zespołem.
Czy elementy akcji i retrosy jako całość przyniosły nam postęp? Jeśli nie, to dlaczego? Jakie są tego przyczyny (można do tego wykorzystać metodę 5 Why)?
Retrospektywa Health Check na ten temat może być również przydatna. W retrospektywach Health Check pytasz zespół o ich zgodę ze stwierdzeniem w skali od 1 do 7. Potrzebujesz tylko precyzyjnych stwierdzeń, aby uzyskać ważne informacje zwrotne od zespołu.
Na przykład w naszym narzędziu (więcej na ten temat poniżej) wygląda to mniej więcej tak. Oczywiście możesz również dostosować stwierdzenia. Spójrz na –, może wypróbujesz go ze swoim zespołem: Echometer – bez logowania
Uwaga: Ten format pyta o zgodność z pozycjami Health Check na skali.
- Ciągłe doskonalenie: W naszym zespole wdrażamy znaczące ciągłe ulepszenia.
- RO(T)I: Wysiłek i czas, które poświęcamy na nasz retros, są dobrze zainwestowane.
- Koncentracja: Tematy omawiane w Retro są istotne dla wszystkich, a tematy, które dotyczą tylko nielicznych, są konsekwentnie pomijane.
- Proces: Udało nam się wdrożyć środki z retrospektyw.
Wskazówka 9: Wypróbuj Echometer
Narzędzia retro są prostym wsparciem w tworzeniu dobrych miar. Mogą zaoszczędzić Ci wiele pracy, w tym przeglądanie miar, timeboxing, ale także jakościowe wyprowadzanie miar. Retro nie jest już monologiem, ale żywą dyskusją –, a Ty możesz zabłysnąć jako moderator. 
W narzędziu tym znajdziesz konkretne porady, jak uzyskać dobre wyniki – i może ono być używane zarówno zdalnie, jak i offline. Jeśli potrzebujesz więcej informacji, zapoznaj się z naszym artykułem na temat "7 Inteligentne tablice retro w porównaniu".
Nawiasem mówiąc, możesz wykonać retro za pomocą naszego narzędzia bez logowania od Ciebie lub Twojego zespołu.
Za pomocą tego przycisku możesz bezpośrednio otworzyć narzędzie, wybrać metodę retro i zaprosić zespół za pośrednictwem linku:
Jeśli jesteś zainteresowany, możliwych jest wiele różnych metod: Ponad 30 metod retrospektywnych.
Jeśli nadal nie masz pewności, możesz pozwolić jednemu z naszych użytkowników przekonać Cię tutaj: Doświadczenia Agile Coacha Holgera z naszym narzędziem.
Wniosek: Dobre pomiary, dobre retrospektywy
Jeśli ty i twój zespół opanujecie sztukę wyciągania dobrych działań z retrospektyw, będziesz zaskoczony, jak bardzo twój zespół doceni retrospektywy.
W Echometer pytamy zespoły o "zwrot z zainwestowanego czasu" po każdej retrospektywie i możemy stwierdzić: Dobrze sformułowane miary znacznie zwiększają zadowolenie zespołu z retrospektyw.
Jeśli zastosujesz się do powyższych wskazówek, nic nie może pójść źle! Powodzenia w opracowywaniu środków do następnej retrospektywy!
Nawiasem mówiąc, jednym z najlepszych sposobów na zrównoważony rozwój zwinnego sposobu myślenia członków zespołu jest wdrożenie zwinnego Health Check. Nasz darmowy zestaw Health Check może pomóc Ci zadać właściwe pytania –, po prostu kliknij: Zestaw konstrukcyjny Team-Health Check
Kredyty
Zdjęcie autorstwa "Luis Villasmil na Unsplash"
