Wyciągnij dwa razy więcej z warsztatów Lessons Learned Workshop

W naszym ostatni post Zaprezentowaliśmy warsztaty Lessons Learned jako format, wyjaśniając zarówno proces, jak i (faktycznie mierzalną) wartość dodaną.

Niniejszy artykuł koncentruje się teraz na wskazówkach dotyczących wdrażania i ułatwiania i jest skierowany do wszystkich tych, którzy prowadzą takie warsztaty w praktyce lub planują to zrobić.

Zróbmy to!

Wskazówka 1: Wykorzystaj metodę “5x Dlaczego” podczas warsztatów Lessons Learned.

Istnieją dwa scenariusze omawiania problemów: Albo prowadzisz ożywioną dyskusję na temat różnych perspektyw członków zespołu. Albo zgadzasz się stosunkowo szybko i nawet nie zagłębiasz się dalej w pierwotną przyczynę. To byłaby tylko strata czasu, prawda?

Jedność w danej kwestii może być przyjemna, ale może być zdradliwa. Zwłaszcza w punktach dyskusji, w których strona trzecia (często inne działy) jest identyfikowana jako przyczyna problemu, zbyt mało wysiłku wkłada się we właściwe zrozumienie głównych przyczyn i ich łańcuchów wpływu. Bez tego zrozumienia trudno jest podjąć skuteczne działania.

Jako facylitator stosuj tak zwaną “metodę 5x Dlaczego” i kwestionuj konsensus w grupie, zadając pytanie “Dlaczego” 5 razy i żądając poważnej odpowiedzi. To danie do myślenia często otwiera nowe perspektywy. Oto jedna z nich Przykład pomnika Jeffersona jako wyjaśnienie metody – klasyk:

• Moderator: “Dlaczego pomnik Jeffersona jest tak drogi w utrzymaniu?”
• Zespół: “Ponieważ musi być tak często czyszczony myjką wysokociśnieniową”.
• Moderator: “Dlaczego?”
• Zespół: “Ponieważ tak wiele ptaków zostawia na niej swoje odchody”.
• Moderator: “Dlaczego?”
• Zespół: “Ponieważ ptaki żywią się tam wieloma owadami”.
• Moderator: “Dlaczego jest tam tak wiele owadów?”.
• Zespół: “Ponieważ przyciąga je oświetlenie wczesnym wieczorem”.
• Członek zespołu: “Spróbujmy włączyć światła trochę później!”.

Potraktuj więc poszukiwanie przyczyn poważnie. Sprawdź, jakie są możliwości, aby stać się aktywnym jako zespół, zamiast akceptować przyczyny problemów jako “warunki zewnętrzne”.

Wskazówka 2: Uczyń z warsztatów Lessons Learned rutynę

Istnieje również krzywa uczenia się w zespole: pierwsze spotkania mogą być nieco wyboiste: Ramy czasowe nie są przestrzegane, tematy nie są doprowadzane do sedna, środki nie są dobrze sformułowane etc.

Dopiero po kilkukrotnym przeprowadzeniu tego formatu warsztatów w zespole staje się to rutyną, a wartość dodana wzrasta:

• Członkowie zespołu są lepiej przygotowani, ponieważ znają agendę
• Członkowie zespołu mają mniej zastrzeżeń do zajmowania się krytycznymi kwestiami (zob. Najważniejszy warunek wstępny dla odnoszących sukcesy zespołów )
• Problemy są dogłębnie analizowane
• Pomiary i ustalenia są starannie opracowywane i rejestrowane.

Możesz jednak osiągnąć te korzyści tylko wtedy, gdy wprowadzisz rutynę. Sprawdź więc, czy istnieją regularne kamienie milowe, po których chcesz zorganizować warsztaty z wyciągniętych wniosków, lub sam ustal częstotliwość. W zależności od tego, jak blisko współpracuje ze sobą zespół, zalecamy częstotliwość od dwóch razy w tygodniu do raz w miesiącu.

Wskazówka 3: Rejestruj i weryfikuj środki w przejrzysty sposób

Działania wynikające z warsztatów muszą być oczywiście przejrzyste dla zespołu.

Ponadto równie ważne jest ponowne podjęcie tych kwestii podczas kolejnych warsztatów. Uczyń więc przegląd istniejących środków stałym punktem programu każdego warsztatu poświęconego wyciąganiu wniosków.

Nie chodzi tylko o ustalenie, czy osoby odpowiedzialne wykonały swoją pracę. Znacznie ważniejsze jest wyciągnięcie wniosków z rezultatów podjętych działań – w końcu chodzi o Lessons LEARNED :-)

Tylko jeśli ponownie przeanalizuje się środki, można się dowiedzieć, czy podjęte środki były w stanie rozwiązać sedno problemu – czy nie. Równie dobrze może się okazać, że domniemana główna przyczyna wcale nie jest głównym powodem problemu. Wtedy tym ważniejsze jest, aby o tym porozmawiać, podzielić się wiedzą w zespole i zareagować nowym środkiem – a raczej nowym „eksperymentem”.

Działanie, pod warunkiem, że zostanie wdrożone i zweryfikowane, ma gwarancję sukcesu: mianowicie, że wyciągniesz wnioski z jego wdrożenia. Albo dowiesz się, że podstawowe hipotezy były prawidłowe i że środek zadziałał. Albo dowiesz się, że założona podstawowa przyczyna lub podejście do rozwiązania są błędne. Dlatego traktuj działania jako eksperymenty.

Tutaj, w razie potrzeby Narzędzie takie jak Echometer Ci pomóc. Ponieważ dzięki Echometer masz zintegrowane śledzenie działań dla wszystkich powtarzających się spotkań, z których wyciągasz wnioski.

Wypróbuj narzędzie bez zobowiązań

Wskazówka 4: Promowanie kultury błędu – wykraczające poza warsztaty Lessons Learned

Najlepszym sposobem na naukę są błędy. Dlatego tak ważne jest, aby móc otwarcie odnosić się do błędów w zespole. Jest to jedyny sposób na przekształcenie każdego błędu i każdej wpadki w okazję do nauki. Nie bez powodu kultura błędów jest jednym z elementów Najważniejszy warunek wstępny dla odnoszących sukcesy zespołów .

Aby wspierać tę kulturę błędu w zespole, w kontekście pracy zwinnej powstała tak zwana „Główna dyrektywa” (po polsku „Najwyższa Dyrektywa”). Kryje się za tym zasada przewodnia, którą zespoły powinny przyswoić sobie na każdym warsztacie Lessons Learned i poza nim:

“Zakładamy, że wszystkie zaangażowane osoby przez cały czas działały zgodnie z najlepszą wiedzą, przekonaniami i zrozumieniem”.

Kto weźmie sobie do serca tę zasadę, może stworzyć kulturę zespołową, w której członkowie zespołu wzajemnie się wspierają, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę – bez „wskazywania palcem” i obwiniania.

Warsztat Lessons Learned – Zacznij już teraz

Warsztaty dotyczące wyciągniętych wniosków są zatem integralną częścią organizacje uczące się . Jednocześnie wspierają one samoorganizację zespołów i umożliwiają ciągły, oddolny proces doskonalenia napędzany przez pracowników.

Baw się dobrze, zaczynając przygodę z formatem! 

A jeśli twój zespół zdecyduje się na włączenie warsztatów Lessons Learned, czyli Retrospektyw Zespołowych jako regularnego formatu, wówczas spójrz na narzędzie Echometer. Dzięki naszym szablonom i wzorom do regularnego przeprowadzania warsztatów Lessons Learned nie tylko zaoszczędzisz mnóstwo czasu, ale także wesprzesz rozwój swojego zespołu z psychologicznego punktu widzenia.