Umowy robocze: 10 przykładów, wzorów i szablonów

Efektywna współpraca w zespołach ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu, zwłaszcza w kontekście metod zwinnych, takich jak Scrum. Umowy robocze odgrywają kluczową rolę w tworzeniu jasnych ram współpracy. Oczywiście wzorcowe umowy robocze mogą pomóc w wymyślaniu dobrych pomysłów.

W tym artykule przyjrzałem się bliżej znaczeniu umów roboczych w zwinnych i zdalnych zespołach, a także oceniłem, w jaki sposób regularne przeglądy i dostosowania pomagają stale ulepszać dynamiczne i produktywne środowisko zespołowe. Zacznijmy od wstępnego wyjaśnienia umów roboczych.

Po pierwsze: Czy jako menedżer nie masz pewności co do tego, jak wygląda systematyczne i skuteczne zarządzanie ludźmi? W takim razie mam coś dla Ciebie: nasze Bezpłatne szkolenie online z zarządzania ludźmi .

Schau gerne mal rein und lerne zum Beispiel einen Trick, wie du die Teamleistung relativ einfach um 10-20% steigern kannst - du kannst sofort loslegen :) Aber zurück zum Thema.

„Working Agreements” odnoszą się do umów lub zasad ustalanych w zespole lub organizacji w celu poprawy współpracy i promowania pozytywnego środowiska pracy. Umowy te służą jako wytyczne dotyczące zachowania członków zespołu i mogą pomóc w minimalizowaniu nieporozumień, zwiększaniu produktywności i redukowaniu konfliktów.

Zazwyczaj umowy robocze są sporządzane na początku projektu lub współpracy i akceptowane przez wszystkich członków zespołu. Umowy te mogą obejmować różne aspekty, w tym

1. Komunikacja: Zdefiniuj kanały, czasy i style komunikacji, aby promować skuteczną i przejrzystą komunikację.

2. Godziny pracy: Wyjaśnienie godzin pracy, przerw i dostępności w celu zapewnienia spójnej struktury pracy.

3. Obowiązki: Zdefiniuj role i zadania każdego członka zespołu, aby zapewnić jasność co do obowiązków.

4. Szacunek i współpraca: Porozumienie w sprawie zachowania opartego na szacunku, promowania pracy zespołowej i rozwiązywania konfliktów w konstruktywny sposób.

5. Metoda pracy: Definiowanie procesów, metod i narzędzi stosowanych w zespole w celu zapewnienia wydajności i spójności.

6. Informacje zwrotne: Wyjaśnienie mechanizmów i kultury informacji zwrotnej w celu promowania otwartej i konstruktywnej informacji zwrotnej.

Celem umów roboczych jest stworzenie wspólnego zrozumienia i zapewnienie, że wszyscy członkowie zespołu pracują w ten sam sposób. Umowy te mogą się różnić w zależności od zespołu i projektu i powinny być regularnie przeglądane i dostosowywane w razie potrzeby.

Jakie więc mogą być konkretne przykłady umów roboczych? Poniższe przykładowe umowy robocze pomogą Ci lepiej zrozumieć ten temat.

Oto kilka przykładów lub przykładowych umów roboczych, które można zdefiniować w zespole lub organizacji:

1. Komunikacja oparta na szacunku:

• Szanujemy opinie i pomysły wszystkich członków zespołu.
• Krytyka jest konstruktywna i ma na celu poprawę współpracy.
• Słuchamy uważnie i dajemy każdemu możliwość wypowiedzenia się.

2. Punktualność i dyspozycyjność:

• Przestrzegamy ustalonych godzin pracy i informujemy zespół o wszelkich nieobecnościach w odpowiednim czasie.
• W pilnych przypadkach poinformujemy zespół o wszelkich opóźnieniach z odpowiednim wyprzedzeniem.

3. Zadania i obowiązki:

• Każdy członek zespołu rozumie swoje role i obowiązki.
• Przejrzyście dzielimy się zadaniami i pomagamy sobie nawzajem w razie potrzeby.

4. Skuteczna komunikacja:

• Używamy jasnego i precyzyjnego języka.
• Dzielimy się ważnymi informacjami za pośrednictwem przewidzianego do tego celu kanału komunikacji.

5. Metody i narzędzia pracy:

• Używamy wspólnie zdefiniowanych narzędzi i metod do pracy nad projektami.
• Zmiany w narzędziach lub procesach są omawiane i uzgadniane w zespole.

6. Kultura przekazywania informacji zwrotnych:

• Regularnie udzielamy konstruktywnych informacji zwrotnych i poświęcamy czas na ich przemyślenie.
• Informacje zwrotne są przekazywane w sposób rzeczowy i z szacunkiem.

7. Odpowiedzialność osobista:

• Każdy członek zespołu bierze odpowiedzialność za swoje zadania i osiąganie celów zespołu.
• Aktywnie szukamy rozwiązań, zanim pozwolimy na eskalację problemów.

8. Poufność:

• Informacje oznaczone jako poufne będą respektowane i nie będą udostępniane bez Twojej zgody.

Te przykłady lub próbki służą jako punkt wyjścia. Ważne jest, aby umowy robocze odpowiadały konkretnym potrzebom i dynamice zespołu. Umowy powinny być otwarcie omawiane i akceptowane przez wszystkich członków zespołu.

Na przykład, możesz pracować w zespole Scrum. Jak wyglądałyby konkretne przykłady umów roboczych w Scrumie?

Zanim do tego przejdę, chciałbym zwrócić uwagę na naszą umowę roboczą lub szablony warsztatów i retrospektyw Health Check: W Echometer możesz odzwierciedlać elementy Health Check (quasi-umowy robocze) w swoich zwinnych retrospektywach. Możesz zapoznać się z nimi bezpośrednio (bez logowania), klikając poniższy przycisk:

W kontekście Scrum, umowy robocze mogą pomóc w promowaniu współpracy w zespole i zapewnieniu, że wszyscy członkowie pracują efektywnie i wydajnie. Poniżej przedstawiono kilka konkretnych przykładów lub próbek umów roboczych w zespole Scrum:

1. Punktualność na wydarzeniach Scrum:

• Wszyscy członkowie zespołu zobowiązują się do punktualnego uczestnictwa w wydarzeniach Scrum, w tym w Planowaniu Sprintu, Codziennym Stand-upie, Przeglądzie Sprintu i Retrospektywie Sprintu.

2. Aktywny udział w wydarzeniach Scrum:

• Każdy członek zespołu aktywnie uczestniczy w wydarzeniach Scrum, dzieli się postępami, przeszkodami i szuka możliwości współpracy.

3. Ograniczenie produkcji w toku (WIP):

• Zespół uzgadnia maksymalną liczbę zadań, które można wykonać w tym samym czasie, aby uniknąć przeciążenia i zachęcić do wykonywania zadań.

4. Zasady codziennego wstawania:

• Codzienny stand-up pozostaje krótki i skoncentrowany, a każdy dzieli się tylko istotnymi informacjami na temat swojej pracy i wszelkich przeszkód.
• Dyskusje, które nie są bezpośrednio związane z codziennym stand-upem, odbywają się poza spotkaniem.

5. Definicja “Gotowe”:

• Zespół ma jasną i wspólnie zaakceptowaną definicję “Gotowe” dla każdego zadania, aby zapewnić, że ukończone zadania są wysokiej jakości i kompletne.

6. Odpowiedzialność za przeszkody:

• Członkowie zespołu są zobowiązani do natychmiastowego zgłaszania przeszkód i aktywnego przyczyniania się do ich rozwiązania, jeśli to możliwe.

Oprócz Scrum istnieją inne ramy, takie jak Scaled Agile Framework SAFe, który jest używany w skalowanych zespołach zwinnych. Jak mogą wyglądać przykłady lub przykładowe umowy robocze?

Zanim przejdziemy dalej, krótka uwaga. Ostatecznie jednym z głównych celów umów o pracę jest poprawa wydajności twojego zespołu. Ale w jaki sposób możesz to osiągnąć w sposób holistyczny? Wyjaśniam ważny model mentalny, aby odpowiedzieć na to pytanie w drugiej części naszego bezpłatnego szkolenia online na temat rozwoju pracowników:

Play

Również w tym przypadku istnieją przykładowe umowy robocze, które zmierzają w podobnym kierunku:

1. Planowanie PI:

• Dobrze przygotowujemy się do planowania SAFe Programme Increment (PI) i zabieramy ze sobą wszystkie istotne informacje.
• Każdy ma możliwość podzielenia się swoim punktem widzenia i zachęcamy do otwartej dyskusji.

2. Ciągłe doskonalenie:

• Jesteśmy zaangażowani w ciągłe doskonalenie i aktywnie uczestniczymy w SAFe i zespołowych retrospektywach.
• Sugestie dotyczące ulepszeń są dokumentowane i wdrażane w kolejnych iteracjach.

3. Jasna definicja Ready and Done:

• Mamy jasne kryteria dla “Gotowe” (gotowe do przetwarzania) i “Gotowe” (ukończone) na poziomie pociągu zwalniającego.
• Definicje są regularnie przeglądane i aktualizowane w razie potrzeby.

4. Wymiana wiedzy i współpraca:

• Promujemy wymianę wiedzy między zespołami SAFe w ramach ART i przyczyniamy się do wspólnej bazy wiedzy.
• Zespoły ściśle ze sobą współpracują i wspierają się nawzajem, aby osiągnąć cele PI.

5. Poszanowanie ról i obowiązków:

• Każda rola w ramach SAFe jest szanowana, a obowiązki poszczególnych ról są jasno określone.
• Konflikty lub niejasności dotyczące ról są rozwiązywane proaktywnie.

Oto kilka przykładów lub przykładowych umów roboczych w SAFe. Ważne jest, aby zespoły dostosowały umowy robocze SAFe do swojego kontekstu i regularnie je przeglądały, aby upewnić się, że są one nadal skuteczne.

Przykładowe umowy robocze powinny pomóc Ci stworzyć własne umowy robocze - aby uniknąć chaosu, który nęka niektóre zwinne zespoły projektowe.

Skoro rozmawialiśmy już o Scrumie i SAFe, co z przykładami umów roboczych w zespołach zdalnych?

Umowy robocze są szczególnie ważne dla zespołów zdalnych, ponieważ pomagają ustalić jasne oczekiwania i zoptymalizować współpracę w środowisku wirtualnym. Poniżej znajduje się mała lista pomysłów i przykładów lub przykładowych umów roboczych w zespołach zdalnych:

1. Zasady komunikacji:

• Zdefiniuj preferowane kanały komunikacji (np. czat, rozmowy wideo, poczta e-mail).
• Jasne oczekiwania dotyczące czasu reakcji na wiadomości.

2. Godziny pracy i dostępność:

• Przejrzysta definicja godzin pracy i dostępności.
• Wyjaśnienie, w jaki sposób i kiedy można robić przerwy.

3. Aktualizacje statusu:

• Uzgodnij regularne aktualizacje statusu, aby zapewnić członkom zespołu wgląd w bieżące zadania.
• Korzystaj z narzędzi do aktualizacji statusu pracy.

4. Etykieta spotkań:

• Jasne zasady uczestnictwa w wirtualnych spotkaniach, w tym punktualność i aktywny udział.
• Nagrywanie spotkań w celu wsparcia osób, które nie mogły w nich uczestniczyć.

5. Dokumentacja i wymiana wiedzy:

• Porozumienie w sprawie dokumentacji podjętych decyzji, dyskusji i środków.
• Korzystaj ze współdzielonych dokumentów lub platform wiedzy w celu łatwej współpracy.

6. Dostępność do spontanicznych rozmów:

• Jasność co do tego, kiedy członkowie zespołu są dostępni do spontanicznych rozmów, a kiedy nie (np. poprzez wyświetlanie statusu).

7. Pomoc i wsparcie:

• Otwarta komunikacja na temat potrzeby pomocy i usług wsparcia.
• Ustanowienie kanału dla pytań i pomocy w zespole.

8. Poufność i ochrona danych:

• Porozumienie w sprawie postępowania z informacjami poufnymi z zachowaniem szacunku oraz wytyczne dotyczące ochrony danych.

9. Przerwy i relaks:

• Zachęcaj do robienia przerw na regenerację i unikaj przepracowania.
• Zachęcaj do korzystania z powiadomień o nieobecności podczas przerw lub wakacji.

Te przykłady lub szablony mają na celu sprostanie konkretnym wyzwaniom związanym z pracą zdalną i ułatwienie współpracy w rozproszonym zespole. Ważne jest, aby umowy te były sporządzane wspólnie, ponieważ tylko wtedy zespół naprawdę weźmie je sobie do serca!

Mówiąc o –, jak to właściwie działa, aby zdefiniować własne umowy robocze? Są na to szablony!

Szablon umowy roboczej to predefiniowany format lub szablon, który służy jako punkt wyjścia do tworzenia umów roboczych w zespole lub organizacji. Pomaga on ustrukturyzować procesy i zapewnić uwzględnienie ważnych aspektów współpracy. Oto kilka elementów, które mogą być zawarte w szablonie umowy roboczej:

1. Nagłówek:

• Wyraźny nagłówek wskazujący, że jest to umowa robocza. Na przykład: “Umowa robocza zespołu” lub “Umowa robocza zespołu Scrum”.

2. Wprowadzenie:

• Krótkie wprowadzenie wyjaśniające cel porozumienia roboczego i podkreślające, dlaczego jest ono ważne.

3. Data i wersja:

• Sekcja zawierająca datę utworzenia lub aktualizacji umowy roboczej oraz numer wersji, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu korzystają z najnowszej wersji.

4. Podmioty odpowiedzialne:

• Lista osób odpowiedzialnych, w tym wszystkich członków zespołu i ewentualnie także lidera zespołu lub Scrum Mastera.

5. Samo porozumienie robocze:

• To tutaj znajduje się rdzeń, konkretne działanie dla zespołu.

6. Ciągłe doskonalenie:

• Obszar, który podkreśla, że umowa robocza może zostać ponownie dostosowana w przyszłości – na początku, więc może nadal być pusta.

7. Podpisy:

• Miejsce na podpisy wszystkich członków zespołu w celu potwierdzenia, że przeczytali, zrozumieli i zaakceptowali umowę o pracę.

Taki szablon może służyć jako punkt wyjścia do dyskusji w zespole i promuje aktywny udział wszystkich członków w definiowaniu ich umów roboczych.

W tym szablonie skupimy się jednak na dokumentacji porozumień roboczych. Ale jak je sporządzasz? Pytania “Zobowiązania zespołu” mogą być otwartą metodą. Tutaj podano 3 zdania, które mają na celu odfiltrowanie istniejących zachowań zespołu w celu zdefiniowania na ich podstawie konkretnych umów roboczych. To ostatnie prawdopodobnie nastąpi dopiero w drugim kroku.

Poniżej znajdują się zdania do szablonu Working Agreement: Celem jest, aby zespół po prostu uzupełnił zdania, aby zrozumieć, jakie zachowania obecnie istnieją lub jakie zachowania są pożądane. Częścią warsztatu na początku jest również prosta ankieta Health Check, która anonimowo sprawdza, jak bardzo „zgodne” jest aktualne zrozumienie zespołu na temat dobrej pracy.

Możesz również przeprowadzić warsztat bezpośrednio w naszym narzędziu do retrospektywy i rozwoju zespołu Echometer, naciskając przycisk.

Wielu liderów prowadzi regularne spotkania jeden na jeden ze swoimi pracownikami. Ta rutyna spotkań - oprócz zwinnych retrospektyw (patrz poniżej) - oczywiście nadaje się również do indywidualnej refleksji nad Working Agreements.

Pomysł polega na tym, że na przykład co miesiąc lub dwa miesiące wybierasz indywidualne umowy robocze i robisz z nich część spotkania indywidualnego.

Ekscytujące jest to, że powinny to być oczywiście umowy robocze, które są szczególnie istotne dla danej osoby. 

Poniższy szablon zawiera kilka przykładów stwierdzeń, nad którymi możesz się zastanowić podczas spotkania 1 na 1. Możesz nawet wypróbować je bezpośrednio w naszym narzędziu do spotkań 1 na 1 Echometer za pomocą zielonego przycisku.

Co prawda: rozszerzam tutaj pojęcie “umowy o pracę” na obszar pracy poza zespołem. Robię to jednak celowo, ponieważ w indywidualnym rozwoju pracowników tkwi oczywiście ogromny potencjał.

Jeśli interesują Cię dobre szablony spotkań 1 na 1, zajrzyj tutaj: Tutaj znajdziesz 129 pytań na spotkanie indywidualne (lub rozmowę oceniającą) i Oto porównanie 3 najlepszych narzędzi do spotkań jeden na jeden - w tym oczywiście Echometer.

Doświadczenie pokazuje, że umowy robocze mogą zostać łatwo zapomniane w jakimś dokumencie lub na plakacie na ścianie po kilku tygodniach projektu. Co możesz z tym zrobić?

Moja sugestia:

1. Regularnie umieszczaj umowy robocze w agendzie swoich zwinnych retrospektyw!
2. Wykorzystaj (w miarę możliwości anonimowe) ankiety, aby w prosty sposób przypomnieć o porozumieniach roboczych. 

Zaletą tej metody jest to, że powstają w ten sposób ekscytujące metryki dla waszego ciągłego doskonalenia - a jest jeszcze więcej pozytywów:

1. Mierzalne wskaźniki:

• Ankiety mogą dostarczyć wymiernych wskaźników do pomiaru skuteczności umów roboczych, a także coachingu Agilen i identyfikacji trendów w czasie.

2. Integracja z przepływem pracy:

• Integracja ankiet z normalnym przepływem pracy umożliwia zespołowi zajmowanie się umowami roboczymi na bieżąco, bez potrzeby organizowania specjalnych spotkań.

3. Anonimowość i otwartość:

• Ankiety mogą zapewniać anonimowość, co może zachęcać członków zespołu do udzielania szczerych informacji zwrotnych bez obawy, że ich opinie zostaną zidentyfikowane.

W rzeczywistości dokładnie opisana droga jest metodologią narzędzia Echometer: Łączy ono zwinne ankiety Health Check - między innymi dotyczące Working Agreements - ze zwinnymi retrospektywami. Dzięki temu zwinnemu coachingowi jest on znacznie wydajniejszy, a także wreszcie mierzalny. Echometer jest uważany za jedno z najlepszych retrospektywnych narzędzi programowych.

Echometer to cyfrowe narzędzie, które pomaga liderom zwinnych zespołów w zwinnych retrospektywach i zespołowych Health Check. Niezależnie od tego, czy jest to praca zdalna, hybrydowa czy na miejscu: sprawia, że coaching zespołowy jest mierzalny i profesjonalizuje Twoją pracę, jednocześnie oszczędzając Ci wiele pracy. Zajrzyj na naszą stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej: www.echometerapp.com.

Mam nadzieję, że moje przemyślenia na temat porozumień roboczych pokazały, że nie są one tylko wytycznymi, ale mogą być żywymi instrumentami współpracy zespołowej. Ciągła refleksja, integracja informacji zwrotnych i adaptacja do zmieniających się warunków mają kluczowe znaczenie dla sukcesu umów roboczych. 

Na koniec jeszcze raz uwaga: Jeśli chcesz wypróbować, jak to jest regularnie analizować Working Agreements w swoich retrospektywach: Możesz uruchomić zwinną retrospektywę bez logowania, w tym przypadku warsztat „Keep, Stop, Start”. 

Alternatywnie, po prostu przekaż naszą stronę odpowiedzialnym współpracownikom: www.echometerapp.com.