5 szablonów Whiteboard do burzy mózgów w retrospektywach

Oprócz zabawy i budowania zespołu w retrospektywie, ważne jest również, aby przeprowadzić burzę mózgów i zarejestrować znaczące działania. Szablony tablic mogą być tutaj bardzo pomocne. W tym artykule przedstawimy Ci 5 podstawowych szablonów tablic i wyjaśnimy, jak możesz ich używać w różnych przykładach.

Szablon do tablicy retro #1: Metoda “5x dlaczego”

Kiedy możesz użyć “5x Dlaczego” w retrospektywie?

Przed rozpoczęciem burzy mózgów nad działaniami w ramach retrospektywy należy upewnić się, że problem został wystarczająco dobrze zrozumiany. Często członkowie zespołu mają różne perspektywy na dany problem. Dzielenie się tymi perspektywami pomaga w wypracowaniu wspólnego zrozumienia, co zwiększa skuteczność działań. Szablon tablicy interaktywnej “5x Dlaczego” umożliwia usystematyzowanie tego procesu. Można go łatwo używać razem z szablonem retrospektywy i doskonale go uzupełnia.

Oto jak działa metoda “5x Why”

Zaczynasz od problemu, który zidentyfikowałeś w fazie “Zbieranie danych” retrospektywy i zadajesz pytanie, dlaczego problem istnieje. Odpowiedź na to pytanie jest zapisywana w szablonie. Następnie przechodzimy o jeden poziom głębiej i ponownie zadajemy pytanie “dlaczego?”. Poprzez ten łańcuch pytań “dlaczego” zbliżamy się do rzeczywistej przyczyny i możemy odkryć różne alternatywne rozwiązania po drodze.

Po powtórzeniu pytania “Dlaczego?” do 5 razy, zespół może przeprowadzić burzę mózgów, które “Dlaczego” oferuje dobre podejście do rozwiązania.

Praktyczny przykład “5x Why” w stylu retro

Bardzo dobrym przykładem powstawania nowych perspektyw dzięki modelowi “5x Dlaczego” są wysokie koszty czyszczenia Pomnika Waszyngtona:

ProblemKoszty czyszczenia pomnika Waszyngtona ogromnie rosną.

Dlaczego 1Dlaczego koszty sprzątania rosną? → Ponieważ jest tak dużo ptasich odchodów.

Dlaczego 2Dlaczego jest tak dużo ptasich odchodów? → Ponieważ pomnik przyciąga tak wiele ptaków.

Dlaczego 3Dlaczego pomnik przyciąga tak wiele ptaków? → Ponieważ jest tam tak wiele owadów.

Dlaczego 4Dlaczego na pomniku jest tak wiele owadów? → Ponieważ jest oświetlony przez wiele godzin wieczorem.

Dlaczego 5Dlaczego pomnik jest oświetlony? → Ponieważ jest bardziej atrakcyjny dla turystów.

Możliwe rozwiązania zgodnie z badaniami nad podstawową przyczyną:

• Mniej oświetlenia dla pomnika
• Używaj oświetlenia, które przyciąga mniej owadów

Szablon do tablicy retro #2: Diagram rybiej ości (Ishikawa)

Kiedy używać diagramu Fishbone w retrospektywie?

Podobnie jak w przypadku “5x Dlaczego”, ten szablon tablicy interaktywnej ma na celu zbadanie podstawowych przyczyn. W przeciwieństwie do “5x Dlaczego”, tutaj chodzi o podzielenie podstawowych przyczyn na różne kategorie, aby stworzyć jak najszerszą perspektywę.

Jak działa diagram rybiej ości

Problemem, który należy leczyć, jest głowa ryby. W pierwszym kroku określa się kategorie, w których podejrzewa się główne przyczyny. Tutaj możesz odnieść się do różne standardy lub przeprowadź burzę mózgów w zespole.

Po zdefiniowaniu kategorii, każdy członek zespołu może przeprowadzić burzę mózgów w ramach tej kategorii i przedstawić je grupie. Na podstawie opracowanych głównych przyczyn możesz następnie zdecydować jako zespół, które punkty początkowe chcesz wykorzystać do działania.

Praktyczny przykład diagramu rybiej ości w stylu retro

Przyjrzyjmy się diagramowi rybiej ości na przykładzie opóźnień pociągów:

Problem50% pociągów dalekobieżnych w Niemczech spóźnia się o ponad 60 minut.

Burza mózgów dotycząca kategorii głównych przyczyn:

• Planowanie trasy
• Sieć kolejowa
• Wpływ pogody
• Pociąg sam w sobie
• Stacja i tory
• Przesiadki i pociągi łączone

Opierając się na tych kategoriach, można teraz przeprowadzić burzę mózgów. Konkretne przyczyny źródłowe są ukryte w każdym przypadku. Przykładami mogą być:

• Planowanie trasy

  • Zbyt mała częstotliwość pociągów na linii
  • Zbyt mało możliwości alternatywnych tras
  • Zbyt długi proces zatwierdzania tras alternatywnych
  • …

• Sieć kolejowa

  • Zaległości podczas prac konserwacyjnych
  • Awarie związane z zasilaniem określonej serii
  • …

• …

W oparciu o zebrane powody możesz teraz ocenić, którymi działaniami możesz zająć się jako zespół.

Szablon do tablicy retro #3: Matryca wysiłek-efekt

Kiedy możesz użyć macierzy wysiłek-efekt w retrospektywie?

Podczas retrospektyw często zdarza się, że w pomieszczeniu znajduje się wiele możliwych działań. Wtedy ważne jest, aby rozważyć, które pomysły na działania są najbardziej obiecujące. Jest to dokładnie ten rodzaj sytuacji, w której przydatna jest macierz wysiłek-efekt.

Oto jak działa macierz wysiłek-efekt

Macierz opisuje “wysiłek” na poziomej osi X. Im bardziej na prawo znajduje się dany temat, tym większy jest zakładany wysiłek. Pionowa oś Y z kolei opisuje przypuszczalny efekt, jaki miałby przynieść dany środek. Z wynikowych ćwiartek wyłaniają się następujące kategorie środków:

• Wypełniacze (na dole po lewej): Środki, które są łatwe do wdrożenia, ale nie mają większego wpływu.
• Szybkie zwycięstwa (u góry po lewej): Łatwe do wdrożenia środki o dużym wpływie
• Duże projekty (w prawym górnym rogu): Opracuj działania o dużym wpływie
• Zadania niewdzięczne (prawy dolny róg): Skomplikowane działania o niewielkim wpływie

Tendencja jest zatem następująca: im dalej środek jest umieszczony w lewym górnym rogu, tym lepiej. Dokładne rozmieszczenie proponowanych środków powinno zostać omówione wspólnie w zespole.

Praktyczny przykład macierzy wysiłek-wpływ w stylu retro

Zilustrowane przykładem “Zbyt wolna informacja zwrotna na temat zgłoszeń do pomocy technicznej”, miary z kwadrantów w macierzy wpływu-wysiłku mogą wyglądać następująco:

Uzupełnienia (na dole po lewej):

• Odpowiadaj na zgłoszenia do pomocy technicznej z automatycznym potwierdzeniem odbioru (jest to proste, ale prawdopodobnie nie jest satysfakcjonujące dla klienta jako samodzielna zmiana).

Szybkie zwycięstwa (u góry po lewej):

• Przypisanie roli “pierwszego reagującego” w celu uniknięcia rozproszenia odpowiedzialności (jeśli rozproszenie odpowiedzialności jest główną przyczyną długiego czasu reakcji, środek ten może być bardzo skuteczny).

Główne projekty (u góry po prawej):

• Skonfiguruj sztuczną inteligencję, która automatycznie przetworzy do 80% zgłoszeń o wsparcie (jest to prawdopodobnie duży projekt, ale jeśli się powiedzie, może również zaoferować odpowiednią trwałą wartość dodaną).

Niewdzięczne zadania (prawy dolny róg):

• Przebuduj mapę procesów dla żądań pomocy technicznej (zakładając, że mapa procesów jest nieaktualna, ale i tak jest mało używana, a zatem aktualizacja prawdopodobnie nie miałaby większego wpływu).

Szablon do tablicy retro #4: Kręgi wpływu

Kiedy używać kręgów wpływu w retrospektywie?

Wiele problemów pojawiających się podczas retrospektywy będzie miało charakter międzyzespołowy. Oznacza to, że nie wszystkie rozwiązania znajdują się w sferze wpływów zespołu. Model kręgów wpływu oferuje dobre podejście do wyjaśnienia, które inicjatywy mogą jednak zostać zainicjowane na poziomie indywidualnym lub zespołowym.

Jak działają kręgi wpływu

Po zdefiniowaniu problemu rozpoczyna się pierwsza faza burzy mózgów. Tutaj pierwszą rzeczą jest to, co każdy członek zespołu może zrobić indywidualnie, aby rozwiązać problem lub przynajmniej złagodzić jego negatywne skutki. To samo dotyczy poziomu zespołu i organizacji.

Celem jest ustalenie, co sam zespół może zmienić, aby jak najlepiej dostosować się do warunków ramowych organizacji. W przypadku rozwiązań spoza zespołu ważne jest, aby przeprowadzić burzę mózgów, które zmiany w organizacji można zasugerować. Rozwiązywanie problemów w ramach organizacyjnych poza zespołem może być również cennym środkiem.

Praktyczny przykład kręgów wpływu w stylu retro

Zilustrujmy model zakresu na przykładzie problemu “kamienie milowe produktu nie zostały osiągnięte”:

Co każdy może zrobić dla siebie?

• Aktywnie zastanawiaj się, jakie warunki wstępne muszą być spełnione, abyś mógł wnieść własny wkład (w celu wcześniejszego zidentyfikowania opóźnień spowodowanych czynnikami zewnętrznymi).
• Aktywnie dziel się w zespole tym, jak wiele niepewności nadal istnieje w realizacji tematów (aby na wczesnym etapie wyjaśnić, że pakietów roboczych nie można jeszcze dokładnie oszacować).

Co możemy zrobić jako zespół?

• Dąż do aktywnej wymiany informacji z innymi zespołami produktowymi w celu identyfikowania problemów z interfejsem na wcześniejszym etapie.

Jakie zmiany w organizacji możemy stymulować?

• Zaproponuj 1-tygodniową fazę “ochłonięcia” między sprintami.
• Zaproponuj wprowadzenie lepszej logiki dokumentacji dla wymagań i zależności.

Szablon do tablicy retro #5: Hipoteza i eksperyment

Kiedy używać szablonu eksperymentu w retrospektywie?

W retrospektywach zwykle planuje się zbyt ambitne działania. Podczas wdrażania tych dużych działań, codzienna działalność staje na przeszkodzie, a wdrożenie działania zatrzymuje się, dopóki nie zostanie porzucone pod stołem. Jeśli przytrafi Ci się taka sytuacja, szablon “eksperymentu” może pomóc Ci w zmniejszeniu liczby działań i zwiększeniu szybkości i prawdopodobieństwa ich wdrożenia.

Oto jak działa szablon eksperymentu

Po zdefiniowaniu problemu, następnym krokiem jest opisanie stanu docelowego. Ważne jest, aby zrozumieć, co dokładnie zmieni się w stanie docelowym i dlaczego jest to tak ważne. Następnym krokiem jest burza mózgów na temat tego, dlaczego ten stan docelowy nie został jeszcze osiągnięty i jakie przeszkody należy pokonać, aby go osiągnąć.

Teraz jest to kwestia udowodnienia tych hipotez poprzez eksperymenty, które są tak małe, jak to tylko możliwe. Stan docelowy nie musi być jeszcze osiągnięty. Zamiast tego należy skupić się na weryfikacji hipotezy. W ten sposób szablon pomaga zespołowi myśleć małymi krokami.

Praktyczny przykład szablonu eksperymentu w stylu retro

W praktyce przykład pracy z eksperymentami może wyglądać następująco:

ProblemWizja produktu stawia przed nami więcej pytań niż daje odpowiedzi.

Stan docelowyWizja produktu daje nam orientację i bezpieczeństwo w podejmowaniu codziennych decyzji w zespole niezależnie i wymaga mniejszej koordynacji z właścicielem produktu.

HipotezaZbyt mało mówimy o konkretnej mapie drogowej tego, jak chcemy osiągnąć wizję produktu.

Możliwe eksperymenty:

• Wstaw nowe pole w epice, w którym właściciel produktu krótko wyjaśnia strategiczne znaczenie i perspektywę.
• Przeprowadź warsztaty na temat wizji produktu i planu działania z właścicielem produktu.

Jak wskazano, możliwe eksperymenty z burzy mózgów powinny być małymi, łatwymi do wdrożenia środkami. Eksperymenty te niekoniecznie rozwiążą problem całościowo. Dlatego też wyniki i doświadczenia z eksperymentów powinny być aktywnie wykorzystywane w przyszłych retrospektywach w celu podjęcia decyzji na podstawie nowych wniosków (hipoteza potwierdzona lub odrzucona?), czy potrzebne są dalsze działania, a jeśli tak, to które z nich byłyby obiecujące.

Korzystanie z szablonów tablic w retrospektywach

Samo posiadanie kilku szablonów do burzy mózgów nie wystarczy. Musisz także ocenić dla każdej sytuacji, który szablon z jaką metodologią jest odpowiedni. Mamy nadzieję, że przykłady pomogą Ci to łatwiej ocenić.

Wskazówka dla użytkowników Echometer

Podczas retro możesz po prostu wybrać jeden z sugerowanych szablonów tablicy dla każdego tematu na kanwie retro, niezależnie od tego, którego szablonu retrospektywnego używasz. Jeśli utworzyłeś własne szablony tablicy, są one również dostępne do wyboru tutaj: