5 szablonów zaproszeń e-mail na spotkania indywidualne
Wprowadzając spotkania indywidualne między menedżerami a pracownikami, jednym z pierwszych kroków jest zazwyczaj wysłanie zaproszenia do członków zespołu. Sformułowanie zaproszenia, a nawet jego temat mogą mieć wpływ na powodzenie pierwszych spotkań indywidualnych lub ocen pracowniczych.
Oto kilka szablonów i przykładów tego, jak może wyglądać zaproszenie e-mailowe lub zapytanie na spotkanie indywidualne.
Jeśli interesują Cię szczegółowe szablony na różne spotkania jeden na jeden (np. cotygodniowe, coroczne, 1-1 z trudnymi pracownikami…), zajrzyj do odpowiedniego artykułu: 15 sprawdzonych szablonów spotkań 1-1 do edycji (za darmo) .
Krótko i zwięźle
Standardowy szablon zaproszeń e-mail dla pracowników na spotkania indywidualne.
Jeśli nie ma konkretnego powodu związanego z pracownikiem, aby wprowadzić spotkania 1 na 1 lub regularne rozmowy oceniające, możesz skorzystać z poniższego szablonu wiadomości e-mail z zaproszeniem.
Zawiera on wszystkie punkty, które powinny znaleźć się w klasycznym szablonie wiadomości e-mail:
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Zgodnie z ustaleniami, chciałbym organizować regularne spotkania 1:1 z Tobą, aby omówić Twoje bieżące projekty, wyzwania i cele oraz zapewnić Ci wsparcie, którego potrzebujesz. Spotkania te zapewnią otwartą platformę dla wzajemnych informacji zwrotnych i współpracy.
Chciałbym zorganizować nasze pierwsze spotkanie w dniu [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy Ci to odpowiada. Następnie umieszczę serię dat w kalendarzu.
Proponuję, abyśmy przechowywali tutaj nasze wspólne notatki dotyczące przygotowań do spotkań 1:1, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [Link].
Nie mogę się doczekać rozmowy z Tobą!
Pozdrawiam [Twoje imię]
Przy okazji: Jeśli jesteś menedżerem programistów, poniższy artykuł może Cię zainteresować: 6 Przykłady informacji zwrotnych dla programistów .
Jeśli chcesz dostosować tę wiadomość e-mail, pamiętaj, że jej długość nie powinna przekraczać 125 słów i powinna być podzielona na akapity, które są tak czytelne, jak to możliwe, aby zoptymalizować szybkość czytania i zrozumiałość. Źródło: Optymalna długość wiadomości e-mail
Dostosowane szablony
Przykłady spersonalizowanych zaproszeń dla pracowników na spotkania 1 na 1
Jeśli jednak powód Twojej regularnej rozmowy oceniającej ma charakter indywidualny, powinieneś również uwzględnić to w wiadomości e-mail z zaproszeniem, a być może nawet w temacie wiadomości. Oto kilka przykładów i szablonów tego, jak może to wyglądać w zaproszeniu e-mailowym lub zapytaniu e-mailowym.
Przykład szablonu 1: Zaproszenie e-mail na indywidualne spotkanie z nowymi pracownikami
Częstym powodem rozpoczęcia nowej serii spotkań 1 na 1 jest wprowadzenie i zapoznanie nowych współpracowników. W tym scenariuszu poniższy tekst lub szablon jest odpowiedni dla zaproszenia e-mail:
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Witaj w naszym zespole! Mam nadzieję, że już czujesz, że jesteś z nami w dobrych rękach i udało Ci się zdobyć pierwsze pozytywne wrażenia.
Aby zapewnić Ci jak najlepsze wsparcie podczas okresu wprowadzającego, chciałbym wprowadzić regularne spotkania 1:1 z Tobą. Spotkania te zapewnią platformę do wyjaśnienia twoich pytań, porozmawiania o twoich postępach i wszelkich wyzwaniach oraz pomogą ci dobrze się u nas zaaklimatyzować.
Chciałbym zorganizować nasze pierwsze spotkanie w dniu [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy Ci to odpowiada. Następnie dodam serię dat do naszych kalendarzy.
Proponuję, abyśmy przechowywali nasze wspólne notatki dotyczące przygotowania spotkań 1:1 tutaj, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [link].
Nie mogę się doczekać, aby poznać Cię jeszcze lepiej i pracować z Tobą!
Pozdrawiam [Twoje imię]
Zanim przejdziemy dalej, chciałbym dać ci krótką wskazówkę, jak samodzielnie przenieść spotkanie jeden na jeden na nowy poziom: Z naszym oprogramowaniem do spotkań 1-1 Echometer.
Nasze interaktywne szablony konwersacji nie tylko sprawią, że Twoja rozmowa będzie bardziej zabawna i produktywna, ale także sprawią, że skuteczne działania nagle pojawią się na stole. Wypróbuj poniższy szablon:
„Lubię tego pracownika, ale nie osiąga on pożądanych wyników. Jak mogę do tego podejść w spotkaniach 1:1?”
Rozwiąż to wyzwanie
"Często nie wiem, czy byłem zbyt twardy –, czy zbyt miękki – w moich 1:1, aby mieć pozytywny wpływ".
Rozwiąż to wyzwanie
"Nie mogę rozpoznać żadnych wzorców ani trendów w moich 1:1. Wszystko wydaje się odosobnione".
Rozwiąż to wyzwaniePrzykład szablonu 2: Zaproszenie e-mail na spotkanie indywidualne dotyczące nowej roli pracownika
Wewnętrzna zmiana roli jest również często powodem zaproszenia na spotkanie indywidualne lub regularne rozmowy oceniające. W takim przypadku poniższy tekst lub szablon może być użyty do zaproszenia na rozmowę oceniającą:
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
W związku z tym, że niedawno rozpocząłeś pracę na nowym stanowisku [nowa rola] (jeszcze raz gratuluję!), chciałbym wprowadzić regularne spotkania 1:1 z Tobą. Celem tych spotkań jest wspieranie cię na nowym stanowisku i w realizacji twoich dalszych celów (rozwojowych) oraz omawianie bieżących wyzwań i wzajemnych informacji zwrotnych.
Chciałbym zorganizować nasze pierwsze spotkanie w dniu [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy Ci to odpowiada. Następnie umieszczę serię dat w kalendarzu.
Proponuję, abyśmy przechowywali nasze wspólne notatki dotyczące przygotowania spotkań 1:1 tutaj, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [link].
Z niecierpliwością czekam, aby towarzyszyć Ci w nowej roli i wspólnie pracować nad Twoim sukcesem!
Pozdrawiam [Twoje imię]
Przykład szablonu 3: Zaproszenie na spotkanie indywidualne w przypadku problemów z wydajnością
Może to być szczególnie delikatne, jeśli powodem spotkania 1 na 1 lub rozmowy oceniającej są problemy z wydajnością pracownika. Poniższy przykład tekstu wiadomości e-mail powinien być prawdopodobnie dostosowany do sytuacji:
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Chciałbym prowadzić z Tobą regularny dialog, aby rozmawiać o Twoich zadaniach, wyzwaniach i celach. Chcę mieć pewność, że otrzymasz wsparcie, którego potrzebujesz, aby pokonać potencjalne przeszkody i osiągnąć najlepsze możliwe wyniki pracy.
Chciałbym zaplanować nasze pierwsze spotkanie 1:1 na [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy to Ci odpowiada. Następnie umieszczę serię spotkań w kalendarzu.
Aby spotkania były efektywne, proponuję przechowywać notatki i punkty porządku obrad tutaj, abyśmy oboje mieli do nich dostęp: [link].
Z niecierpliwością czekam na wspólne rozwijanie Twojego potencjału i wspieranie Cię na Twojej drodze.
Pozdrawiam [Twoje imię]
Przykład szablonu 4: Zaproszenie e-mailowe na spotkanie indywidualne w przypadku sytuacji konfliktowych lub problemów z komunikacją
Nie tylko problemy z wydajnością, ale także regularne konflikty i problemy z komunikacją mogą być powodem do wprowadzenia spotkań 1:1 lub regularnych rozmów oceniających. Poniższy przykład lub szablon wiadomości e-mail z zaproszeniem odnosi się bezpośrednio do tej kwestii:
Witaj [imię i nazwisko pracownika],
Chciałbym prowadzić z Tobą regularny dialog na temat pracy zespołowej i komunikacji. Moim celem jest wspieranie cię w efektywnej współpracy z kolegami i promowanie otwartego i konstruktywnego środowiska pracy.
Chciałbym zaplanować nasze pierwsze spotkanie 1:1 na [data i godzina]. Spotkanie trwa około [czas trwania] minut. Proszę, daj mi znać, czy to Ci odpowiada. Następnie umieszczę serię spotkań w kalendarzu.
Aby spotkania były efektywne, proponuję zapisywać notatki i przemyślenia tutaj: [link].
Z niecierpliwością czekam na wzmocnienie pracy zespołowej w otwartej wymianie z Tobą.
Pozdrawiam [Twoje imię]
Odpowiedni temat wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie 1:1
Odpowiedni temat wiadomości e-mail z zaproszeniem do pracowników na rozmowy oceniające (4 sugestie)
To, czy zaproszenie e-mail zostanie otwarte i poziom uwagi, z jakim treść Twojego tekstu zostanie przeczytana, zależy również od odpowiedniego tematu wiadomości e-mail. Temat wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie 1 na 1 powinien być zawsze krótki i zwięzły. Optymalny temat wiadomości e-mail ma od 30 do 50 znaków lub od 4 do 7 słów. Zobacz: Idealna długość tematu wiadomości
Temat wiadomości e-mail z zaproszeniem na indywidualne spotkania lub regularne oceny pracowników może brzmieć na przykład tak:
- Nowość: Nasze osobiste spotkania 1:1
- Start: spotkania 1:1 rozpoczynające się w przyszłym tygodniu
- Ważne informacje z wyprzedzeniem: spotkania 1:1 rozpoczynają się w przyszłym tygodniu
- Spotkania 1:1 ([imię i nazwisko pracownika] + [Twoje imię i nazwisko])
W temacie wiadomości e-mail niekoniecznie powinieneś podawać indywidualne powody, dla których warto skorzystać z metody 1 na 1. Na to przyjdzie czas w dalszej części wiadomości e-mail lub w samym tekście szczegółowym (zobacz szablony).
Ostatnim czynnikiem, który jest niezwykle ważny dla skuteczności e-maila z zaproszeniem na One-One-One lub regularnych ocen pracowniczych, dzielę się z Tobą w ostatniej sekcji: Osobista rozmowa przed oficjalną, profesjonalną prośbą o e-mail.
Jeśli chcesz również przenieść swoje rozmowy na nowy poziom, mogę polecić Ci dobre szablony - zobacz na przykład nasz post na ten temat: 7 szablonów do regularnych rozmów kontrolnych z pracownikami .
A jeśli jesteś zainteresowany ogólnym wprowadzeniem do regularnych spotkań indywidualnych, zapoznaj się z naszym postem na ten temat: Przewodnik: 6 wskazówek dotyczących udanych rozmów 1 na 1.
Nie zapomnij o słownym zaproszeniu
Ważne: Osobista rozmowa z pracownikami przed wysłaniem wiadomości e-mail z zaproszeniem.
Zanim wyślesz swoim pracownikom szablon wiadomości e-mail z nowymi ocenami pracowniczymi, powinieneś ogłosić je z wyprzedzeniem podczas bezpośredniego spotkania. Podczas spotkania twarzą w twarz od razu dowiesz się, czy pracownicy rozumieją cel spotkań indywidualnych i będziesz miał okazję podkreślić ich aktywną rolę w kształtowaniu spotkań 1-1 lub regularnych ocen pracowniczych.
Podczas rozmowy możesz również skuteczniej wyjaśnić, w jaki dzień tygodnia, o której godzinie i na jak długo powinny być ustalane spotkania 1:1. Jeśli to możliwe, odpowiedz na preferencje pracownika lub przynajmniej pokaż, że perspektywa twojego odpowiednika jest dla ciebie ważna.
Oficjalny, profesjonalny e-mail z zaproszeniem powinien zasadniczo odzwierciedlać treść osobistej rozmowy kwalifikacyjnej i, jeśli to możliwe, bezpośrednio odnosić się do pytań, o których pracownicy wspomnieli podczas poprzedniej rozmowy.
Przy okazji, jeśli twoje pierwsze indywidualne spotkanie z nowym pracownikiem jest tuż za rogiem, mogę polecić nasz artykuł na ten temat: 5 wskazówek dotyczących indywidualnych spotkań z nowymi pracownikami .
Seria terminów spotkań 1:1
Zaproszenie do kalendarza dla pracowników na spotkania 1 na 1
Oprócz wiadomości e-mail, prawdopodobnie wyślesz również serię zaproszeń na spotkania indywidualne bezpośrednio do swoich pracowników. W takim zaproszeniu lub szablonie kalendarza powinieneś zawrzeć następujące treści:
- Imiona i nazwiska obu uczestników powinny pojawić się w temacie serii spotkań
- Czas trwania i częstotliwość powinny zostać uzgodnione z wyprzedzeniem
- Opis w zaproszeniu powinien zawierać link do twoich notatek 1:1
- Cel rozmowy 1:1 powinien zostać powtórzony w zaproszeniu lub opisie.
Oficjalny lub profesjonalny tekst Twojego zaproszenia do kalendarza na spotkanie one-to-one może wyglądać na przykład tak:
Tytuł
Miesięcznie 1:1 (Jean i Christian)
data
2024-12-14, powtarzające się co miesiąc
Czas trwania
30 minut
Opis
Cel: Koordynacja wzajemnych oczekiwań, informacje zwrotne i dyskusja na temat celów rozwojowych i powiązanych środków.
Link do naszych wspólnych notatek: echometerapp.com/one-on-ones/…
Zacznij teraz od zaproszenia na spotkania 1:1
Podsumowanie - Czy nadal brakuje ci czegoś, aby przygotować się do 1:1?
Mamy nadzieję, że ten tekst dał ci dobre wyczucie tego, co może być zawarte w zapytaniu e-mailowym o regularne spotkanie 1-1. Podaliśmy również kilka przykładów i szablonów tematu, które powinny Ci pomóc.
Jeśli jesteś nieco bardziej kreatywny i chciałbyś mieć nietypową nazwę dla swojej serii spotkań one-to-one, możesz znaleźć kilka przykładów na ten temat na naszym blogu.
Czy masz wrażenie, że możesz wyciągnąć jeszcze więcej ze spotkań indywidualnych? W takim razie nasze oprogramowanie do spotkań 1 na 1 Echometer może Ci pomóc. Dzięki naszym interaktywnym szablonom spotkań, nie tylko twoje spotkanie stanie się bardziej zabawne i produktywne, ale skuteczne działania nagle pojawią się organicznie na stole. Wypróbuj poniższy szablon:
Bez zbędnej gadaniny, bez niezręcznych przerw. Ten szablon 1:1 po prostu zawsze działa.
💬 Z szablonu:
- Z jakiego osiągnięcia jesteś dumny, a którego mogłem nie zauważyć?
- Jaka drobna zmiana natychmiast usprawniłaby twoją pracę?
- Na co chciałbyś poświęcić więcej czasu w pracy?
…
