Hoe kun je de communicatie in een softwareontwikkelingsteam op afstand verbeteren?
Er zijn verschillende maatregelen en benaderingen om de communicatie te verbeteren in virtuele of externe engineeringteams van softwareontwikkelaars en software-ingenieurs. Het maakt niet uit of het gaat om front-end, back-end of andere meer gespecialiseerde softwareontwikkelaars.
Hier is een tabel met mijn persoonlijke beoordeling van hoe effectief de maatregelen in elk geval zijn. Dit zal je helpen om de juiste maatregelen te kiezen.
| Waardering | Context | |
| Individuele persoonlijke relaties versterken in 1-1 vergaderingen | 3: Hoge impact | De goede persoonlijke relatie helpt om werknemers communicatievaardigheden aan te leren (kan worden ondersteund met tools zoals Echometer) |
| Asynchrone communicatie versterken | 2: Gemiddeld effect | Kan de werkfocus van werknemers vergroten, maar vereist goede relaties en vaste regels |
| Duidelijke communicatierichtlijnen introduceren | 2: Gemiddeld effect | Helpt om samen te verbeteren in dit opzicht, maar vereist een bepaald niveau van motivatie en volwassenheid in het team |
| Gebruik goede communicatiemiddelen | 2: Gemiddeld effect | Een voorwaarde voor goede communicatie, maar niet genoeg |
| Goede Agile retrospectieven uitvoeren | 3: Hoge impact | Kunnen uiterst effectief zijn in het continu verbeteren van de communicatie - vooral bij gebruik van softwaretools zoals Echometer |
| Het goede voorbeeld geven | 3: Hoge impact | Eenvoudig te implementeren en zeer effectief als je de verwachtingen parallel binnen het team transparant maakt |
| Pair Programming Rotatie | 3: Hoge impact | Communicatie tussen collega’s zorgt voor goede onderlinge relaties en meer vertrouwen om zich open te stellen in het team |
| Richtlijnen voor codebeoordeling | 1: Laag effect | Wordt ervaringsmatig zelden na de creatie nog bekeken - gerichte agile retrospectieven als “gewoonte” zijn dan effectiever |
| “Launch Fridays” - Demo van de meest recente release | 2: Gemiddeld effect | Helpt specifiek bij het bevorderen van communicatie over taken, maar niet bij het bevorderen van de basisprincipes van goede communicatie (bijv. psychologische veiligheid) |
| Maandelijkse “Tech Show & Tell” - Ontwikkelaars delen iets dat ze hebben gebouwd/geleerd | 2: Gemiddeld effect | Ontspannen sfeer leidt tot het opbouwen van relaties, maar leidt niet noodzakelijk tot onmiddellijke verbeteringen in het dagelijks leven |
| Een #wins of #gratitude kanaal met “dank je wel”, hulp en mentoring | 1: Laag effect | Aanvankelijk nuttig, maar later vaak niet meer actief gebruikt in het team omdat er geen regelmatige trigger is (zoals bij retrospectives) |
| “Remote Kaffee” - een bot koppelt wekelijks teamleden voor ontspannen gesprekken | 3: Hoge impact | Communicatie tussen collega’s zorgt voor goede onderlinge relaties en meer vertrouwen om zich open te stellen in het team |
Om je wat meer achtergrond te geven bij mijn beoordeling van de maatregelen, lees je hier wat ik in gedachten had:
- Hoe gemakkelijk is de maatregel te implementeren?
- Hoe duurzaam is de maatregel?
- Wat is het potentiële effect van deze maatregel?
- In hoeverre draagt de maatregel bij aan de basis van goede communicatie: een gemotiveerd team met vertrouwensvolle, positieve relaties met elkaar?
Vervolgens heb ik een korte stap-voor-stap handleiding die de maatregelen chronologisch categoriseert.
Stap-voor-stap handleiding: Communicatie in IT-teams verbeteren
Hier volgt een korte stap-voor-stap handleiding als je de communicatie in je team wilt verbeteren op basis van de hierboven genoemde maatregelen.
- RelatieBouw als manager een positieve relatie op met je medewerkers of direct reports. Softwaretools zoals Echometer kunnen je helpen bij tweewekelijkse één-op-één gesprekken.
- Informele afsprakenInformele afspraken zoals gezamenlijke lunches (op afstand of virtueel) en wandelingen zijn ook erg nuttig om de relaties binnen het team te verbeteren.
- Verwachtingen stellenZodra de relaties in het team zijn opgebouwd, kun je samen communicatierichtlijnen en richtlijnen voor code review etc. definiëren om er later regelmatig over na te denken in je retrospectives.
- Het goede voorbeeld gevenZodra je duidelijkere werkregels hebt opgesteld, is het jouw taak als manager om deze op een voorbeeldige en transparante manier te demonstreren en om ze van het team te eisen.
- Pair Programming RotatiePair programming helpt bij zowel de professionele als de persoonlijke ontwikkeling van werknemers en versterkt het relatienetwerk verder.
- Agile Terugblik met Echometer: Sprint retrospectieven zijn de garantie dat jullie je communicatiedoelen regelmatig reflecteren en dus duurzaam verbeteren - juist de Echometer softwaretool heeft goede sjablonen om jezelf m.b.t. communicatie te verbeteren
Met dit proces zou je als IT-manager een duidelijker beeld moeten hebben van hoe je te werk moet gaan bij het verbeteren van de communicatie in je software engineeringteam of ontwikkelteam.
FAQ’s: Veelgestelde vragen
Hier volgen enkele veelgestelde vragen in deze context.
Wat is de meest effectieve manier om de communicatie in engineeringteams op afstand te verbeteren?
Dat hangt sterk af van je team en het niveau van volwassenheid. Eigenlijk is de combinatie van verschillende ingrediënten cruciaal:
- Het creëren van psychologische zekerheid in het team, gekoppeld aan de
- Creëren van duidelijke verwachtingen van de communicatieprocessen, gekoppeld aan
- Regelmatige trigger om te reflecteren op communicatie en deze verder te verbeteren, waarvoor agile retrospectives bij uitstek geschikt zijn
De retrospectieve softwaretool Echometer heeft zelfs sjablonen die je helpen om de communicatie in je team te reflecteren - hier kun je rondsnuffelen: https://my.echometerapp.com/retro-setup
Wat zijn de minst aanbevolen maatregelen om de communicatie in virtuele of externe softwareontwikkelingsteams te verbeteren?
Mijn ervaring is dat iets als richtlijnen voor code review of #gratitude channels misschien kortetermijneffecten hebben, maar zonder regelmatige reflectietriggers leiden ze niet tot duurzame verbeteringen. Alleen in combinatie met regelmatige agile retrospectives ontwikkelen ze een zekere kracht.
Welke trucs of hulpmiddelen zijn er om de communicatie in virtuele software engineeringteams op afstand te verbeteren?
Een “truc” is in zekere zin, vooral bij teams die elkaar niet goed kennen, om aanvankelijk veel waarde te hechten aan het opbouwen van psychologische veiligheid in het team. Dat kan vooral door een goede foutcultuur van de leidinggevende - toon je kwetsbaar en praat over je fouten!
De sprint retrospective softwaretool Echometer is een hulpmiddel dat helpt om de communicatie in softwareontwikkelingsteams duurzaam te verbeteren. Met behulp van verschillende op psychologie gebaseerde sjablonen helpt het om regelmatig na te denken over en verbeteringen aan te brengen in de basisprincipes van goede communicatie, zoals psychologische veiligheid en duidelijke processen.
