De ultieme gids voor succesvolle team retrospectives (deel 1): 3 tips voor het introduceren van retrospectives
Terugblikken moeten onderhoudend en gevarieerd zijn, maar ze moeten vooral over één ding gaan: Teams vooruit helpen. In deze serie artikelen delen we een aantal tips over hoe je kunt slagen.
Het doel is om je praktisch advies te geven over hoe je je team enthousiast kunt maken voor retros, om een frisse wind door de teamdynamiek te laten waaien en om het verlangen naar retros (opnieuw) aan te wakkeren.
Eerst het belangrijkste: Goede retros hebben toegewijde teams nodig.
Ik, telkens weer.
1. De vraag naar betekenis stellen
”Begin met het waarom”
Om retrospectieven echt te laten werken, is een betrokken team nodig dat waarde voor zichzelf ziet in de retros. Als deze fundamentele vraag naar het ‘waarom’ niet wordt beantwoord, zal het in stressvolle fasen steeds weer aanvoelen alsof je het team met de retros zelfs nog tijd ontneemt - geen fijn gevoel.
Dus wat is het nut van retrospectives voor je team? En waarom is je tijd goed geïnvesteerd in de retrospectives? Deze vraag moet openlijk worden besproken in het team. De ervaring leert dat de volgende stof tot nadenken geschikt is:
- Wat is ons gezamenlijke teamdoel?
- Welke kritische succesfactoren kan het team beïnvloeden om dit doel te bereiken? Of: Als we als team falen, wat zou dan de reden zijn? (zie methode Pre-mortem )
Het doel van deze vragen is om de teamleden ervan bewust te maken dat het bereiken van het teamdoel niet bereikt kan worden door individuele prestaties, maar dat er onderlinge afhankelijkheden zijn die samenwerking vereisen.
Overal waar samenwerking tussen meerdere mensen of teams nodig is, zijn er verschillende manieren om deze samenwerkingsinterfaces te ontwerpen. Elke ontwerpvariant brengt voor- en nadelen/“vooraf bepaalde breekpunten” met zich mee.
Voorbeeld: Als alle teams hun todo’s vastleggen op een gemeenschappelijk Kanban-bord, heeft dit het voordeel van een goed overzicht van teamoverstijgende afhankelijkheden. Tegelijkertijd hebben individuele teams minder vrijheid om hun Kanban-borden te ontwerpen: Kolommen en kleurenschema’s kunnen bijvoorbeeld centraal worden gedefinieerd.
De bijl slijpen
Conflicten zijn daarom onvermijdelijk en kunnen bij twijfel niet worden voorkomen. Daarom is het zo belangrijk om in de retrospectives ruimte te creëren voor het afwegen van de voors en tegens en ook voor beslissingen over actiepunten (en experimenten) in het team.
Uiteindelijk gaat het erom de hulpmiddelen (in de breedste zin van het woord ook de werkomgeving) in vraag te stellen en ze aan te passen aan iemands behoeften om de teamdoelen beter te bereiken. In het dagelijks leven zijn mensen vaak zo gefocust op hun bijdrage en hun taken dat het moeilijk is om deze optimalisatiemogelijkheden te identificeren. Deze strip illustreert deze filosofie levendig:
2. Betrokkenheid in het team
In het beste geval heeft het beantwoorden van de zingevingsvraag een aantal succesfactoren en randvoorwaarden aan het licht gebracht die alleen zinvol beïnvloed of gevormd kunnen worden door gezamenlijke reflectie in het team. De retrospectives geven het team de ruimte voor reflectie. Tegelijkertijd moeten alle teamleden zich inzetten om een actieve bijdrage te leveren.
Betrokkenheid door besluitvorming in teamverband
Over het algemeen is het zinvol om de beslissing over de invoering van retrospectieven in het team te nemen en daarbij ook de duur en frequentie van de retrospectieven gezamenlijk in het team vast te stellen. Of je deze nu wekelijks, elke 2 weken of elke 3 weken plant - het belangrijkste is dat alle teamleden zich committeren om dit ritme minstens gedurende een testperiode aan te houden.
Helemaal in de agile geest moet namelijk ook dit ritme regelmatig in twijfel worden getrokken. Communiceer daarom het gekozen ritme actief als een ‘te controleren experiment’. Dat zal weerstand in het team verminderen en laat zien dat er waarde wordt gehecht aan actieve medezeggenschap in het team.
Omgaan met bezwaren
Belangrijk: Er zouden reacties kunnen komen als “Hebben we wel retrospectieven nodig? Ons team is toch te goed voor retrospectieven”. Nee. Geen enkel team is te goed voor retrospectieven! In dit artikel in het Engels zijn er een paar goede antwoorden op de klassieke twijfels, zoals “Hebben we in elke sprint een retrospectief nodig?” enz.
Probeer Echometer nu gratis uit & maak gevarieerde retrospectives gemakkelijk voor al je teams!
3. Ontwikkel een agile mindset
Veel teams hebben nog nauwelijks raakvlakken gehad met agile werken en de voor retrospectieven noodzakelijke feedbackcultuur. En zelfs veel teams die al langer “agile” werken, zijn niet noodzakelijk vertrouwd met de agile mindset - laat staan dat ze het naleven.
Hoewel methodes relatief eenvoudig aan te passen zijn, kost het tijd voordat teams zich een nieuwe mindset eigen kunnen maken en er succesvol mee kunnen werken. Daarom zou het, vooral bij de introductie van retrospectives, onderdeel moeten zijn van de inventarisatie om na te denken over de implementatie van de agile waarden in het team en het vervolgens ook een onderwerp moeten maken in de retrospectives op een continue basis. Je kunt meer vinden over het onderwerp agile waarden en hoe je ze concreet kunt gebruiken in onze Blogartikel over de agile waarden.
Conclusie
We hopen dat deze punten je waardevolle stof tot nadenken hebben gegeven die je zullen helpen om retrospectives in je team te introduceren. Wat zijn jouw ervaringen met de introductie van agile retrospectives? Welke tips had je destijds graag gehad?
Overigens: Bij het invoeren van retrospectieven kunnen we jullie helpen: We hebben hier speciaal een tool voor ontwikkeld - rechtstreeks vanuit de psychologische faculteit van de Universiteit van Münster. Hieronder vind je de mening van Nicole over onze tool.
En als je wilt, kun je hieronder nog meer informatie vinden 🙂
De begeleiding van agile teams heeft aangetoond dat Echometer vooral de minder ervaren moderators helpt om in retrospectieven te schitteren. Het biedt hen een eenvoudige manier om gestructureerde en doelgerichte retrospectieven uit te voeren. — Nicole Röttger, Managing Director, Apiarista GmbH
Wil je ondersteuning bij het invoeren van retrospectives? Of ben je al een professional? Het maakt niet uit: onze tool kan je met beide helpen, gebaseerd op psychologische inzichten. Meer informatie vind je hier:
Retrospectief met toegevoegde waarde met één druk op de knop
