1:1 gesprek met een moeilijke werknemer? 7 tips & sjabloon

Een een-op-een gesprek met een - subjectief gezien - moeilijke medewerker kan aanvoelen als een schaakpartij: elke zet moet goed overwogen zijn, anders raak je in de verdediging. 

Niemand kijkt uit naar zo’n uitdagend één-op-één gesprek. Maar deze gesprekken hebben het potentieel om echte doorbraken te creëren. In plaats van conflicten te vermijden, moeten managers ze zien als een kans: voor duidelijkheid, groei en betere samenwerking – zelfs met de moeilijkste medewerkers. 

Met de juiste strategie – empathie, slimme vragen en duidelijke verwachtingen – kun je het gesprek zo voeren dat beide partijen er uiteindelijk beter van worden.

Of het nu in een digitaal of virtueel één-op-één gesprek is, één-op-één gesprekken bieden ruimte voor feedback en dus persoonlijke ontwikkeling, wat essentieel is in de huidige werkwereld. En in dit artikel geef ik je een aantal goede vragen die je kunt gebruiken in je één-op-één vergadering om een zo productief mogelijk gesprek te voeren.

Allereerst: als je nog steeds niet zeker weet hoe goede één-op-één gesprekken eruit zien, bekijk dan onze gids: De gids met 6 tips voor succesvolle één-op-één gesprekken.

Laten we beginnen met zeven handige en praktische tips voor je beoordelingsgesprek.

Eén-op-één gesprekken met lastige medewerkers - sjabloon, vragen & tips

Tip: Verander de zithouding. In plaats van recht tegenover elkaar te zitten (wat vaak een confronterend effect heeft), probeer een 90-graden houding of een gesprek terwijl je loopt (“walk & talk”). Dit ontspant de sfeer en neemt de druk weg.

Waarom? Mensen voelen zich minder aangevallen als ze niet recht tegenover elkaar zitten. Dit maakt het gesprek meer ontspannen.

2. “Zeg minder, vraag meer – maar anders.”

Tip: Stel vragen die nieuwsgierigheid opwekken. In plaats van “Waarom deed je dat niet?”, vraag “Hoe zou je het probleem oplossen als je volledig de vrije hand had?”.

Waarom? Moeilijke medewerkers blokkeren vaak dingen of gaan in de verdediging. Door open, toekomstgerichte vragen te stellen, geef je hen de kans om zelf actief oplossingen te ontwikkelen.

3. “Maak van verwachtingen een co-ontwerpproject.”

💡 Tip: In plaats van alleen verwachtingen te stellen, vraag je de medewerker om zijn eigen verwachtingen van de samenwerking te formuleren. “Hoe zou jij idealiter onze samenwerking organiseren?”

Waarom? Als mensen hun eigen verwachtingen formuleren, nemen ze automatisch meer verantwoordelijkheid – en is het moeilijker om volledig te weigeren.

4. “Schakel van probleemmodus naar mogelijkheidsmodus.”

💡 Tip: Maak van negatieve situaties een uitdaging: “Stel dat je je eigen raadgever was – welk advies zou je jezelf geven?”

Waarom? Moeilijke werknemers verzetten zich vaak tegen suggesties van anderen. Door hen een nieuw perspectief te geven, verandert u het gesprek van problemen naar oplossingen.

5 “Praat minder, laat mensen meer schrijven.”

💡 Tip: Als gesprekken emotioneel geladen zijn, vraag de werknemer dan om zijn standpunt schriftelijk samen te vatten – voor of na de vergadering.

Waarom? Dit helpt impulsieve reacties te vermijden en dwingt je om jezelf duidelijker te structureren. Wat je hebt opgeschreven kan later ook dienen als gemeenschappelijke referentie.

6. “Luister naar de nuances – niet alleen naar de woorden.”

Tip: Let op lichaamstaal, toon van de stem en kleine reacties. Soms zit er meer informatie in een schouderophalen of een korte pauze dan in de eigenlijke woorden. Vraag in plaats van direct te interpreteren: “Ik heb het gevoel dat er meer is – heb ik gelijk?”

Waarom? Lastige werknemers zeggen niet altijd direct wat ze denken. Maar als ze merken dat je je bewust bent van hun non-verbale signalen, opent dit vaak nieuwe gespreksniveaus.

7. “Zeg wat je NIET zult doen.”

Tip: Sommige werknemers zijn bang voor kritiek of negatieve gevolgen. Neem deze angst actief weg uit de kamer: “Maak je geen zorgen, het gaat er niet om dat je er slecht uitziet. Ik wil begrijpen wat je dwars zit.”

Waarom? Dit creëert psychologische veiligheid en verlaagt de verdedigingsmechanismen.

In principe geldt dit zowel voor jou als voor de werknemer: Heb realistische verwachtingen van het gesprek en een realistisch doel. Je kunt dit doel ook aan het begin van het gesprek stellen. Het kan bijvoorbeeld heel eenvoudig zijn:

• Transparant doel aan het begin van het gesprekHelaas kunnen we niet in één stap aan je verzoek voldoen of het conflict oplossen. Mijn doel voor dit gesprek is allereerst om de situatie vanuit jouw perspectief te begrijpen.

Dit zou je een aantal belangrijke basisprincipes moeten geven voor je één-op-één gesprek met je moeilijke werknemer. Laten we naar de volgende stap gaan.

Het feit dat je op dit artikel hebt geklikt, vertelt me dat je iets als een gids wilt voor je één-op-één gesprek met een moeilijke werknemer.

Daarom vind je hier een template die zo’n gesprek goed zou moeten begeleiden. Tegelijkertijd hangt de precieze invulling natuurlijk sterk af van je doel - houd dus rekening met de bovenstaande tips bij het vormgeven van je gesprek met je Direct Report.

Je kunt de template trouwens onder de eigenlijke template als Doc opslaan, maar alternatief ook als PDF of Word document. Gewoon op de “Plus”-toggle klikken.

Laat je overigens niet misleiden door de agenda: Als je lastige collega een stortvloed aan woorden heeft, dan moet je geneigd zijn om hem of haar te laten uitpraten en natuurlijk bereid zijn om je voorbereide vragen overboord te gooien.

De volgende afbeelding is weliswaar van toepassing op gezonde teams - maar niet op jouw een-op-een gesprek. Daar zou het eerder je doel moeten zijn dat jij vragen stelt en je moeilijke medewerker de meerderheid van de spreektijd overneemt.

Als je als supervisor midden in een woordenstrijd zit, vind je het misschien moeilijk om goede vragen te stellen.

Maar er zijn natuurlijk ook vragen, waarvan ik er hier een paar wil beantwoorden.

Zoals je misschien merkt, hebben velen daarvan een doel: Het perspectief van de medewerker begrijpen - en het tegelijkertijd te verbreden.

Een 1-op-1 sjabloon voor preventief werk

Naast deze vragen kan een ander type sjabloon ook nuttig zijn bij het opbouwen van een langdurige vertrouwensrelatie met je werknemer. Het is niet geschikt voor het interview zelf, maar des te meer als preventieve maatregel. Ik wil je graag kennis laten maken met een speciale techniek hiervoor.

Nadat ik de afgelopen maanden met zo’n 100 managers heb gesproken, heb ik een patroon opgemerkt. 

Veel bazen nemen af en toe kleine enquêtes op in hun één-op-één gesprekken. Dit betekent dat ze gewoon op een ontspannen manier een paar vragen overlopen en de werknemer vragen a) of hij of zij het eens is met een stelling (bijvoorbeeld van 1 tot 7) en dan b) waarom hij of zij zo geantwoord heeft.

Ze verwachten het volgende van deze micro-enquêtes in 1:1s:

• Meer afwisseling en betrokkenheid in de 1-op-1 dialoog
• Nieuwe perspectieven aannemen
• Meetbaarheid van (zachte) KPI’s zoals tevredenheid over een langere periode

En natuurlijk kun je dit idee ook gebruiken voor je één-op-één gesprekken met lastige medewerkers. Ik heb vier stellingen samengesteld die zich op jou richten: Jouw leiderschapskwaliteit. Dit heeft immers een grote invloed op hoe je medewerkers zich gedragen.

Je kunt deze template ook als Doc downloaden, maar nog veel beter is het volgende: In onze een-op-een meeting software hebben we een geïntegreerde tool die de resultaten in de loop van de tijd als metriek zichtbaar maakt en je met een KI-assistent tips geeft - kijk gerust eens zonder in te loggen via de knop hieronder.

En je kunt bijna niet wachten om deze vragen te stellen in je één-op-één gesprek? Heel goed, daar ben ik blij om. 

Als je meer creatieve input wilt, kan ik je ons bijbehorende artikel aanbevelen: 129 Ingenieuze één-op-één gespreksvragen (van een psycholoog) .

Je hebt het waarschijnlijk al bijna geraden. Natuurlijk zijn er nog veel meer sjablonen voor één-op-één gesprekken die je vroeg of laat nodig zult hebben. 

Ik bespreek bijvoorbeeld sjablonen voor je één-op-één gesprek over salaris, je gesprek met een lastige werknemer of met een compleet nieuwe werknemer.

We hebben aanvullende sjablonen voor al deze use cases, die je in dit artikel kunt vinden: 1:1-vergaderingen: 15 beproefde sjablonen om te bewerken (gratis).

Als je eenmaal je moeilijke gesprek hebt gehad, ben je hoogstwaarschijnlijk opgelucht. En als je gesprek succesvol is, ontwikkel je misschien zelfs iets als hoop. De vragen hier zouden je moeten helpen. Ik wens je veel succes!

Maar één wijsheid mag je niet vergeten: er zijn talloze vragen die je kunt stellen - maar het belangrijkste is dat je het gesprek individueel op je medewerker afstemt. 

Onze AI-vergaderassistent voor één-op-één vergaderingen kan je ook helpen als je regelmatig één-op-één vergaderingen houdt met je teamleden. Als je meer wilt weten, neem dan een kijkje op onze website: De beste software voor 1-op-1 vergaderingen .