Laatst bereidde ik samen met een collega een workshop voor. Over de inhoud waren we het snel eens, het enige wat nog ontbrak was een geschikte PowerPoint presentatie. Om zo efficiënt mogelijk aan de presentatie te kunnen werken, verdeelden we deze thematisch. Toen we vervolgens gingen zitten om de voltooide opzet te bespreken, werd een groot probleem duidelijk: we hadden heel verschillende ideeën over wat nu eigenlijk een "voltooide opzet" is.
Dit probleem kan zich ook voordoen in agile Scrum-teams. Na twee weken bereikt het team het einde van de sprint, maar er is onenigheid over de vraag of het productdeel al klaar is en van "in uitvoering" naar "klaar" kan worden verplaatst. Deze onenigheid leidt tot discussies, die op hun beurt het klimaat in het team negatief beïnvloeden. Om deze discussies te voorkomen en effectief teamwerk te beschermen, is er in de Scrum-wereld een artefact dat "Definition of Done" (DoD) heet.
Wat is een definitie van Gedaan?
Letterlijk betekent Definition of Done "definitie van voltooid". Dit betekent dat het team het eens is over wat er moet gebeuren om een functie als af te kunnen beschouwen. Praktisch gezien kan de Definition of Done worden voorgesteld als een soort checklist die tijdens de sprint en vooral aan het eind wordt gebruikt om te controleren of aan bepaalde voltooiingscriteria is voldaan. Voor software ontwikkelteams kunnen deze criteria bijvoorbeeld het volgende zijn:
- Er is documentatie opgesteld.
- De code is volledig geïmplementeerd en becommentarieerd.
- Er is een code review uitgevoerd.
- ...
Waarom is een definitie van Gedaan belangrijk?
Dat het stellen van doelen enorm belangrijk is voor prestaties is geen nieuw inzicht. Het stellen van doelen is een veel onderzocht onderwerp in de psychologie (vgl. Locke & Latham, 2006). Het is aangetoond dat de prestaties het hoogst zijn wanneer doelen zo specifiek mogelijk zijn en uitdagend zonder onhaalbaar te lijken. The Definition of Done is echter geen methode om doelen te stellen (maar als het gebruikt moet worden, is het wel een methode om doelen te stellen). Ondersteuning bij het stellen van doelen Als je hulp nodig hebt, helpen we je graag); het is eerder een kwestie van criteria waaraan moet worden voldaan om het doel te bereiken.
Deze criteria zijn belangrijk om een gemeenschappelijk begrip in het team te creëren. Een begrip van wat elk teamlid moet bereiken om het gemeenschappelijke doel te bereiken. Het gaat dus om individuele prestaties die uiteindelijk samen een teamprestatie vormen.
Als we de DoD-kwestie bekijken vanuit het gezichtspunt van de producteigenaar, komen er heel andere problemen aan het licht. Als niet duidelijk is gedefinieerd wanneer een productstap als voltooid wordt beschouwd, kan dit leiden tot onenigheid met de klant wanneer het product aan hem wordt gepresenteerd. Als dit gebeurt en een onaf product wordt gepresenteerd, wordt de mogelijkheid van feedback van de klant geblokkeerd.
: Voortdurende verbetering
Omdat een Definition of Done geen statisch concept is en voortdurend kan en moet evolueren of veranderen, biedt het het team ook de mogelijkheid om te leren. Als het team zich aan het einde van een sprint realiseert dat het niet kon voldoen aan de criteria van de Definition of Done, kunnen de teamleden ofwel de Definition of Done aanpassen aan de werkelijke prestaties, of het team trekt conclusies voor de volgende sprint en verandert zijn eigen manier van werken.
Probeer Echometer nu gratis uit & doe nieuwe inspiratie op voor je retrospectives!
Deze reflecties op de Definition of Done moeten door het team worden gedaan tijdens de retrospective. Mogelijk Echometer ArtikelenDe vragen die je ter voorbereiding kunt stellen zijn
We hebben duidelijke Definities van Gedaan voor onze vereisten.
Meestal weet ik waar we staan in het bereiken van onze gemeenschappelijke doelen.
Doelen: Mijn doelen zijn afgestemd op de doelen van mijn collega's.
Het team beschikt over alle vaardigheden die we nodig hebben om ons doel te bereiken.
Ze vragen zich niet alleen af of er überhaupt wel een Definition of Done in het team is, maar ook hoe het gesteld is met de transparantie, autonomie en rolduidelijkheid in het team.
Je kunt de volledige artikelenpool vinden in onze Retro gereedschap.
Hoe kan ons team het gedane definiëren? Een voorbeeld van een workshop
We hebben je laten zien wat een Definition of Done is en waarom ze belangrijk zijn voor effectieve samenwerking in Scrum teams. Maar als jouw team nog geen DoD heeft gemaakt, vraag je je waarschijnlijk af hoe het werkt.
In principe is het belangrijk dat het team de tijd neemt om het document op te stellen. Uiteindelijk moet er een document uitkomen waarmee elk teamlid zich kan identificeren en dat niet alleen wordt gezien als een noodzakelijk kwaad. Daarom raden we een workshopachtig format aan met de Scrum Master als moderator. Elk teamlid moet nadenken over welke criteria belangrijk zijn voor de voltooiing van het product en het team kan deze gedachten vervolgens samenvatten. Analoog hieraan hebben we een workshopformat ontwikkeld voor het stellen van doelen. Neem een kijkjeom ideeën op te doen voor jouw Definition of Done workshop!
De voltooide DoD kan worden gebruikt in retrospectives, bijvoorbeeld in de vorm van het Definition-of-Done stoplicht:
- Schrijf je criteria voor de Definitie van Gedaan onder elkaar.
- Teken een rood, een geel en een groen vierkant naast elk vierkant.
- Voor elk item in de Definition of Done markeert elk teamlid of het goed, matig of slecht is geïmplementeerd in de laatste sprint.
- Bespreek de drie met de meeste vermeldingen in het rode gebied.
- Pas je definitie van Klaar aan als dat nodig is.
Conclusie – Klaar?
Een paar afsluitende woorden: Er bestaat niet zoiets als eindelijk "klaar" in de agile omgeving. Klaar betekent alleen dat iets voorlopig af is, maar verdere aanpassingen en verbeteringen kunnen en moeten op elk moment volgen. Dit is een van de vele mooie aspecten van agile werken: voortdurende verbetering.
Bijzonder spannend: soms zijn punten "klaar" totdat de klant naar voren komt en de hele oplossing in twijfel trekt, waardoor je basis van aannames over de behoeften van de klant aan het wankelen wordt gebracht. In zulke situaties wordt duidelijk of het team echt prioriteit heeft gegeven aan de voordelen voor de klant boven de voortgang in het ticketsysteem.
Een duidelijke definitie van gedaan kan conflicten voorkomen en je prestaties verhogen. Als je geïnteresseerd bent in meer manieren om dit doel te bereiken, moet je ook eens kijken naar ons artikel over de verbazingwekkende waarheid achter de agile mindset kijken. Of verrijk je terugblikken door rekening te houden met de nieuwste wetenschappelijke bevindingen in de psychologie.
Precies met deze belofte hebben we onze retro tool Echometer ontwikkeld. Als je geïnteresseerd bent in hoe (en of) Echometer werkt, lees dan Holger's ervaringsverslag met onze tool:
Wil je je team naar een nieuw prestatieniveau tillen? Onze Retro Tool kan je daarbij helpen. Hier zijn Holger's ervaringen ermee:
Bronnen
Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). New Directions in Goal-Setting Theory. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x
