Agile retrospectives zijn een essentieel onderdeel van elk agile team. Ze bieden teamleden de kans om na te denken over hun werk, verbetermogelijkheden te identificeren en doelen te stellen voor de volgende sprint. Maar om een retrospective effectief te laten zijn, is het handig om een paar basisregels op te stellen. Deze dienen als leidraad voor het gesprek en zorgen ervoor dat iedereen wordt gehoord. Hieronder geef ik je voorbeelden van tien basisregels voor agile retrospectives. Ze kunnen je helpen om deze waardevolle kans voor teamontwikkeling optimaal te benutten.
Wat zijn de 10 basisregels voor agile retrospectives?
- Basisregel # 1 – Een veilige en open omgeving handhaven
- Basisregel # 2 – Respect voor de mening en het perspectief van anderen
- Basisregel #3 – Actieve deelname van alle teamleden stimuleren
- Basisregel # 4 – Eerlijkheid en transparantie over problemen en uitdagingen
- Basisregel #5 – Richt je op acties en oplossingen in plaats van op schuld.
- Basisregel # 6 – De doelstellingen van het team prioriteren
- Basisregel # 7 – Actiepunten identificeren en documenteren
- Basisregel #8 – Maatregelen uit eerdere retrospectieven opvolgen
- Basisregel # 9 – Moedig het team aan om voorbereid te zijn
- Basisregel #10 – Houd de sessie kort en gericht
Basisregels Agile Terugblik # 1
Een veilige en open omgeving handhaven
Als je maar tijd en capaciteit hebt om één regel of richtlijn te implementeren, laat het dan deze eerste zijn. De rest gaat bijna vanzelf.
Om een veilige en open omgeving te behouden, is het essentieel om een gevoel van inclusie te bevorderen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt om zijn gedachten en feedback te delen.
Er bestaat waarschijnlijk geen twijfel over dat psychologische veiligheid meer is dan een trend of een modewoord. Maar als je dieper in het onderwerp wilt duiken of feiten en cijfers nodig hebt, bijvoorbeeld om iemand anders te overtuigen van de relevantie van psychologische veiligheid, kijk dan zeker eens naar dit artikel. Daar worden het concept en de relevantie ervan nader onderzocht en uitgelegd.
Basisregels Agile Terugblik # 2
Respect voor de meningen en perspectieven van anderen
Dit is een andere bijna onmisbare basisregel voor agile retrospectives. Het is belangrijk om actief te luisteren en te voorkomen dat je anderen onderbreekt of hun ideeën afwijst of beoordeelt. Een manier om dit te doen is door technieken als 'parafraseren' of 'spiegelen' te gebruiken. Dit laat zien dat je actief luistert en het moedigt anderen aan om hun gedachten te delen. Het is ook nuttig om "ik"-uitspraken te gebruiken en geen aannames te doen of overhaaste conclusies te trekken over de ideeën en uitspraken van anderen.
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
Basisregels Agile Terugblik # 3
Stimuleer actieve deelname van alle teamleden
Een manier om dit te doen is door ijsbrekers of teambuildingactiviteiten te gebruiken aan het begin van de retrospectieve om teamleden zich meer op hun gemak en ontspannen te laten voelen. Je kunt hiervoor concrete methoden en ideeën vinden in ons blogartikel over check-ins.
Het is ook essentieel dat de begeleider stillere teamleden kan aanmoedigen om hun stem te laten horen en het gesprek kan bijsturen als één persoon het gesprek domineert. Je kunt meer lezen over hoe dit werkt en welke technieken worden gebruikt in dit artikel: Het modereren van een retrospectief.
Basisregels Agile Terugblik # 4
Eerlijkheid en transparantie over problemen en uitdagingen
Teamleden moeten zich op hun gemak voelen om open en eerlijk te praten over problemen of obstakels die ze tegenkomen tijdens de sprint. Het team kan verschillende technieken gebruiken om de onderliggende oorzaken van problemen of uitdagingen die zich hebben voorgedaan te identificeren en er oplossingen voor te ontwikkelen. Ze samen bespreken en zo nodig een actiepunt vastleggen is legitiem en vaak voldoende. Een overzicht van drie verschillende workshops vind je in dit gerelateerde artikel: 3 Retrospectieve methoden & teamworkshops met verrassingseffect.
Basisregels Agile Terugblik # 5
Focus op acties en oplossingen in plaats van op schuld
Daarnaast is het belangrijk om een schuldvrije omgeving te creëren waarin teamleden niet bang hoeven te zijn voor consequenties als ze hun gedachten delen. In plaats daarvan kunnen ze zich richten op het identificeren en aanpakken van de onderliggende problemen.
Basisregels Agile Terugblik # 6
Prioriteit geven aan de doelen van het team
Het prioriteren van de teamdoelen vereist een duidelijk begrip van de sprintdoelen van het team en het afstemmen van de retrospectieve daarop. Eén methode is het gebruik van "SMART" doelen.
Het is ook belangrijk om een duidelijk doel te stellen voor de retrospectieve en de dialoog daarop te richten. Het team kan ook benaderingen als de "SWOT-analyse" gebruiken om de sterke en zwakke punten en de kansen en bedreigingen te identificeren om er zeker van te zijn dat het op het juiste spoor zit om de doelen te bereiken.
Basisregels Agile Terugblik # 7
Actiepunten identificeren en documenteren
Een retrospectief moet niet alleen een doel hebben, maar ook een duidelijke agenda. Een manier om dit te bereiken is het documenteren en bijhouden van alle actiepunten en verbeteringen die tijdens de retrospectieve zijn geïdentificeerd. Lees hier meer over in ons artikel over Voorbeelden van goede actiepunten. Daarnaast is het belangrijk om specifieke teamleden verantwoordelijkheid te geven voor elk actiepunt. Het team kan ook hulpmiddelen zoals Kanban-borden gebruiken om de voortgang van elke actie visueel bij te houden. Dit werkt trouwens ook goed in onze tool Echometer. Probeer het direct uit via deze link: Naar de Retro-instelling.
Basisregels Agile Terugblik # 8
Maatregelen uit eerdere retrospectieven opvolgen
Om ervoor te zorgen dat de acties uit vorige retrospectives worden geïmplementeerd, moet je een duidelijk tijdschema opstellen voor de implementatie in het team en specifieke teamleden aanwijzen die de verantwoordelijkheid nemen voor de individuele acties. Daarnaast is het cruciaal dat er tijdens de volgende retrospectieve over de acties wordt nagedacht of dat ze worden besproken. Onthoud: actiepunten zijn niet hetzelfde als taken! Het gaat er niet om ze uit te voeren. Hun belangrijkste doel is om je te helpen iteratief iets te leren en dan iets aan te passen op basis van wat je leert. Als dit verrassend of nieuw klinkt, of als je gewoon wat inspiratie wilt over hoe je actie goed en effectief kunt gebruiken, kijk dan gerust eens naar dit artikel.
Basisregels Agile Terugblik # 9
Moedig het team aan om voorbereid te zijn
Het stellen van een duidelijk doel voor de retrospectieve en het geven van een sjabloon of richtlijn voor welke gegevens of informatie nodig is, zal teamleden motiveren om voorbereid te zijn. Daarnaast zouden teamleden idealiter onderzoek moeten hebben gedaan en bereid moeten zijn om hun beweringen te staven met concrete voorbeelden of gegevens. Dit maakt de dialoog productiever en garandeert dat het team echte vooruitgang boekt.
Wist je dat je met Echometer voorafgaand aan een retrospective korte enquêtes naar je team kunt sturen? Dit zorgt ervoor dat iedereen voorbereid is en je veel meer tijd hebt om na te denken in plaats van gegevens te verzamelen. Waarom probeer je het niet uit met de volgende terugblik?
Health Check Retro: De 5 Agile Waarden
De agile waarden en principes behoren tot de basisprincipes van een Scrum-cursus. Alleen als je deze als team beleeft, kunnen hogere niveaus van de agile volwassenheid bereiken. Deze health check helpt je om met je team vanuit een ander perspectief na te denken over de 5 agile Scrum waarden en om ze meetbaar te maken – zie hieronder voor een inzicht.
Opmerking: In deze indeling wordt gevraagd of je het eens bent met de items van de Health Check op een schaal.
- Moed: We waarderen het als iemand moed toont.
- Respect: We waarderen elkaars ideeën, zelfs als we het niet met elkaar eens zijn.
- Betrokkenheid: Elk teamlid streeft ernaar om beloften na te komen.
- Focus: We laten ons niet afleiden van het nastreven van het sprintdoel.
- Openheid: We staan open voor constructieve feedback en kunnen ervan groeien.
Basisregels Agile Terugblik # 10
Houd de sessie kort en gericht
Om de retrospectieve kort en gericht te houden, is het handig om een duidelijke agenda en doel voor de bijeenkomst te hebben en bij het onderwerp te blijven. Het is ook belangrijk om een faciliterende persoon te hebben die het gesprek op het juiste spoor houdt en de discussie bijstuurt als het afdwaalt. Specifieke tijdslimieten stellen voor elk agendapunt, het team kan ook technieken gebruiken zoals "Tijdboksen". Dit is vooral handig als je merkt dat je vaak langer nodig hebt voor bepaalde punten of de hele retro dan gepland. Onlangs hebben we ook ontdekt hoe lang een retro eigenlijk zou moeten duren en wat te kort of te lang in deze context betekent: Analyse van 30.000 retrospectieven.
Misschien heb je wel eens gehoord van de afkorting E.L.M.O.? Het heeft niet veel te maken met het rode mannetje uit Sesamstraat, maar staat voor: Enough, let's move on (Eng: Genoeg, laten we verder gaan). Bij Echometer noemen we dit intern een "kwal" en elke keer als iemand in het team vindt dat een onderwerp te diep gaat of te ver weg, "gooien we een kwal". Waarom kwallen? Ze zijn neutraal, onpersoonlijk en er is zeker iets grappigs aan.
Basisregels Agile Retrospectief: Conclusie
Om het kort en gefocust te houden: Ik hoop dat deze 10 basisregels voor agile retrospectives je zullen helpen om deze waardevolle kans voor teamontwikkeling optimaal te benutten. Door deze regels te volgen en de technieken en tools toe te passen die hierboven zijn beschreven, kan je team gemakkelijker verbeterpunten identificeren en doelen stellen voor de volgende sprint. Dit zal het team helpen om zich voortdurend te verbeteren en te ontwikkelen. We wensen je veel plezier!
De meeste Agile Coaches gaan rond in cirkels....
...en oppervlakkige symptomen behandelen. Het is tijd om psychologie – te gebruiken voor een duurzame mentaliteitsverandering.
