Als je nieuw bent in de wereld van Agile of je wilt je bestaande retrospectieve vergaderingen opleuken, dan wil ik je graag wat tips en inzichten geven in het maken van een effectieve agenda voor Agile retrospectives.
Hoewel de voordelen van het uitvoeren van retrospectieve waarschijnlijk duidelijk zijn, is een duidelijke en goed geplande retrospectieve agenda belangrijk om ervoor te zorgen dat de bijeenkomst productief en bruikbaar is. Als de voordelen van een retrospectief je niet duidelijk zijn, bekijk dan eerst dit artikel: 23 Agile statistieken voor 2023
Een duidelijk doel voor de retrospective is cruciaal omdat het een kader biedt voor de discussie en het team helpt zich te concentreren op wat belangrijk is. Zonder een duidelijk doel kan de vergadering snel ongericht en onproductief worden.
Dus hoe bepaal je het doel van je retrospectief? Hier zijn drie basistips:
Begin met de doelen van je sprint: Kijk naar wat het team wilde bereiken in de laatste sprint en identificeer de gebieden die mogelijk verbetering behoeven. Op deze manier kun je de focus van je retrospective beperken.
Betrek het team erbij: De retro is een teamprestatie, dus is het belangrijk om iedereen te betrekken bij het stellen van doelen. Moedig teamleden aan om mee te denken en ideeën aan te dragen.
Houd het eenvoudig: Je doelomschrijving moet duidelijk en beknopt zijn. Vermijd jargon of technische termen die verwarrend kunnen zijn voor sommige teamleden. Uitzondering: Je kent je team en de teamleden heel goed. weten, dat ze de gebruikte termen zeker kennen.
Door de tijd te nemen om het doel van je retrospective te definiëren, kun je ervoor zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten en naar een gemeenschappelijk doel toewerken. Dit maakt het gemakkelijker om een goed geplande retrospective te maken die tegemoet komt aan de behoeften van het team en hen klaarstoomt voor toekomstig succes.
Best Practice Agenda voor Agile Retrospectives
Een effectieve agenda voor een retrospectief heeft een duidelijke structuur die als rode draad voor de sessie dient en ervoor zorgt dat alle noodzakelijke onderwerpen aan bod komen. Ik heb hier een aantal van de belangrijkste en meest gebruikte elementen voor het maken van een retrospectieve agenda kort samengevat:
Inchecken
Begin de sessie met het verwelkomen van alle deelnemers en het kort uitleggen van het doel en de doelstellingen van de retrospectieve. Dit is ook het perfecte moment om de stemming en energie van het team te checken. Je kunt bijvoorbeeld een van onze check-in spellen gebruiken. Een overzicht van check-in spellen vind je in dit artikel: De 15 beste online retrospectieve spellen.
Evaluatie van de actiepunten
Het belangrijkste van deze stap is het reflecteren op de laatste actiepunten van het team en ze in het beste geval afvinken. Dit bevordert de verantwoordingsplicht en vooral het gevoel dat het team iets bereikt heeft.
Gegevens verzamelen
Hier kijkt het team terug op de afgelopen sprint en bespreekt wat goed ging, wat niet en waarom. Het is belangrijk om eerlijke en open feedback aan te moedigen in dit deel van de vergadering, zodat iedereen kan leren van zijn fouten en successen.
Er zijn veel verschillende kant-en-klare indelingen voor deze stap van een retro-agenda die je kunt gebruiken, afhankelijk van de behoeften en voorkeuren van je team. Hier zijn een paar voorbeelden:
Kennis opdoen
Zodra het team de vorige sprint heeft besproken, moet de focus liggen op het identificeren van de belangrijkste problemen die moeten worden aangepakt. Dit kunnen proces- of communicatieproblemen zijn, technische problemen of andere uitdagingen waar het team mee te maken heeft. Zodra de meest kritieke problemen zijn geïdentificeerd, moet het team gaan brainstormen over mogelijke oplossingen. Dit is waar creativiteit en samenwerking nodig zijn. Moedig iedereen aan om zijn ideeën te delen en samen te werken om praktische en effectieve oplossingen te vinden.
Actieplan
Tot slot moet het team een actieplan opstellen waarin de stappen worden beschreven die moeten worden genomen om de problemen op te lossen die in de retrospectieve zijn besproken, de actiepunten. Dit plan moet specifieke taken, tijdlijnen indien nodig, en zeker verantwoordelijkheden bevatten. Als je meer wilt weten over actiepunten, kan ik je het volgende artikel aanbevelen: Goede maatregelen uit retrospectives.
Omdat dit typische stappen zijn in elk retrospectief, bevat onze tool Echometer Veranker deze agenda voor agile retrospectives in de vorm van eenvoudig te volgen stappen.
Naast een goed geplande agenda voor retrospectieve vergaderingen zijn er nog andere tips en best practices die je kunnen helpen om een productieve retrospectieve uit te voeren. Hier zijn er een paar die je in gedachten kunt houden:
Creëer een veilige en open omgeving: Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin alle teamleden zich op hun gemak voelen om hun eerlijke meningen en feedback te delen. Een manier om dit te doen is om basisregels op te stellen voor de vergadering en iedereen eraan te herinneren respectvol te communiceren en actief te luisteren. Als je niet zeker weet hoe deze regels eruit zouden kunnen zien of hoe je ze kunt implementeren, neem dan gerust een kijkje in dit artikel: Basisregels voor een agile retrospectief.
Moedig iedereen aan om mee te doen: Om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich betrokken voelen bij het proces, is het belangrijk om iedereen aan te moedigen om mee te doen. Dit betekent dat iedereen zijn zegje moet kunnen doen, dat je zelfs degenen die zwijgen om feedback moet vragen en dat je ervoor moet zorgen dat alle ideeën worden gehoord. Om ervoor te zorgen dat iedereen deelneemt aan de vergadering, zijn er twee manieren om dit te doen:
- Een enquête versturen
Stuur voor de vergadering een enquête rond waarin je teamleden vraagt om hun feedback op de laatste sprint. Dit helpt om de belangrijkste punten te identificeren die tijdens de vergadering moeten worden besproken. Dit is trouwens iets dat Echometer al heeft geïntegreerd in de Retrospectieve workflow 😉 - Een gedeeld document maken
Maak een gedeeld document waar alle deelnemers de onderwerpen in kunnen schrijven die ze tijdens de vergadering willen bespreken. Dit zorgt ervoor dat de ideeën van alle deelnemers worden gehoord en dat de agenda is afgestemd op de behoeften van het team. Omdat veel gebruikers ons hiernaar vragen, werken we aan de integratie van deze functie.
Richt je op het proces: Het is belangrijk om te onthouden dat de retrospectieve niet bedoeld is om schuldigen aan te wijzen of individuele teamleden te ontmaskeren. In plaats daarvan moet de focus liggen op het identificeren van gebieden waar het team zijn processen, communicatie en samenwerking kan verbeteren.
Follow-up van de actiepunten: Na de retrospectieve is het belangrijk om de actiepunten die tijdens de bijeenkomst zijn vastgesteld op te volgen. Dit betekent het toewijzen van verantwoordelijkheden, het stellen van deadlines waar nodig en het bijhouden van de voortgang om ervoor te zorgen dat het team vooruitgang boekt in de richting van de doelen. Voor meer diepgaande informatie over actiepunten kun je ook dit artikel lezen: Hoe je succesvol maatregelen uit retrospectives kunt gebruiken.
Agenda voor agile retrospectives - samenvatting
Samengevat is het maken van een succesvolle agile retrospectieve agenda essentieel voor elke Scrum Master of Teamleider die de prestaties van zijn team wil verbeteren. Door de tips in deze blogpost te volgen, kun je een retrospectieve agenda maken die effectief en boeiend is voor je team.
Naast deze tips is het belangrijk om flexibel te zijn en je aan te passen tijdens de vergadering. Als iets niet werkt, wees dan niet bang om het anders aan te pakken. Wees altijd bereid om te luisteren naar feedback van je teamleden en pas je retro-agenda daarop aan. Tot slot moedig ik je aan om deze tips in de praktijk te brengen en te experimenteren met verschillende agile retrospectieve agenda's om uit te vinden wat het beste werkt voor jouw team.
Bedankt voor het lezen en ik wens je succes en plezier bij het opstellen van je volgende agenda voor een agile retrospective!
