5 Whiteboard sjablonen voor brainstormen over acties in retrospectives

Naast het plezier en de teambuilding factor in een retrospective, is het ook belangrijk om zinvolle maatregelen te brainstormen en vast te leggen. Whiteboard sjablonen kunnen hierbij een goede hulp zijn. In dit artikel laten we je kennismaken met 5 essentiële whiteboard sjablonen en leggen we uit hoe je ze in verschillende voorbeelden kunt gebruiken.

Retro Whiteboard Sjabloon #1: De “5x Waarom” Methode

Wanneer je de “5x Waarom” kunt gebruiken in een retrospectief

Voordat men in een retrospectief maatregelen brainstormt, moet men ervoor zorgen dat het probleem voldoende begrepen is. Vaak hebben teamleden verschillende perspectieven op een probleem. Het delen van deze perspectieven helpt om een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen, wat de effectiviteit van maatregelen verhoogt. Het “5x Waarom” Whiteboard Template maakt het mogelijk om dit proces te structureren. Het kan eenvoudig samen met het Retrospectief Template worden gebruikt en vult het uitstekend aan.

Zo werkt de “5x Waarom” methode

Je begint met het probleem dat je hebt geïdentificeerd in de fase “Gegevens verzamelen” van de retrospectieve en stelt de vraag waarom het probleem bestaat. Het antwoord op deze “waarom?” wordt genoteerd in het sjabloon. Vervolgens gaan we een niveau dieper en stellen we het antwoord op de “waarom vraag” opnieuw. Door deze keten van “waarom”-vragen komt men dichter bij de werkelijke kernoorzaak en kan men onderweg verschillende alternatieve oplossingen ontdekken.

Na maximaal 5 keer de “Waarom?” te hebben herhaald, kan het team brainstormen over welke “Waarom” een goede oplossingsrichting biedt.

Praktisch voorbeeld van de “5x Waarom” in een retro

Een heel mooi voorbeeld van het ontstaan van nieuwe perspectieven door het “5x Waarom” model zijn de hoge schoonmaakkosten van het Washington Monument:

ProbleemDe schoonmaakkosten van het Washington Monument stijgen enorm.

Waarom 1Waarom stijgen de schoonmaakkosten? → Omdat er zoveel vogelpoep is.

Waarom 2Waarom is er zoveel vogelpoep? → Omdat het monument zoveel vogels aantrekt.

Waarom 3: Waarom trekt het monument zoveel vogels aan? → Omdat er zoveel insecten zijn.

Waarom 4Waarom zijn er zoveel insecten bij het monument? → Omdat het ‘s avonds vele uren verlicht is.

Waarom 5Waarom is het monument verlicht? → Omdat het aantrekkelijker is voor toeristen.

Mogelijke oplossingen volgens dit kernoorzakenonderzoek:

• Minder verlichting voor het monument
• Gebruik verlichting die minder insecten aantrekt

Retro Whiteboard Sjabloon #2: Het visgraatdiagram (Ishikawa)

Wanneer het Visgraatdiagram gebruiken in een retrospectief

Net als bij de “5x Waarom” gaat het bij dit whiteboard template om het onderzoeken van de kernoorzaken. Anders dan bij de “5x Waarom” gaat het hier om het onderverdelen van de kernoorzaken in verschillende categorieën, om een zo breed mogelijk perspectief te creëren.

Hoe het visgraatdiagram werkt

Het te behandelen probleem is de kop van de vis. In de eerste stap bepaalt men categorieën waarin men de kernoorzaken vermoedt. Hier kan men verwijzen naar verschillende standaarden of zelf categorieën brainstormen in een team.

Zodra de categorieën zijn gedefinieerd, kan elk teamlid oorzaken binnen die categorie brainstormen en deze aan de groep presenteren. Op basis van de ontwikkelde kernoorzaken kun je dan als team beslissen welke uitgangspunten je wilt gebruiken voor actie.

Praktisch voorbeeld van het visgraatdiagram in een retro

Laten we het visgraatdiagram eens bekijken aan de hand van het voorbeeld van treinvertragingen:

Probleem: 50% van de langeafstandstreinen in Duitsland heeft meer dan 60 minuten vertraging.

De categorieën voor kernoorzaken brainstormen:

• Route plannen
• Spoornetwerk
• Weersinvloeden
• Trein zelf
• Station & Sporen
• Overstappen & Aansluitende Treinen

Op basis van de categorieën kun je nu brainstormen over welke Specifieke hoofdoorzaken zijn hier in elk geval verborgen. Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

• Route plannen

  • Te lage frequentie van treinen op een lijn
  • Te weinig mogelijkheden voor alternatieve routes
  • Buitensporig lange goedkeuringsprocessen voor de goedkeuring van alternatieve routes
  • …

• Spoornetwerk

  • Achterstand tijdens onderhoudswerkzaamheden
  • Storingen met de voeding van een bepaalde serie
  • …

• …

Op basis van de verzamelde redenen kun je nu evalueren welke maatregelen je als team zinvol kunt aanpakken.

Retro Whiteboard Sjabloon #3: De Inspanning-Effect-Matrix

Wanneer je de inspanning-effect matrix kunt gebruiken in een retrospectief

Het gebeurt vaak in retrospectives dat er veel mogelijke maatregelen in de ruimte zijn. Dan is het belangrijk om af te wegen welke ideeën voor maatregelen het meest veelbelovend zijn. Dit is precies het soort situatie waarvoor de inspanning-effect matrix handig is.

Zo werkt de inspanning-effectmatrix

De matrix beschrijft de “inspanning” op de horizontale X-as. Hoe verder naar rechts een onderwerp wordt geplaatst, hoe hoger de veronderstelde inspanning. De verticale Y-as beschrijft op zijn beurt het veronderstelde effect dat de maatregel zou hebben. Uit de resulterende kwadranten komen de volgende categorieën voor maatregelen naar voren:

• Invullingen (linksonder): Maatregelen die gemakkelijk te implementeren zijn, maar ook geen grote impact hebben.
• Quick wins (linksboven): eenvoudig te implementeren maatregelen met een grote impact
• Grote projecten (rechtsboven): Uitgewerkte maatregelen met een grote impact
• Ondankbare taken (rechtsonder): Uitgewerkte maatregelen met een lage impact

De tendens is dus: hoe verder een maatregel naar linksboven wordt geplaatst, hoe beter. De exacte plaatsing van de voorgestelde maatregelen moet samen in het team worden besproken.

Praktisch voorbeeld van de inspanning-impact matrix in een retro

Aan de hand van het voorbeeld “Te trage feedback op supporttickets” zouden de maatregelen van de kwadranten in de impact-effort matrix elk als volgt kunnen zijn:

Invullers (linksonder):

• Supporttickets beantwoorden met een automatische ontvangstbevestiging (is eenvoudig, maar waarschijnlijk niet bevredigend voor de klant als een op zichzelf staande wijziging)

Quick-Wins (linksboven):

• De rol van “eerste responder” toewijzen om verantwoordelijkheidsverspreiding te voorkomen (als verantwoordelijkheidsverspreiding een belangrijke oorzaak is voor de lange responstijden, kan deze maatregel zeer effectief zijn)

Grote projecten (rechtsboven):

• Een kunstmatige intelligentie opzetten die automatisch tot 80% van de ondersteuningsverzoeken verwerkt (is waarschijnlijk een groot project, maar als het succesvol is, kan het ook overeenkomstige duurzame toegevoegde waarde bieden)

Ondankbare taken (rechtsonder):

• Herbouw de proceskaart voor ondersteuningsverzoeken (ervan uitgaande dat de proceskaart verouderd is, maar toch nauwelijks wordt gebruikt en een update dus waarschijnlijk niet veel impact zou hebben).

Retro Whiteboard Sjabloon #4: Invloedcirkels

Wanneer je de invloedscirkels kunt gebruiken in een retrospectief

Veel problemen die tijdens een retrospective naar voren komen, zijn teamoverschrijdend van aard. Dit betekent dat niet alle oplossingen binnen de invloedssfeer van het team liggen. Het model van de invloedscirkels biedt een goede aanpak om duidelijk te maken welke initiatieven toch op individueel of teamniveau kunnen worden geïnitieerd.

Hoe de invloedscirkels werken

Na het definiëren van het probleem begint de eerste fase van brainstormen. Hier gaat het in de eerste plaats om wat elk teamlid individueel kan doen om het probleem op te lossen of in ieder geval de negatieve gevolgen te beperken. Hetzelfde wordt gedaan op team- en organisatieniveau.

Het doel is om erachter te komen wat het team zelf kan veranderen om zich zo goed mogelijk aan te passen aan de randvoorwaarden van de organisatie. Voor de oplossingen buiten het team is het belangrijk om te brainstormen welke veranderingen in de organisatie kunnen worden voorgesteld. Problemen in het organisatorische kader buiten het team aanpakken kan ook een waardevolle maatregel zijn.

Praktisch voorbeeld van invloedscirkels in een retro

Laten we het scope-model illustreren met het voorbeeld van het probleem “productmijlpalen worden niet gehaald”:

Wat kan iedereen voor zichzelf doen?

• Vraag je actief af welke randvoorwaarden er moeten zijn voor de eigen bijdrage (om vertragingen door externe factoren van tevoren te onderkennen).
• Actief in het team delen hoeveel onzekerheid er nog is bij de implementatie van onderwerpen (om in een vroeg stadium inzichtelijk te maken dat werkpakketten nog niet precies kunnen worden ingeschat).

Wat kunnen we als team doen?

• Zoek actieve uitwisseling met andere productteams om interfaceproblemen in een eerder stadium te identificeren

Welke veranderingen in de organisatie kunnen we stimuleren?

• Stel een afkoelingsfase van 1 week voor tussen de sprints
• Stel de introductie voor van betere documentatielogica voor vereisten en afhankelijkheden

Retro Whiteboard Sjabloon #5: Hypothese & Experiment

Wanneer je de experimentsjabloon in een retrospectief kunt gebruiken

In retrospectives heeft men de neiging om maatregelen te ambitieus te plannen. Bij het implementeren van deze grote maatregelen komen de dagelijkse werkzaamheden dan in de knel en stokt de implementatie van de maatregel totdat deze onder tafel wordt geschoven. Als je dit overkomt, kan het “experiment” sjabloon je helpen om maatregelen kleiner te maken en de snelheid en waarschijnlijkheid van implementatie te vergroten.

Zo werkt de experimentsjabloon

Na het definiëren van het probleem is de volgende stap het beschrijven van een doeltoestand. Het is belangrijk om te begrijpen wat er precies zal veranderen in de doeltoestand en waarom dit zo belangrijk is. De volgende stap is het brainstormen over hypotheses waarom deze doeltoestand nog niet bereikt is en welke hindernissen overwonnen moeten worden om hem te bereiken.

Nu is het zaak om deze hypotheses te bewijzen met zo klein mogelijke experimenten. De doeltoestand hoeft niet per se al bereikt te zijn. In plaats daarvan ligt de nadruk op het valideren van de hypothese. Op deze manier helpt het sjabloon het team om in kleine stappen te denken.

Praktisch voorbeeld van het experimentsjabloon in een retro

In de praktijk zou het voorbeeld van het werken met experimenten er als volgt uit kunnen zien:

ProbleemDe productvisie roept meer vragen bij ons op dan ze beantwoordt.

DoelstaatDe productvisie geeft ons oriëntatie en zekerheid om onze dagelijkse beslissingen in het team zelfstandig te nemen en minder afstemming met de product owner nodig te hebben.

HypotheseWe praten te weinig over de concrete roadmap van hoe we de productvisie willen bereiken.

Mogelijke experimenten:

• Nieuw veld in epics invoegen waar producteigenaar kort het strategisch belang en perspectief uitlegt.
• Houd een workshop over de productvisie en de roadmap met de producteigenaar.

Zoals aangegeven moeten de mogelijke experimenten uit de brainstorm elk kleine, gemakkelijk uit te voeren maatregelen zijn. Deze experimenten zullen niet noodzakelijkerwijs het probleem in zijn geheel oplossen. Daarom moeten de resultaten en ervaringen van de experimenten actief worden meegenomen in toekomstige retrospectieven om aan de hand van de nieuwe learnings (hypothese bevestigd of verworpen?) te beslissen of er vervolgmaatregelen nodig zijn en zo ja, welke maatregelen veelbelovend zouden zijn.

Sjablonen voor whiteboards gebruiken in retrospectives

Alleen een paar sjablonen hebben om maatregelen te brainstormen is niet genoeg. Je moet ook voor elke situatie beoordelen welke sjabloon met welke methodologie geschikt is. Hopelijk helpen de voorbeelden je om dit gemakkelijker te beoordelen.

Tip voor Echometer gebruikers

Tijdens de retro kun je gewoon kiezen uit de voorgestelde whiteboardsjablonen voor elk onderwerp op het retrodoek, ongeacht welke retrospectiefsjabloon je gebruikt. Als je je eigen whiteboardsjablonen hebt gemaakt, kun je die hier ook kiezen: