Bij de introductie van één-op-één gesprekken tussen managers en medewerkers is de uitnodigingsmail naar de teamleden meestal één van de eerste stappen. De formulering van de uitnodiging en zelfs de onderwerpregel kunnen van invloed zijn op het succes van de eerste één-op-één gesprekken of personeelsbeoordelingen.
Hier zijn een paar sjablonen en voorbeelden van hoe de e-mailuitnodiging of -aanvraag voor je één-op-één gesprekken eruit zou kunnen zien.
Als je geïnteresseerd bent in gedetailleerde sjablonen voor verschillende één-op-één gesprekken (bijv. wekelijks, jaarlijks, 1-1 met lastige medewerkers...), bekijk dan het bijbehorende artikel: 15 beproefde sjablonen voor 1-1 vergaderingen om te bewerken (gratis).
Standaardsjabloon voor e-mailuitnodigingen aan werknemers voor één-op-één gesprekken
Als er geen specifieke reden is met betrekking tot de medewerker voor de introductie van 1-op-1 gesprekken of regelmatige beoordelingsgesprekken, kun je de volgende sjabloon gebruiken voor de uitnodigingsmail.
Het bevat alle punten die in een klassiek e-mailsjabloon moeten staan:
Hallo [naam werknemer],
Zoals besproken wil ik regelmatig 1:1 gesprekken met je opzetten om je huidige projecten, uitdagingen en doelen te bespreken en ervoor te zorgen dat je de ondersteuning krijgt die je nodig hebt. Deze bijeenkomsten bieden een open platform voor wederzijdse feedback en samenwerking.
Ik wil graag onze eerste ontmoeting afspreken op [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zal dan de reeks data in de agenda zetten.
Ik stel voor dat we onze gezamenlijke aantekeningen voor de voorbereiding van de 1:1 bijeenkomsten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [Link]
Ik kijk ernaar uit om met je in gesprek te gaan!
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
Trouwens: Als je een manager van softwareontwikkelaars bent, is het volgende artikel misschien interessant voor je: 6 Feedbackvoorbeelden voor softwareontwikkelaars.
Als je deze e-mail wilt aanpassen, denk er dan aan dat de lengte van de e-mail in totaal niet meer dan 125 woorden mag zijn en dat de e-mail moet worden opgedeeld in zo leesbaar mogelijke alinea's om de leessnelheid en begrijpelijkheid te optimaliseren. Bron: Optimale lengte van een e-mail
Voorbeelden van gepersonaliseerde uitnodigingen aan medewerkers voor 1-op-1 vergaderingen
Maar als de reden voor je reguliere beoordelingsgesprek van individuele aard is, moet dit ook in de uitnodigingsmail staan en misschien zelfs in de onderwerpregel. Hier zijn een paar voorbeelden en sjablonen van hoe dit eruit kan zien in de e-mailuitnodiging of e-mailaanvraag.
Sjabloonvoorbeeld 1: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken met nieuwe medewerkers
Een veel voorkomende reden voor het starten van een nieuwe 1-op-1 vergaderreeks is de introductie en kennismaking van nieuwe collega's. In dit scenario is de volgende tekst of sjabloon geschikt voor de e-mailuitnodiging: Hallo [naam werknemer],
Welkom bij het team! Ik hoop dat je nu al het gevoel hebt dat je bij ons in goede handen bent en je eerste positieve indrukken hebt kunnen opdoen.
Om je tijdens je introductieperiode zo goed mogelijk te ondersteunen, wil ik graag regelmatige 1:1-bijeenkomsten met je organiseren. Deze bijeenkomsten bieden een platform om je vragen te verduidelijken, over je vooruitgang en eventuele uitdagingen te praten en je te helpen om goed bij ons te wennen.
Ik wil graag onze eerste ontmoeting afspreken op [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zal de reeks data dan toevoegen aan onze agenda's.
Ik stel voor dat we onze gezamenlijke aantekeningen over de voorbereiding van de 1:1-bijeenkomsten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [link].
Ik kijk ernaar uit om je nog beter te leren kennen en met je samen te werken!
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
Voordat we verder gaan, wil ik je graag een snelle tip geven over hoe je de één-op-één vergadering zelf naar een hoger niveau kunt tillen: Met onze 1-1 vergadersoftware Echometer.
Onze interactieve gesprekssjablonen maken je gesprek niet alleen leuker en productiever, maar effectieve acties zullen ineens organisch op tafel komen. Probeer het eens, bijvoorbeeld door gewoon de sjabloon hieronder uit te proberen:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
Sjabloonvoorbeeld 2: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één-gesprekken voor de nieuwe functie van een werknemer
Een interne verandering van functie is ook vaak de reden voor een uitnodiging voor een één-op-één gesprek of reguliere beoordelingsgesprekken. In dit geval kan de volgende tekst of sjabloon worden gebruikt voor de uitnodiging voor het beoordelingsgesprek:
Hallo [naam werknemer],
Omdat je onlangs bent overgestapt naar je nieuwe functie als [nieuwe functie] (nogmaals gefeliciteerd!), wil ik graag regelmatige 1:1 bijeenkomsten met je introduceren. Het doel van deze bijeenkomsten is om je te ondersteunen in je nieuwe functie en je verdere (ontwikkelings)doelen en om actuele uitdagingen en wederzijdse feedback te bespreken.
Ik wil graag onze eerste ontmoeting afspreken op [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zal dan de reeks data in de agenda zetten.
Ik stel voor dat we onze gezamenlijke aantekeningen over de voorbereiding van de 1:1-bijeenkomsten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [link].
Ik kijk ernaar uit om je in je nieuwe rol te begeleiden en samen aan je succes te werken!
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
Sjabloonvoorbeeld 3: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken bij prestatieproblemen
Het kan bijzonder gevoelig liggen als de reden voor het 1-op-1 gesprek of beoordelingsgesprek de prestatieproblemen van de werknemer zijn. Het volgende voorbeeld van een e-mailtekst moet waarschijnlijk worden aangepast aan de situatie:
Hallo [naam werknemer],
Ik wil graag regelmatig met je praten over je taken, uitdagingen en doelen. Ik wil ervoor zorgen dat je de ondersteuning krijgt die je nodig hebt om mogelijke obstakels te overwinnen en de best mogelijke werkresultaten te behalen.
Ik wil graag onze eerste 1:1 afspraak inplannen voor [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zet de serie afspraken dan in de agenda.
Om de vergaderingen effectief te laten verlopen, stel ik voor dat we notities en agendapunten hier bewaren, zodat we er allebei bij kunnen: [link].
Ik kijk ernaar uit om samen je potentieel te ontwikkelen en je te ondersteunen op je pad.
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
Sjabloonvoorbeeld 4: Uitnodiging per e-mail voor één-op-één gesprekken bij conflictsituaties of communicatieproblemen
Niet alleen prestatieproblemen, maar ook regelmatige conflicten en communicatieproblemen kunnen een reden zijn om 1:1 gesprekken of regelmatige beoordelingsgesprekken in te voeren. Het volgende voorbeeld of sjabloon voor de uitnodigingsmail gaat hier direct op in:
Hallo [naam werknemer],
Ik wil graag regelmatig met je praten over teamwork en communicatie. Mijn doel is om je te ondersteunen bij het effectief samenwerken met je collega's en om een open en constructieve werkomgeving te bevorderen.
Ik wil graag onze eerste 1:1 afspraak inplannen voor [datum en tijd]. De afspraak duurt ongeveer [duur] minuten. Laat me weten of dat voor jou werkt. Ik zet de serie afspraken dan in de agenda.
Om de bijeenkomsten effectief te maken, stel ik voor dat we hier aantekeningen en gedachten vastleggen: [link].
Ik kijk ernaar uit om het teamwerk te versterken in een open uitwisseling met jou.
Vriendelijke groeten
[Jouw naam]
De juiste onderwerpregel voor je uitnodigingsmail naar werknemers voor beoordelingsgesprekken (4 suggesties)
Of de e-mailuitnodiging wordt geopend en hoe aandachtig de inhoud van je tekst wordt gelezen, hangt ook af van de juiste onderwerpregel van de e-mail. De onderwerpregel van de uitnodigingsmail voor de 1-op-1 vergaderingen moet altijd kort en bondig zijn. Een optimale onderwerpregel voor een e-mail heeft slechts 30 tot 50 tekens of 4 tot 7 woorden. Zie: De ideale lengte van een onderwerpregel
De onderwerpregel van je uitnodigingsmail voor één-op-één gesprekken of regelmatige personeelsbeoordelingen zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden:
Nieuw: Onze persoonlijke 1:1 bijeenkomsten
Kick-off: 1:1-bijeenkomsten vanaf volgende week
Belangrijke informatie vooraf: 1:1 bijeenkomsten vanaf volgende week
1:1 vergaderingen ([naam werknemer] + [jouw naam])
In de onderwerpregel van de e-mail hoef je niet per se in te gaan op individuele redenen voor de 1-op-1. Dit komt later in de e-mail of in de gedetailleerde tekst zelf (zie sjablonen). Dit komt later in de e-mail of in de gedetailleerde tekst zelf (zie sjablonen).
Een laatste factor die extreem belangrijk is voor de effectiviteit van de uitnodigingsmail voor de One-One-Ones of reguliere personeelsbeoordelingen, deel ik met je in de laatste paragraaf: Het persoonlijke gesprek voorafgaand aan het officiële, professionele e-mailverzoek.
Als je je gesprekken ook naar een hoger niveau wilt tillen, kan ik je goede sjablonen – aanraden, zie bijvoorbeeld onze post hierover: 5 sjablonen voor regelmatige check-ins van werknemers.
En als je geïnteresseerd bent in een algemene inleiding tot regelmatige één-op-één gesprekken, bekijk dan ons bericht over dit onderwerp: Een handleiding: 6 tips voor succesvolle 1-op-1 gesprekken.
Belangrijk: Het persoonlijke gesprek met werknemers voordat je de uitnodigingsmail verstuurt
Voordat je de e-mailsjabloon voor je nieuwe werknemersbeoordelingen naar je werknemers stuurt, moet je ze van tevoren aankondigen in een persoonlijk gesprek. In een persoonlijk gesprek krijg je meteen een idee of medewerkers het doel van één-op-één gesprekken begrijpen en heb je de kans om hun actieve rol te benadrukken bij het vormgeven van de 1-1 gesprekken of regelmatige werknemersbeoordelingen.
Tijdens het gesprek kun je ook efficiënter verduidelijken op welke dag van de week, hoe laat en hoe lang de 1:1's moeten plaatsvinden. Ga indien mogelijk in op de voorkeuren van je werknemer, of laat in ieder geval zien dat het perspectief van je collega belangrijk voor je is.
De officiële, professionele uitnodigingsmail moet in essentie de inhoud van het persoonlijke gesprek weergeven en, indien mogelijk, direct ingaan op de vragen die werknemers in het vorige gesprek hebben gesteld.
Trouwens, als je eerste één-op-één gesprek met een nieuwe medewerker voor de deur staat, kan ik je ons artikel over dit onderwerp aanbevelen: 5 tips voor één-op-één gesprekken met nieuwe medewerkers.
Kalenderuitnodiging aan werknemers voor de 1-op-1 afsprakenreeks
Naast de e-mail zul je waarschijnlijk ook een reeks afspraken voor de één-op-één vergadering rechtstreeks naar je werknemers sturen. Je moet de volgende inhoud opnemen in deze agenda-uitnodiging of sjabloon:
- De namen van beide deelnemers moeten in de onderwerpregel van de afsprakenreeks staan
- De duur en frequentie moeten van tevoren worden afgesproken
- De beschrijving in de uitnodiging moet de link naar je 1:1 notities bevatten
- Het doel van de 1:1 moet worden herhaald in de uitnodiging of beschrijving
De officiële of professionele tekst van je agenda-uitnodiging voor de één-op-één zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
Titel
Maandelijks 1:1 (Jean & Christian)
datum
2024-12-14, maandelijks terugkerend
Duur
30 minuten
Beschrijving
Doel: Coördinatie van wederzijdse verwachtingen, feedback en bespreking van ontwikkelingsdoelen en bijbehorende maatregelen.
Link naar onze gedeelde notities: echometerapp.com/one-on-ones/...
Conclusie - Mis je nog iets ter voorbereiding op je 1:1?
Deze tekst heeft je hopelijk een goed idee gegeven van wat er in de e-mail aanvraag voor een reguliere 1-1 ontmoeting kan staan. We hebben je ook een paar voorbeelden en sjablonen voor de onderwerpregel gegeven die je zouden moeten helpen.
Als je wat creatiever bent en een ongebruikelijke naam wilt voor je serie één-op-één gesprekken, kun je enkele voorbeelden over dit onderwerp vinden in onze blog.
Heb je het gevoel dat je nog meer uit je één-op-één vergaderingen kunt halen? Dan kan onze 1-op-1 vergadersoftware Echometer je helpen. Met onze interactieve vergadersjablonen wordt je vergadering niet alleen leuker en productiever, maar komen er ook ineens organisch effectieve acties op tafel. Probeer het eens uit, bijvoorbeeld door simpelweg onderstaand sjabloon uit te proberen:
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
1:1 vergaderhulpmiddel sjabloon: Stemming als weer
- Als je je emotionele toestand zou moeten beschrijven als het weer, hoe is het weer in je project of je taken op dit moment?
Hoe is het weer in relatie tot je werkgever, je privéleven en je privéleven?
