Som team eller organisasjon ønsker vi alle å være på topp som kvalitets- eller innovasjonsledere. Kanskje ønsker vi ålærende organisasjon". For å kunne leve opp til denne påstanden må du konsekvent gjennomføre en kontinuerlig forbedringsprosess. I denne artikkelen presenterer vi alt om "Lessons Learned Workshop" og viser hvordan du kan bruke dette formatet til å utvikle deg kontinuerlig. Vår Lessons Learned-sjekkliste vil garantert hjelpe deg.
Hva er en Lessons Learned Workshop?
Som begrepet Lessons Learned antyder, handler en Lessons Learned-workshop om å fremme læring av erfaringer.
I en erfaringsworkshop ser man retrospektivt på det tidligere samarbeidet i teamet. Derfor brukes workshop-formatet også i smidige team og i Scrum. Tilbakeblikk kalt. Team debriefs" er også et vanlig synonym i ulike sammenhenger.
Målet med Lessons Learned-workshops, eller bare Retrospektiv (forkortet Retros) er fortsatt den samme: Å utlede en kontinuerlig læringsprosess fra praktisk erfaring for hele tiden å utvikle seg videre.
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
Innføre erfaringsworkshops for teamet eller prosjektet mitt
Hvis målet ditt er en kontinuerlig forbedringsprosess i prosjekter eller team, er erfaringsworkshops et godt alternativ for deg.
En vanlig anledning til introduksjon er når milepæler i prosjektet er nådd eller prosjektet er avsluttet. I slike tilfeller bruker teamet minst 60 til 180 minutter, avhengig av størrelsen på teamet, til å reflektere over "hvordan" og utlede innsikt og eventuelt også tiltak for fremtiden.
I agile team som jobber sammen over lengre tid, er et slikt format til og med fast integrert i den daglige arbeidsrutinen og gjennomføres ukentlig til månedlig, avhengig av sprintrytmen.
Vi ser stadig flere team som tilpasser seg disse kontinuerlige formatene med stor suksess.
Hvilken nytte har vi av Lessons Learned Workshops?
Mange ledere vil nok nå reagere slik: "Investere 60 til 90 minutter i refleksjon annenhver uke? Hva er vitsen med det?!"
Heldigvis har studier et godt svar på dette. Tannenbaum og Cerasoli (2013) har i en metastudie vist at teameffektivitet ble økt av denne selvrefleksjonen (når den ble brukt riktig) i gjennomsnitt mellom 20% og 25%.
Eksempler fra praksis
Hvordan oppstår disse produktivitetsgevinstene? Her er noen eksempler på hvilke spørsmål som, kombinert med de rette tiltakene, kan skape slike produktivitetsgevinster:
- Arbeidsmetoder: Hittil har vi registrert fremdriften i en Excel-fil, og det har alltid vært arbeidskrevende og forvirrende å oppdatere de ulike versjonene. Mulig tiltak: Prøv nettbaserte verktøy som Trello eller Notion for å organisere prosjektene slik at versjonene ikke lenger må slås sammen manuelt.
- Selvorganisering og beslutningsprosesser: Vi vet nesten ikke selv hvor langt noen er kommet med delprosjektet sitt for øyeblikket. Burde vi kanskje prøve et "daily stand-up"-format for å forbedre koordineringen i teamet?
- Kommunikasjon innad i teamet og med interessenter: Design av nye produkter blir delt med interessentene relativt sent, når det allerede er lagt ned mye utviklingsarbeid. Hvordan kan vi få tilbakemeldinger fra interessentene tidligere og mer regelmessig?
- Prioritering: Selv om vi har fått ny innsikt i løpet av prosjektet, har vi holdt oss til den opprinnelige prioriteringen. Hvordan kan vi i fremtiden sikre at vi bedre tar hensyn til mulighetene som den nye innsikten gir oss i planleggingen?
Disse problemene kan selvfølgelig også identifiseres og forbedres uten en erfaringsworkshop. Men gjennom en strukturert tilbakemeldingsprosess – uten det daglige stresset – blir slike problemer ofte bare bevisstgjort.
En Lessons Learned-workshop er derfor et svært effektivt format når det gjelder å identifisere og implementere forbedringspotensial eller blokkerende faktorer. Et annet positivt aspekt er at denne prosessen er selvorganisert i teamene, noe som ytterligere øker teamets engasjement og tilfredshet.
Hvordan kan jeg forberede og gjennomføre en erfaringsworkshop? – en mal
Når teamet først har internalisert disse workshopene, er det ikke så vanskelig å gjennomføre dem. Fremgangsmåten kombinerer beste praksis fra Moderering av workshopssom vil høres kjent ut for mange. Det finnes selvsagt utallige metoder for å legge til rette for slike workshoper, men de fem trinnene i Lessons Learned-sjekklisten er et enkelt eksempel på en vellykket workshop:
Trinn 1: Sjekk inn med et åpent spørsmål
Workshopen bør være så interaktiv som mulig, og derfor er beste praksis å starte med et åpent spørsmål som hvert teammedlem etter tur svarer kort på. På denne måten blir alle involvert i samtalen. Følgende er for eksempel mulig:
- På en skala fra 0 – 10, hvor sikker er du på at vi vil nå prosjektets/teamets mål, og hvorfor?
- Hva var det største tilbakeslaget eller suksessen for deg den siste uken (eller måneden...)?
Trinn 2: Samle inn emner
Selv om det første trinnet fortsatt er å sikre at alle er i erfaringsmodus, er det neste trinnet å samle inn tilbakemeldingene på en strukturert måte. For å Gruppetenkning For å unngå dette, bør dette trinnet først gjøres i individuelt arbeid før temaene deles i gruppen.
Igjen kan du bruke ulike spørsmålsformater for å stimulere samtalen. Vi ser ofte følgende eksempler:
- Bra-Dårlig (enkel variant for nybegynnere): Hva gikk bra? Hva gikk dårlig?
- Keep-Stop-Start (populært, leder bedre fra status quo til handling enn "Start-Stop-Continue"): Hva skal vi fortsette med i teamet som før? Hva bør vi slutte å gjøre i teamet? Hva bør vi begynne å gjøre i teamet, eller i det minste prøve det ut?
- Forventet-uventet (bra for en gangs skyld): Hva skjedde som du forventet på forhånd? Hva skjedde positivt som du ikke forventet på forhånd? Hva gikk dårligere enn forventet?
Det er med interesse mer enn 30 erfaringer Mulige metoder – Noen ganger blir det veldig kreativt og lekent.
Hvis du fremdeles er usikker, kan du laste ned Agile Coach Holgers erfaring med verktøyet vårt lese gjennom.
Verktøyet vårt – hjelper deg for øvrig også med å prioritere, men det bringer oss til neste trinn.
Trinn 3: Prioriter emner
Når temaene er samlet inn og gruppert tematisk, kan du gå videre til prioritering. Målet er å identifisere de viktigste temaene og funnene som teamet ønsker å gjøre noe med.
Ideelt sett bør hvert teammedlem ha tre klistrelapper eller lignende for prioritering, som deretter kan klistres på de åpne tilbakemeldingene (f.eks. på flippoveren) etter eget ønske. Alternativt kan selvfølgelig alle bare tegne tre streker med en sprittusj. De åpne tilbakemeldingene som har flest markeringer, ser ut til å være de mest presserende –-tiltakene.
Trinn 4: Utlede tiltak
Her bestemmer dere som team hvordan dere vil bruke erfaringene i praksis. Tiltakene bør oppfylle visse standarder, for eksempel SMART-formelen.
Viktig: Husk å ikke iverksette for mange tiltak. Konsentrer deg om maksimalt tre av de viktigste temaene. Ellers blir det vanskelig å ta opp alle tiltakene, noe som vil få teamet til å tvile på formatet til Lessons Learned som helhet.
Det er bedre å gjennomføre en kort erfaringsinnhenting med tre tiltak hver 2. til 4. uke enn en "stor" hver 6. måned, men realistisk sett blir bare 4 av de 10 tiltakene gjennomført.
Trinn 5: Konklusjon
Til slutt bør man oppsummere hva man har lært og hvilke tiltak som er registrert. Dette trinnet kan også gjøres interaktivt ved å stille et åpent spørsmål til alle deltakerne:
- Hva var den viktigste innsikten for deg fra workshopen i dag?
- Hva er dine egne planer for neste gang?
Erfaringer fra workshop – Konklusjon
Dette formatet tar selvfølgelig tid. Derfor er det viktig for oss å understreke at det bør settes av nok tid til erfaringsworkshops i en tidlig fase. Spesielt på slutten av en prosjektfase kan det være stressende. Dette bør ikke friste oss til å hoppe over dette viktige formatet.
Det er tross alt den eneste måten å sikre at du ikke går i de samme fellene neste gang og dermed forblir fanget i hamsterhjulet. I en krisesituasjon er det bedre å ha en kort erfaringsworkshop enn ingen i det hele tatt.
På neste innlegg vi har direkte også noen få Tips og annen beste praksis for Lessons Learned Workshops!
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
