3 Helse på arbeidsplassen (8 Artikkel)

Hvis du bruker Workspace Pulse Check Surveys, vil Echometer automatisk generere individuelle undersøkelser for hvert team for å dekke de utestående spørsmålene. Se mer informasjon: Forståelse av helserotasjon på arbeidsplassen

Som teamadministrator ser du pulsjekkundersøkelsene til teamet ditt i fanen “Undersøkelser” i teamet ditt:

Undersøkelser for pulssjekk av arbeidsområdet er som standard åpne i to uker etter at de er opprettet, og lukkes deretter automatisk. Som teamadministrator kan du imidlertid også lukke undersøkelsene manuelt før de to ukene er utløpt. Dette bør du selvfølgelig bare gjøre i samråd med teamet ditt.

Resultatene kan bare vises når en undersøkelse er avsluttet.

Selv om undersøkelsen fortsatt er åpen, kan du allerede koble undersøkelsen til din kommende retrospektive. Åpne undersøkelsen og klikk på “Bruk resultater i retro”:

Hør etter:

• For at en undersøkelse skal kunne kobles til en retro, må din nåværende retrospektive i teamet være i statusen “Under forberedelse”, og det kan ikke allerede være koblet en annen undersøkelse til den retrospektive.

• Hvis den nåværende retrospektiven i teamet fortsatt pågår, avslutt den. Da opprettes automatisk neste retrospektive i statusen “Under forberedelse”.

Du kan se om undersøkelsen har blitt koblet til retrospektivet ved hjelp av den gule boksen med referansen til den koblede undersøkelsen i retrospektivforberedelsen:

I tillegg til resultatene fra undersøkelsen kan du også legge til flere helsesjekkelementer eller andre åpne spørsmål på retrospektivtavlen. Selv om disse ikke er en del av undersøkelsen, kan de enkelt besvares i retrospektivet.

I denne videoen lærer du hvordan du konfigurerer Pulse Check på arbeidsområdesnivå i Echometer og hva du bør være oppmerksom på:

Play

Her er en kort oppsummering:

Hva brukes pulskontrollen til?

Med Workspace Pulse Check kan du …

• Motta tilbakemeldinger fra utvalgte team
• Med et brukerdefinert intervall per element
• Selv om teamene ikke gjennomfører retrospektive evalueringer

Hvordan fungerer det?

Workspace Pulse Check …

• Kontrollerer om pulskontrollelementene allerede er besvart av teamene i det definerte intervallet.
• Oppretter en egendefinert Pulse Check Survey for hvert team, som bare inneholder de elementene som ennå ikke har blitt spurt om.
• Sender undersøkelsen automatisk til teammedlemmene (e-postinvitasjon).
• Lukker hver pulssjekkundersøkelse etter 14 dager og legger til resultatene i dashbordet for både teamet og arbeidsområdet.

Hvordan setter du det opp?

• Velg elementer og angi intervall
• Inkludere/ekskludere team i Workspace Health Rotation
• Aktiver (bare da) pulskontrollen for arbeidsområdet.

Her er noen tips om hvordan du setter opp en Health Check på arbeidsplassen.

1. Involvere interessenterEn Health Check som går utover flere team, er interessant for mange grupper av mennesker. Hvis du planlegger å opprette et Health Check-arbeidsområde, bør du derfor informere dem tidlig. Typiske interessenter er: Team, ledere, eventuelt HR og bedriftsutvalget.
2. Det er bare å begynneI en Health Check på organisasjonsnivå er det mange interessenter som ønsker å påvirke valg av temaer. For ikke å bli forsinket av denne koordineringsprosessen, anbefaler vi at du starter med et minimumskompromiss og begrenser deg til svært generelle temaer som trivsel eller avkastningen av agile møter. Health Check-arbeidsområdet kan utvides fleksibelt når som helst.
3. Mindre er mer: Nettopp på grunn av de mange interessentene er det fristende å inkludere veldig mange temaer i Workspace Health Check. Dessverre fører dette ofte til at de ansatte som tilbakemeldingsgivere blir overbelastet og eventuelt «undersøkelsestrøtthet». Så husk også etter starten å ikke overdrive antall undersøkelsestemaer. Ta bare med Health Check-elementer som har reell relevans.
4. Bruk eksisterende kontekstMange bedrifter har definerte bedriftsverdier. Det beste er om disse verdiene fungerer som en rettesnor for Echometers Health Check-arbeidsområde, som kan fungere som et kulturelt barometer i denne sammenhengen. Ved å ta utgangspunkt i bedriftens verdier kan man også styrke HR- og ledernes engasjement for aktivt å etablere Echometer i team på tvers av bedriften og dermed utnytte merverdiene i større grad.

I tillegg til Workspace Health Check anbefaler vi deg også å Team Health Check sette opp.

I Echometer kan du i tillegg til de foreslåtte skalaelementene også formulere dine egne elementer for Health Check.

Skalapunkter er utsagn som det i undersøkelsen spørres om enighet om:

Dette bør du ta hensyn til når du formulerer dine egne skalaprodukter:

1. Det riktige formatet: Et helsesjekk-element besvares på en skala fra «Stemmer ikke i det hele tatt» til «Stemmer helt». Derfor kan du ikke bruke åpne spørsmål her. Eksempel på åpent spørsmål: «Hva synes du om vår Daily de siste ukene?», omformulering som et skala-spørsmål for helsesjekken: «Jeg har likt vår Daily veldig godt de siste ukene.»
2. Spørsmål om subjektive inntrykk: Et helsesjekk-skalaelement er ikke egnet for å spørre om objektive fakta. Eksempel: «Våre Dailys varer maksimalt 15 minutter.» Denne målingen kan måles objektivt og er ikke egnet for en helsesjekk. I stedet kan du bruke et helsesjekk-skalaelement til å fange opp de vanskeligere å fange subjektive inntrykkene: «Våre Dailys er vel investert tid for meg.»
3. Konkretisere rammeverket: For mange emner kan referanserammen tolkes forskjellig. For eksempel: «Vi stiller konstruktive spørsmål ved krav.» I denne formuleringen er det både uklart hvem «vi» er og hvilke krav som menes. Avhengig av ønsket ramme kan man konkretisere: «Som team stiller vi spørsmål ved kravene fra vår produkteier før vi implementerer emner.»

Ta gjerne også en titt på tipsene våre om hvordan du setter opp Health Check-er på Team- samt Health Check på arbeidsområdesnivå.

I Workspace Health finner du en oversikt over resultatene på tvers av teamene, som vises i ulike diagrammer.

Filtrere teamgrupper

Hvis du har definert teamgrupper, tilbyr dashbordet filtrering etter disse teamgruppene. Du kan bare filtrere de teamgruppene der minst 3 team som ikke er ekskludert fra arbeidsområdet, har deltatt i helserotasjonen for arbeidsområdet. Teamgrupper med 2 eller færre team kan følgelig ikke velges i filtreringen:

Nettverksdiagram og enkeltverdier

Nettverksdiagrammet viser gjennomsnittsverdier på tvers av varekategoriene. Ved siden av gjennomsnittet vises den høyeste og laveste 10%.

Under dette vises de enkelte verdiene per kategori. I tillegg til det aktuelle gjennomsnittet og trenden til venstre, viser grafen også tidstrenden med gjennomsnitt og topp/ bunn 10% til høyre:

Varmekart

Varmekartet viser teamenes resultater per element etter kategori.

• Grå fliser har ingen/ingen aktuelle datapunkter ennå.
• Fargede fliser er basert på gjeldende gjennomsnitt.

Hvis du beveger musepekeren over en rute, vises gjennomsnittet. Med ett klikk vises de enkelte resultatene over tid under varmekartet.

Avhengig av innstillingene i arbeidsområdet kan varmekartet slås av for å beskytte teamenes anonymitet ytterligere.

Hver enkelt bruker bør vurderes i Workspace Health. Samtidig bør ikke enkeltpersoner vektes to ganger. Dette skjer når brukere er med i flere team. Derfor er det mulig å ekskludere team fra rotasjonen i Workspace Health.

Et vanlig bruksområde for denne funksjonen er team som eksisterer i tillegg til de faste teamene. I disse tilfellene vil Workspace Health-elementer (tidligere kalt “Echo Items”) bli forespurt dobbelt for teammedlemmer, forutsatt at medlemmene også er i andre team samtidig. Konkret gjelder disse dupliseringene ofte:

• Lederteam der lederne også er medlemmer av sine egne team.
• Prosjektteam der deltakerne også er med i funksjonelle team
• Overlapping mellom husokkupasjoner, laug og chapters (i organiseringen av Spotify-modellen).

For å ekskludere team, velg dem i teamlisten i Workspace Administration og velg “Ekskluder fra Workspace Health” under Handlinger.

Lag kan også legges til igjen senere.

Ønsker du å filtrere resultatene i Workspace Health Dashboard litt mer nøyaktig – for eksempel etter funksjonsområder eller forretningsenheter?

Da er teamgrupper løsningen. Velg teamene i teamlisten i Workspace Administration, og velg «Flytt til gruppe …» under Handlinger.

Hvis du allerede har opprettet teamgrupper, velger du en oppføring fra listen eller oppretter en ny teamgruppe:

Ønsker du å sjekke bestemte emner regelmessig på tvers av alle team? Da hjelper Workspace Health Rotation deg med å automatisere nettopp dette.

Standard rotasjonsinnstilling

Som arbeidsområdeadministrator kan du justere arbeidsområdets helserotasjon ved å aktivere avmerkingsboksene til venstre for elementene:

Som standard foreslås alltid 2 av disse aktiverte elementene fra Workspace-Health-rotasjonen for teamenes retrospektiver. Teamadministratorer kan imidlertid tilpasse disse foreslåtte elementene etter eget ønske, med mindre du velger avmerkingsboksen “Tving rotasjon”:

Velg faste intervaller for rotasjon per element

Det er også mulig å angi flere faste frekvenser for elementene:

• Ukentlig
• Annenhver uke
• Månedlig
• Hver 6. uke
• Kvartalsvis
• Halvårlig
• Årlig

Hvis du velger et intervall, blir dette elementet foreslått for hvert nytt retrospektiv for et team som ennå ikke har besvart dette elementet i løpet av den valgte perioden.

Rotasjonslogikken fungerer da som følger:

• Poster med fast frekvens registreres bare én gang i den valgte perioden (f.eks. kvartalsvis/årlig).
• “Elementer uten frekvens” er fyllstoff for de 2 automatisk foreslåtte Workspace Health-elementene i nye teamretrospektiver.
• “Elementer med fast frekvens” har alltid prioritet over “Elementer uten frekvens” for å sikre at frekvensen overholdes.
• Hvis det f.eks. bare er 2 elementer uten frekvens, kan disse følgelig foreslås flere ganger etter hverandre for teamretrospektiver, hvis de ikke fortrenges av “Elementer med frekvens”.
• Hvis du justerer rotasjonen av arbeidsområdet, vil ikke de allerede genererte undersøkelsene påvirkes.

Vår anbefaling for bruk av Workspace Health-rotasjonen

• Velg kun en fast frekvens for de 2-3 viktigste elementene, og legg til et hvilket som helst antall elementer med åpen rotasjon. Husk: Jo flere elementer som roterer, desto sjeldnere vil du motta aktuelle data om elementene.
• Hvis du velger for mange elementer med en fast frekvens, kan det hende at elementene fra den åpne rotasjonen ikke vises i det hele tatt (avhengig av teamets retro-intervall).

Separate pulskontrollundersøkelser for arbeidsområdet

Dere ønsker heller å spørre om Workspace-elementene separat og ikke nødvendigvis som en del av teamretrospektivene? Ikke noe problem, bare aktiver “Workspace Puls-Check”.

Pulssjekk-arbeidsområdet genererer automatisk spørreundersøkelser og sjekker i alle team hvilke elementer i det valgte intervallet som ennå ikke er besvart av teamet. Alle elementer i arbeidsområdet som ennå ikke er besvart i det valgte intervallet, blir deretter inkludert i teamets pulssjekkundersøkelse.

Med Workspace Pulse-Check sørger du altså for at alle Workspace-elementer blir besvart med en viss frekvens av alle team – selv om de ikke har gjennomført en retrospektive i løpet av intervallet.

Mer informasjon og videoveiledning: Pulssjekk av arbeidsområdet