Vellykkede en-til-en-samtaler er et viktig verktøy for ledere for å bygge en sterk relasjon til sine medarbeidere og for å fremme og utvikle medarbeiderne. I denne artikkelen får du en omfattende guide som forklarer hva én-til-én-samtaler er, hva formålet med dem er, hvordan du gjennomfører dem og hvilke tips du bør huske på.
Hva er et en-til-en-møte med de ansatte?
Hva er egentlig et én-til-én-møte med ansatte? Et én-til-én-møte er en regelmessig samtale ansikt til ansikt mellom en leder eller teamleder og en enkelt medarbeider. Disse møtene gir rom for å diskutere bekymringer, utveksle tilbakemeldinger og definere felles mål.
Fokuset ligger på medarbeiderens individuelle utvikling, samt på å avklare hindringer og fastsette prioriteringer. I motsetning til generelle teammøter er (i hvert fall vellykkede) en-til-en-møter eller medarbeidersamtaler individualisert og skreddersydd til den enkelte medarbeiderens behov.
Viktig: Én-til-én-møtet er fortsatt et forretningsmøte. Noen ganger kan det selvsagt være mer uformelt, men det bør hele tiden være klart hvilken merverdi du oppnår med en-til-en-formatet.
Nå bør du ha fått klarhet i hva et én-til-én-møte er. La oss gå videre til neste trinn i vår guide til vellykkede én-til-én-møter: målet og formålet med én-til-én-møter.
Merværdi, mål og formål med én-til-én-møter
Formålet med en-til-en-møter
Formålet med et vellykket en-til-en-møte er å skape en privat og tillitsfull dialog mellom medarbeideren og lederen eller teamlederen. Når det er tillit, er det mye mer sannsynlig at medarbeiderne kommuniserer åpent om sine ideer og hindringer.
Regelmessige én-til-én-møter gjør også at kommunikasjonen om aktuelle oppgaver i teamet går betydelig raskere, og at eventuelle feilrettede initiativer fra medarbeiderne oppdages på et tidlig tidspunkt. En del av vellykkede én-til-én-møter er derfor også en regelmessig kadence – mer om dette nedenfor.
Nå har jeg forresten også laget en YouTube-video der jeg presenterer resultatene av min lille undersøkelse: Jeg spurte 100 ledere i kvalitative intervjuer om hvorfor de egentlig holder en-til-en-møter – ta gjerne en titt.
Målet med en-til-en-samtaler
I tillegg til det generelle formålet, avhenger målet med en-til-en-samtalen av den individuelle situasjonen. Typiske mål for en vellykket én-til-én-samtale eller en vanlig medarbeidersamtale er
- Introduksjon av en ny medarbeider
- Binde en medarbeider til selskapet (eller teamet)
- Løsning av prestasjonsproblemer (se "Plan for prestasjonsforbedring")
- Fremme utviklingen av medarbeiderne i selskapet
- Tilbakemeldinger og generell forbedring av samarbeidet
Vellykkede en-til-en-møter bør både fokusere på medarbeiderens individuelle behov og bidra til å nå bedriftens mål hvis de skal følge alle kunstens regler.
Forresten: Hvis du er leder for programvareutviklere, kan følgende artikkel være av interesse for deg: 6 Eksempler på tilbakemeldinger for programvareutviklere.
Merverdien av en-til-en-samtaler
Uansett hva som er det konkrete målet med en-til-en-møtene eller medarbeidersamtalene dine, er det mange merverdier du kan dra nytte av:
- Relasjonsbygging: En nær kontakt mellom lederen eller teamlederen og medarbeideren skaper tillit og forbedrer kommunikasjonen betraktelig.
- Øke motivasjonen: Regelmessig oppmerksomhet signaliserer anerkjennelse og styrker engasjementet.
- Kjenn tilfredshet og intensjon om å avbestille: I en tid med "krig om talentene" er det svært verdifullt å vite hvor fornøyde de ansatte er, slik at man kan motvirke eventuelle planer om oppsigelse på et tidlig stadium.
- Mulighet for coaching: Ledere og teamledere kan bruke medarbeidersamtalene til coaching og gi medarbeiderne impulser til å utvikle seg.
Nå kommer neste trinn i guiden vår til én-til-én-samtaler: Hvordan har du vellykkede én-til-én-samtaler? La oss starte med et enkelt spørsmål: Hva er egentlig en god en-til-en-samtalekadence, hvor ofte bør de finne sted?
Tips 1: Kadense for én-til-én-møter: Hvor ofte bør du ha én-til-én-møter?
La oss begynne med å svare på spørsmålet om hvordan vi skal ha en-til-en-samtaler ved å spørre hvor ofte de bør finne sted.
Hvor ofte man bør ha en jevnlig samtale eller en-til-en-møte, avhenger av ulike faktorer, for eksempel teamets størrelse og behovet for innholdsmessig koordinering. Det finnes ingen klar regel for dette. Her er en typisk anbefaling for vellykkede én-til-én-møter som oppfyller sitt formål:
- Ukentlig: Ideell for arbeidsmiljøer med høyt tempo eller for nyansatte.
- Annenhver uke: Ofte et balansert intervall for de fleste team. Et godt utgangspunkt for en-til-en-diskusjoner.
- Månedlig: For erfarne medarbeidere med klare mål og stabile resultater.
I en undersøkelse ble det for øvrig spurt om hvor ofte de ansatte ønsker å ha én-til-én-møter med lederen sin. Svaret er ukentlig! Kilde: Undersøkelse om 1:1-møtefrekvens
Så i utgangspunktet er følgende tips opplagt: Hyppigere én-til-én-møter kan ha en eksponentielt positiv effekt på medarbeidernes utvikling, slik denne grafikken viser:
Ledere bør til enhver tid definere en fast kadence for regelmessige medarbeider- eller en-til-en-møter og deretter løpende tilpasse denne kadencen til situasjonen i dialog med medarbeideren, slik at formålet med en-til-en-møter kan oppfylles på best mulig måte.
Som leder vet du nå hvor ofte én-til-én-samtaler bør finne sted. Neste trinn i guiden "Slik gjennomfører du vellykkede en-til-en-samtaler" handler om hvor lenge samtalen bør vare.
Tips 2: Hvor lenge bør et en-til-en-møte vare?
Heller ikke her finnes det noen klar regel for vellykkede 1-1-møter. Et vellykket en-til-en-møte varer vanligvis mellom 15 og 60 minutter:
- 15 minutter: Tilstrekkelig tid til en regelmessig innsjekk i et kjent format med en fast agenda. Ved behov bør det settes av egne datoer for spesielle temaer utenfor den faste agendaen.
- 60 minutter: Gir rom for mer dyptgående diskusjoner, for eksempel om utviklings- eller karrieretemaer, i tillegg til den faste agendaen.
En tydelig agenda og effektive forberedelsesnotater bidrar til å utnytte tiden best mulig. Vårt tips er å sette av litt mer tid til de første medarbeidersamtalene, og deretter redusere varigheten hvis det er nødvendig.
💡
Ifølge en undersøkelse varer 1-til-1-møter i gjennomsnitt 43 minutter –, men vi kan ikke bedømme om de er vellykkede i gjennomsnitt.
Kilde: Rapporter 1:1-møtestatistikk
Det er stor etterspørsel etter maler for én-til-én-samtaler. Derfor vil jeg i neste trinn av guiden gi deg en kort mal slik at formålet med én-til-én-samtalen kan oppfylles på best mulig måte. Dette bringer oss også nærmere kjernen i spørsmålet om hvordan man gjennomfører vellykkede én-til-én-samtaler.
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
Tips 3: En enkel startmal for agendaer for én-til-én-møter
Du er i utgangspunktet fleksibel når det gjelder malen, men det finnes noen regler for vellykkede 1-1-møter. For å hjelpe deg i gang har vi laget en velprøvd mal for vellykkede én-til-én-møter og tilhørende agenda:
- Innsjekking: Hvordan går det med deg? Uformell utveksling også om personlige forhold.
- Anmeldelse: Hva har du jobbet med i det siste? Hvilke temaer jobber du med for tiden?
- Blokkere og utfordringer: Hvilke blokkeringer eller utfordringer sliter du med? Hvordan kan jeg støtte deg?
- Målsettinger: Hvilke mål har du satt deg for den/de neste uken(e)?
- Ytterligere punkter fra den ansatte eller den direkte rapporten (f.eks. tilbakemeldinger eller ideer)
- Ytterligere punkter fra lederen eller teamlederen (f.eks. tilbakemeldinger eller personlig utveksling om oppdateringer fra selskapet)
- Stemningsundersøkelse (valgfritt): Ved å jevnlig måle medarbeidernes tilfredshet med ulike aspekter (f.eks. generell tilfredshet, tilbakemeldingskultur, ledelse) i tall og gjøre det målbart, profesjonaliserer du lederskapet ditt.
Bruk av en agenda skaper struktur og trygghet for begge parter i forberedelsene til en-til-en-samtalen eller medarbeidersamtalen. Dette øker sannsynligheten for en vellykket diskusjon som oppfyller det faktiske formålet med møtet.
Forresten, det finnes en passende artikkel i bloggen vår hvis du er interessert i enda mer detaljerte maler: 15 velprøvde maler for 1-1-møter som du kan redigere (gratis).
1-til-1-møteverktøyet Echometer tilbyr for øvrig ulike maler for møterutinen din. Her er bare ett eksempel av mange – - ta en titt på verktøyet vårt:
👋 Velkommen og isbryter
- Hvordan har du det i dag, hvordan har uken din vært så langt?
📕 Temaer Ansatt [navn]
- ...
👈 Lederskapstemaer: Gjennomgang
- Hva gikk bra i forrige uke?
- Hva var utfordringene?
👈 Lederskapstemaer: Prioriteringer og mål
- Hva er dine viktigste prioriteringer for den kommende uken?
- Hvor trenger du min støtte?
🤚 Konklusjon
- Er det noe annet du ønsker å diskutere?
⁉️ Humørsjekk (spørreundersøkelse)
To konkrete tips til én-til-én-agendaen hvis du vurderer å tilpasse én-til-én-malen:
- Hvis du ønsker å lykkes, må du ikke hoppe over innsjekkingen under en-til-en-samtalen. Dere kommer sannsynligvis begge fra andre avtaler eller sammenhenger og trenger noen minutter til å omstille dere mentalt til en-til-en-møtet. Innsjekkingen er også en god anledning til å styrke relasjonen til medarbeideren og formidle gjensidig personlig interesse og anerkjennelse.
- Agendapunktet "Andre punkter fra medarbeideren" i én-til-én-møtet er ment som en "catch-all", slik at medarbeideren din kan ta opp eventuelle temaer her som han eller hun er usikker på hvor skal plasseres. Mitt tips er derfor å ikke fjerne det fra agendaen, og alltid spørre proaktivt om det er noen temaer i denne forbindelse. Hvis ikke, kan du alltids hoppe over punktet i forretningsmøtet, og da vil dette punktet i det minste ikke stå i veien for et vellykket 1-til-1-møte.
En god guide jobber også med rammer. Derfor vil jeg ikke unnvære vårt korte rammeverk for én-til-én-møter. Det vil hjelpe deg med å oppfylle formålet med den nye møterutinen din på best mulig måte.
Tips 4: Slik gjennomfører du utviklingsorienterte en-til-en-møter: Et enkelt rammeverk for én-til-én-samtaler
Hvis en-til-en-møter eller personalmøter føles som bortkastet tid og er alt annet enn vellykkede, er følgende avsnitt noe for deg.
Mange medarbeidersamtaler ender med ensidige statusoppdateringer fra medarbeideren til lederen eller teamlederen. Slike en-til-en-møter med rapporteringspreg har ofte liten merverdi for medarbeideren, de oppfyller ikke sitt formål og innebærer fremfor alt merarbeid. Etter vår mening er disse "statusrapport 1-1-møtene" derfor bortkastet tid og oppfyller ikke kravene til en moderne leder som en "tjenende leder".
Se også: Tjenende lederskap i en smidig arbeidskontekst
Vi anbefaler derfor på det sterkeste at vellykkede én-til-én-møter alltid bør ha et utviklingsorientert fokus for å oppfylle sitt formål fullt ut.
Utviklingsorienterte medarbeidersamtaler eller medarbeideruttalelser følger et tydelig rammeverk for å maksimere suksessen:
- Kontinuerlig refleksjon: Reflektere sammen over tidligere suksesser og utfordringer. Identifisere mønstre sammen med medarbeiderne.
- Utviklingsmål: Ved å utvikle attraktive, individuelle utviklingsmål som samsvarer med medarbeiderens karrieremål, øker lojaliteten og motivasjonen.
- Utviklingstiltak: Definer og støtt aktivt opp om konkrete tiltak for å utvikle medarbeiderens ferdigheter slik at de kan nå målene sine.
Et slikt rammeverk for vellykkede én-til-én-møter gir retning og fremmer videre utvikling. Det første trinnet er å definere et utviklingsmål –, som er neste del av vår guide for én-til-én-dialog.
Tips 5: Hvordan definere og følge opp mål for medarbeiderne i en-til-en-møter
Utviklingsmål kan være et annet verktøy for å gi struktur og retning til medarbeidersamtalene og dermed maksimere deres suksess. Utviklingsmålene bør alltid passe inn i konteksten for å oppfylle formålet:
- I hvilken grad samsvarer medarbeiderens utviklingsmål med teamets eller bedriftens mål? Hvis dette aspektet med sammenfallende mål er relevant for deg, kan jeg anbefale rammeverket "Mål og nøkkelresultater" som et tips.
- Hvordan samsvarer utviklingsmålet med medarbeiderens personlige interesser og motivasjon?
Studier viser at tydelige utviklingsmål – kan øke medarbeidernes prestasjoner med 12% til 15% uten noen form for økonomisk kompensasjon –. Se mer: Målsettingers innflytelse på arbeidsprestasjoner.
Grunnlaget for vellykkede én-til-én-møter: å definere utviklingsmål for medarbeiderne
Før dere definerer utviklingsmål i 1-1-møtene, bør dere derfor også zoome ut fra hverdagen for å snakke om medarbeiderens langsiktige visjon og hvilken rolle vedkommende ser seg selv i på mellomlang eller lang sikt. Prøv å forstå medarbeiderens motivasjonsfaktorer godt før dere sammen setter i gang med å definere utviklingsmål.
Våre maler for innsjekkinger kan hjelpe deg med dette: 5 maler for regelmessige medarbeidersamtaler.
Utviklingsmålene bør være tydelige, målbare og oppnåelige, slik at de oppfyller sitt formål. Du kan bruke SMART-metoden for å sjekke ordlyden:
- Spesifikk: Er utviklingsmålet klart og spesifikt nok? Hvis det virker for langt frem i tid, kan man definere et tidligere delmål?
- Målbar: Det bør finnes målbare indikatorer for å evaluere fremgangen. Hvordan vil du integrere disse målingene i en-til-en-møter eller medarbeidersamtaler?
- Attraktivt: Målet bør være meningsfylt og motiverende for medarbeideren.
- Realistisk: Utviklingsmålet må være oppnåelig for den ansatte. Er det realistisk å nå det med den nåværende arbeidsmengden, eller må ansvarsområdene endres?
- Avsluttet: Det bør være en klar tidsramme og gjerne milepæler, slik at man allerede i de kommende medarbeidersamtalene kan se hvilke fremskritt som er oppnådd.
I teorien kan du selvfølgelig også bruke vanlige medarbeiderrapporter til å sjekke statusen på målene. Du kan finne ut mer om medarbeiderrapporter i dette blogginnlegget med 5 maler.
Følg opp utviklingsmål i individuelle møter
Hold utviklingsmålet så synlig som mulig i One-on-One-notatene dine, slik at du jevnlig blir minnet på det.
Utviklingsmålene gjennomgås jevnlig i vellykkede medarbeidersamtaler eller medarbeidersamtaler og justeres om nødvendig. I tillegg bør utviklingsmålene avledes av tiltak som kan iverksettes så raskt som mulig, slik at fremdriften kan merkes kontinuerlig og formålet med de individuelle samtalene kan oppfylles.
Ideelt sett bør du alltid ha ett eller to aktive tiltak for utviklingsmålet som du kan diskutere som en del av medarbeidersamtalene.
Tips 6: Verktøy for én-til-én-møter
Føler du deg fortsatt usikker som leder eller teamleder og vet ikke helt hvordan du skal gjennomføre vellykkede en-til-en-samtaler? Jeg har allerede påpekt at det selvfølgelig finnes programvare for å gjennomføre en-til-en-møter. Det fine med nettbaserte 1-til-1-verktøy er at de naturligvis tar hensyn til det grunnleggende i denne guiden.
Hvis du er interessert i eksisterende verktøy i detalj, kan jeg anbefale vår artikkel som et ekstra tips: De 3 beste verktøyene for 1-til-1-møter i sammenligning. Hvis du vil prøve ut det vi mener er det beste verktøyet for vellykkede 1-til-1-møter, kan du komme i gang med en gang ved å bruke følgende mal. Verktøyet kan gjøre mye mer enn bare å registrere møtereferater –, det har mange maler, automatiseringer, forslag til tiltak og hjelper deg med å få KPI-er for medarbeiderutvikling:
"Jeg liker medarbeideren, men han presterer ikke så bra som jeg skulle ønske. Hvordan kan jeg takle dette i 1:1-samtaler?""
"Ofte vet jeg ikke om jeg var for hard eller for myk i 1:1-samtalene mine til å ha en positiv innvirkning."
"Jeg kan ikke se noen mønstre eller trender i 1:1-samtalene mine. Alt virker isolert."
De 5 viktigste tipsene for vellykkede én-til-én-møter oppsummert
Så la oss oppsummere det jeg håper du som leder har lært om vellykkede én-til-én-samtaler og formålet med dem (bortsett fra å vite hva en én-til-én-samtale er):
- Sørg for regelmessighet: Det er viktig med en fast rytme, for eksempel ukentlig eller hver fjortende dag.
- Klargjøring og ren dokumentasjon: En tydelig agenda og strukturerte notater gjør en-til-en-møter mer effektive.
- Hør her: Gi medarbeideren rom til å uttrykke sine bekymringer.
- Fremme utvikling: Bruk medarbeidersamtaler og regelmessige medarbeidersamtaler til å definere langsiktige utviklingsmål for medarbeiderne og aktivt støtte dem i å nå dem.
- Sporing: Registrer resultater og oppgaver skriftlig, og skap en felles forpliktelse til å gjennomføre oppfølgingen.
Med disse tipsene og retningslinjene vil medarbeidersamtalene og de regelmessige medarbeidersamtalene bli et verdifullt verktøy for ledelse og utvikling.
