Kontinuerlig forbedring på den smidige måten

Kontinuerlig forbedring er en prosess der man hele tiden leter etter måter å videreutvikle kvaliteten, effektiviteten og virkningsgraden til produkter, tjenester, prosesser og prosedyrer på. Prosessen er basert på tanken om at det alltid er rom for forbedringer, uansett hvor god man allerede er.

Den agile strategien for kontinuerlig forbedring er en tankegang og metode som anvender prinsippene for “agil programvareutvikling” på den kontinuerlige forbedringsprosessen. Agil programvareutvikling er en tilnærming der samarbeid med kunder og respons på endringer er viktigere enn å følge en fastlagt plan.

Strategiene for smidig programvareutvikling brukes nå også utenfor programvareutvikling for å forbedre en lang rekke team i bedrifter.

Den smidige strategien for kontinuerlig forbedring omfatter:

• Bryt ned store forbedringsmål i små, håndterbare og målbare oppgaver.
• Prioritere de mest verdifulle og presserende forbedringsoppgavene basert på tilbakemeldinger fra kunder og forretningsbehov.
• Levering av forbedringsoppgaver i korte iterasjoner eller “sprint”, som vanligvis varer mellom én og fire uker
• Teste og validere resultatene av hver forbedringsoppgave med kunder og andre interessenter.
• Gjennomgå og justere forbedringsprosessen basert på tilbakemeldinger og funn fra hver iterasjon.
• Gi teammedlemmene mulighet til å ta ansvar for forbedringsprosessen og til å samarbeide med hverandre og med kundene.

En av hovedfordelene med en smidig strategi for kontinuerlig forbedring er at du får tilgang til teammedlemmenes kollektive visdom og kreativitet. Det er teammedlemmene som kjenner produktene, tjenestene, prosessene og prosedyrene dine best. Det er også de som har mest kontakt med kunder og interessenter. Derfor er de best egnet til å identifisere forbedringsmuligheter og utvikle ideer til forbedringer.

For å fremme en kultur for kontinuerlig forbedring i teamet ditt kan du gjøre følgende:

• Oppfordre teammedlemmene dine til å dele tilbakemeldinger, forslag og innsikt med jevne mellomrom.
• Skape et trygt og støttende miljø der teammedlemmene kan uttrykke sine meninger og bekymringer uten frykt for fordømmelse eller kritikk.
• Anerkjenne og belønne teammedlemmer som bidrar til forbedringsprosessen.
• Gi teammedlemmene tid, ressurser og støtte til å gjennomføre forbedringsideene sine.
• Involver teammedlemmene i beslutningsprosessen når det gjelder forbedringsprioriteringer og -planer.

Verktøy og teknikker for kontinuerlig forbedring

Det finnes mange verktøy og teknikker som kan hjelpe deg med å implementere den smidige strategien for kontinuerlig forbedring. Noen av de vanligste er

• PDCA-syklusen (Plan-Do-Check-Act): En firetrinnsmetode for implementering av endringer. Metoden omfatter planlegging av endringen, gjennomføring av endringen, gjennomgang av resultatene og oppfølging av erfaringene.
• De 5 grunnene (hvorfor): En teknikk for å finne årsaken til et problem ved å spørre “hvorfor” fem ganger, til man kommer til kjernen av problemet.
• Fiskebeinsdiagrammet: Et visuelt verktøy for å identifisere og analysere mulige årsaker til et problem. Det ligner et fiskeskjelett med problemstillingen som hode og ulike kategorier av årsaker som bein.
• Pareto-diagrammet: Et grafisk verktøy som viser hyppigheten eller effekten av ulike faktorer eller problemer. Det hjelper deg med å identifisere 20% av faktorer eller problemer som forårsaker 80% av påvirkninger eller problemer.
• SMART-kriteriene: Et sett med kriterier for å sette spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsavgrensede mål.
• Kanban-tavlen: Et visuelt verktøy for håndtering av arbeidsflyter. Det består av en tavle med kolonner som representerer ulike arbeidsfaser og kort som representerer individuelle oppgaver. Det hjelper deg med å spore fremdrift, identifisere flaskehalser og begrense pågående arbeid.
• Tilbakeblikk: Et møte på slutten av hver iterasjon eller sprint der teammedlemmene reflekterer over hva som gikk bra, hva som gikk galt og hva som kan forbedres.

Tilbakemeldingssløyfen for kontinuerlig forbedring er en syklus der tilbakemeldinger fra kunder, interessenter og teammedlemmer samles inn, analyseres og følges opp. Denne syklusen er viktig for å sikre at forbedringsarbeidet er i tråd med kundenes behov og forventninger samt virksomhetens mål og strategier.

Tilbakemeldingssløyfen for kontinuerlig forbedring omfatter følgende:

• Innhenting av tilbakemeldinger fra kunder, interessenter og teammedlemmer gjennom ulike kanaler som spørreundersøkelser, intervjuer, evalueringer, kommentarer, klager, forslag osv.
• Analyse av tilbakemeldingsdataene med kvantitative og kvalitative metoder som statistikk, sentimentanalyse, tekstutvinning osv.
• Identifisering av mønster, trender, gap, styrker, svakheter, muligheter, trusler og innsikt fra tilbakemeldingsdata.
• Prioritering av tilbakemeldinger-elementer på grunnlag av deres verdi og viktighet.
• Kommunikasjon av tilbakemeldingsresultater til kunder, interessenter og teammedlemmer
• Implementering av tilbakemeldinger-elementer som forbedringsoppgaver i iterasjoner eller sprinter.
• Måling av effekten av tilbakemeldingselementer på kundetilfredshet, lojalitet og kundelojalitet, samt på virksomhetens resultater, vekst og lønnsomhet.

Kontinuerlige forbedringsøvelser

Kontinuerlige forbedringsøvelser er aktiviteter som hjelper deg med å øve på og forbedre ferdighetene dine i å bruke den smidige strategien for kontinuerlig forbedring. Du kan gjøre dem individuelt eller i grupper, online eller offline, formelt eller uformelt.
Selv bruker vi to-ukers retrospektiver til å gjøre de fleste av disse øvelsene sammen som et team.

Noen eksempler på øvelser for kontinuerlig forbedring er

• Stopp-Start-Fortsett-RetroEn enkel og effektiv måte å finne ut hva du og teamet ditt bør stoppe, starte og fortsette med for å forbedre arbeidet. Du kan bruke denne øvelsen på slutten av hver iterasjon eller sprint.
• SWOT-analysenEt strategisk verktøy for å vurdere styrker, svakheter, muligheter og trusler ved produkter, tjenester, prosesser og prosedyrer. Du kan bruke denne øvelsen til å identifisere forbedringsområder og handlingsplaner.
• IdédugnadenEn kreativ teknikk for å utvikle et stort antall ideer på kort tid. Du kan bruke denne øvelsen til å finne ideer til forbedringer eller løsninger på problemer. Du kan bruke ulike metoder som tankekartlegging, ordassosiasjon, tilfeldig input osv. for å stimulere kreativiteten.
• Teknikken med punktavstemningEn enkel og demokratisk måte å prioritere ideer eller oppgaver på. Du kan bruke denne øvelsen til å velge ut de mest verdifulle og presserende forbedringstiltakene fra en liste med alternativer. Hver deltaker får et antall poeng (vanligvis tre) som han eller hun skal fordele mellom alternativene etter eget ønske.

Vi bruker mange av disse metodene i retrospektivene våre. Hvis du vil lære mer om retrospektiv-agendaen vår, kan du gjøre det her: Våre retrospektive maler

Kontinuerlig forbedringsgjennomgang er en prosess for å evaluere resultatene av forbedringsarbeidet. Dette er viktig for å måle fremdriften, lære av suksesser og fiaskoer og feire suksessene.

Gjennomgangen av kontinuerlig forbedring omfatter:

• Sammenligning av faktiske resultater med forventede resultater
• Identifiser viktige resultatindikatorer (KPI-er) som måler effektiviteten av forbedringsarbeidet.
• Beregning av avkastningen på investeringen (ROI eller ROTI) av forbedringsarbeidet.
• Analyser hvilke faktorer som har bidratt til eller hindret forbedringsarbeidet.
• Dokumentere erfaringer og beste praksis fra forbedringsarbeidet.
• Deling av resultater og utfall med kunder, interessenter og teammedlemmer
• Anerkjenne og belønne teammedlemmer som har bidratt til forbedringstiltakene.
• Feiring av milepæler og resultater av forbedringsarbeidet.

Kontinuerlig forbedring på den smidige måten

Plan for implementering av kontinuerlig forbedring Implementeringsplanen for kontinuerlig forbedring er en plan som beskriver trinnene og tiltakene du må ta for å gjennomføre forbedringsoppgavene dine. Det er en kjøreplan som leder deg fra din nåværende situasjon til målene dine. Planen for implementering av kontinuerlig forbedring bør inneholde følgende

• Forbedringsmål og delmål
• Forbedringsoppgaver og deloppgaver
• Teammedlemmenes roller og ansvarsområder
• Ressurser og verktøy som trengs for hver oppgave
• Tidsplan og milepæler for hver oppgave
• Risikoer og utfordringer for hver oppgave
• Beredskapsplaner for hver oppgave

Mål for kontinuerlig forbedring

Målene for kontinuerlig forbedring er de ønskede resultatene av forbedringsarbeidet deres. De er det teamet ditt ønsker å oppnå ved å forbedre produktene, tjenestene, prosessene eller prosedyrene deres. Målene for kontinuerlig forbedring er ideelt sett:

• i tråd med kundenes behov og forventninger og med selskapets mål og strategier.
• Spesifikk, målbar, oppnåelig, relevant og tidsavgrenset (SMART)
• utfordrende, men realistisk (110%-prinsippet)
• Motiverende og stimulerende
• Tydelig kommunisert til alle interessenter (kunder, interessenter og teammedlemmer)

Konklusjon

Kontinuerlig forbedring er ikke et endelig mål. Det er en kontinuerlig reise som krever konstant oppmerksomhet, innsats og justeringer. Ved å ta i bruk en smidig strategi for kontinuerlig forbedring kan du gjøre kontinuerlig forbedring til en del av det daglige arbeidet. Du kan også høste fordelene av kontinuerlig forbedring, for eksempel økt kundetilfredshet, lojalitet og lojalitet, og bedre teamprestasjoner.