Analyse av 30k-retroer: 4 tips for agile team

Et erfarent agilt team har sannsynligvis opplevd noen hundre agile prosjekter i løpet av karrieren. Retrospektiv utført. Det er nok til at et teammedlem utvikler en intuitiv forståelse av hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Men hva kan du lære når du har 30 000 retrospektiver å trekke veksler på?

I denne artikkelen utforsker vi dette spørsmålet og deler noen overraskende, datadrevne innsikter med deg.

Hvorfor vi deler våre analyser og innsikter om agile retrospektiver

Vårt mål med Echometer er å gjøre retrospektiver og teamutvikling bedre og datadrevet. Vi gjør dette først og fremst for brukerne våre, men også i en bredere forstand ved å stimulere til dialog om retrospektiver i det agile miljøet.

Ved å dele vår innsikt fra mer enn 30 000 Retrospektiv ønsker vi å skape et konkret diskusjonsgrunnlag for hva som kjennetegner gode retrospektiver og hvordan du kan forbedre dine egne retrospektiver.

I denne artikkelen deler vi den første innsikten fra analysen vår. Kanskje blir det en overraskelse eller to for deg også. 

Da setter vi i gang:

Med ROTI (“Return on Time Invested”) spør man ved utsjekk av en retrospektive om hvor godt tiden for retrospektivet var investert. Hver deltaker gir et svar på en skala fra 0 (dårlig investert) til 10 (super investert).

ROTI-skåren er gjennomsnittet av disse svarene.

Onsdag er den mest populære dagen for retrospektiver med 24,4%, like foran tirsdag med 24%. 

Bare 14,1 % av retrospektivene finner sted på mandager. Fredag har også relativt få retrospektiver med 16,5 % – selv om man skulle tro at en fredag som avslutning på uken også egner seg for en retrospektive?

Hva er den beste ukedagen for en retrospektiv?

Interessant nok er ROTI-poengsum for retrospektivene på fredager igjen høyest av alle ukedager med 8,52/10! 

Onsdagen ender på sin side litt under gjennomsnittet med en ROTI-score på 8,25. 

Mandager er kanskje faktisk ikke den beste dagen for en retrospektive – i det minste antyder ROTI-poengsummen med 8,14 det.

Mens en gjennomsnittlig retrospektiv varer 1 time og 11 minutter, er det bare 35% som faller inn under kategorien 61-90 minutter.

Bare rundt 7% av retrospeksjonene i Echometer varte lenger enn 2 timer. Korte retrospektiver på mellom 10 og 45 minutter utgjør fortsatt 21%.

* Merknad til analysen: Du har kanskje lagt merke til at vi ikke har inkludert 180 minutter i denne analysen. Hvorfor ikke? Utliggerne nedover er i mange tilfeller “demo-retrospektiver” for å introdusere verktøyet. Lengre retrospektiver (>180 minutter) inkluderer ofte så lange perioder med inaktivitet at man kan anta at verktøyet ble brukt noe annerledes enn forventet.

Hvor lenge varer de beste retrospeksjonene?

De beste retrospektivene varer 30–45 minutter. I hvert fall hvis man tar ROTI-poengsum med 8,5 / 10 av deltakerne som utgangspunkt. Avstanden til kategorien «46–60 minutter» med 8,47 / 10 er imidlertid veldig liten. 

På den annen side er det tydelig at teammedlemmenes tilfredshet avtar med lengre retrospektiver. Men selv med 8,17/10 for “121-180 minutter” er resultatet godt nok til å anta at retrospektivene i gjennomsnitt var verdt det. Det må bare være bedre resultater i forhold til den økte tidsinvesteringen for å rettferdiggjøre samme ROTI.

I tilfelle du er interessert: Vi har også noen få Tips for tidsboksing i retrospektive møter .

Nesten 57% av retrospektivene har 6 til 10 deltakere. Så mange som 31% av retrospektivene har bare 3 til 5 deltakere.

Større grupper av deltakere i retrospektiver med mer enn 10 deltakere utgjør i overkant av 10% i analysen.

Merknad til analysen: Det er verdt å merke seg at kun de deltakerne som deltok aktivt i retrospektivet i Echometer, er registrert her. Det er derfor mulig at andre deltakere deltok i retrospektivet via skjermdeling. Vi kan dessverre ikke gi noen data om andre deltakere via skjermdeling.

Lønner det seg å gjennomføre en retrospektiv for 3-5 personer?

I den første tiden i Echometer ble vi ofte spurt om vi også gjennomførte retrospektiver i teamet på tre personer. Selvsagt gjorde vi det. Vi ble ofte spurt om det i det hele tatt var verdt å gjennomføre retrospektiver i så små team? Vårt svar: Absolutt!

Derfor var det ekstra gledelig å se at analysen av Echometer-retrospektivene også tyder på at retrospektiver er spesielt nyttige i små team.

Hva er den beste teamstørrelsen for retrospektiver?

Med en ROTI-poengsum på 8,64/10, har retrospektiver med 3-5 deltakere den beste vurderingen.

Og trenden er tydelig: Jo flere deltakere et retrospektiv har, desto svakere er ROTI-scoren. Spesielt med 15 eller flere deltakere faller ROTI-scoren godt under 8/10.

Lønner retrospektiver seg i store team i det hele tatt? Eller gir det mer mening å justere teamstørrelsen først … Kanskje har Scrum-veiledning med sin anbefaling om å sikte på ca. 7 teammedlemmer, ikke så urett likevel.

47,1% av teamene har en frekvens på 14 dager eller mindre for sine retrospektiver. Dette stemmer overens med antakelsen om at de fleste agile team jobber i en 14-dagers-rytme. 15-28 dager (f.eks. “hver tredje uke” eller månedlig) er den nest største gruppen med 33,7%.

Hele 17,6% av teamene har et retrospektiv hver 29.-56. dag (f.eks. hver 5., 6., 7. eller 8. uke).

Hvor ofte bør team gjennomføre retrospektiver?

Mange team som er nye i agile, tror først at det holder med et retrospektiv en gang i måneden eller kvartalet.

Mange Agile-coacher får selvsagt litt vondt i ørene i begynnelsen, for vellykket iterativt arbeid krever tross alt mye mer refleksjon enn mange “nybegynnere” tror. Men er det dumt å begynne med månedlige eller tomånedlige retrospektiver?

Ifølge vår analyse er team også veldig fornøyde med sine retrospektiver ved lengre iterasjonssykluser på 29–56 dager. Med en ROTI-poengsum på 8,31/10, presterer de til og med litt bedre enn team som gjennomfører retrospektiver med en frekvens på 15-28 dager (f.eks. “hver tredje uke” eller månedlig).

På topp ligger imidlertid helt klart gruppen som gjennomfører retrospektive evalueringer i en rytme på 14 dager eller mindre. Med en ROTI-score på 8,61 er de den klart mest vellykkede gruppen. Nok en gang bekreftes det at øvelse gjør mester.

Merknad: I denne delen av analysen har vi bare inkludert team som har gjennomført minst 5 retrospektiver med Echometer.a

Viktige erfaringer: Slik ser det perfekte retrospektivet ut 🤩

Det perfekte tilbakeblikket…

1. Finner sted på en fredag

2. Varer i 30-45 minutter

3. Har 3-5 deltakere

4. Har en hyppighet på 7-14 dager

Retrospektiver som passer inn i dette mønsteret, har en gjennomsnittlig ROTI-score på 9,07/10. 

Dette mønsteret lander dermed klart over gjennomsnittet på 8,33 som ble nevnt innledningsvis.

Bonus: Slik forbedrer du retrospeksjonene dine 🔥

Det er ikke sikkert at du kan endre variabler som teamstørrelse og hyppigheten av retrospektiver på kort sikt. Men det er én ting til som vi har lagt merke til, og som alle team virkelig kan vurdere for å forbedre retrospektivene sine:

Vi kan med stor grad av sikkerhet si at det å diskutere og avslutte tidligere handlinger fører til en bedre ROTI-score for et retrospektiv.

Det er også fornuftig: Ved ikke bare å dele ut tiltak, men også gjennomføre dem og diskutere resultatene, øker du teamenes følelse av mestring.

For å utnytte denne effekten i Echometer har vi et eget trinn i retroagendaen: “Action Review”. På denne måten blir ingen tiltak fra et retrospektiv feid under bordet igjen. Kanskje du også vil inkludere dette trinnet i dine neste retrospektiver.

Forresten: OpenAIs ChatGPT har også noen tips til Agile-trenere. Ta en titt på intervjuet vårt med ChatGPT om emnet Agile Coaching .

Metode: Hva du bør tenke på ☝️

Som med alle dataanalyser er resultatene selvsagt bare i begrenset grad overførbare til en hvilken som helst kontekst.

Da vi delte de første resultatene på LinkedIn, hadde Giancarlo for eksempel et godt tips. Du kan finne et svar fra oss på Giancarlos kommentar på LinkedIn. Så mye på forhånd: hun har arbeidet med Resultater av retrospektive evalueringer å gjøre.

 

Spesielt må det tas hensyn til den klassiske utvalgsskjevheten. Utvalget er selvfølgelig bare brukerne av vårt Echometer-verktøy. Dette kan for eksempel føre til at kvaliteten på retrospektivet i gjennomsnitt øker på grunn av modereringsstøtten osv. Men på grunn av antallet retros og bredden i det globale utvalget kan vi anta at tendensene som vises her, er gyldige for mange typiske kontekster.

Konklusjon: Den beste analysen av retrospektiver

Med en populasjon på over 30 000 retrospektiver er dette, så vidt vi vet, den største analysen av retrospektiver som hittil er publisert.

Som beskrevet er dataene selvsagt ikke representative for hele det agile miljøet. Datainnsamlingen vår er begrenset til det anonymiserte utvalget av brukere hos Echometer og deres retrospektive data i perioden 2020-2022.

Har du spørsmål om analysen eller ytterligere ideer om hvilke variabler vi bør undersøke? Diskuter med oss på LinkedIn eller Twitter.

Vi ser frem til dine nyheter og kommentarer!