På begynnelsen av 2000-tallet begynte de første IT-avdelingene å gå over til smidige arbeidsmetoder. Det viste seg raskt at det gir bedre arbeidsresultater. I dag er Agile standarden innen programvareutvikling (95% av organisasjonene bruker den – Tilstanden i Agile, 2020). Det er derfor ikke så rart at stadig flere bedrifter spør seg: Kan Agile brukes til andre prosjekter enn programvareutvikling? Jeg skal vise deg når det er fornuftig å bruke Agile utenfor programvareutvikling, og hvordan dette kan se ut i praksis.

 

Hvorfor bruker bedrifter Agile til annet enn programvareutvikling?

Før vi ser på hvordan Agile fungerer utenfor programvareutvikling, tar vi først en titt på hvorfor bedrifter velger å jobbe smidig også i andre avdelinger og bransjer. For å gå rett på sak: Agile gjør det mulig for bedrifter å få et bedre sluttprodukt på plass på kortere tid. Smidige rammeverk som er implementert for dette formålet, er blant annet 

 

• • bedre kommunikasjon i og på tvers av team,  

• • vanlig Retrospektiv for kontinuerlig å forbedre arbeidet som utføres,

• • en åpen tilbakemeldingskultur og

• • en transparent og mer effektiv måte å jobbe på.

Du drar nytte av disse fordelene, spesielt når arbeidsmiljøet er komplekst (se Cynefin-modellen) er. 

Cynefine-modellen

Kilde: Cynefin: smidige metoder – eller ikke | MT AG (mt-itsolutions.com)

Agile skaper deretter en struktur for teamene som gjør det enklere for dem å strukturere, evaluere og tilpasse arbeidsprosessene. Det finnes ikke lenger bare én hovedplan, men mange små milepæler som teamene mestrer. Og: I stedet for en produktsjef eller en enkelt leder er ansvaret fordelt på mange skuldre i hele teamet.

 

Bruk av Agile utenfor programvareutvikling: Hvordan fungerer det?

Fordelene med den smidige arbeidsmetoden for ikke-IT-prosjekter er derfor åpenbare. Men hvordan kan Agile fungere i praksis? Agile ble tross alt utviklet for å forbedre programvareutviklingsprosesser. Kan Agile i det hele tatt brukes til andre prosjekter enn programvareutvikling?

Med noen få unntak kan jeg svare et klart "ja" på dette. Men du kan ikke bare velge et rammeverk som Scrum og bruke det som en mal for prosjektet ditt. Det fungerer ikke i seg selv, fordi de fleste rammeverk er utviklet for IT-prosesser. 

Når du skal implementere Agile på andre arbeidsområder, står du i utgangspunktet overfor disse to mulighetene:

 

1. 1. Du tar bare i bruk rammene i et smidig rammeverk og tilpasser resten til bransjens, prosjektets og teamets behov.

1. 1. Du bestemmer deg bare for visse byggesteiner i et smidig rammeverk og implementerer dem.

Det er vanligvis vanskelig for organisasjoner å lykkes med å implementere den første tilnærmingen. Uten omfattende, profesjonell støtte er organisasjoner ikke i stand til å overføre rammeverket til sine egne prosesser. 

I praksis anbefaler jeg derfor at du begynner med bedriften din enten med den smidige Kanban-metoden eller med smidig Retrospektiv an. Begge tilnærmingene er store nok til å vise team og avdelinger fordelene med Agile uten å overvelde dem. 

Det kan være nyttig å ikke snakke offisielt om Agile. Dette beskytter teamet mot falske forventninger og gjør at de kan gå inn i de nye prosessene uten forbehold og frykt hvis enkelte ansatte allerede har hatt dårlige erfaringer med det. 

 

Bruk av Agile utenfor programvareutvikling: Når er det ikke mulig?

Det finnes noen få unntak der Agile gir liten eller ingen mening utenfor programvareutvikling: 

Prosjekter med strenge krav

Bedrifter som alltid må overholde strenge krav, som for eksempel overholdelse av regelverk eller sertifiseringer, kan ikke tilpasse prosessene sine tilstrekkelig til å dra nytte av fordelene med Agile. Den iterative og tilpasningsdyktige karakteren til smidige tilnærminger kan da ikke overføres til måten de jobber på. 

Kunder med endringskontroll

Hvis organisasjoner jobber med kunder som ønsker å kontrollere hvert eneste trinn i prosessen gjennom dokumentasjon og endringskontroll, er barrieren for å implementere Agile for stor. Fordi: Det ligger i Agiles natur å fordele ansvaret på mange skuldre. Teamene tillates og forventes å ta beslutninger på egen hånd. Dette er neppe mulig med konstant kontroll. 

Hvilke sektorer gjelder dette?

Prosjekter med strenge krav og kunder med endringskontroll finnes hovedsakelig i sterkt regulerte bransjer som luftfart, helsevesen og militæret. Der er styring og kontroll viktige bærebjelker. 

Selv om du kan bruke noen smidige konsepter i disse sektorene, for eksempel kontinuerlig forbedring –, for eksempel retrospektiver, svekkes de faktiske fordelene med Agile av disse forholdene. De faktiske fordelene med Agile svekkes imidlertid av disse rammebetingelsene.

 

Bruk av Agile utenfor programvareutvikling: 3 praktiske eksempler

For at vi ikke bare skal ha en teoretisk tilnærming til Agile i ikke-IT, tar vi en titt på tre praktiske eksempler. De viser hvordan Agile kan fungere i prosjekter som ikke er programvareprosjekter, og hva Agile endrer i prosessen:

Agile utenfor programvareutvikling: UX-design

Agile-teknikker i designteam bidrar til å utvikle produkter som er nært knyttet til brukernes behov – uten at det tar måneder å få dem ut på markedet. Agile-teknikkens iterative natur fjerner presset på vilkårlig perfeksjon og hjelper UX-designere med å jobbe mer fleksibelt og tilpasningsdyktig. 

For å oppnå dette introduserer Agile for eksempel "Design Sprint" innen UX-design. Dette innebærer at alle nøkkelinteressenter jobber sammen i 4-5 dager for å utvikle et testbart produkt fra en opprinnelig idé. Designsprints fører ofte til vellykkede design som går i produksjon på nøyaktig samme måte. 

Den Den amerikanske nettbaserte læringsplattformen Quizlet har for eksempel inkludert diagramverktøy i porteføljen sin. Selv om en designsprint ikke gir et tilfredsstillende resultat, viser det raskt hvilke ideer og tilnærminger som ikke fører til målet. Dette er en uunnværlig innsikt for å velge riktig vei – uten å kaste bort for mye ressurser.

Profftips: Inviter "kunden" eller målgruppen et par ganger i løpet av designsprinten for å få direkte tilbakemeldinger.

Agile utenfor programvareutvikling: Markedsføring

Agile innen markedsføring er avhengig av data og analyser for kontinuerlig å finne potensialer og løsninger på problemer i sanntid, for å gjennomføre tester og evaluere resultater umiddelbart, og for å iterere raskt. I praksis betyr dette at en markedsavdeling kjører flere kampanjer samtidig og utvikler nye ideer til dem hver uke. I motsetning til ovenfra-og-ned-markedsføring drives ikke agil markedsføring av ambisiøse oppkjøpsmål og en rigid kampanjeplan, men av markedet.

Sleeknote, en leverandør av programvare for e-handel, klarte å øke produksjonen og den organiske trafikken drastisk ved hjelp av smidig markedsføring. For å oppnå dette arbeidet de med ukentlige sprinter, produktetterslep og Kanban-tavler. McKinsey antar at bedrifter med smidig markedsføring kan kan øke omsetningen med mellom 20 og 40 prosent.

Agile utenfor programvareutvikling: Rekruttering

Agile in Recruiting hjelper organisasjoner med å tiltrekke seg høyt kvalifiserte talenter og passive jobbsøkere og redusere turnoveren i bedriften. For å gjøre dette ser Agile på rekruttering som en produktavdeling som har direkte innvirkning på omsetningen. For å gjøre dette må de reagere raskt og kontinuerlig på markedet og hele tiden tilpasse seg jobbsøkernes behov.

IBM har for eksempel et eget rammeverk som heter "Agile i talentutvikling" (AgileTA) for å implementere Scrum i HR-avdelingen. Det er særlig retrospektiver som sikrer at arbeidet som gjøres, evalueres, og at uutnyttet potensial og feil avdekkes. 

 

Konklusjon om bruk av Agile utenfor programvareutvikling: Å oppnå innledende suksess med små grep

Agile gir bedrifter muligheten til å skape bedre produkter raskere. Bruk av Agile utenfor programvareutvikling er mulig i mange avdelinger og bransjer. Det er viktig å ikke ønske å gjøre alt på en gang. Uten profesjonell støtte bør organisasjoner starte med grunnleggende smidige elementer som retrospektive møter for å se de første effektene av Agile i praksis. Deretter kan de trinnvis integrere flere elementer i rammeverket i prosessene sine. Workshopen vår viser deg hvilke 7 feil du for enhver pris bør unngå under en smidig transformasjon. Prosjekt Scagile. Kom gjerne innom, workshopene er gratis.

I tillegg kan jeg anbefale deg å ta en titt på verktøyet Echometer (mer om det her): Den beste gratis programvaren for agile retrospektiver). Den egner seg spesielt godt for team som kanskje nettopp har begynt med smidige metoder.