あなたのチームに新入社員が加わり、新しいチームメンバーや直属の部下ができ、初めての1対1ミーティングや評価面談を計画している。ここでは、1-1ミーティングの招待状、アジェンダ、司会進行、それに付随するすべてのヒントを見つけることができる！
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ある調査によると、新入社員のうち50%以上が、入社後も自分の役割に対して十分な準備ができていないと感じている。特に小規模企業やリモートチームでは、60%を超える。
従って、1対1または従業員評価は、入社が完了した後でも依然として極めて重要である。
ソースはこちらだ： オンボーディングの不備が新入社員に与える影響
新入社員との最初の1対1ミーティングのコツ1：招待状と事前ディスカッション
新入社員や新チームメンバーとして入社した人は、新しい情報の洪水に圧倒されることが多い。そのため、新入社員やチームメンバーとの最初の1対1のミーティングは、必ず直接会って話し合い、招待メールで告知する。
新しい1対1ミーティングのルーティンについて事前に直接話し合わないと、新入社員やチームメンバーはそれに合わせて準備する機会がほとんどなく、アポイントメントの案内がメールや通知の洪水に紛れてしまうかもしれない。
だから、自分自身と直属の部下のために、1対1の面談や評価面談に直接臨み、従業員に最初の1対1の面談に備える機会を与えよう。
直属の部下との最初の1対1の面談のための事前話し合いでは、以下の点を取り上げることができる：
- 対1シリーズの目的は何か？
- 個人面談はどれくらいの頻度（週1回、隔週、月1回など）で、どれくらいの期間行うべきか。
- アポイントは何曜日の何時に取るべきか？
- 最初の1対1のミーティングで、直属の上司は何を期待しているのか？
- 最初の1対1のミーティングは具体的にいつ行われるのか？
面接の後、従業員に最初の1対1ミーティングの招待メールを送ることもできる。こうすることで、従業員は1対1について知っておくべきことをすべて文章で読むことができる。例文付き記事はこちら：1対1ミーティングの招待メールの5つのテンプレートと例文。
新入社員との最初の個別面談のコツ2：フレームワークの準備と作成
最初の個別面談は、その後のすべての個別面談や評価面談の基調となる。そのため、マネジャーとしては、最初の個別面談や評価面談に向けて十分な準備をすることが重要である。
最初の1:1ミーティングでは、マネジャーは枠組みを作るために、従業員への期待とメリットの両方を繰り返すことから始めるべきである：
- 従業員への期待：
- オープンなコミュニケーション： 従業員は、課題、成功、フィードバックについて正直に話す用意をしておく必要がある。
- 積極的に準備する： 従業員は、トピック、質問、懸念事項を持参し、話し合いに備えるべきである。
- 積極的な共同デザイン： 1対1の面談や評価面談は、アイデアや目標、問題を話し合うための共有スペースである。この場を積極的に活用するかどうかは従業員次第である。
- 自己開発に責任を持つ： また、従業員は1:1を、フィードバックを求めたり目標を定めたりすることで、自らの成長に責任を持つ機会ととらえるべきである。
- 従業員にとってのメリット：
- 個別サポート： 従業員には、自分のニーズ、課題、目標について上司と話し合う明確な場が与えられている。
- キャリア開発だ： 面談は、専門的な能力開発を計画し、的を絞ったサポートを受ける機会を提供する。
- 明確さとフィードバック： 従業員は自分の仕事について定期的にフィードバックを受け、期待されることについて指導を受ける。
- 協力体制が改善された： 定期的なコミュニケーションは、従業員と管理職の間に大きな理解と信頼を築く。
- 問題を解決する： 懸念事項や障害については、内密の場で早期に話し合い、解決することができる。
このような枠組み条件が明確になり、1対1の形式に関する従業員の疑問がすべて解消されて初めて、実際の議題に取り掛かるべきである。
新入社員との最初の評価面接のためのヒント3：アジェンダ（アジェンダのサンプルを含む）
1対1のミーティングや従業員評価の実際の議題は、非常に一定していることが多い。とはいえ、繰り返されるアジェンダに加えて、個別のトピックを配置したり、通常の形式から逸脱したりする余地を常に残しておく必要がある。
最初の1対1の面談や評価面談の議題は、たとえば次のようになる：
- はじめに – 1-1への期待とメリット（特に初回鑑定面接について）
- 進捗状況：何に取り組んできた？
- ブロッカーと課題どのような障害や課題に直面しているか？
- 次週の目標
- 従業員からのその他の指摘（フィードバックやアイデアなど）
- マネージャーからのその他の指摘（例えば、会社からの最新情報についてのフィードバックや個人的なやりとりなど）
テンプレートの最後の2点は、前のトピックに当てはまらないすべてのトピックの受け皿として重要である。これにより、従業員は自分のトピックをどこに持ち出せばよいかを常に把握することができる。さらなるポイント」がない場合は、ミーティングのこの部分をスキップすればよい。
もちろん、個人面談のアジェンダは、直属の部下とともに継続的に調整することができる。しかし、最初の1対1の面談や評価面談でアジェンダを複雑にしすぎるのは避けるべきである。まずはシンプルに始め、実務経験に基づいて継続的にアジェンダを調整し、個別化していくことが望ましい。
新入社員との最初の1対1ミーティングのためのヒント4：共有ノート／1対1ツール
個人的な経験から言わせてもらえば、メモのないミーティングは常に非礼であり、プロらしくないと感じる。メモがなければ、1対1のミーティングで最後に何が話し合われたかを忘れてしまいがちだ。
最初からこの問題を避けるには、最初の1対1または評価面談の開始時に、1対1面談の議題とメモを記録する場所を決めておくことをお勧めする。同時に閲覧・編集できる共同メモが可能なツールを使うのがベストだ。
1対1のツールを使うことで、直接的に対策を立て、一緒に追跡することが容易になる。特に、当社の1対1ミーティング・ソフトウェア「Echometer」を紹介したい。1-1ミーティングをより時間効率よく、楽しく、生産的にするのに役立つ。詳細はこのウェブサイトを参照されたい。また、以下の1-1ミーティングのテンプレートを使って、ツールを使い始めることもできる：
1:1ミーティングツールテンプレート：天気予報のようなムード
- 自分の感情の状態を天気に例えるなら、今のプロジェクトや自分の仕事の天気はどうだろう？
雇用主、私生活、プライベートとの関係で天気はどうか？
1:1ミーティングツールテンプレート：コミュニケーション
チームをどのように見ているか：貢献はどのように配分されているか？
自分自身をどこで見るか？ミーティングによって、どんな役割を果たすのか？
チーム内での貢献をより均等にするための第一歩は何だろう？
1:1ミーティングツールテンプレート：失敗する
自分が何かを間違えたと感じたのはいつが最後だっただろうか？
このミスにどう反応した？
この "過ち "を建設的に捉えるにはどうすればいいのだろうか？
目標に近づくために、次にすべき重要な間違いは何か？
1:1ミーティングツールテンプレート：ベストから学ぶ
チームの中で誰を尊敬しているか、またその理由は？
会社の同僚、そしてその先の同僚について考えるとき、あなたが学びたいことは何だろうか？
学びたい人たちと連絡を取る。
1:1ミーティングツールテンプレート：コンフリクトのタイプ
チーム内で最近あった対立を挙げる。
5つの異なるコンフリクト・スタイルを見てみよう：あなたの行動や態度は、コンフリクト・スタイルの1つ以上に分類できるだろうか？
その争いにどう対処すればよかったのか？
共有メモに加えて、もちろん従業員と共有しないプライベートなメモを書くこともできる。しかし、1:1ミーティングや従業員評価のためのほとんどのツールは、このための統合機能も提供している。
新入社員との最初の1対1のミーティングのためのヒント5：積極的に社員を巻き込む
従業員からのフィードバックがマネジャーであるあなたにとって重要であることは、最初の1対1のミーティングですでに明らかになっているはずだ。
このことを再度強調するために、最初の個別面談の最後に従業員にフィードバックを求めるべきである。例えばこうだ：
- 1対1のミーティングをもっと楽しくするために、私たちができる他の方法はないだろうか？
- 2ヶ月後のリマインダーを設定し、頻度、会議時間、議題など、1対1の形式が自分たちに合っているかどうかを一緒に考えるべきだろうか？
- 次の1-1ミーティングや社員評価では、何に焦点を当てるべきだと思う？
現在では、1対1ミーティングを実施できる特別な状況がいくつかある。これまでの例では、直属の部下がいる既存のチームに1対1や社員評価を導入することを想定してきた。しかし、新入社員が既存のチームに加わった場合はどうなるだろうか？あるいは、自分だけが新人で、他のメンバーはすでにお互いを知っている場合、マネージャーとしてどのように振る舞えばいいのだろうか？今回はこのことについて考えてみたい。
既存チームの新メンバーの最初の評価面接
新しい直属の部下がチームに入ってきたとき、チームリーダーとして最初の1対1のミーティングで、チームメンバーへの指導を成功させるために考慮すべきことがいくつかある。
最も重要な3つのヒントを紹介しよう：
新メンバーとの最初の1対1ミーティングのコツ1：役割と期待を明確にする
コラボレーションを成功させるためには、新しい直属の部下が期待されていることを正確に理解することが重要である。
したがって、最初の1-1ミーティングや評価面接では、次の質問に答えよう。
新メンバーとの最初の1対1ミーティングや評価面接のコツ2：チームと文化を説明する
新しいチームメンバーとして、あなたは既存の仕組みに慣れなければならない。マネージャーであるあなたは、チームがどのように機能しているかを把握している。そのため、最初の1対1面接や評価面接で、新入社員がチームの中で誰が何に取り組んでいるのか、典型的なコミュニケーション・チャネルやルーチンはどのようなものかをよりよく理解できるようサポートする。
チーム文化もここでは重要な要素である。新しいダイレクトレポートを使って、一緒に仕事をする際にチームとして大切にしていることを共有しよう。もしかしたら、話し合うことのできる一定の労働協約があるかもしれない（これについてはさらに詳しく： ワーキング・アグリーメント：10の例とテンプレート).
また、新メンバーには、他のチームメンバーとのネットワーク作りをサポートしたり、合同ミーティングに招待したりする。もちろん、自分のチーム以外の「メンター」を組織することを提案するのも理にかなっている。
新メンバーとの最初の1対1ミーティングのコツ3：質問の余地を残す
マネジャーであるあなたには、新しい直属の部下の入社を成功させる責任がある。新メンバーとの最初の1対1の面談では、質問のための十分なスペースを設け、サポートを提供する：
- 慣熟に最も必要なものは何か？
- IHにとって次に重要なマイルストーンは何か？
- いつまでにインダクション・プログラムを修了したと言えるようになりたいか？
- 次回はいつ、一緒に入団状況を見直そうか？
新メンバーの質問と回答は、1対1ミーティングや評価面接のメモに記録しておくのがベストだ。そうすれば、後で参照することができる。
まったく新しいチームで、マネジャーとして初めて1対1のミーティングを行う。
マネジャーとして既存のチームに初めて参加する場合、1対1のミーティングは、チームメンバー全員と個人的な関係を築き、それぞれの長所や考え方を知る良い方法だ。
このような状況のために、特別なアドバイスがある：
新チームのマネジャーへのアドバイス1：まずは1対1のミーティングで関係を築く
共同作業を成功させるための最も重要な基礎は、信頼関係である。したがって、最初の1対1のミーティングは、主に新しいチームメンバーを知るために使う。
といった質問を使う：
- なぜこの任務に就いたのか？
- 自分の仕事で特に楽しいこと、モチベーションになることは何か？
- 仕事以外では何をしているか？(この質問は、プライベートな趣味について話した後にするのがベストである）。
- マネージャーとして、またチームワークにおいて特に重要なことは何か？
自分自身の個人的な詳細も共有するようにしよう。結局のところ、人間関係の構築は一方通行ではないのだ。
どうか自分のために、このステップをスキップしないでほしい。私を信じて、関係を構築するのにかかる時間は十分に投資される。
新チームを率いるマネジャーの心得2：強みと弱みに対処する
最初はすべてがバラ色に見えたとしても、ある時点で、監督であるあなたと同じように、チームにも長所と短所–があることが明らかになる。
チームのミスや弱点を率直に指摘できることが重要だ。マネージャーとして、良い手本を示すべきだ。
自分のミスや弱点について率直に話せることが証明されれば、同僚やチームとミスについて話すのはずっと簡単になる。
あなたにとってオープンなエラー文化がいかに重要であるかを何度も繰り返し、そして自分自身のミスや行動、自分自身に不満があった状況を共有することで、良い手本を示す。
新しいチームのマネジャーへのヒント3：コンフリクトにおける誠実さ
チーム内でコンフリクトが生じた場合、1対1のディスカッションを行うことで、チームメンバーのさまざまな視点を知ることができる。ただし、常に客観的で中立的な立場を保たなければならない。1対1や評価面談では、決して一方の味方をせず、客観的で合理的な解決策を見出すことが目的であることを明確にする。
もし1対1のミーティングでピーターとサビーヌの間に対立があったとしても、自分が個人と同意見であることに気づいてはならない。
遅かれ早かれ、この矛盾は露呈し、マネージャーとしての誠実さが問われることになるだろう。最悪の場合、あなたはチームからの信頼を失うだろう。
つまり、1対1の面談や評価面接であっても、常に中立を保つことだ。
チーム内のコンフリクトに対処する良い方法：1対1のミーティングではなく、影響を受ける人全員とコンフリクトについて話し合う（チームの振り返りなどで）。
新しい直属の部下との最初の1対1の面談や評価面接の準備が整う
この記事を読んだという事実だけでも、あなたにとってマネージャーとしての役割を十分に果たすことが重要であることがわかる。社員は、あなたと一対一でミーティングができることをありがたく思っているはずだ！😊
