マネジャーと従業員の間で1対1のミーティングを導入する場合、チームメンバーへの招待メールは通常、最初のステップの1つとなる。招待状の文言や件名さえも、最初の1対1ミーティングや社員評価の成功に影響を与える可能性がある。
ここでは、1対1のミーティングの招待メールや問い合わせメールのテンプレートと例をいくつか紹介する。
様々な1対1のミーティング（例：毎週、年次、気難しい従業員との1対1...）の詳細なテンプレートに興味があれば、該当の記事をご覧いただきたい： 編集可能な15の実績ある1-1ミーティングのテンプレート（無料）.
1対1のミーティングのための従業員への招待メールの標準テンプレート
1on1ミーティングや定期的な評価面談の導入について、従業員に関する特別な理由がない場合は、以下のテンプレートを招待メールに使用できる。
古典的なEメールテンプレートに含まれるべきすべてのポイントが含まれている：
こんにちは［従業員の名前］、
話し合ったように、私はあなたと定期的な1：1ミーティングを設定し、あなたの現在のプロジェクト、課題、目標について話し合い、必要なサポートを受けられるようにしたい。これらのミーティングは、相互フィードバックとコラボレーションのためのオープンなプラットフォームを提供する。
日時]に初対面の約束をしたい。約束の時間は[時間]分くらいだ。それがあなたのために働くかどうか私に知らせてほしい。そうしたら、一連の日程をカレンダーに記入しておくよ。
1:1ミーティングの準備のための共同メモをここに保存しておき、2人でアクセスできるようにしておくことを提案する：[リンク］
話ができるのを楽しみにしている！
よろしく。
[あなたの名前］
ところで、もしあなたがソフトウェア開発者のマネージャーなら、次の記事が参考になるだろう： 6 ソフトウェア開発者へのフィードバック例.
このEメールをアレンジする場合、Eメールの長さは合計で125ワードを超えないようにし、読書率と理解度を最適化するために、できるだけ読みやすい段落に分けるべきであることを覚えておいてほしい。出典 メールの最適な長さ
従業員への1on1ミーティングの個別招待の例
ただし、定期的な評価面談の理由が個人的なものである場合は、招待メールにその旨を記載し、おそらく件名にも記載すべきである。以下に、招待メールや問い合わせメールに記載する例とテンプレートをいくつか挙げる。
テンプレート例1：新入社員との個別ミーティングの案内メール
新しい1on1ミーティングシリーズを開始する一般的な理由は、新しい同僚の入社式と馴れ初めである。このシナリオでは、次のような文章やテンプレートが招待メールに適している： こんにちは［従業員の名前］、
チームへようこそ！私たちに任せておけば大丈夫だと、最初の好印象をすでに感じてくれていることを願っている。
入門期間中に最善のサポートを提供するため、定期的な1:1ミーティングを導入したい。この面談は、あなたの疑問を明確にし、あなたの進歩や課題について話し、あなたが当校に馴染むのを助ける場となる。
日時]に初対面の約束をしたい。約束の時間は[時間]分くらいだ。それがあなたのために働くかどうか私に知らせてほしい。その後、一連の日程を私たちのカレンダーに追加する。
1:1ミーティングの準備に関する共同メモをここに保存し、2人でアクセスできるようにすることを提案しよう：[リンク]。
君たちのことをもっとよく知り、一緒に仕事ができることを楽しみにしている！
よろしく。
[あなたの名前］
その前に、1対1のミーティングを新しいレベルに引き上げる方法を簡単に紹介しよう：私たちの1対1ミーティング・ソフトウェアEchometerを使って。
私たちのインタラクティブな会話テンプレートは、あなたの会話をより楽しく生産的にするだけでなく、効果的なアクションが突然有機的にテーブルの上に現れる。例えば、以下のテンプレートを試してみるだけでもいい：
1:1ミーティングツールテンプレート：天気予報のようなムード
- 自分の感情の状態を天気に例えるなら、今のプロジェクトや自分の仕事の天気はどうだろうか？
雇用主、私生活、プライベートとの関係で天気はどうか？
1:1ミーティングツールテンプレート：天気予報のようなムード
- 自分の感情の状態を天気に例えるなら、今のプロジェクトや自分の仕事の天気はどうだろうか？
雇用主、私生活、プライベートとの関係で天気はどうか？
テンプレート例2：従業員の新しい役割に関する1対1のミーティングの案内メール
社内での役割の変更も、個別面談や定期的な評価面談への招待の理由となることが多い。この場合、評価面談への招待状には以下のような文章やテンプレートを使用することができる：
こんにちは［従業員の名前］、
新しい役割]として最近新しい職務に移ったので（改めておめでとう！）、定期的な1:1ミーティングを紹介したい。このミーティングの目的は、あなたの新しいポジションとさらなる（開発）目標をサポートし、現在の課題と相互のフィードバックについて話し合うことである。
日時]に初対面の約束をしたい。約束の時間は[時間]分くらいだ。それがあなたのために働くかどうか私に知らせてほしい。そうしたら、一連の日程をカレンダーに記入しておくよ。
1:1ミーティングの準備に関する共同メモをここに保存し、2人でアクセスできるようにすることを提案しよう：[リンク]。
あなたの新しい役割に同行し、成功のために一緒に働けることを楽しみにしている！
よろしく。
[あなたの名前］
テンプレート例3：業績上の問題が発生した場合の1対1ミーティングの案内メール
1対1の面談や評価面談の理由が、従業員の業績上の問題である場合は、特に微妙なものになる。以下のEメール文例は、おそらく状況に合わせてアレンジすべきである：
こんにちは［従業員の名前］、
あなたの仕事、課題、目標について定期的に対話したい。あなたが潜在的な障害を克服し、可能な限り最高の仕事の成果を達成するために必要なサポートを受けられるようにしたい。
最初の1:1ミーティングを[日時]に予約したい。アポイントメントの時間は[時間]分くらいになる。それがあなたのために働くかどうか私に知らせてほしい。その後、一連のアポイントメントをカレンダーに入れる。
ミーティングを効果的なものにするため、メモとアジェンダをここに保管し、お互いがアクセスできるようにすることを提案する：[リンク]。
あなたの可能性を一緒に伸ばし、あなたの道をサポートできることを楽しみにしている。
よろしく。
[あなたの名前］
テンプレート例4：衝突状況やコミュニケーション上の問題が発生した場合の1対1ミーティングの招待メール
パフォーマンスの問題だけでなく、定期的な衝突やコミュニケーションの問題も、1：1ミーティングや定期的な評価面談を導入する理由になり得る。以下の招待メールの例やテンプレートは、これに直接対処するものである：
こんにちは［従業員の名前］、
チームワークとコミュニケーションについて、定期的に皆さんと対話したい。私の目標は、同僚と効果的に仕事をし、オープンで建設的な職場環境を促進できるようサポートすることだ。
最初の1:1ミーティングを[日時]に予約したい。アポイントメントの時間は[時間]分くらいになる。それがあなたのために働くかどうか私に知らせてほしい。その後、一連のアポイントメントをカレンダーに入れる。
ミーティングを効果的なものにするため、ここにメモや考えを記録することを提案する：[リンク]。
皆さんとオープンな交流の中でチームワークを強化できることを楽しみにしている。
よろしく。
[あなたの名前］
従業員への評価面談の案内メールの適切な件名（4つの提案）
招待メールが開封されるかどうか、本文の内容が読まれる注目度は、メールの適切な件名にも左右される。1対1ミーティングの招待メールの件名は、常に短く簡潔でなければならない。最適な件名は30～50文字、または4～7語である。見てみよう： 件名の理想的な長さ
一対一の面談や定期的な従業員評価のための招待メールの件名は、例えば次のようになる：
New: 1:1ミーティング
キックオフ：来週から1:1ミーティングが始まる
重要な事前情報：来週から1:1ミーティングが始まる
1:1ミーティング（[従業員の名前]+[あなたの名前）
メールの件名では、必ずしも1対1の個別の理由を述べる必要はない。これはメールの後半か、詳細な文章（テンプレートを参照）で説明する。
One-Oneや定期的な従業員評価のための招待メールの効果にとって非常に重要な最後の要素は、最後のセクションで共有される：公式の、専門的な電子メール依頼の前の個人的な会話である。
また、会話を新しいレベルに引き上げたいのであれば、良いテンプレート–をお勧めする： 定期的な従業員チェックのための5つのテンプレート.
また、定期的な1対1のミーティングについての一般的な紹介に興味があれば、このテーマについての記事をご覧いただきたい： ガイド：1対1の会話を成功させるための6つのヒント。
重要：招待メールを送る前に従業員と個人的な会話をすること
新入社員評価のEメールテンプレートを従業員に送る前に、対面ミーティングで事前に発表しておくべきである。対面式であれば、社員が1対1ミーティングの目的を理解しているかどうかがすぐにわかるし、1対1ミーティングや定期的な社員評価の形成に社員が積極的に関与していることを強調する機会も得られる。
会話の中で、何曜日の何時から何時まで、どれくらいの時間1：1を設定すべきか、より効率的に明確にすることもできる。可能であれば、従業員の希望に応えるか、少なくとも相手の視点があなたにとって重要であることを示す。
正式でプロフェッショナルな招待メールは、基本的に個人面接の内容を反映させ、可能であれば、前回の面接で社員が口にした質問を直接取り上げるべきである。
ところで、新入社員との初めての1対1ミーティングが間近に迫っているのであれば、このテーマに関する我々の記事をお勧めする： 新入社員との個別面談における5つのヒント.
1対1アポイントメント・シリーズのカレンダーを従業員に配布する。
Eメールに加え、1対1のミーティングのための一連のアポイントメントを従業員に直接送ることになるだろう。このカレンダーの招待状やテンプレートには、以下のような内容を盛り込むとよい：
- アポイントメント・シリーズの件名には、参加者双方の氏名を記載すること。
- 期間と頻度は事前に合意しておくこと
- 招待状の説明には、1:1ノートへのリンクを含めること。
- 1:1の目的は、招待状や説明文に繰り返し記載されるべきである。
一対一のカレンダーの招待状の正式な、あるいはプロフェッショナルな文章は、例えば次のようになる：
タイトル
月1：1（ジーン＆クリスチャン）
日付
2024-12-14、毎月定期
期間
30分
説明
目的：開発目標と関連措置について、相互の期待、フィードバック、議論を調整する。
共有ノートへのリンク： echometerapp.com/one-on-ones/...
結論 - 1:1の準備にまだ足りないものはないか？
この文章で、定期的な1-1ミーティングの問い合わせメールに何を書けばいいのかがおわかりいただけたと思う。件名の例とテンプレートもいくつか紹介したので、参考にしてほしい。
もしあなたがもう少しクリエイティブで、1対1のミーティング・シリーズに変わった名前を付けたいのであれば、私たちのブログでこのトピックに関するいくつかの例を見つけることができる。
1対1のミーティングをもっと活用したい。それなら、私たちの1対1ミーティングソフトウェアEchometerがお役に立てる。私たちのインタラクティブなミーティングテンプレートを使えば、ミーティングがより楽しく生産的になるだけでなく、効果的なアクションが突然テーブルの上に有機的に現れる。例えば、以下のテンプレートを試してみて：
1:1ミーティングツールテンプレート：天気予報のようなムード
- 自分の感情の状態を天気に例えるなら、今のプロジェクトや自分の仕事の天気はどうだろうか？
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