I colloqui individuali di successo sono uno strumento importante per i manager per costruire una forte relazione con i propri dipendenti e per promuoverli e svilupparli. In questo articolo riceverai una guida completa che ti spiegherà cosa sono le conversazioni 1 a 1, qual è il loro scopo, come condurle e quali sono i consigli da tenere a mente.
Che cos'è un incontro individuale con i dipendenti?
Che cos'è un incontro individuale con i dipendenti? Un incontro individuale è una discussione regolare faccia a faccia tra un manager o un team leader e un singolo dipendente. Questi incontri sono uno spazio in cui si possono discutere le preoccupazioni, scambiare feedback e definire obiettivi comuni.
L'attenzione si concentra sullo sviluppo individuale del dipendente, oltre che sul chiarimento degli ostacoli e sulla definizione delle priorità. A differenza delle riunioni generali del team, le riunioni individuali o le valutazioni dei dipendenti (almeno quelle di successo) sono personalizzate e adattate alle esigenze della persona in questione.
Importante: l'incontro individuale è sempre un incontro di lavoro. Certo, a volte può essere più informale, ma deve essere sempre chiaro il valore aggiunto che stai ottenendo con il formato one-to-one.
Ora dovresti avere le idee chiare su cosa sia un incontro one-to-one. Passiamo alla fase successiva della nostra guida agli incontri one-to-one di successo: l'obiettivo e lo scopo degli incontri one-to-one.
Valore aggiunto, obiettivi e finalità degli incontri one-to-one
Scopo degli incontri individuali
Lo scopo degli incontri individuali di successo è quello di creare un dialogo privato e fiducioso tra il dipendente e il manager o il team leader. Quando c'è fiducia, i dipendenti sono molto più propensi a comunicare apertamente le loro idee e i loro ostacoli.
La regolarità degli incontri one-to-one accelera inoltre in modo significativo la comunicazione sulle attività in corso nel team e qualsiasi iniziativa non allineata da parte dei dipendenti viene riconosciuta tempestivamente. Una parte del successo delle riunioni one-to-one è quindi anche una cadenza regolare – per saperne di più.
A proposito, ho anche realizzato un video su YouTube in cui presento i risultati della mia piccola ricerca: Ho chiesto a 100 manager, nel corso di interviste qualitative, perché fanno riunioni one-to-one – non esitare a dare un'occhiata.
Obiettivo delle conversazioni individuali
Oltre allo scopo generale, l'obiettivo di un incontro individuale dipende dalla situazione individuale. Gli obiettivi tipici di un incontro di valutazione individuale o periodico di successo sono
- Introduzione di un nuovo dipendente
- Legare un dipendente all'azienda (o al team)
- Risolvere i problemi di prestazione (vedi "Piano di miglioramento delle prestazioni").
- Promuovere lo sviluppo dei dipendenti all'interno dell'azienda
- Feedback e miglioramento generale della cooperazione
Per seguire tutte le regole dell'arte, gli incontri individuali di successo devono concentrarsi sulle esigenze individuali del dipendente e contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell'azienda.
A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software.
Valore aggiunto delle conversazioni one-to-one
Indipendentemente dall'obiettivo specifico dei tuoi incontri individuali o dei colloqui di valutazione, ci sono molti valori aggiunti di cui puoi beneficiare:
- Creazione di relazioni: Uno stretto legame tra il manager o il team leader e il dipendente crea fiducia e migliora notevolmente la comunicazione.
- Aumenta la motivazione: Un'attenzione regolare è un segnale di apprezzamento e rafforza l'impegno.
- Conoscere la soddisfazione e l'intenzione di cancellare: In tempi di "guerra dei talenti", è molto importante conoscere la soddisfazione dei dipendenti per poter contrastare tempestivamente eventuali intenzioni di licenziamento.
- Opportunità di coaching: I manager e i team leader possono utilizzare le valutazioni dei dipendenti per fare coaching e dare ai dipendenti un impulso per il loro sviluppo.
Bene, ora arriva il passo successivo della nostra guida agli 1-to-1: come si fa ad avere conversazioni one-to-one di successo? Iniziamo con una semplice domanda: Qual è la cadenza di una buona conversazione one-to-one, con quale frequenza dovrebbe avvenire?
Suggerimento 1: cadenza degli incontri individuali: Con quale frequenza dovresti avere incontri individuali?
Iniziamo a rispondere alla domanda su come avere conversazioni one-to-one chiedendoci quanto spesso dovrebbero avvenire.
La frequenza delle valutazioni periodiche o degli incontri individuali dipende da vari fattori, come le dimensioni del team e la necessità di coordinamento in termini di contenuti. Non esiste una regola precisa in merito. Ecco una raccomandazione tipica per riunioni individuali di successo che raggiungano il loro scopo:
- Settimanale: Ideale per ambienti di lavoro frenetici o per i nuovi dipendenti.
- Ogni quindici giorni: Spesso un intervallo equilibrato per la maggior parte dei team. Un buon punto di partenza per le discussioni individuali.
- Mensile: Per dipendenti esperti con obiettivi chiari e prestazioni stabili.
Tra l'altro, un sondaggio ha chiesto con quale frequenza i dipendenti vorrebbero avere incontri 1 a 1 con i loro manager. La risposta è stata settimanale! Fonte: Sondaggio sulla frequenza degli incontri 1:1
In sostanza, il suggerimento è ovvio: riunioni 1 a 1 più frequenti possono avere un effetto positivo esponenziale sullo sviluppo dei dipendenti, come mostra questo grafico:
I manager dovrebbero definire una cadenza fissa per gli incontri regolari con i dipendenti o per quelli one-to-one in ogni momento e poi adattare continuamente questa cadenza alla situazione in dialogo con il dipendente, in modo che lo scopo degli incontri one-to-one possa essere raggiunto in modo ottimale.
In qualità di manager, ora sai con quale frequenza dovrebbero svolgersi le conversazioni 1-a-1. Il passo successivo della nostra guida "Come condurre conversazioni one-to-one di successo" riguarda la giusta durata di questa conversazione.
Suggerimento 2: Quanto deve durare un incontro individuale?
Anche in questo caso, non esiste una regola precisa per il successo di un incontro individuale. La durata tipica di un incontro individuale di successo è compresa tra i 15 e i 60 minuti:
- 15 minuti: Tempo sufficiente per un check-in regolare in un formato familiare con un'agenda fissa. Se necessario, è necessario fissare date separate per argomenti speciali che non rientrano nell'agenda fissa.
- 60 minuti: Lascia spazio a discussioni più approfondite, come argomenti di sviluppo o di carriera, oltre all'agenda fissa.
Un'agenda chiara e appunti efficaci per la preparazione aiutano a sfruttare al meglio il tempo. Il nostro consiglio è di programmare un po' più di tempo per i primi colloqui di valutazione regolari e poi ridurre la durata se necessario.
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Secondo un sondaggio, la durata media degli incontri 1-to-1 è di 43 minuti – ma non possiamo giudicare se in media hanno successo.
C'è una grande richiesta di modelli di conversazione one-to-one. Per questo motivo, nel prossimo passo della nostra guida, ti fornirò un breve modello in modo che lo scopo della tua conversazione one-to-one possa essere raggiunto in modo ottimale. Questo ci avvicina anche al nocciolo della questione: come condurre conversazioni one-to-one di successo.
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
Suggerimento 3: Un semplice modello di partenza per le agende delle riunioni individuali
Il modello è sostanzialmente flessibile, ma ci sono alcune regole per il successo delle riunioni a tu per tu. Per aiutarti a iniziare, ecco un modello collaudato per riunioni individuali di successo e il relativo ordine del giorno:
- Check-in: Come stai? Scambio informale anche su questioni personali.
- Recensione: A cosa hai lavorato di recente? Su quali argomenti stai lavorando attualmente?
- Bloccanti e sfide: Quali sono i blocchi o le sfide che stai affrontando? Come posso sostenerti?
- Obiettivi: Quali obiettivi ti sei prefissato per la prossima settimana?
- Altri punti del dipendente o il Rapporto Diretto (ad esempio feedback o idee)
- Altri punti del manager o il caposquadra (ad esempio, feedback o scambio personale sugli aggiornamenti dell'azienda)
- Sondaggio sondaggio sentimento (opzionale): Rilevare regolarmente la soddisfazione dei membri del team su vari aspetti (ad esempio, soddisfazione generale, cultura del feedback, leadership) in cifre e renderla misurabile rende professionale la tua leadership.
L'uso di un'agenda crea una struttura e fornisce sicurezza a entrambe le parti nella preparazione dell'incontro individuale o di valutazione. In questo modo si aumentano drasticamente le probabilità che la discussione abbia successo e raggiunga lo scopo effettivo dell'incontro.
A proposito, se sei interessato a modelli ancora più dettagliati, nel nostro blog c'è un articolo apposito: 15 modelli di riunione 1-1 da modificare (gratis).
A proposito, lo strumento per le riunioni 1-to-1 Echometer offre diversi modelli per la tua routine di riunioni. Ecco solo un esempio dei tanti – - dai un'occhiata al nostro strumento:
👋 Benvenuto e rompighiaccio
- Come stai oggi, come è andata la tua settimana finora?
📕 Argomenti Dipendente [nome]
- ...
👈 Argomenti di leadership: revisione
- Cosa è andato bene la scorsa settimana?
- Quali sono state le sfide?
👈 Argomenti di leadership: priorità e obiettivi
- Quali sono le tue principali priorità per la prossima settimana?
- Dove hai bisogno del mio supporto?
🤚 Conclusione
- C'è qualcos'altro di cui vorresti discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
Altri due consigli specifici sull'agenda one-to-one se stai pensando di adattare il modello one-to-one:
- Se vuoi avere successo, non saltare il check-in durante la conversazione individuale. Probabilmente entrambi siete reduci da altri appuntamenti o contesti e avete bisogno di qualche minuto per adattarvi mentalmente all'incontro individuale. Il check-in è anche un'ottima occasione per rafforzare il rapporto con il dipendente e trasmettere il reciproco interesse e apprezzamento personale.
- Il punto all'ordine del giorno "Altri punti da parte del dipendente" nell'incontro individuale è inteso come un punto di raccolta, in modo che il tuo dipendente possa sollevare qui qualsiasi argomento che non sa dove collocare. Il mio consiglio è quindi di non eliminarlo dall'agenda e di chiedere sempre in modo proattivo se ci sono argomenti in merito. In caso contrario, puoi sempre saltare il punto nella riunione di lavoro e almeno questo punto non ostacolerà il successo del tuo incontro 1-to-1.
Una buona guida funziona anche con i quadri. Ecco perché non voglio privarti della nostra breve guida per le riunioni individuali. Ti aiuterà a realizzare in modo ottimale lo scopo della tua nuova routine di incontri.
Suggerimento 4: Come condurre incontri individuali orientati allo sviluppo: Un semplice schema per gli incontri individuali
Se le tue riunioni individuali o con il personale ti sembrano una perdita di tempo e non hanno successo, la seguente sezione è per te.
Molti incontri one-to-one o di valutazione dei dipendenti si risolvono in aggiornamenti unilaterali dello stato dei dipendenti ai loro manager o team leader. Questi incontri one-to-one a carattere informativo hanno spesso poco valore aggiunto per il dipendente, non raggiungono il loro scopo e soprattutto comportano un aggravio di lavoro. A nostro avviso, queste "riunioni di aggiornamento 1-1" sono una perdita di tempo e non soddisfano i requisiti di un manager moderno come "servant leader".
Vedi anche: Leadership servile in un contesto di lavoro agile
Per questo motivo sosteniamo con forza che gli incontri one-to-one di successo dovrebbero sempre essere orientati allo sviluppo per raggiungere pienamente il loro scopo.
I colloqui individuali o le valutazioni dei dipendenti orientati allo sviluppo seguono un quadro chiaro per massimizzare il successo:
- Riflessione continua: Riflettere insieme sui successi e le sfide del passato. Identificare i modelli insieme ai dipendenti.
- Obiettivi di sviluppo: Sviluppare obiettivi di sviluppo individuali interessanti e in linea con gli obiettivi di carriera dei dipendenti aumenta la fedeltà e la motivazione dei dipendenti.
- Misure di sviluppo: Definisci e sostieni attivamente i passi concreti per sviluppare le competenze del dipendente in modo che possa raggiungere i suoi obiettivi.
Un quadro di riferimento per il successo degli incontri one-to-one fornisce un orientamento e promuove un ulteriore sviluppo. Il primo passo è quello di definire un obiettivo di sviluppo –, che è la parte successiva della nostra guida al dialogo one-to-one.
Suggerimento 5: Come definire e tracciare gli obiettivi per i dipendenti durante le riunioni individuali
Gli obiettivi di sviluppo possono essere un altro strumento per dare una struttura e una direzione ai tuoi incontri one-to-one o di valutazione e quindi massimizzarne il successo. Gli obiettivi di sviluppo devono sempre adattarsi al contesto per raggiungere il loro scopo:
- In che misura l'obiettivo di sviluppo del dipendente corrisponde agli obiettivi del team o dell'azienda? Se questo aspetto dell'interconnessione degli obiettivi è rilevante per te, posso consigliarti il quadro degli "Obiettivi e risultati chiave".
- In che modo l'obiettivo di sviluppo corrisponde agli interessi e alle motivazioni personali del dipendente?
Gli studi dimostrano che obiettivi di sviluppo chiari – possono aumentare le prestazioni dei dipendenti da 12% a 15% senza alcun compenso finanziario –. Vedi: L'influenza degli obiettivi sulle prestazioni lavorative.
La base per incontri one-to-one di successo: definire l'obiettivo di sviluppo per i dipendenti
Pertanto, prima di definire gli obiettivi di sviluppo nei tuoi incontri 1-1, dovresti anche uscire dalla quotidianità per parlare della visione a lungo termine del dipendente e del ruolo in cui si vede nel medio o lungo termine. Cerca di capire bene le motivazioni del dipendente prima di definire insieme gli obiettivi di sviluppo.
I nostri modelli di check-in possono aiutarti in questo senso: 5 modelli per i check-in periodici dei dipendenti.
Gli obiettivi di sviluppo devono essere chiari, misurabili e raggiungibili in modo da raggiungere il loro scopo. Puoi utilizzare il metodo SMART per verificare la formulazione:
- Specifico: L'obiettivo di sviluppo è abbastanza chiaro e specifico? Se sembra troppo lontano nel tempo, è possibile definire un obiettivo intermedio precedente?
- Misurabile: Dovrebbero esserci degli indicatori misurabili per valutare i progressi. Come integrerai queste misurazioni nei tuoi incontri individuali o nelle valutazioni periodiche dei dipendenti?
- Attraente: L'obiettivo deve essere significativo e motivante per il dipendente.
- Realistico: L'obiettivo di sviluppo deve essere raggiungibile per il dipendente. È realistico raggiungerlo con il carico di lavoro attuale o è necessario cambiare le aree di responsabilità?
- Terminato: Dovrebbe esserci un calendario chiaro e, idealmente, delle tappe fondamentali in modo che i progressi possano essere raggiunti già nelle prossime riunioni individuali o con i dipendenti.
In teoria, puoi anche utilizzare i rapporti periodici dei dipendenti per verificare lo stato degli obiettivi. Puoi scoprire di più sui rapporti con i dipendenti in questo blog post con 5 modelli.
Traccia gli obiettivi di sviluppo in incontri individuali
Tieni l'obiettivo di sviluppo il più visibile possibile nei tuoi appunti One-On-One, in modo da ricordartelo regolarmente.
L'obiettivo di sviluppo viene regolarmente esaminato durante gli incontri individuali o le valutazioni dei dipendenti e, se necessario, modificato. Inoltre, dall'obiettivo di sviluppo dovrebbero derivare misure che possano essere attuate il più rapidamente possibile, in modo da poter percepire costantemente i progressi e raggiungere lo scopo degli incontri one-to-one.
L'ideale sarebbe avere sempre una o due misure attive per l'obiettivo di sviluppo da discutere nell'ambito delle valutazioni individuali o dei dipendenti.
Suggerimento 6: Strumenti per incontri di lavoro one-to-one
Ti senti ancora insicuro come manager o team leader e non sai come condurre delle conversazioni one-to-one di successo? Ho già sottolineato in precedenza che esistono software per condurre riunioni one-to-one. Il bello degli strumenti online 1-to-1 è che tengono naturalmente conto delle basi di questa guida.
Se sei interessato a conoscere nel dettaglio gli strumenti esistenti, posso consigliarti il nostro articolo come ulteriore suggerimento: I 3 migliori strumenti per riunioni 1-to-1 a confronto. Se vuoi provare quello che secondo noi è il miglior strumento per riunioni 1-to-1 di successo, puoi iniziare subito utilizzando il seguente modello. Questo strumento può fare molto di più che registrare gli appunti di una riunione –: ha molti modelli, automazioni, misure suggerite e ti aiuta ad avere KPI per lo sviluppo dei dipendenti:
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
I 5 consigli più importanti per incontri individuali di successo in sintesi
Quindi, riassumiamo quello che spero tu, in quanto manager, abbia imparato sulle conversazioni one-to-one di successo e sul loro scopo (oltre a sapere cos'è una conversazione one-to-one):
- Assicurati la regolarità: Una cadenza costante, ad esempio settimanale o quindicinale, è essenziale.
- Preparazione e documentazione pulita: Un ordine del giorno chiaro e appunti strutturati rendono le riunioni individuali più efficienti.
- Ascolta: Lascia al dipendente lo spazio per esprimere le sue preoccupazioni.
- Promuovi lo sviluppo: Usa i colloqui individuali e le valutazioni periodiche dei dipendenti per definire gli obiettivi di sviluppo a lungo termine per i dipendenti e sostenere attivamente il loro raggiungimento.
- Tracciamento: Registra i risultati e i compiti per iscritto e crea un impegno comune per l'attuazione dei follow-up.
Con questi consigli e linee guida, le riunioni individuali e le valutazioni periodiche dei dipendenti diventeranno uno strumento prezioso per la leadership e lo sviluppo.
