Come posso sviluppare team auto-organizzati?

Lo sviluppo di team auto-organizzati è un obiettivo fondamentale delle moderne filosofie di gestione.

Ma come si sviluppano esattamente i team auto-organizzati nella pratica? - Ecco i presupposti e i consigli pratici per i leader per costruire team auto-gestiti.

Affinché i team si gestiscano da soli, devono essere soddisfatti alcuni prerequisiti. Tutti i suggerimenti e i trucchi non serviranno a nulla senza questi prerequisiti:

#1 Prerequisito per i team auto-organizzati: sicurezza psicologica

Un ruolo importante del manager è quello di moderare i conflitti. Un team auto-organizzato deve essere in grado di affrontare i problemi da solo e di discuterne. Ciò richiede sicurezza psicologica (vedi Sicurezza psicologica ).

Attenzione: non sottovalutare quanto sia difficile per molte persone affrontare direttamente i conflitti. A lungo andare, questo porta alla disintegrazione del team.

#2 Prerequisito per i team auto-organizzati: fiducia e margine decisionale

Anche nei team auto-organizzati, spesso c’è una persona che è responsabile in ultima istanza del team (almeno per la direzione). Affinché il team sia in grado di prendere le proprie decisioni, il manager deve avere fiducia nel team e lasciargli spazio di manovra.

#3 Prerequisito per i team auto-organizzati: routine per l’auto-organizzazione

I team hanno bisogno di molta comunicazione per organizzarsi. La comunicazione non è un caso. Le routine di squadra sono necessarie per garantire che il team abbia lo spazio per scambiarsi idee sul lavoro di squadra. Idealmente, questa routine di squadra dovrebbe svolgersi almeno ogni due settimane. 

Idealmente, i team riescono a rimuovere gli ostacoli attraverso lo scambio spontaneo, ma una routine separata per riflettere e sviluppare ulteriormente l’auto-organizzazione può fare una grande differenza, spesso decisiva, nella pratica.

Vediamo ora i 4 consigli che puoi mettere in pratica per soddisfare i requisiti di cui sopra.

Suggerimento pratico #1 - Creare sicurezza psicologica nei team:

La sicurezza psicologica deriva dall’esperienza che…

• possono commettere errori senza essere penalizzati.
• Mi è anche permesso di non sapere qualcosa senza essere etichettato come “stupido”.
• Posso prendere rischi calcolati e il team mi sostiene.

In qualità di manager, puoi esemplificare attivamente tutti questi comportamenti. Soprattutto, devi assicurarti di mostrare al tuo team che apprezzi quando qualcuno ammette un errore o fa una domanda. Supporta i membri del team nell’assunzione di rischi calcolati.

È meglio iniziare ammettendo i propri errori, facendo molte domande e non evitando i rischi.

Suggerimento pratico #2 - Lascia ai team uno spazio di manovra:

I team che non hanno ancora familiarità con l’auto-organizzazione potrebbero inizialmente essere restii ad accettare e utilizzare l’ambito decisionale. Tuttavia, se tu come manager hai stabilito una sufficiente sicurezza psicologica, la situazione cambierà.

Per accelerare il processo di adozione delle decisioni nel team, puoi definire delle decisioni specifiche che il team deve adottare attivamente da ora in poi.

Puoi anche comunicare quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine e quali decisioni dovranno essere prese dal team stesso in futuro. In questo modo si formulano chiaramente le aspettative verso una maggiore auto-organizzazione.

Un altro approccio ludico per una maggiore auto-organizzazione del processo decisionale è il “poker di deleghe” (vedi Poker di deleghe da parte della Direzione 3.0).
La versione breve:

• Elenca tutte le decisioni rilevanti che prendi regolarmente oggi o che potrebbero arrivare.

• Ora suddividi queste decisioni nelle seguenti categorie:

• Il manager decide

• Il team consiglia, il manager decide

• Il team e il manager decidono insieme

• Il manager consiglia, il team decide

• Il team decide da solo

• Puoi fare tutto insieme, oppure ogni membro del team può fare la cernita da solo e poi esaminare le decisioni individualmente.

Utilizzi il gioco per registrare lo status quo dell’auto-organizzazione. Potrai poi selezionare le decisioni specifiche che vuoi prendere in futuro in modo diverso da quello attuale.

Suggerimento pratico #3 - Lavoro di squadra auto-organizzato:

Dopo i primi due consigli, sei arrivato al punto in cui devi creare continuità nella tua auto-organizzazione. Questo è importante perché se la tua auto-organizzazione vacilla dopo l’euforia iniziale, rischi di ricadere nei vecchi schemi.

Non dovresti aspettarti grandi balzi nel percorso verso l’autogestione dei team. Non è realistico. Il cambiamento verso l’auto-organizzazione avviene passo dopo passo, a piccoli incrementi.

La cosa più importante dopo ogni cambiamento è riflettere se è stato un successo e quale sarà il prossimo cambiamento. È proprio per questo che le retrospettive sono necessarie. Nelle retrospettive, il team riflette insieme sulla collaborazione, sull’efficacia delle misure implementate e affronta nuovi problemi.

Come manager, utilizzi le retrospettive per garantire che il tuo team introduca continuamente miglioramenti e non rimanga fermo. 

La retrospettiva è la riunione in cui il team si assume congiuntamente la responsabilità della leadership e continua a svilupparsi.

Suggerimento pratico #4 - Strumento retro per l’autogestione dei team:

Se il tuo team non ha molta esperienza con le retrospettive, ti consiglio di provare uno strumento retro come Echometer. Con gli strumenti retrospettivi sarà molto più facile motivare il tuo team a partecipare con impegno alla retrospettiva e a tenere traccia delle misure che hai sviluppato da solo.

Echometer ti guida attraverso la retrospettiva in modo così intuitivo che non hai più bisogno di uno Scrum Master o di un Agile Coach per la retrospettiva. 

Qui puoi provare Echometer per organizzare da solo il tuo team:

Prova il Retro NOW - Sicurezza Psicologica Retro:

Come fare

Sicurezza psicologica Health Check: Ecco come si svolge la retrospettiva

1. Icebreaker casuale (2-5 minuti)

   Echometer vi mette a disposizione un generatore di domande di check-in casuali.

2. Revisione delle misure aperte (2-5 minuti)

   Prima di iniziare con nuovi argomenti, è necessario parlare del controllo dell'efficacia di ciò che è diventato delle misure delle retrospettive passate. Echometer elenca automaticamente tutti gli elementi di azione aperti delle retrospettive passate.

3. Controllo della salute

   Tutti i membri del team possono rispondere agli Health Check in forma anonima su una scala. Quindi esaminate insieme i risultati degli Health Check e registrate eventuali commenti aggiuntivi. Se utilizzate gli stessi Health Check in più retrospettive, potete anche tracciare le tendenze nel tempo in Echometer.

   • Ricevo regolarmente un feedback utile su quanto sto facendo bene e su come posso migliorare.
   • Se qualcuno della nostra squadra commette degli errori, non viene giudicato per questo.
   • Nel nostro team, a volte è permesso non sapere qualcosa.
   • Nei conflitti, parliamo dell'argomento in questione in modo che nessuno si senta attaccato o giudicato personalmente.

4. Discutere gli argomenti della retrospettiva

   Utilizzate le seguenti domande aperte per raccogliere le vostre intuizioni più importanti. All'inizio ognuno per sé in segreto. Echometer permette di scoprire ogni colonna della bacheca retro singolarmente, per poi presentare e raggruppare il feedback.

   • Di cos'altro vogliamo parlare?

5. Domanda jolly (consigliata)

   Affinché anche altri argomenti abbiano un posto:

   • Di cos'altro vorresti parlare nella retrospettiva?

6. Prioritizzazione / Votazione (5 minuti)

   Sulla bacheca retro in Echometer potete facilmente dare priorità al feedback con la votazione. La votazione è ovviamente anonima.

7. Definizione delle misure (10-20 minuti)

   È possibile creare una misura collegata tramite il simbolo più su un feedback. Non siete ancora sicuri di quale sia la misura giusta? Quindi aprite invece una lavagna sull'argomento tramite il simbolo più per fare un brainstorming sulle cause principali e sulle possibili misure.

8. Checkout / Chiusura (5 minuti)

   Echometer vi permette di raccogliere feedback anonimi dal team su quanto sia stata utile la retrospettiva. Questo crea il punteggio ROTI ("Return On Time Invested"), che potete tracciare nel tempo.

Sicurezza psicologica Health Check

Domande sull'Health Check (scala)

Ricevo regolarmente un feedback utile su quanto sto facendo bene e su come posso migliorare.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Se qualcuno della nostra squadra commette degli errori, non viene giudicato per questo.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Nel nostro team, a volte è permesso non sapere qualcosa.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Nei conflitti, parliamo dell'argomento in questione in modo che nessuno si senta attaccato o giudicato personalmente.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Domande aperte

Di cos'altro vogliamo parlare?

Apri subito questo retro