Quando si introducono incontri one-to-one tra manager e dipendenti, l'e-mail di invito ai membri del team è di solito uno dei primi passi. La formulazione dell'invito e persino l'oggetto possono avere un impatto sul successo dei primi incontri one-to-one o delle valutazioni dei dipendenti.
Ecco alcuni modelli ed esempi di come potrebbe essere l'invito o la richiesta di informazioni via e-mail per i tuoi incontri individuali.
Se sei interessato a modelli dettagliati per varie riunioni individuali (ad esempio settimanali, annuali, 1-1 con dipendenti difficili...), dai un'occhiata all'articolo corrispondente: 15 modelli di riunione 1-1 da modificare (gratis).
Modello standard per gli inviti via e-mail ai dipendenti per gli incontri individuali
Se non c'è un motivo specifico legato al dipendente per l'introduzione di incontri 1 a 1 o di colloqui di valutazione periodici, puoi utilizzare il seguente modello per l'e-mail di invito.
Contiene tutti i punti che dovrebbero essere inclusi in un classico modello di email:
Ciao [nome del dipendente],
Come discusso, vorrei organizzare incontri regolari 1:1 con te per discutere i tuoi progetti, le sfide e gli obiettivi attuali e per assicurarmi che tu riceva il supporto di cui hai bisogno. Questi incontri costituiranno una piattaforma aperta per un feedback e una collaborazione reciproci.
Vorrei fissare il nostro primo incontro il [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. A questo punto inserirò la serie di date nel calendario.
Suggerisco di conservare qui i nostri appunti comuni per la preparazione degli incontri 1:1, in modo da potervi accedere entrambi: [Link]
Non vedo l'ora di parlare con te!
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
A proposito: se sei un manager di sviluppatori software, il seguente articolo potrebbe interessarti: 6 Esempi di feedback per gli sviluppatori di software.
Se vuoi adattare questa email, ricorda che la lunghezza dell'email non deve superare le 125 parole totali e deve essere suddivisa in paragrafi il più possibile leggibili per ottimizzare il tasso di lettura e la comprensibilità. Fonte: Lunghezza ottimale di un'email
Esempi di inviti personalizzati ai dipendenti per incontri 1-on-1
Tuttavia, se il motivo del tuo colloquio di valutazione periodico è di natura individuale, dovresti includerlo anche nell'e-mail di invito e magari anche nell'oggetto. Ecco alcuni esempi e modelli di come può apparire l'e-mail di invito o di richiesta di informazioni.
Esempio di modello 1: Invito via e-mail per incontri individuali con nuovi dipendenti
Un motivo comune per iniziare una nuova serie di incontri 1 a 1 è l'inserimento e la familiarizzazione di nuovi colleghi. In questo caso, il seguente testo o modello è adatto per l'invito via e-mail: Ciao [nome del dipendente],
Benvenuto nel team! Spero che tu senta già di essere in buone mani con noi e che sia riuscito a trarre le prime impressioni positive.
Per offrirti il miglior supporto possibile durante il tuo periodo di inserimento, vorrei introdurre incontri regolari 1:1 con te. Questi incontri rappresentano una piattaforma per chiarire le tue domande, parlare dei tuoi progressi e delle eventuali difficoltà e aiutarti ad ambientarti al meglio con noi.
Vorrei fissare il nostro primo incontro il [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. Aggiungerò la serie di date ai nostri calendari.
Suggerisco di conservare qui i nostri appunti comuni sulla preparazione degli incontri 1:1, in modo da potervi accedere entrambi: [link].
Non vedo l'ora di conoscerti meglio e di lavorare con te!
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
Prima di andare avanti, vorrei darti un consiglio veloce su come portare l'incontro one-to-one a un nuovo livello: Con il nostro software per riunioni 1-1 Echometer.
I nostri modelli di conversazione interattiva non solo renderanno la tua conversazione più divertente e produttiva, ma anche le azioni efficaci saranno improvvisamente messe in tavola in modo organico. Fai una prova, ad esempio provando il modello qui sotto:
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
Esempio di modello 2: Invito via e-mail per incontri individuali per il nuovo ruolo di un dipendente
Anche un cambio di ruolo interno è spesso il motivo di un invito a un incontro individuale o a un regolare colloquio di valutazione. In questo caso, si può utilizzare il seguente testo o modello per l'invito al colloquio di valutazione:
Ciao [nome del dipendente],
Dato che ti sei recentemente trasferito nel nuovo ruolo di [nuovo ruolo] (ancora congratulazioni!), vorrei introdurre incontri regolari 1:1 con te. Lo scopo di questi incontri è quello di supportarti nella tua nuova posizione e nei tuoi ulteriori obiettivi (di sviluppo) e di discutere le sfide attuali e il feedback reciproco.
Vorrei fissare il nostro primo incontro il [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. A questo punto inserirò la serie di date nel calendario.
Suggerisco di conservare qui i nostri appunti comuni sulla preparazione degli incontri 1:1, in modo da potervi accedere entrambi: [link].
Non vedo l'ora di accompagnarti nel tuo nuovo ruolo e di lavorare insieme al tuo successo!
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
Esempio di modello 3: Invito via e-mail per incontri individuali in caso di problemi di performance
Può essere particolarmente delicato se il motivo dell'incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione sono i problemi di rendimento del dipendente. Il seguente esempio di testo di un'e-mail dovrebbe essere adattato alla situazione:
Ciao [nome del dipendente],
Mi piacerebbe avere un dialogo regolare con te per parlare dei tuoi compiti, delle sfide e degli obiettivi. Voglio assicurarmi che tu riceva il supporto necessario per superare i potenziali ostacoli e raggiungere i migliori risultati lavorativi possibili.
Vorrei fissare il nostro primo incontro 1:1 per [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. A questo punto inserirò la serie di appuntamenti nel calendario.
Per rendere efficaci le riunioni, suggerisco di conservare gli appunti e i punti all'ordine del giorno qui, in modo che entrambi possiamo accedervi: [link].
Non vedo l'ora di sviluppare insieme il tuo potenziale e di sostenerti nel tuo percorso.
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
Esempio di modello 4: Invito via e-mail per incontri individuali in caso di situazioni di conflitto o di problemi di comunicazione.
Non solo i problemi di rendimento, ma anche i conflitti regolari e i problemi di comunicazione possono essere un motivo per introdurre incontri 1:1 o colloqui di valutazione regolari. Il seguente esempio o modello di e-mail di invito affronta direttamente questo aspetto:
Ciao [nome del dipendente],
Mi piacerebbe avere un dialogo regolare con te per parlare di lavoro di squadra e comunicazione. Il mio obiettivo è quello di aiutarti a lavorare in modo efficace con i tuoi colleghi e di promuovere un ambiente di lavoro aperto e costruttivo.
Vorrei fissare il nostro primo incontro 1:1 per [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. A questo punto inserirò la serie di appuntamenti nel calendario.
Per rendere le riunioni efficaci, suggerisco di registrare appunti e pensieri qui: [link].
Non vedo l'ora di rafforzare il lavoro di squadra in uno scambio aperto con te.
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
L'oggetto giusto per la tua email di invito ai dipendenti per i colloqui di valutazione (4 suggerimenti)
L'apertura dell'invito via e-mail e il livello di attenzione con cui viene letto il contenuto del tuo testo dipendono anche dall'oggetto appropriato dell'e-mail. L'oggetto dell'e-mail di invito per gli incontri 1 a 1 deve essere sempre breve e conciso. Un oggetto ottimale per un'e-mail è composto da soli 30-50 caratteri o da 4-7 parole. Vedi: La lunghezza ideale di un oggetto
L'oggetto della tua email di invito per gli incontri individuali o per le valutazioni periodiche dei dipendenti potrebbe recitare così, ad esempio:
Novità: i nostri incontri personali 1:1
Inizio: incontri 1:1 a partire dalla prossima settimana
Importanti informazioni preliminari: gli incontri 1:1 inizieranno la prossima settimana.
Incontri 1:1 ([nome del dipendente] + [tuo nome])
Nell'oggetto dell'e-mail, non devi necessariamente approfondire le singole ragioni dell'1 a 1. Ciò avverrà più avanti nell'e-mail o nel testo dettagliato (vedi i modelli). Questo verrà spiegato più avanti nell'e-mail o nel testo dettagliato (vedi i modelli).
Un ultimo fattore estremamente importante per l'efficacia dell'e-mail di invito per le valutazioni One-One-One o per le valutazioni periodiche dei dipendenti, lo condivido nell'ultima sezione: la conversazione personale prima della richiesta ufficiale e professionale via e-mail.
Se vuoi portare le tue conversazioni a un nuovo livello, ti consiglio i modelli –, vedi il nostro post su questo argomento: 5 modelli per i check-in periodici dei dipendenti.
E se sei interessato a un'introduzione generale agli incontri regolari one-to-one, dai un'occhiata al nostro post sull'argomento: Una guida: 6 consigli per conversazioni 1 a 1 di successo.
Importante: la conversazione personale con i dipendenti prima di inviare l'e-mail di invito
Prima di inviare ai tuoi dipendenti il modello di email per la valutazione dei nuovi dipendenti, dovresti annunciarlo in anticipo durante un incontro faccia a faccia. In questo modo potrai capire subito se i dipendenti hanno compreso lo scopo degli incontri individuali e avrai l'opportunità di sottolineare il loro ruolo attivo nella definizione degli incontri 1-1 o delle valutazioni periodiche dei dipendenti.
Durante la conversazione, puoi anche chiarire in modo più efficiente in quale giorno della settimana, a che ora e per quanto tempo devono essere fissati gli appuntamenti 1:1. Se possibile, rispondi alle preferenze del tuo dipendente o almeno dimostra che la prospettiva della tua controparte è importante per te.
L'e-mail di invito ufficiale e professionale deve rispecchiare essenzialmente il contenuto del colloquio personale e, se possibile, rispondere direttamente alle domande che i dipendenti hanno menzionato nel colloquio precedente.
A proposito, se il tuo primo incontro individuale con un nuovo dipendente è alle porte, ti consiglio il nostro articolo sull'argomento: 5 consigli per gli incontri individuali con i nuovi dipendenti.
Invito a calendario ai dipendenti per la serie di appuntamenti 1 a 1
Oltre all'e-mail, probabilmente invierai anche una serie di appuntamenti per l'incontro individuale direttamente ai tuoi dipendenti. Dovresti includere i seguenti contenuti in questo invito o modello di calendario:
- I nomi di entrambi i partecipanti devono comparire nell'oggetto della serie di appuntamenti.
- La durata e la frequenza devono essere concordate in anticipo
- La descrizione dell'invito deve includere il link alle note 1:1.
- Lo scopo dell'incontro 1:1 deve essere ripetuto nell'invito o nella descrizione.
Il testo ufficiale o professionale del tuo invito per il calendario potrebbe essere così, ad esempio:
Titolo
Mensile 1:1 (Jean e Christian)
data
2024-12-14, ricorrente mensile
Durata
30 minuti
Descrizione
Obiettivo: coordinamento delle aspettative reciproche, feedback e discussione degli obiettivi di sviluppo e delle relative misure.
Link ai nostri appunti condivisi: echometerapp.com/one-on-ones/...
Conclusione - Ti manca ancora qualcosa per prepararti al tuo 1:1?
Questo testo dovrebbe averti dato una buona idea di ciò che può essere incluso nell'e-mail di richiesta di un incontro regolare 1-1. Abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli per l'oggetto che dovrebbero esserti utili. Ti abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli di oggetto che dovrebbero aiutarti.
Se sei un po' più creativo e vuoi un nome insolito per la tua serie di incontri one-to-one, puoi trovare alcuni esempi su questo argomento nel nostro blog.
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