Se Sherlock Holmes fosse a capo di una squadra, cosa farebbe? Sì, proprio così. Si attirerebbe il ridicolo indossando il suo berretto Deerstalker in ufficio e nelle telefonate online. Ma non è questo che intendo.
Sherlock Holmes è molto intelligente, quindi arriverebbe rapidamente a una conclusione ovvia: Il rapporto e la comunicazione con i membri del suo team sono una delle leve fondamentali per il successo del team. E c'è una riunione in particolare che è pensata proprio per questo: la riunione one-to-one con i suoi colleghi (per la quale esistono dei modelli professionali one-to-one, ma ne parleremo tra poco).
Quindi, Sherlock, dai già un valore adeguato alle conversazioni 1 a 1? Oppure le tue conversazioni one-to-one appartengono alla categoria 52% menzionata nella citazione qui sotto? In ogni caso, questo testo ti aiuterà a portare le tue conversazioni one-to-one al livello successivo. In particolare, ti saranno utili i nostri modelli di esempio gratuiti e le agende di esempio per le conversazioni one-to-one.
"52% dei dipendenti perdono l'attenzione durante le riunioni nei primi 30 minuti".
Scopo e finalità degli incontri individuali
Come già indicato in precedenza, le riunioni one-to-one hanno obiettivi diversi. Da un punto di vista più generale, si tratta semplicemente di guidare i dipendenti in un dialogo personale (con o senza un modello professionale di riunione 1 a 1).
Se dirigo male, nel peggiore dei casi i miei migliori dipendenti si licenzieranno senza che io sia preparato a farlo. Un'altra conseguenza sarebbe il mancato raggiungimento degli obiettivi del team perché le attività dei membri non sono armonizzate. Entrambe le cose metterebbero in cattiva luce le mie competenze come manager o capo. Ecco quindi il primo obiettivo delle buone riunioni individuali (le cattive riunioni individuali tendono a provocare la reazione che vedi nell'immagine seguente...).
Per questo motivo, il primo obiettivo delle riunioni individuali è quello di costruire un buon rapporto di fiducia e di rispetto con i membri del mio team. Solo allora i conflitti e le tensioni mi verranno comunicati apertamente. Questo è anche l'unico modo in cui posso svolgere il mio ruolo di servant leader o di coach e aiutare i dipendenti a crescere ulteriormente. Un buon modello di carta da lettera, sia esso stampato o digitale, può ovviamente aiutare in questo senso.
Non in tutti gli incontri one-to-one, ma in molti, il secondo obiettivo chiave degli incontri one-to-one regolari è quello di assicurarmi che le attività o i compiti dei miei membri del team vengano svolti correttamente. La misura in cui devo intervenire in questo caso dipende molto dal livello di maturità del mio diretto collaboratore. In linea di massima, comunque, l'incontro individuale (sia esso virtuale o in ufficio) può essere una buona occasione per risolvere i blocchi nei compiti in corso, per fare delle sfide e per fare riferimento ai colleghi del team nei posti giusti per rafforzare la comunicazione all'interno del team.
A questo punto vorrei darti un consiglio specifico per aiutarti a raggiungere l'obiettivo di un buon colloquio individuale: adattalo al tuo diretto collaboratore. Alcune persone vogliono più feedback, ad esempio, mentre altre vogliono più indicazioni in relazione alle loro attività attuali. Questo si evince anche da queste statistiche sulla Generazione Z, ad esempio.
"76% dei dipendenti della Generazione Z vogliono maggiori opportunità di imparare e applicare nuove competenze".
Prima di passare ai nostri modelli stampabili gratuiti, alle agende campione, agli esempi e alle domande per le conversazioni individuali, vorrei darti qualche spunto di riflessione.
Perché non dovresti usare i modelli 1-to-1 (stampabili)
Quando i manager mi chiedono un modello o un esempio di agenda per le riunioni individuali, divento cauto. Cosa stanno cercando di ottenere esattamente? Ecco perché vorrei stilare una breve lista di controllo di ciò che caratterizza le buone e le cattive riunioni one-to-one:
Caratteristiche di una buona conversazione 1 a 1:
- Le conversazioni sono piene di energia
- Momenti regolari di successo o soddisfazione per aver portato a termine dei compiti.
- Miglioramenti misurabili delle competenze (ad esempio, tramite sondaggi)
- A volte sei un po' nervoso prima di queste conversazioni (ad esempio perché vuoi condividere un feedback costruttivo).
- Entrambi i partner del dialogo si confrontano regolarmente con
Caratteristiche delle chiamate 1-to-1 sbagliate:
- Dopo le chiacchiere, non ci sono più argomenti da trattare.
- 1 a 1 sono spostati
- Hai dimenticato nuovamente i nomi dei due figli dei tuoi dipendenti
- Gli 1 a 1 non sono preparati da nessuna delle due parti
Il punto è: pensi di migliorare le tue riunioni 1 a 1 utilizzando lo stesso modello o lo stesso ordine del giorno per ogni riunione e per ogni membro del team? Spero di no.
È meglio se li adatti entrambi in ogni caso. Per questo motivo ti consiglio di utilizzare diversi modelli o moduli per la tua situazione specifica, al fine di raggiungere gli obiettivi di cui sopra: conversazioni 1:1 energiche e produttive. I modelli stampabili qui sotto possono aiutarti a farlo.
Tra l'altro, il contenuto dei modelli proviene dal software Echometer per le chiamate 1-to-1. Quindi, se vuoi rendere le cose particolarmente facili per te, prova gratuitamente il nostro strumento.
Domande modello: Come si inizia un incontro individuale con i dipendenti?
Per quanto riguarda la domanda "Come iniziare un incontro individuale con i dipendenti", ti rimando a quanto detto sopra: Per ascoltare onestamente l'opinione dei tuoi dipendenti, devi avere un buon rapporto con loro. Un buon rapporto aiuta a creare le condizioni per una buona conversazione individuale: Un'atmosfera di conversazione rilassata.
Che siano junior o senior, i diretti interessati si innervosiscono regolarmente quando parlano di persona con il proprio capo. Hanno l'atteggiamento: "Non dire la cosa sbagliata". Questo atteggiamento è ovviamente avvelenato per una buona conversazione e un'atmosfera rilassata. Non è una buona base per l'agenda di un incontro individuale.
È qui che entra in gioco un piccolo trucco o un suggerimento per organizzare bene le riunioni one-to-one: i rompighiaccio, ovvero domande di verifica che rompono il ghiaccio della conversazione e riducono il nervosismo del tuo diretto collaboratore. Ecco alcuni suggerimenti per rompere il ghiaccio nelle riunioni one-to-one in modo divertente:
Per iniziare: incontro individuale per rompere il ghiaccio
- Come sta andando la tua giornata/settimana?
- Come ti senti in questo momento, su una scala da 1 (male) a 10 (bene)?
- Hai fatto o programmato qualcosa di eccitante nel fine settimana?
- C'è un libro, un film o una serie che consiglieresti?
- Com'è il tempo nel luogo in cui ti trovi: soleggiato, tempestoso, piovoso, nebbioso, nuvoloso?
- Se potessi fare una cosa immediatamente oggi, quale sarebbe?
- C'è qualcosa che ti ha fatto particolarmente piacere di recente?
Buoni modelli di riunione individuale
Arriviamo finalmente al centro di questo articolo – i modelli stampabili di riunioni one-to-one per incontri faccia a faccia.
Prima di tutto: Naturalmente puoi anche personalizzare i modelli e i moduli gratuiti in base alla tua lingua: tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
Quindi, iniziamo con un modello standard per le riunioni settimanali o mensili one-to-one.
Argomenti tipici degli incontri individuali
Sulla base dei modelli e dei moduli professionali gratuiti di cui sopra, puoi ovviamente prevedere quali sono gli argomenti tipici delle valutazioni individuali dei dipendenti. In questo modo potrai prepararti mentalmente ad affrontare eventuali domande difficili.
Ecco alcuni esempi di argomenti tipici delle riunioni one-to-one e di domande che potrebbero provenire dai tuoi dipendenti. Naturalmente si tratta di scenari teorici – sei fortunato se i membri del tuo team porteranno tutti questi argomenti così attivamente all'ordine del giorno. In ogni caso dovrebbe essere utile:
Esempi di argomenti e domande da parte dei dipendenti in incontri 1-to-1
- Riflettere sulle priorità
- Possibile argomento: "Non sono sicuro se concentrarmi sul compito A o B – Quale priorità pensi che abbia la precedenza?".
- Allineamento: cosa rende un buon lavoro
- Possibile argomento: "Come possiamo garantire che il mio lavoro soddisfi le aspettative degli stakeholder? Ci sono esempi specifici di come riconoscete il 'buon lavoro'?".
- Fornisci un feedback
- Possibile argomento: "Vorrei sapere cosa ne pensi della mia presentazione nell'ultima demo del prodotto al cliente – c'è qualcosa che potrei migliorare?".
- Sfide e blocchi
- Possibile argomento: "Ho problemi a ricevere il supporto del team di marketing e questo sta ritardando il mio progetto. Puoi aiutarmi a risolvere questo problema?"
- Sviluppo personale e obiettivi di carriera
- Possibile argomento: "Sono interessato al nuovo progetto del Team Software Backend – pensi che io abbia le competenze giuste per questo progetto, o c'è qualcosa che dovrei imparare prima?"
- Carico di lavoro e benessere
- Possibile argomento: "Ho l'impressione che il carico di lavoro attuale non sia fattibile senza compromettere la qualità – possiamo parlare di come potremmo adattarlo?"
- Idee e innovazioni
- Possibile argomento: "Ho un'idea su come rendere più efficiente il processo Z – possiamo discuterne brevemente per vedere se ha senso?".
- Relazioni nel team
- Possibile argomento: "Ho notato che la comunicazione con il mio collega Max a volte è difficile – hai qualche idea su come potrei affrontare meglio questo problema?".
- Necessità di supporto
- Possibile argomento: "Ho bisogno di un contesto più ampio sugli obiettivi del progetto –, potresti dirmi qual è lo scopo finale o con chi potrei parlarne?".
- Uno sguardo al futuro
- Possibile argomento: "Quali sono i progetti o i cambiamenti importanti in arrivo per i quali dovrei prepararmi?".
Allora, ti senti più preparato per il tuo prossimo colloquio di valutazione individuale? In caso contrario, ho allegato una FAQ qui sotto, se necessario. Ma per ora traiamo una conclusione provvisoria.
Conclusione - Buoni modelli di riunione individuale
Le riunioni individuali sono uno strumento indispensabile per tutti i capi che tengono a una collaborazione efficace e apprezzabile. Questo articolo non solo ha dimostrato l'importanza di queste riunioni per lo sviluppo del team e per il successo dell'azienda, ma offre anche modelli pratici gratuiti, agende campione, domande e rompighiaccio per migliorare la qualità di queste riunioni.
La chiave del successo delle riunioni one-to-one sta nel personalizzarle in base alle esigenze di ogni singolo membro del team. Invece di affidarti a modelli rigidi e stampabili, dovresti organizzare le riunioni in modo flessibile per discutere delle sfide operative e rafforzare le relazioni.
Che si tratti di stabilire le priorità, di feedback o di sviluppo personale, gli approcci presentati qui ti aiuteranno ad avere conversazioni energiche e produttive. Utilizza i suggerimenti per rimuovere i blocchi, creare fiducia e realizzare il pieno potenziale dei tuoi dipendenti. In questo modo il tuo team non solo sarà più efficiente, ma anche più motivato e soddisfatto.
FAQ - Domande frequenti
Arriviamo finalmente al centro di questo articolo – i modelli di riunione one-to-one.
Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
"52% dei dipendenti perdono l'attenzione durante le riunioni nei primi 30 minuti".
Buoni modelli di riunione individuale
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Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
Buoni modelli di riunione individuale
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Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
"52% dei dipendenti perdono l'attenzione durante le riunioni nei primi 30 minuti".
Buoni modelli di riunione individuale
Buoni modelli di riunione individuale
Buoni modelli di riunione individuale
Buoni modelli di riunione individuale
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Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
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Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
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Naturalmente puoi anche personalizzare il modello nella tua lingua in tedesco, spagnolo, olandese, francese o portoghese, finlandese e svedese. Per farlo, basta cambiare la lingua nell'angolo in alto a destra del nostro sito e il modello apparirà nella tua lingua.
Esempi di inviti personalizzati ai dipendenti per incontri 1-on-1
Tuttavia, se il motivo del tuo colloquio di valutazione periodico è di natura individuale, dovresti includerlo anche nell'e-mail di invito e magari anche nell'oggetto. Ecco alcuni esempi e modelli di come può apparire l'e-mail di invito o di richiesta di informazioni.
Esempio di modello 1: Invito via e-mail per incontri individuali con nuovi dipendenti
Un motivo comune per iniziare una nuova serie di incontri 1 a 1 è l'inserimento e la familiarizzazione di nuovi colleghi. In questo caso, il seguente testo o modello è adatto per l'invito via e-mail: Ciao [nome del dipendente],
Benvenuto nel team! Spero che tu senta già di essere in buone mani con noi e che sia riuscito a trarre le prime impressioni positive.
Per offrirti il miglior supporto possibile durante il tuo periodo di inserimento, vorrei introdurre incontri regolari 1:1 con te. Questi incontri rappresentano una piattaforma per chiarire le tue domande, parlare dei tuoi progressi e delle eventuali difficoltà e aiutarti ad ambientarti al meglio con noi.
Vorrei fissare il nostro primo incontro il [data e ora]. L'appuntamento dura circa [durata] minuti. Fammi sapere se per te va bene. Aggiungerò la serie di date ai nostri calendari.
Suggerisco di conservare qui i nostri appunti comuni sulla preparazione degli incontri 1:1, in modo da potervi accedere entrambi: [link].
Non vedo l'ora di conoscerti meglio e di lavorare con te!
Cordiali saluti
[Il tuo nome]
Prima di andare avanti, vorrei darti un consiglio veloce su come portare l'incontro one-to-one a un nuovo livello: Con il nostro software per riunioni 1-1 Echometer.
I nostri modelli di conversazione interattiva non solo renderanno la tua conversazione più divertente e produttiva, ma anche le azioni efficaci saranno improvvisamente messe in tavola in modo organico. Fai una prova, ad esempio provando il modello qui sotto:
Modello di strumento per le riunioni 1:1: umore come meteo
- Se dovessi descrivere il tuo stato emotivo come il tempo, com'è il tempo nel tuo progetto o nei tuoi compiti al momento?
Com'è il tempo in relazione al tuo datore di lavoro, alla tua vita personale e alla tua vita privata?
Modello di strumento per riunioni 1:1: comunicazione
Dove vedi il tuo team: come sono distribuiti i contributi?
Dove ti vedi? Che ruolo svolgi, a seconda dell'incontro?
Quale sarebbe il primo passo per garantire una distribuzione più equa dei contributi all'interno del team?
Modello di strumento per le riunioni 1:1: fallimento in avanti
Quando è stata l'ultima volta che hai avuto la sensazione di aver commesso un errore in qualcosa?
Come hai reagito a questo errore?
Quale sarebbe una visione costruttiva di questo "errore"?
Quali sono i prossimi errori importanti che devi fare per avvicinarti ai tuoi obiettivi?
Modello di strumento per riunioni 1:1: impara dai migliori
A chi ti ispiri nel tuo team e perché?
Quali sono le cose che vuoi imparare pensando ai tuoi colleghi in azienda e non solo?
Entra in contatto con le persone da cui vuoi imparare.
Modello di strumento per riunioni 1:1: tipi di conflitto
Dimmi un conflitto recente che hai avuto nel tuo team.
Dai un'occhiata ai 5 diversi stili di conflitto: il tuo comportamento e il tuo atteggiamento possono essere classificati in uno o più stili di conflitto?
Come avresti potuto gestire meglio il conflitto?
Può essere particolarmente delicato se il motivo dell'incontro 1 a 1 o del colloquio di valutazione sono i problemi di rendimento del dipendente. Il seguente esempio di testo di un'e-mail dovrebbe essere adattato alla situazione:
Non solo i problemi di rendimento, ma anche i conflitti regolari e i problemi di comunicazione possono essere un motivo per introdurre incontri 1:1 o colloqui di valutazione regolari. Il seguente esempio o modello di e-mail di invito affronta direttamente questo aspetto:
Conclusione - Ti manca ancora qualcosa per prepararti al tuo 1:1?
Questo testo dovrebbe averti dato una buona idea di ciò che può essere incluso nell'e-mail di richiesta di un incontro regolare 1-1. Abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli per l'oggetto che dovrebbero esserti utili. Ti abbiamo anche fornito alcuni esempi e modelli di oggetto che dovrebbero aiutarti.
Se sei un po' più creativo e vuoi un nome insolito per la tua serie di incontri one-to-one, puoi trovare alcuni esempi su questo argomento nel nostro blog.
Hai la sensazione di poter ottenere ancora di più dalle tue riunioni one-to-one? Allora il nostro software per riunioni Echometer può aiutarti. Con i nostri modelli di riunione interattivi, non solo la tua riunione diventerà più divertente e produttiva, ma le azioni efficaci appariranno improvvisamente in modo organico sul tavolo. Fai una prova, ad esempio provando il modello qui sotto:
Modello di strumento per le riunioni 1:1: umore come meteo
- Se dovessi descrivere il tuo stato emotivo come il tempo, com'è il tempo nel tuo progetto o nei tuoi compiti al momento?
Com'è il tempo in relazione al tuo datore di lavoro, alla tua vita personale e alla tua vita privata?
Modello di strumento per riunioni 1:1: comunicazione
Dove vedi il tuo team: come sono distribuiti i contributi?
Dove ti vedi? Che ruolo svolgi, a seconda dell'incontro?
Quale sarebbe il primo passo per garantire una distribuzione più equa dei contributi all'interno del team?
Modello di strumento per le riunioni 1:1: fallimento in avanti
Quando è stata l'ultima volta che hai avuto la sensazione di aver commesso un errore in qualcosa?
Come hai reagito a questo errore?
Quale sarebbe una visione costruttiva di questo "errore"?
Quali sono i prossimi errori importanti che devi fare per avvicinarti ai tuoi obiettivi?
Modello di strumento per riunioni 1:1: impara dai migliori
A chi ti ispiri nel tuo team e perché?
Quali sono le cose che vuoi imparare pensando ai tuoi colleghi in azienda e non solo?
Entra in contatto con le persone da cui vuoi imparare.
Modello di strumento per riunioni 1:1: tipi di conflitto
Dimmi un conflitto recente che hai avuto nel tuo team.
Dai un'occhiata ai 5 diversi stili di conflitto: il tuo comportamento e il tuo atteggiamento possono essere classificati in uno o più stili di conflitto?
Come avresti potuto gestire meglio il conflitto?
