Les entreprises agiles s'essaient sans cesse à différentes méthodes de gestion de projet afin de développer des produits le plus efficacement possible. Il est d'autant plus surprenant que beaucoup d'entre elles continuent à organiser des réunions qui sont loin d'être productives. Résultat : elles durent trop longtemps, les collaborateurs s'ennuient et perdent le temps dont ils ont besoin pour le développement du produit.
Dans Scrum, les événements en boîte de temps se sont donc imposés comme une solution. Les entreprises peuvent ainsi organiser plus rapidement et avec de meilleurs résultats des rétrospectives qui révèlent souvent beaucoup d'opinions, de données et de feedback. Je vous montre comment fonctionnent les rétrospectives Timebox Sprint et comment vous pouvez en profiter dans ton travail quotidien.
En d'autres termes, je vous explique comment rendre les rétrospectives plus efficaces et comment faire en sorte que votre équipe retourne au développement de produits avec plus de temps et des connaissances décisives.
Qu'est-ce qu'une rétrospective de sprint Time Box ?
Pour expliquer comment fonctionne une rétrospective de sprint Time Box, je voudrais d'abord définir les différents termes de l'expression :
Qu'est-ce qu'un sprint ?
Dans la gestion de projet, un sprint est une courte période de quelques jours ou semaines. Chaque sprint est défini par une série de tâches attribuées aux membres de l'équipe, qu'ils doivent réaliser dans un délai donné. Les sprints divisent les grandes étapes de travail en phases plus petites et plus faciles à suivre. Si vous voulez savoir comment les sprints fonctionnent en détail, jeteze un coup d'œil sur la Définition du sprint d'Atlassian.
Qu'est-ce qu'une rétrospective ?
Avec une rétrospective, les équipes jettent un regard honnête sur le travail qu'elles ont accompli jusqu'à présent. Elles examinent ce qui a bien fonctionné, ce qui a moins bien fonctionné et ce qu'elles peuvent améliorer à l'avenir. En conséquence, la rétrospective est probablement l'événement le plus important dans les méthodes de travail agiles et est utilisée pour l'amélioration continue. Elle est conçue pour éliminer les obstacles potentiels afin d'atteindre les objectifs globaux. Nous vous montrerons comment vous devriez aborder les rétrospectives en principe afin qu'elles vous apportent un maximum de succès dans notre article "Les rétrospectives dans Scrum et au-delà"..
Qu'est-ce que le timeboxing ?
Le timeboxing désigne l'attribution d'une limite de temps fixe pour une tâche donnée. Cela permet de s'assurer que la tâche sera réalisée dans le délai défini – sans retard. Le timeboxing est surtout un outil pour les chefs de projet et les scrum masters. C'est le seul moyen pour eux de respecter les délais stricts de leurs projets. Les différents types de timeboxing et la façon dont tu peux utiliser le timeboxing sont présentés dans ce regard détaillé sur Timeboxing comme stratégie de gestion du temps.
Qu'est-ce qu'une rétrospective de sprint Timebox ?
Une rétrospective de sprint Timebox est une rétrospective d'un sprint dont l'exécution est clairement définie et limitée dans le temps. De cette façon, les équipes ne se perdent pas dans une évaluation sans fin de leur travail. Au lieu de cela, elles se concentrent sur l'élaboration des leçons essentielles et sur les mesures concrètes à prendre pour le prochain sprint.
Rétrospective de sprint Timebox : combien de temps devrait durer une rétrospective typique ?
C'était très théorique jusqu'à présent. Passons à la pratique : combien de temps devrait donc durer une rétrospective de sprint typique ? En principe, cela dépend de la durée pendant laquelle tu n'as pas effectué de rétrospective. Cela dépend à son tour de la durée du sprint. Pour te donner une règle générale :
Pour chaque semaine de "sprint" en équipe, prévoyez 30 minutes de rétrospective.
Cela signifie donc pour la pratique :
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- Sprints hebdomadaires : Rétrospective de 30 minutes
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- Sprints bihebdomadaires : Rétrospective de 60 minutes
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- Sprints mensuels : Rétrospective de 120 minutes
Cela signifie-t-il aussi qu'après un sprint de quatre mois, tu as besoin d'une rétrospective de six heures ? Je peux clairement répondre à cela par un "non". Car : une rétrospective Timebox se concentre sur le développement d'hypothèses pour de petites améliorations possibles. Elle n'établit pas un plan de changement à long terme avec de nombreuses grandes mesures. Si 6 heures sont trop longues, combien de temps maximum devriez-vous consacrer à une rétrospective Timebox ?
Quelle est la durée maximale d'une rétrospective Timebox ?
D'après notre expérience, la Timebox devrait être utilisée pour une rétrospective de sprint ne doit pas durer plus de 3 heures. Une pause de 15 minutes au milieu est également prévue. C'est la seule façon de s'assurer que vous conservez l'attention et la productivité de vos employés.
Si vous estimez que trois heures ne suffisent pas, vous devez simplement mener des rétrospectives plus souvent. Car la règle de base des rétrospectives est la suivante :
Il vaut mieux que ce soit plus court et plus fréquent que plus long et moins fréquent.
Les fréquences courtes ont l'avantage de créer des boucles d'apprentissage rapides. Cela signifie que les équipes peuvent évaluer rapidement l'efficacité des actions définies lors des rétrospectives passées et comment elles doivent les adapter si nécessaire. Et : les équipes connaissent mieux le déroulement et le fonctionnement d'une rétrospective Time Box Sprint. Elles peuvent donc y participer plus efficacement à chaque fois.
Comment se déroule une rétrospective de sprint avec Timebox ?
Connaissez-vous maintenant le calendrier que vous devez utiliser pour une rétrospective de sprint. Comment la rétrospective fonctionne-t-elle en pratique ? Et combien de temps devez-vous consacrer à chaque phase ?
1. le check-in
Dans la phase 1 d'une réunion de rétrospective de sprint avec Timebox, vous expliquez aux membres de l'équipe le but de la réunion, ce dont vous voulez discuter, et le temps dont vous disposez. Si vous avez prévu un ordre spécifique des interventions, communiquez-le à l'avance. Si les participants au Sprint Retro Timebox ne se connaissent pas tous, commencez par une série d'introductions au cours de laquelle chacun se présente brièvement par son nom et son rôle dans le projet.
Si vous n'avez planifié qu'un court Sprint Retro Timebox, par exemple 45 minutes, vous devez quand même faire le check-in. Le check-in est une partie essentielle de la rétrospective car il permet de "préparer le terrain". Elle prépare le terrain pour le reste du processus. Si vous ne le faites pas, votre équipe aura du mal à s'impliquer activement pendant la rétrospective - et c'est l'une des raisons les plus importantes pour lesquelles vous la faites en premier lieu.
Par exemple, pour que le contrôle soit court, si vous avez une équipe bien coordonnée, vous pouvez simplement poser une question simple et ouverte comme celle-ci :
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- Quel est votre point fort ou votre point faible de la semaine dernière ?
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- Sur une échelle de 0 pour mauvais à 10 pour super – comment vous sentez-vous en ce moment ?
En règle générale, dans une rétroaction de 45 minutes, vous ne devriez pas passer plus de 5 minutes à vous enregistrer.
2. recueillir des données et des commentaires
Dans la deuxième phase de la réunion de rétrospective du sprint avec Timebox, recueillez toutes les données importantes et un feedback complet sur le dernier sprint avec votre équipe. Assurez-vous que vous ne discutez pas encore d'actions ici. Au départ, il s'agit seulement de prendre de nombreuses perspectives différentes et d'enregistrer le feedback. Si vous commencez à dériver des actions avec votre équipe dans la phase 2, cela va perturber la dynamique. Il sera difficile d'adopter de nouvelles perspectives.
3. Générer des connaissances
En fonction de la taille de votre équipe et de la durée du sprint, le feedback peut être extrêmement complet. Il est donc important que vous décidiez dans la phase 3 du Sprint Retro avec Timebox quels sont les sujets particulièrement pertinents pour en tirer des actions.
En ce qui concerne le timing, vous devriez commencer à prioriser le feedback à partir de la moitié de la durée de la rétro. De cette manière, il reste suffisamment de temps pour analyser les thèmes et générer des mesures. Dans une rétro de 45 minutes, il est donc approprié de recueillir 20 à 30 minutes de feedback et d'en tirer les thèmes les plus importants.
4. Déduire des mesures
Ce n'est pas un art de déduire 10 mesures d'une rétrospective Timebox. Le véritable défi consiste à définir 1 à 3 mesures vraiment importantes. Pourquoi ne pas se contenter de 10 mesures ? Avec autant de mesures, il est impossible que votre équipe les mette toutes en œuvre. Ils n'ont ni le temps ni la motivation pour cela.
Au lieu de cela, ils se concentrent sur les quelques mesures qui améliorent vraiment le processus. En pratique, cela signifie que tu peux donc directement définir uniquement ces mesures. C'est ta tâche dans la phase 4 de la rétrospective de sprint Timebox.
C'est également important : Ne vous engagez pas immédiatement avec votre équipe sur la première solution qui vous vient à l'esprit. Prenez le temps de discuter d'une ou deux solutions alternatives pour chaque thème central. D'après notre expérience, les équipes finissent souvent par choisir une solution qui ne leur était pas venue à l'esprit au départ. Dans un Sprint Retro de 45 minutes, vous devriez trouver les bonnes actions en 10-15 minutes.
Pour définir des objets d'action efficaces, jetez un coup d'œil à notre article. "8 conseils pour de bonnes mesures à partir de rétrospectives".. Vous y trouverez de nombreux conseils pratiques et des exemples.
5. le check-out
Dans la phase 5, il te reste un petit check-out. Ici, il y a différentes philosophies. Dans celle-ci, tu vérifies par exemple si chacun sait ce qu'il a à faire. Les thèmes qui sont encore ouverts parce que tu n'as pas eu assez de temps peuvent être reportés à la prochaine rétro. Et : tu peux demander un feedback de base sur la rétro. Cela t'aide à trouver la forme et le temps appropriés pour une rétro de sprint.
Timebox Sprint Rétrospective : le bon outil aide
Pour mener à bien les rétrospectives de sprint avec Timebox, il est utile d'utiliser un outil. Notre logiciel vous donne tous les outils importants dont vous avez besoin pour mener une rétrospective de sprint efficace avec une limite de temps.
Notre outil Echometer se concentre sur le développement holistique de votre équipe et de votre organisation dans les rétros. Les rétrospectivent portent donc à la fois sur la productivité de la collaboration et sur l'ambiance au sein de l'équipe. Nous vous expliquons exactement comment Echometer fonctionne dans cette vidéo croustillante – n'hésitez pas à y jeter un coup d'œil.
Rétrospective de sprint Timebox : les avantages d'un timing clair
Un bon timing dans une rétrospective de sprint vous apporte ces avantages :
Augmente la concentration
Le timeboxing des rétrospectives de sprint oblige votre équipe à se concentrer pleinement sur l'évaluation du dernier sprint. Cela signifie que vous serez plus productif.
Enseigne la priorisation des tâches
Un calendrier concret apprend à votre équipe à hiérarchiser les tâches. Elle leur apprend à décider quelles questions sont vraiment importantes pour l'avancement d'un projet. Cela les aide à faire avancer leur travail de manière efficace.
Améliore la communication de l'équipe
Un sprint rétro délimité dans le temps ne garantit pas seulement que vous évaluez le dernier sprint avec votre équipe à temps. Elle apprend également à votre équipe à communiquer plus efficacement. Car dans la rétrospective, ils apprennent à établir et à utiliser la communication afin de pouvoir fournir des résultats dans un temps donné. Cela aide fondamentalement leur travail en tant qu'équipe et dans le projet.
Accent sur le lancement de produits
Une rétrospective de sprint de type Time Box n'utilise qu'une petite fenêtre de temps dans le quotidien chargé d'une équipe Scrum. Cela permet de ne pas perdre de vue la vue d'ensemble et de ne jamais perdre de vue les objectifs globaux.
Source : Qu'est-ce que le timeboxing ? | Comment le timeboxing est-il utilisé dans Scrum ? | Scrum Inc.
Quels autres événements Scrum peuvent également être Timeboxed ?
En plus de la rétrospective de sprint, vous pouvez aussi organiser efficacement les 4 autres événements Scrum via une limite de temps :
Timebox Sprint
Un Sprint Timebox spécifie à l'avance la durée d'un sprint. Votre équipe doit ensuite atteindre les objectifs du sprint dans le délai spécifié. En général, un délai est inférieur à un mois.
Planification de sprint Timebox
Une Timebox pour la planification de sprint donne une période fixe pour la durée de la planification d'un sprint. En principe, ce temps dépend de la durée prévue du sprint. Par exemple, si le sprint est court et dure une semaine, tu ne dois pas consacrer plus de deux heures à la planification. Les sprints plus longs nécessitent donc plus de temps de planification. Tu ne devrais toutefois pas consacrer plus de 8 heures à la planification d'un sprint Timebox.
Boîte à temps de Scrum quotidienne
Une boîte à rythmes Scrum quotidienne vous donne, à vous et à votre équipe, environ 15 minutes par jour pour rappeler les objectifs critiques et vous concentrer sur l'avancement du projet.
Revue de sprint Timebox
Dans la boîte de temps de la revue du sprint, vous passez en revue les éléments du backlog livrés. Vous en discutez et intégrez les commentaires reçus jusqu'à présent. Après un sprint d'un mois, vous ne devriez pas y consacrer plus de 4 heures. Après un sprint de deux semaines, vous ne devriez pas y consacrer plus de 2 heures.
Conclusion
Pour les Servant Leaders, il est indispensable d'utiliser les Time Box Sprint Retrospectives. C'est la seule façon pour eux d'évaluer le travail effectué jusqu'à présent et d'en tirer des mesures pour le prochain sprint. La limite de temps vous aide, vous et votre équipe, à obtenir les résultats nécessaires de manière efficace - sans prendre trop de temps sur le développement actif du projet.
Notre eBook20+ conseils pour l'animation de rétrospectives" vous montre quelles astuces vous pouvez également utiliser lors des rétrospectives. Il s'agit d'un guide complet des méthodes de développement en équipe. La compilation des astuces est basée sur plus de 100 entretiens avec des experts agiles. N'hésitez pas à le consulter, l'eBook est gratuit.
