Comment développer des équipes auto-organisées ?

Dans le cadre des philosophies de gestion modernes, le développement d’équipes auto-organisées est un objectif clé.

Mais comment développer concrètement des équipes auto-organisées ? - Voici les conditions préalables et les conseils pratiques pour les cadres afin de mettre en place des équipes autogérées.

Pour que les équipes se gèrent elles-mêmes, certaines conditions doivent être remplies. Sans ces conditions, tous les trucs et astuces ne servent à rien :

#1 Condition préalable pour les équipes auto-organisées : la sécurité psychologique

Un rôle important du manager est de modérer les conflits. Une équipe auto-organisée doit être en mesure d’aborder elle-même les problèmes et d’en discuter. Pour cela, il faut une sécurité psychologique (voir Sécurité psychologique ).

Attention : ne sous-estime pas la difficulté qu’ont de nombreuses personnes à aborder directement les conflits. Cela conduit à long terme à la désintégration d’une équipe.

#2 Condition préalable aux équipes auto-organisées : confiance et liberté de décision

Même dans les équipes auto-organisées, il y a souvent une personne qui est responsable de l’équipe à la fin (au moins vis-à-vis de la direction). Pour que l’équipe soit en mesure de prendre des décisions par elle-même, le responsable doit avoir confiance en l’équipe et lui donner une marge de manœuvre pour prendre des décisions.

#3 Condition préalable pour les équipes auto-organisées : routines d’auto-organisation

Pour que les équipes s’organisent elles-mêmes, il faut beaucoup de communication. La communication n’est pas un hasard. Il faut des routines d’équipe qui garantissent que l’équipe dispose d’un espace pour échanger des informations sur la collaboration au sein de l’équipe. Une telle routine d’équipe devrait idéalement avoir lieu au moins toutes les deux semaines. 

Idéalement, les équipes parviennent à éliminer les obstacles grâce à un échange spontané, mais une routine séparée pour réfléchir à l’auto-organisation et la développer peut faire une grande différence, souvent décisive, dans la pratique.

Voyons maintenant quels sont les 4 conseils que tu peux concrètement mettre en pratique pour remplir les conditions dont nous avons parlé précédemment.

Conseil pratique #1 - Établir la sécurité psychologique dans les équipes :

La sécurité psychologique naît de l’expérience de…

• Faire des erreurs sans être puni.
• Tu peux aussi ne pas savoir quelque chose sans être traité de “stupide”.
• Prendre des risques calculés et avoir le soutien de l’équipe.

En tant que manager, tu peux donner activement l’exemple de tous ces comportements. Avant tout, tu dois t’assurer de montrer à ton équipe que tu apprécies que quelqu’un admette une erreur ou pose des questions. Aide les membres de ton équipe à prendre des risques calculés.

Commence par admettre tes erreurs, pose de nombreuses questions de compréhension et n’hésite pas à prendre des risques.

Conseil pratique #2 - Donner aux équipes une marge de décision :

Les équipes qui ne sont pas encore familiarisées avec l’auto-organisation peuvent avoir peur d’accepter et d’utiliser la liberté de décision au premier moment. Mais si, en tant que manager, tu as créé suffisamment de sécurité psychologique, cela changera.

Pour accélérer le processus d’adoption des décisions au sein de l’équipe, tu peux déterminer des décisions ciblées que l’équipe doit désormais adopter activement.

Tu peux en outre communiquer quel est ton objectif à long terme et quelles décisions doivent être prises à l’avenir par l’équipe elle-même. Ainsi, les attentes vers plus d’auto-organisation sont clairement formulées.

Une autre approche ludique pour plus d’auto-organisation dans la prise de décision est le “poker des délégations” (voir Délégation Poker de la gestion 3.0).
La version courte :

• Fais la liste de toutes les décisions pertinentes que tu prends régulièrement aujourd’hui ou qui pourraient se présenter à toi.

• Classe maintenant ces décisions dans les catégories suivantes :

• Le dirigeant décide

• L’équipe conseille, le dirigeant décide

• L’équipe et le dirigeant décident ensemble

• Le dirigeant conseille, l’équipe décide

• L’équipe décide elle-même

• Tu peux soit le faire directement ensemble, soit que chaque membre de l’équipe fasse le tri lui-même et que tu passes ensuite en revue les décisions une par une.

Avec le jeu, tu saisis le statu quo de l’auto-organisation. Tu peux ensuite choisir des décisions ciblées que tu souhaites prendre à l’avenir différemment d’aujourd’hui.

Conseil pratique #3 - Travailler en équipe de manière auto-organisée :

Après les deux premiers conseils, tu en es maintenant au point où il s’agit de créer une continuité dans l’auto-organisation. C’est important, car si l’auto-organisation s’enlise après l’euphorie initiale, tu risques de retomber dans les vieux schémas.

Tu ne dois pas t’attendre à des sauts trop importants sur le chemin des équipes autogérées. Ce n’est pas réaliste. Le changement vers l’auto-organisation se fait petit à petit, par petites étapes.

Le plus important est de réfléchir après chaque changement pour savoir si celui-ci a été un succès et quel sera le prochain changement. C’est précisément pour cela que les rétrospectives sont désormais nécessaires. Lors des rétrospectives, l’équipe réfléchit ensemble à la collaboration, à l’efficacité des mesures mises en œuvre et aborde les nouveaux problèmes.

Grâce aux rétrospectives, tu t’assures, en tant que manager, que ton équipe introduise continuellement des améliorations et ne reste pas immobile. 

La rétrospective est la réunion au cours de laquelle l’équipe prend collectivement des responsabilités de leadership et se développe.

Conseil pratique #4 - Outil rétro pour les équipes qui s’autogèrent :

Si ton équipe n’a pas encore beaucoup d’expérience avec les rétrospectives, je te recommande d’essayer un outil de rétro comme Echometer. Avec les outils rétro, il sera beaucoup plus facile de motiver ton équipe à participer de manière engagée à la rétro et de suivre facilement les mesures que tu as toi-même développées.

Echometer te guide si intuitivement dans la rétrospective que tu n’as même plus besoin d’un Scrum Master ou d’un coach Agile pour la rétrospective. 

Ici, tu peux essayer Echometer pour l’auto-organisation de ton équipe :

Essaye la Retro MAINTENANT - Sécurité psychologique Retro :

Comment faire

Sécurité psychologique Health Check : Comment se déroule la rétro ?

1. Icebreaker aléatoire (2-5 minutes)

   Echometer met à votre disposition un générateur de questions de check-in aléatoires.

2. Revue des mesures ouvertes (2-5 minutes)

   Avant de commencer de nouveaux sujets, il convient de discuter du contrôle d'efficacité des mesures issues des rétrospectives passées. Echometer liste automatiquement tous les points d'action ouverts des rétros passées.

3. Contrôle de santé

   Tous les membres de l'équipe peuvent répondre aux bilans de santé de manière anonyme sur une échelle. Passez ensuite en revue les résultats des bilans de santé ensemble et notez éventuellement des commentaires supplémentaires. Si vous utilisez les mêmes bilans de santé dans plusieurs rétrospectives, vous pouvez également suivre les tendances au fil du temps dans Echometer.

   • Je reçois régulièrement des commentaires utiles sur la qualité de mes performances et sur la façon dont je peux m'améliorer.
   • Si quelqu'un dans notre équipe fait des erreurs, il*ne sera pas jugé pour cela.
   • Dans notre équipe, on a le droit de ne pas savoir quelque chose de temps en temps.
   • En cas de conflit, nous parlons au niveau des faits, de sorte que personne ne se sente attaqué ou jugé personnellement.

4. Discuter des sujets de la rétro

   Utilisez les questions ouvertes suivantes pour recueillir vos principales conclusions. Tout d'abord, chacun pour soi, de manière confidentielle. Echometer permet de révéler chaque colonne du tableau rétro individuellement afin de présenter et de regrouper les commentaires par la suite.

   • De quoi d'autre voulons-nous parler ?

5. Question attrape-tout (recommandée)

   Pour que d'autres sujets aient également leur place :

   • De quoi d'autre aimeriez-vous parler dans la rétro ?

6. Priorisation / Vote (5 minutes)

   Sur le tableau rétro dans Echometer, vous pouvez facilement prioriser les commentaires avec le vote. Le vote est bien sûr anonyme.

7. Définir les mesures (10-20 minutes)

   Une mesure liée peut être créée via le symbole Plus sur un feedback. Vous n'êtes pas encore sûr de la mesure à prendre ? Alors, ouvrez plutôt un tableau blanc sur le sujet via le symbole Plus pour faire un brainstorming sur les causes profondes et les mesures possibles.

8. Checkout / Closing (5 minutes)

   Echometer vous permet de recueillir des commentaires anonymes de l'équipe sur l'utilité de la rétro. Il en résulte le score ROTI ("Return On Time Invested"), que vous pouvez suivre au fil du temps.

Sécurité psychologique Health Check

Questions de contrôle de santé (échelle)

Je reçois régulièrement des commentaires utiles sur la qualité de mes performances et sur la façon dont je peux m'améliorer.

Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

Si quelqu'un dans notre équipe fait des erreurs, il*ne sera pas jugé pour cela.

Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

Dans notre équipe, on a le droit de ne pas savoir quelque chose de temps en temps.

Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

En cas de conflit, nous parlons au niveau des faits, de sorte que personne ne se sente attaqué ou jugé personnellement.

Pas du tout d'accord Je suis entièrement d'accord

Questions ouvertes

De quoi d'autre voulons-nous parler ?

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