Miten suoria alaisia ja työntekijöitä voidaan kannustaa valmistautumaan kahdenkeskisiin tapaamisiin?

Erilaiset toimenpiteet ja lähestymistavat ovat mahdollisia, jos suora alaisesi tai työntekijäsi ei tule valmistautuneena säännölliseen (yleensä kahden viikon välein järjestettävään) kahdenkeskiseen tapaamiseen, jossa tapaat hänet esimiehenäsi.

Tässä on lähestymistapojen tai toimenpiteiden tehokkuus johtajan, Scrum Masterin ja psykologin henkilökohtaisen kokemukseni ja tietoni mukaan järjestettynä – mitkä toimenpiteet toimivat parhaiten?

Toimenpide	Arviointi	Konteksti
Kirjoita säännöllisiä muistutuksia	1: Vähäinen tehokkuus	Jos työntekijät ovat motivoitumattomia ja mielikuvituksettomia, muistutuksilla ei ole juurikaan vaikutusta.
Selventää 1-to-1-toiminnan tarkoitusta	2: Keskinkertainen tehokkuus	Henkilökohtaisten keskustelujen todellisen tavoitteen selventäminen yhdessä voi olla hyödyllistä ja vähentää työntekijöiden paineita tai ahdistusta.
Keskity siihen, mikä toimii hyvin	3: Korkea tehokkuus	Luottamuksellisen suhteen kehittymiselle voi olla erittäin hyväksi puhua asioista, joista syntyy luonteva keskustelu.
Hyvän esimerkin näyttäminen	2: Keskinkertainen tehokkuus	Riittävä aika hyvään valmistautumiseen on edellytys sille, että työntekijältä voidaan odottaa samaa.
Puhuminen muista kuin työasioista	3: Korkea tehokkuus	Muut kuin työaiheet voivat olla erinomaisia yhteisen luottamuksen rakentamiseen – ja tämä helpottaa avautumista.
Selvitä motivaatio	2: Keskinkertainen tehokkuus	Suora vastakkainasettelu sen tosiasian kanssa, että työntekijät vaikuttavat vähemmän motivoituneilta ottamaan aiheita esille? Epäoptimaalinen, parempi selventää yleisiä odotuksia tapaamisesta.
Keskity oppimiseen	2: Keskinkertainen tehokkuus	Keskittyminen sen pohtimiseen, mitä työntekijät ovat viime aikoina oppineet, voi olla varsin tehokasta.
Vaihda rytmiä	1: Vähäinen tehokkuus	Tämän pitäisi olla yksi viimeisistä toteutettavista toimenpiteistä, ja siihen pitäisi ryhtyä vain, jos molemmilla osapuolilla ei ole siihen tarvetta, jos yhteistyö on optimoitu ja jos työntekijöiden kehittämiseen ei kiinnitetä juurikaan huomiota.
Käytä 1-to-1-työkaluja	2: Keskinkertainen tehokkuus	Käyttämällä erityisesti kehitettyjä kahdenkeskisiä kokouksia varten tarkoitettuja ohjelmistoja, kuten Echometer:tä, voit valmistautua nopeasti, dokumentoida kokoukset ja esittää johtajana hyviä pohdintakysymyksiä.

Toivottavasti asiayhteys auttaa sinua ymmärtämään, mistä saan arvioni tehokkuudesta.

Vaiheittainen opas: suorien raportoijien parempi valmistelu 1-to-1-kokouksissa

Haluaisitko, että ohjelmistokehittäjät olisivat paremmin valmistautuneita kahdenkeskisiin tapaamisiin kanssasi esimiehenä ja että he ottaisivat aiheita useammin esille? Edellä olevan taulukon ja toimenpiteiden arvioidun tehokkuuden perusteella suosittelen seuraavaa vaiheittaista opasta:

1. Suhteiden rakentaminenJos ette vielä tunne toisianne kovin hyvin tai jos sinulla ei ole hyvää suhdetta työntekijään, puhu epävirallisista aiheista luottamuksen lisäämiseksi. 

2. Selventää odotuksiaMäärittele yhdessä, miksi pidätte 1:1-kokouksia (esim. työntekijöiden kehittäminen, tukkeutuneiden ongelmien ratkaiseminen jne.). Jotkut työntekijät saattavat pelätä, että tiettyjä 1-to-1-palaverissa annettuja lausuntoja voidaan käyttää heitä vastaan vuotuisessa suoritusarvioinnissa.

3. Kysy hyviä kysymyksiäEsimiehenä sinulla pitäisi olla suunnitelma siitä, miten haluat valmentaa työntekijääsi, työntekijästä riippumatta. Tältä osin sinun tulisi käydä säännöllisesti läpi erilaisia aiheita ja pohtia niitä esimerkiksi yhdessä työntekijän kanssa:

   1. Työntekijöiden tyytyväisyys palautteeseen
   2. Työntekijöiden tyytyväisyys työhön yleensä
   3. Työntekijöiden tyytyväisyys kokouksiin

4. Kokeile työkalujaTyöntekijöiden osallistumista voidaan lisätä myös käyttämällä Echometer:n kaltaista 1-to-1-kokousohjelmistoa. Echometer auttaa molempia osapuolia valmistautumaan hyvin mallien, mutta myös muistutusten ja automaattisen dokumentoinnin avulla.

Jos olet onnistunut näissä neljässä vaiheessa, todennäköisyys, että työntekijä on hyvin valmistautunut kahdenkeskiseen tapaamiseen, on huomattavasti suurempi.

FAQ: Usein kysytyt kysymykset

Seuraavassa on joitakin usein kysyttyjä kysymyksiä tässä yhteydessä.

Miksi suorat raportoijat eivät tule valmistautuneina 1-to-1-palavereihin?

Voi olla monia syitä siihen, miksi työntekijäsi tai suorat alaisesi eivät ole valmistautuneet suorituskyvyn arviointiin tai säännölliseen kahdenkeskiseen tapaamiseen yhtä hyvin. Seuraavassa on kolme tärkeintä syytä, jotka sinun tulisi analysoida:

• Psykologinen turvallisuusTyöntekijät eivät luota itseensä tai eivät tunne oloaan psykologisesti turvalliseksi.
• TietämättömyysTyöntekijät eivät tiedä, mitä aiheita heidän pitäisi tuoda mukanaan, tai he eivät tiedä, mitä odotuksia 1-1 kokoukseen kohdistuu.
• MotivaatioTyöntekijät eivät ole kiinnostuneita kehittämään itseään tai osallistumaan aktiivisesti parannuksiin.
• TyökalutHuonot 1-to-1-kokousvälineet tai video-ohjelmistot voivat myös vähentää työntekijöiden motivaatiota, kun taas erityiset 1-to-1-kokousvälineet, kuten Echometer, voivat lisätä sitä.

Miksi jotkut suorat raportoijat vaikuttavat niin epämotivoituneilta ja osallistuvat vain vähän kokouksiin?

Voi olla monia syitä siihen, miksi jotkut työntekijät tai suorat alaiset eivät osallistu kokouksiin ja kahdenkeskisiin keskusteluihin esimiesten kanssa. Seuraavassa on muutamia perussyitä, joita sinun tulisi analysoida.

• Psykologinen turvallisuusTyöntekijät eivät luota itseensä tai eivät tunne oloaan psykologisesti turvalliseksi.
• OdotuksetTyöntekijät eivät ymmärrä, että heiltä odotetaan runsasta osallistumista kokouksiin.
• EpäpätevyysTyöntekijöillä voi yksinkertaisesti olla vain vähän annettavaa joidenkin aiheiden sisällön osalta.
• Epäselvät, epämiellyttävät tavoitteetYksinkertainen syy heikkoon motivaatioon voi olla se, että tiimin tämänhetkinen tavoite on epäselvä tai se ei tunnu houkuttelevalta työntekijän mielestä.

Jos haluat oppia lisää motivaation psykologiasta, voin myös suositella tätä e-kirjaa: 12 työpajaa lisää tiimin motivaatiota .

Mitä voin tehdä ohjelmistosuunnittelun johtajana auttaakseni ohjelmistokehittäjiä ja -insinöörejä valmistautumaan paremmin 1-to-1 tapaamisiin minun ja johtajan kanssa?

Taulukon ja edellä esitetyn vaiheittaisen prosessin perusteella on neljä yksinkertaista vaihetta:

1. Rakenna hyvä suhde työntekijöihin, jotta he todella avautuvat.
2. Tee selväksi, mitä odotat työntekijöiltä 1-to-1-kokouksissa. Aseta työntekijälle mahdollisesti kehitystavoite.
3. Valmistaudu 1-to-1 tapaamiseen hyvillä kysymyksillä.
4. Kokeile 1-to-1-kokousohjelmistoa, kuten Echometer:tä, joka auttaa sinua erilaisilla ominaisuuksilla lisäämään työntekijöidesi sitoutumista kahdenkeskisiin kokouksiin.