Jour Fixe: Reuniones de equipo más eficaces gracias a Retro Agenda

En la mayoría de las empresas, las reuniones periódicas semanales o mensuales del equipo son habituales desde hace tiempo. En estas reuniones periódicas se trata de ponerse al día y discutir juntos las dificultades. Se elaboran soluciones a los problemas, de modo que al final de cada reunión todos estén perfectamente informados de los últimos acontecimientos en la empresa o en el departamento respectivo.

En mi start-up también celebramos reuniones periódicas de equipo. Sin embargo, durante mucho tiempo carecimos de un marco concreto (un orden del día o una plantilla) para organizar eficazmente estas reuniones y estructurarlas. El resultado era un enfoque bastante intuitivo en el que dábamos demasiado espacio a algunos temas, mientras que otros puntos importantes recibían poca atención.

Sin embargo, estos retos cambiaron radicalmente cuando descubrí el Método Retro –, un enfoque utilizado con éxito por organizaciones líderes como Spotify y otras grandes empresas tecnológicas. Este método se ha convertido desde hace tiempo en la norma en muchas empresas punteras y, combinado con una herramienta en línea que apoya todo el proceso de la reunión, me permitió reducir significativamente la duración de las reuniones semanales del equipo, al tiempo que conseguía más logros que nunca.

En este artículo, me gustaría presentarte este método y guiarte a través del proceso de una reunión para que puedas aplicar el concepto directamente en tu equipo.

Uno de los principales problemas de nuestras primeras reuniones de equipo fue la falta de preparación. Sin embargo, una preparación eficaz no significa necesariamente pasar horas planificando un orden del día o preparando presentaciones en PowerPoint. Con el método retro, basta con que los participantes dediquen unos 5-10 minutos antes de la reunión a responder algunas preguntas básicas. Las preguntas concretas pueden variar, pero existen catálogos de preguntas de eficacia probada para diversos temas. En la escena retro, se conocen como plantillas retro:

Una vez respondidas estas preguntas, se habrá creado una base sólida para la reunión de equipo. Con una herramienta como Echometer, sólo tienes que seleccionar una de las más de 50 plantillas de preguntas y enviarla a todos los miembros del equipo por correo electrónico un día antes de la reunión. De este modo, todos pueden responder a las preguntas en el momento que les convenga.

En cuanto todos los miembros del equipo hayan respondido a las preguntas preparatorias, puede comenzar la reunión de equipo propiamente dicha. Para implicar a todos los participantes y fomentar el compromiso durante la reunión, es aconsejable dedicar los primeros 5 minutos a una pregunta introductoria. Esta pregunta no tiene que ser necesariamente relevante en cuanto al contenido, sino que el objetivo es que cada participante se active y aporte algo. Esto fomenta un ambiente abierto y participativo desde el principio.

Aquí tienes un ejemplo de una entrada de este tipo:

Tras un comienzo satisfactorio, centramos nuestra atención en las respuestas a las preguntas preparadas. Aquí hay dos opciones: O bien cada miembro del equipo presenta sus propias respuestas y añade un breve comentario, o bien el moderador presenta todas las respuestas si se desea el anonimato. Este enfoque puede ser especialmente útil cuando se tratan temas delicados en los que los miembros del equipo pueden ser reacios a hablar abiertamente.

A continuación se debaten los llamados “elementos de acción” de la semana anterior. Los “elementos de acción” son tareas específicas a las que los miembros del equipo se han comprometido en la reunión anterior. Por ejemplo, un elemento de acción podría ser “revisar la página de inicio”. Esto implica comprobar si los elementos de acción se han completado con éxito. Si una tarea no se ha completado, se analiza el motivo para decidir si la tarea debe continuar o descartarse. Por ejemplo, si la revisión de la página de inicio no fue posible debido a las vacaciones de la persona autorizada a acceder a ella, esta tarea continúa. Sin embargo, si se determina que la revisión de la página de inicio no es necesaria, el elemento de acción puede descartarse.

Es importante no cargarte con demasiadas tareas, sino definir elementos de acción centrales y realizables. Revisar estos puntos ofrece una excelente oportunidad para saber si se pueden alcanzar los objetivos fijados y cómo, y qué se podría mejorar en el futuro.

En mi opinión, este paso es la pieza central de nuestra reunión de equipo. Aquí, cada miembro del equipo tiene la oportunidad de votar para decidir qué respuestas y temas deben ser debatidos más intensamente por todo el equipo. Cada uno dispone de un determinado número de votos que puede asignar a las distintas respuestas.
Este método impide que se desarrollen discusiones incontroladas. En su lugar, nos centramos en los temas que todo el equipo considera especialmente relevantes.

En el pasado, nuestro equipo tendía a hablar de diversos temas de forma bastante aleatoria, lo que a menudo hacía que nuestras reuniones fueran poco eficaces. Desde la introducción del método Retro, esto ha cambiado fundamentalmente: nuestras discusiones ahora son más estructuradas y enfocadas: ¡un verdadero cambio de juego! Las reuniones ahora duran la mitad, pero son al menos el doble de efectivas.

Una vez priorizados los puntos más importantes, comienza el debate y el análisis conjunto en el equipo. Hacemos una lluvia de ideas sobre soluciones para los problemas identificados y desarrollamos enfoques eficaces.

A partir de estos enfoques de solución, derivamos pasos de acción concretos, nuestros llamados “Action Items”.

Este proceso sencillo pero eficaz nos permite abordar las cuestiones más importantes de la reunión y desarrollar soluciones viables para el futuro.

Al final de la reunión, realizamos una breve encuesta en la que cada miembro del equipo puede valorar en una escala del 1 al 10 lo eficaz y provechoso que ha sido el tiempo invertido en la reunión.

Esta fase ofrece la oportunidad de debatir brevemente las evaluaciones realizadas y obtener valiosas ideas para futuras reuniones. El objetivo es mejorar continuamente nuestras reuniones de equipo y hacerlas más eficaces.

Seguir este esquema demuestra lo fluido e instructivo que puede ser el proceso. El método retro es algo más que una herramienta para celebrar reuniones de equipo eficaces; es un medio para aprender continuamente, desarrollarse constantemente como equipo y crecer juntos.

La introducción del método retro en nuestra start-up ha revolucionado fundamentalmente nuestras reuniones de equipo. Al estructurar sistemáticamente y centrarnos en los temas realmente importantes, hemos mejorado espectacularmente la productividad y la eficacia de nuestras reuniones.

Si quieres sacar el máximo partido de tus reuniones de equipo, te recomiendo que pruebes este método. La forma más eficaz de hacerlo es con una herramienta especializada como Echometer. Con su ayuda, puedes seguir fácilmente el flujo perfecto de tus reuniones y sólo tienes que invertir 1-2 minutos en la preparación. Esta herramienta te guía a lo largo de todo el proceso y te permite concentrarte plenamente en el contenido y en la participación activa de tu equipo.

 

¡Pruébalo ahora!