Como equipo u organización, todos aspiramos a estar en lo más alto como líderes en calidad o innovación. Quizá incluso queramos convertirnos en el "organización de aprendizaje". Para estar a la altura de esta afirmación, tienes que aplicar sistemáticamente un proceso de mejora continua. En este artículo, te presentamos todo sobre el "Taller de Lecciones Aprendidas" y te mostramos cómo puedes utilizar este formato para desarrollarte continuamente. Nuestra Lista de Lecciones Aprendidas sin duda te ayudará.
¿Qué es un Taller de Lecciones Aprendidas?
Como sugiere el término Lecciones Aprendidas, un taller de Lecciones Aprendidas trata de promover el aprendizaje a partir de la experiencia.
En un taller de lecciones aprendidas, se mira retrospectivamente la colaboración pasada en el equipo. Por eso el formato de taller también se utiliza en los equipos ágiles y en Scrum. Retrospectiva llamada. Reuniones informativas de equipo" también es un sinónimo habitual en distintos contextos.
El objetivo de los Talleres de Lecciones Aprendidas o simplemente Retrospectivas (Retros para abreviar) sigue siendo el mismo: Derivar un proceso de aprendizaje continuo de la experiencia práctica para seguir desarrollándose constantemente.
La mayoría de los entrenadores ágiles dan vueltas en círculos....
...y tratar síntomas superficiales. Es hora de utilizar la psicología – para un cambio de mentalidad sostenible.
Introducir talleres de lecciones aprendidas para mi equipo o proyecto
Si tu objetivo es un proceso de mejora continua en proyectos o equipos, los talleres de lecciones aprendidas son una buena opción para ti.
Una ocasión frecuente para la introducción es la consecución de hitos o la finalización de proyectos. En esos momentos, el equipo se toma al menos entre 60 y 180 minutos, dependiendo del tamaño del equipo, para reflexionar sobre el "cómo" y obtener ideas y posiblemente también medidas para el futuro.
En los equipos ágiles que trabajan juntos a largo plazo, este formato está incluso firmemente integrado en la rutina diaria de trabajo y tiene lugar con una frecuencia semanal o mensual, dependiendo del ritmo del sprint.
Cada vez vemos más equipos que adaptan estos formatos continuos con gran éxito.
¿Para qué sirven los Talleres de Lecciones Aprendidas?
Probablemente muchos directivos reaccionarían ahora así: "¿Invertir de 60 a 90 minutos de reflexión cada 2 semanas? ¿Qué sentido tiene eso?"
Afortunadamente, los estudios tienen una buena respuesta a esto. Tannenbaum y Cerasoli (2013) han demostrado en un metaestudio que la eficacia del equipo aumentaba con esta autorreflexión (cuando se utilizaba correctamente) de media entre 20% y 25%.
Ejemplos prácticos
¿Cómo se producen estos aumentos de productividad? He aquí algunos ejemplos de preguntas que, combinadas con las medidas correctas, pueden crear esos aumentos de productividad:
- Métodos de trabajo: Hasta ahora, registrábamos cada progreso en un Excel, lo que siempre causaba mucho trabajo y confusión cuando se actualizaba con versiones diferentes. Posible acción: Prueba herramientas online como Trello o Notion para organizar los proyectos de modo que ya no haya que fusionar las versiones manualmente.
- Procesos de autoorganización y toma de decisiones: Apenas sabemos entre nosotros en qué punto se encuentra alguien con su subproyecto en este momento. ¿Deberíamos quizás probar un formato de "reunión diaria" para mejorar la coordinación dentro del equipo?
- Comunicación dentro del equipo y con las partes interesadas: Los diseños de nuevos productos se comparten con las partes interesadas relativamente tarde, cuando ya se ha invertido mucho esfuerzo en el desarrollo. ¿Cómo podemos obtener la opinión de nuestras partes interesadas antes y con mayor regularidad?
- Priorización: Aunque hemos obtenido nuevos conocimientos en el transcurso del proyecto, nos hemos atenido a nuestra priorización original. ¿Cómo podemos asegurarnos en el futuro de que abordamos mejor las oportunidades de estos nuevos conocimientos en nuestra planificación?
Por supuesto, estos problemas también podrían identificarse y mejorarse sin necesidad de un taller sobre las lecciones aprendidas. Pero a través de un proceso estructurado de retroalimentación – sin el estrés cotidiano – a menudo sólo se hacen conscientes esas cuestiones.
Un taller de lecciones aprendidas es, por tanto, un formato muy eficaz a la hora de identificar e implantar potenciales de mejora o bloqueadores. Otro aspecto positivo es que este proceso se autoorganiza dentro de los equipos, lo que aumenta aún más el compromiso y la satisfacción del equipo.
¿Cómo puedo preparar y dirigir un Taller de Lecciones Aprendidas? – una plantilla
La realización de estos talleres, una vez interiorizados por el equipo, no es tan difícil. El procedimiento combina las mejores prácticas de Moderación de talleresque a muchos les sonará familiar. Existen, por supuesto, innumerables métodos para facilitar estos talleres; los 5 pasos de la Lista de comprobación de las lecciones aprendidas ofrecen un ejemplo sencillo de un taller con éxito:
Paso 1: Regístrate con una pregunta abierta
El taller debe ser lo más interactivo posible, por lo que la mejor práctica consiste en empezar con una pregunta abierta que cada miembro del equipo, por turnos, responda brevemente. De este modo, todos participan en la conversación. Por ejemplo, son posibles las siguientes:
- En una escala de 0 – 10, ¿cómo de seguro estás de que conseguiremos nuestro objetivo de proyecto/equipo y por qué?
- ¿Cuál ha sido el mayor contratiempo o éxito para ti en la última semana (o mes...)?
Paso 2: Recopilar temas
Aunque el primer paso sigue siendo asegurarse de que todo el mundo llega en modo "lecciones aprendidas", el siguiente es recoger las reacciones de forma estructurada. A Pensamiento de grupo Para evitarlo, este paso debe hacerse primero en el trabajo individual antes de compartir los temas en el grupo.
De nuevo, puedes utilizar distintos formatos de pregunta para estimular la conversación. Vemos los siguientes ejemplos con especial frecuencia:
- Bueno-Malo (variante sencilla para principiantes): ¿Qué ha ido bien? ¿Qué fue mal?
- Mantener-Parar-Iniciar (popular, conduce mejor del statu quo a la acción que "Iniciar-Parar-Continuar"): ¿Qué debemos seguir haciendo en el equipo como hasta ahora? ¿Qué debemos dejar de hacer en el equipo? ¿Qué deberíamos empezar a hacer en el equipo, o al menos intentarlo?
- Esperado-Inesperado (bueno para variar): ¿Qué ha ocurrido que esperabas de antemano? ¿Qué ocurrió positivamente que no esperabas de antemano? ¿Qué fue peor de lo que esperabas?
Hay con interés más de 30 lecciones aprendidas Métodos posibles – A veces se vuelve muy creativo y juguetón.
Si aún no estás seguro, puedes descargarte el Experiencias del Agile Coach Holger con nuestra herramienta lee todo.
Por cierto, nuestra herramienta – también ayuda a priorizar, pero eso nos lleva al siguiente paso.
Paso 3: Priorizar los temas
Una vez recopilados los temas y agrupados temáticamente, puedes pasar a la priorización. El objetivo es identificar los temas y conclusiones más importantes sobre los que el equipo desea actuar.
Lo ideal sería que cada miembro del equipo dispusiera de tres puntos adhesivos o similares para priorizar, que luego se pueden pegar en los comentarios abiertos (por ejemplo, en el rotafolios) según las preferencias personales. Como alternativa, por supuesto, todo el mundo puede hacer simplemente 3 líneas con un rotulador. Las retroalimentaciones abiertas que tienen más marcas parecen ser las más urgentes – aquí se derivan medidas.
Paso 4: Derivar medidas
Aquí decidís como equipo cómo queréis poner en práctica las lecciones aprendidas. Las medidas deben cumplir ciertas normas, como la fórmula SMART.
Importante: Recuerda no adoptar demasiadas medidas. Concéntrate en un máximo de 3 temas más importantes. De lo contrario, será difícil abordar realmente todas las acciones, lo que hará que el equipo dude del formato de las Lecciones aprendidas en su conjunto.
Es mejor hacer una breve lección aprendida con tres medidas cada 2 ó 4 semanas que una "grande" cada 6 meses, pero siendo realistas sólo se aplican 4 de las 10 medidas.
Paso 5: Conclusión
Al final, debe hacerse un resumen de lo que se ha aprendido y de las medidas que se han registrado. Este paso también puede hacerse interactivo planteando a todos los participantes una pregunta abierta:
- ¿Cuál ha sido para ti la idea más importante del taller de lecciones aprendidas de hoy?
- ¿Qué planes tienes para la próxima vez?
Taller de Lecciones Aprendidas – Conclusión
Por supuesto, este formato requiere tiempo. Por eso es importante que hagamos hincapié aquí en que hay que dedicar tiempo suficiente a los talleres sobre las lecciones aprendidas desde el principio. Especialmente al final de la fase de un proyecto, puede ser estresante. Esto no debe tentarnos a saltarnos este importante formato.
Al fin y al cabo, es la única forma de asegurarte de que no vuelves a caer en las mismas trampas la próxima vez y, por tanto, sigues atrapado en la rueda del hámster. En caso de emergencia, es mejor tener un breve taller de lecciones aprendidas que no tener ninguno.
En siguiente entrada tenemos directamente también algunos Consejos y otras buenas prácticas ¡para tus Talleres de Lecciones Aprendidas!
La mayoría de los entrenadores ágiles dan vueltas en círculos....
...y tratar síntomas superficiales. Es hora de utilizar la psicología – para un cambio de mentalidad sostenible.
