El éxito de las reuniones 1 a 1 es una herramienta importante para que los directivos construyan una relación sólida con sus empleados y para promocionar y desarrollar a los trabajadores. En este artículo encontrarás una guía completa que explica qué son las conversaciones 1 a 1, cuál es su finalidad, cómo llevarlas a cabo y qué consejos debes tener en cuenta.
¿Qué es una reunión individual con los empleados?
¿Qué es una reunión individual con los empleados? Una reunión individual es una conversación periódica, cara a cara, entre un directivo o jefe de equipo y un empleado concreto. Estas reuniones proporcionan un espacio en el que se pueden debatir las preocupaciones, intercambiar opiniones y definir objetivos comunes.
La atención se centra en el desarrollo individual del empleado, así como en aclarar obstáculos y establecer prioridades. A diferencia de las reuniones generales de equipo, (al menos con éxito) las reuniones individuales o las evaluaciones de los empleados son individualizadas y se adaptan a las necesidades de la persona en cuestión.
Importante: La reunión individual sigue siendo una reunión de negocios. Por supuesto, a veces puede ser más informal, pero debe quedar claro en todo momento el valor añadido que consigues con el formato individual.
Ahora deberías tener claro qué es una reunión individual. Pasemos al siguiente paso de nuestra guía para el éxito de las reuniones 1 a 1: el objetivo y la finalidad de las reuniones 1 a 1.
Valor añadido, objetivos y finalidad de las reuniones individuales
Finalidad de las reuniones individuales
El objetivo de las reuniones individuales de éxito es crear un formato de diálogo privado y de confianza entre el empleado y el directivo o jefe de equipo. Cuando hay confianza, es mucho más probable que los empleados comuniquen abiertamente sus ideas y obstáculos.
La regularidad de las reuniones individuales también acelera significativamente la comunicación sobre las tareas actuales del equipo, y cualquier iniciativa desalineada de los empleados se reconoce desde el principio. Por lo tanto, parte del éxito de las reuniones individuales es también una cadencia regular – más sobre esto a continuación.
Objetivo de las conversaciones individuales
Además del propósito general, el objetivo de una reunión individual depende de la situación individual. Los objetivos típicos de una reunión de evaluación individual o periódica con éxito son
- Acogida de un nuevo empleado
- Vincular a un empleado a la empresa (o al equipo)
- Resolver los problemas de rendimiento (ver "Plan de mejora del rendimiento")
- Promover el desarrollo de los empleados dentro de la empresa
- Retroalimentación y mejora general de la cooperación
Para que las reuniones individuales tengan éxito, deben centrarse tanto en las necesidades individuales del trabajador como contribuir a la consecución de los objetivos de la empresa, si quieren seguir todas las reglas del arte.
Valor añadido de las conversaciones individuales
Independientemente del objetivo específico de tus reuniones individuales o entrevistas de evaluación, hay muchos valores añadidos de los que puedes beneficiarte:
- Establecimiento de relaciones: Una conexión estrecha entre el directivo o jefe de equipo y el empleado crea confianza y mejora significativamente la comunicación.
- Aumenta la motivación: Una atención regular indica aprecio y refuerza el compromiso.
- Conocer la satisfacción y la intención de cancelar: En tiempos de "guerra por el talento", es muy valioso conocer la satisfacción de los empleados para poder contrarrestar cualquier intención de despido en una fase temprana.
- Oportunidad para el coaching: Los directivos y jefes de equipo pueden utilizar las evaluaciones de los empleados para orientarlos y darles impulso para su desarrollo.
Muy bien, ahora viene el siguiente paso en nuestra guía sobre las conversaciones 1 a 1: ¿Cómo mantener conversaciones 1 a 1 satisfactorias? Empecemos con una pregunta sencilla: ¿Cuál es en realidad una buena cadencia de conversaciones uno a uno, con qué frecuencia deben producirse?
Consejo 1: Cadencia de las reuniones individuales: ¿Con qué frecuencia debes celebrar reuniones individuales?
Empecemos por responder a la pregunta de cómo mantener conversaciones individuales preguntándonos con qué frecuencia deben producirse.
La frecuencia de una evaluación periódica o de una reunión individual depende de varios factores, como el tamaño del equipo y la necesidad de coordinación en cuanto al contenido. No existe una regla clara al respecto. He aquí una recomendación típica para que las reuniones individuales tengan éxito y cumplan su objetivo:
- Semanal: Ideal para entornos de trabajo de ritmo rápido o para nuevos empleados.
- Quincenalmente: Suele ser un intervalo equilibrado para la mayoría de los equipos. Buen punto de partida para discusiones individuales.
- Mensual: Para trabajadores experimentados con objetivos claros y rendimiento estable.
Por cierto, en una encuesta se preguntó con qué frecuencia les gustaría a los empleados tener reuniones 1 a 1 con sus jefes. La respuesta es ¡semanalmente! Fuente: Encuesta sobre la frecuencia de las reuniones 1:1
Así que, básicamente, el siguiente consejo es obvio: unas reuniones 1 a 1 más frecuentes pueden tener un efecto exponencialmente positivo en el desarrollo de los empleados, como muestra este gráfico:
Los directivos deben definir en todo momento una cadencia fija para las reuniones periódicas con los empleados o individuales, y luego adaptar continuamente esta cadencia a la situación, en diálogo con el empleado, para que la finalidad de las reuniones individuales pueda cumplirse de forma óptima.
Como directivo, ahora ya sabes con qué frecuencia deben tener lugar las conversaciones 1 a 1. El siguiente paso de nuestra guía "Cómo mantener conversaciones uno a uno con éxito" trata sobre la duración adecuada de esta conversación.
Consejo 2: ¿Cuánto debe durar una reunión individual?
Una vez más, no existe una regla clara para el éxito de las 1-1. La duración típica de una reunión individual satisfactoria oscila entre 15 y 60 minutos:
- 15 minutos: Tiempo suficiente para un control regular en un formato familiar con una agenda fija. Si es necesario, deben establecerse fechas separadas para temas especiales fuera de la agenda fija.
- 60 minutos: Deja espacio para debates más profundos, como temas de desarrollo o carrera, además de la agenda fija.
Una agenda clara y unas notas eficaces para la preparación ayudan a aprovechar mejor el tiempo. Nuestro consejo es programar un poco más de tiempo para las primeras entrevistas periódicas de evaluación y luego reducir la duración si es necesario.
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Según una encuesta, la duración media de las reuniones 1 a 1 es de 43 minutos –, pero no podemos juzgar si tienen éxito por término medio.
Existe una gran demanda de plantillas de conversaciones uno a uno. Por eso, en el siguiente paso de nuestra guía, te daré una breve plantilla para que el propósito de tu conversación uno a uno pueda cumplirse de forma óptima. Esto también nos acerca al núcleo de la cuestión de cómo mantener con éxito conversaciones cara a cara.
Consejo 3: Una sencilla plantilla de inicio para los órdenes del día de las reuniones individuales
Básicamente eres flexible en cuanto a la plantilla, pero hay algunas reglas para que las reuniones 1-1 tengan éxito. Para ayudarte a empezar, aquí tienes una plantilla probada para el éxito de las reuniones uno a uno y su orden del día:
- Facturación: ¿Cómo te va? Intercambio informal también sobre asuntos personales.
- Revisa: ¿En qué has estado trabajando recientemente? ¿En qué temas estás trabajando actualmente?
- Bloqueos y desafíos: ¿Con qué bloqueos o retos estás luchando? ¿Cómo puedo apoyarte?
- Objetivos: ¿Qué objetivos te has marcado para la(s) próxima(s) semana(s)?
- Otros puntos del empleado o el Informe Directo (por ejemplo, comentarios o ideas)
- Otros puntos del gestor o el jefe de equipo (por ejemplo, comentarios o intercambio personal sobre actualizaciones de la empresa)
- Encuesta de sentimiento (opcional): Encuestar periódicamente la satisfacción de los miembros del equipo sobre diversos aspectos (por ejemplo, satisfacción general, cultura de retroalimentación, liderazgo) en cifras y hacerlo mensurable profesionaliza tu liderazgo.
El uso de un orden del día crea estructura y proporciona seguridad a ambas partes en la preparación de la reunión individual o de evaluación. Esto aumenta drásticamente la probabilidad de un debate fructífero que cumpla el objetivo real de la reunión.
Por cierto, la herramienta de reuniones 1 a 1 Echometer ofrece varias plantillas para tu rutina de reuniones. Éste es sólo un ejemplo de muchos – - echa un vistazo a nuestra herramienta:
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Estado de ánimo como tiempo
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Comunicación
Dónde ves a tu equipo: ¿Cómo se distribuyen las contribuciones?
¿Dónde te ves? ¿Qué papel desempeñas, según la reunión?
¿Cuál sería un primer paso para garantizar que las contribuciones se distribuyen más equitativamente dentro del equipo?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Fracasa hacia adelante
¿Cuándo fue la última vez que tuviste la sensación de que te habías equivocado con algo?
¿Cómo reaccionaste ante este error?
¿Cuál sería una visión constructiva de este "error"?
¿Cuáles son los próximos errores importantes que debes cometer para acercarte a tus objetivos?
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: aprende de los mejores
¿A quién admiras en tu equipo y por qué?
¿Cuáles son las cosas que quieres aprender cuando piensas en tus compañeros en la empresa y fuera de ella?
Ponte en contacto con las personas de las que quieres aprender.
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: Tipos de conflictos
Nombra un conflicto reciente que hayas tenido en tu equipo.
Echa un vistazo a los 5 estilos de conflicto diferentes: ¿Tu comportamiento y actitud pueden clasificarse en uno o más de los estilos de conflicto?
¿Cómo podrías haber gestionado mejor el conflicto?
Dos consejos más específicos sobre la agenda individual si estás pensando en adaptar la plantilla individual:
- Si quieres tener éxito, no te saltes la comprobación durante la conversación a solas. Probablemente ambos acabéis de llegar de otras citas o contextos y necesitéis unos minutos para adaptaros mentalmente a la reunión a solas. El check-in también es una buena oportunidad para fortalecer la relación con el empleado y transmitirle mutuo interés y aprecio personal.
- El punto del orden del día "Otros puntos del empleado" en la reunión individual está pensado como cajón de sastre para que tu empleado pueda plantear aquí cualquier tema que no esté seguro de dónde colocar. Por tanto, mi consejo es que no lo elimines del orden del día y que siempre preguntes proactivamente si hay algún tema al respecto. Si no, siempre puedes omitir el punto en la reunión de trabajo y, al menos, este punto no obstaculizará el éxito de tu reunión 1 a 1.
Un buen guía también trabaja con marcos. Por eso no quiero privarte de nuestro breve marco para reuniones individuales. Te ayudará a cumplir de forma óptima el propósito de tu nueva rutina de reuniones.
Consejo 4: Cómo dirigir reuniones individuales orientadas al desarrollo: Un marco sencillo para las reuniones individuales
Si tus reuniones individuales o de personal te parecen una pérdida de tiempo y no tienen ningún éxito, la siguiente sección es para ti.
Muchas evaluaciones individuales o de empleados acaban en actualizaciones unilaterales de la situación por parte de los empleados a sus jefes o jefes de equipo. Estas reuniones uno a uno de carácter informativo suelen tener poco valor añadido para el empleado, no cumplen su propósito y, sobre todo, suponen trabajo adicional. En nuestra opinión, estas "reuniones de informe de situación 1-1" son, por tanto, una pérdida de tiempo y no cumplen los requisitos de un directivo moderno como "líder servidor".
Véase también Liderazgo de servicio en un contexto de trabajo ágil
Por tanto, abogamos firmemente por que las reuniones individuales de éxito tengan siempre un enfoque orientado al desarrollo para que cumplan plenamente su propósito.
Las reuniones individuales orientadas al desarrollo o las evaluaciones de los empleados siguen un marco claro para maximizar el éxito:
- Reflexión continua: Reflexionar juntos sobre los éxitos y los retos del pasado. Identificar patrones junto con los empleados.
- Objetivos de desarrollo: Desarrollar objetivos de desarrollo individuales y atractivos que coincidan con los objetivos profesionales del empleado aumenta su lealtad y motivación.
- Medidas de desarrollo: Define y apoya activamente pasos concretos para desarrollar las capacidades del empleado, de modo que pueda alcanzar sus objetivos.
Un marco de este tipo para el éxito de las reuniones individuales proporciona orientación y fomenta el desarrollo. El primer paso es definir un objetivo de desarrollo –, que es la siguiente parte de nuestra guía de diálogo cara a cara.
Consejo 5: Cómo definir y hacer un seguimiento de los objetivos de los empleados en las reuniones individuales
Los objetivos de desarrollo pueden ser otra herramienta para dar estructura y dirección a tus reuniones individuales o de evaluación y maximizar así su éxito. Los objetivos de desarrollo siempre deben ajustarse al contexto para cumplir su finalidad:
- ¿Hasta qué punto coincide el objetivo de desarrollo del trabajador con los objetivos del equipo o de la empresa? Si este aspecto de los objetivos entrelazados es relevante para ti, te recomiendo como consejo el marco de "Objetivos y resultados clave".
- ¿Cómo encaja el objetivo de desarrollo con los intereses personales y la motivación del empleado?
Los estudios demuestran que unos objetivos de desarrollo claros – pueden aumentar el rendimiento de los empleados entre 12% y 15% sin ninguna compensación económica –. Ver: La influencia de los objetivos en el rendimiento laboral
La base del éxito de las reuniones individuales: definir el objetivo de desarrollo de los empleados
Por tanto, antes de definir los objetivos de desarrollo en tus reuniones 1-1, también deberías salirte de la vida cotidiana para hablar de la visión a largo plazo del empleado y del papel en el que se ve a sí mismo a medio o largo plazo. Intenta comprender bien las motivaciones del trabajador antes de definir juntos los objetivos de desarrollo.
Los objetivos de desarrollo deben ser claros, medibles y alcanzables para que cumplan su finalidad. Puedes utilizar el método SMART para comprobar la redacción:
- Específicos: ¿Es el objetivo de desarrollo lo suficientemente claro y específico? Si parece demasiado lejano en el tiempo, ¿podría definirse un objetivo intermedio anterior?
- Mensurable: Debe haber indicadores mensurables para evaluar los progresos. ¿Cómo integrarás estas mediciones en tus reuniones individuales o en las evaluaciones periódicas de los empleados?
- Atractiva: El objetivo debe ser significativo y motivador para el trabajador.
- Realista: El objetivo de desarrollo debe ser alcanzable para el empleado. ¿Es realista alcanzarlo con la carga de trabajo, o habría que cambiar las áreas de responsabilidad?
- Terminado: Debe haber un calendario claro e, idealmente, hitos, de modo que ya se puedan lograr avances en las próximas reuniones individuales o con los empleados.
Seguimiento de los objetivos de desarrollo en reuniones individuales
Mantén el objetivo de desarrollo lo más visible posible en tus notas individuales para que te lo recuerden con regularidad.
El objetivo de desarrollo se examina regularmente en las reuniones individuales o en las evaluaciones de los empleados, y se ajusta si es necesario. Además, del objetivo de desarrollo deben derivarse medidas que puedan aplicarse lo más rápidamente posible, de modo que el progreso pueda percibirse continuamente y pueda cumplirse el propósito de las reuniones individuales.
Lo ideal es que siempre tengas una o dos medidas activas para el objetivo de desarrollo que puedas discutir como parte de las evaluaciones individuales o de los empleados.
Consejo 6: Herramientas para reuniones de negocios individuales
¿Todavía te sientes inseguro como gestor o jefe de equipo y no sabes realmente cómo mantener conversaciones individuales con éxito? Ya he señalado más arriba que, por supuesto, existen programas informáticos para dirigir reuniones cara a cara. Lo bueno de las herramientas online 1 a 1 es que, naturalmente, tienen en cuenta los aspectos básicos de esta guía.
Si te interesan las herramientas existentes en detalle, te recomiendo nuestro artículo como consejo adicional: Comparación de las 3 mejores herramientas para reuniones 1 a 1. Si quieres probar la que creemos que es la mejor herramienta para el éxito de las reuniones 1 a 1, puedes empezar ahora mismo utilizando la siguiente plantilla. La herramienta puede hacer mucho más que registrar notas de reuniones – tiene muchas plantillas, automatizaciones, medidas sugeridas y te ayuda a tener KPIs para el desarrollo de los empleados:
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Estado de ánimo como tiempo
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Comunicación
Dónde ves a tu equipo: ¿Cómo se distribuyen las contribuciones?
¿Dónde te ves? ¿Qué papel desempeñas, según la reunión?
¿Cuál sería un primer paso para garantizar que las contribuciones se distribuyen más equitativamente dentro del equipo?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Fracasa hacia adelante
¿Cuándo fue la última vez que tuviste la sensación de que te habías equivocado con algo?
¿Cómo reaccionaste ante este error?
¿Cuál sería una visión constructiva de este "error"?
¿Cuáles son los próximos errores importantes que debes cometer para acercarte a tus objetivos?
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: aprende de los mejores
¿A quién admiras en tu equipo y por qué?
¿Cuáles son las cosas que quieres aprender cuando piensas en tus compañeros en la empresa y fuera de ella?
Ponte en contacto con las personas de las que quieres aprender.
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: Tipos de conflictos
Nombra un conflicto reciente que hayas tenido en tu equipo.
Echa un vistazo a los 5 estilos de conflicto diferentes: ¿Tu comportamiento y actitud pueden clasificarse en uno o más de los estilos de conflicto?
¿Cómo podrías haber gestionado mejor el conflicto?
Resumen de los 5 consejos más importantes para tener éxito en las reuniones individuales
Así pues, vamos a resumir lo que espero que hayas aprendido como directivo sobre el éxito de las conversaciones 1 a 1 y su finalidad (aparte de saber qué es una conversación 1 a 1):
- Garantiza la regularidad: Es esencial una cadencia constante, como semanal o quincenal.
- Preparación y documentación limpia: Una agenda clara y notas estructuradas hacen que las reuniones individuales sean más eficaces.
- Escucha: Dale al empleado espacio para expresar sus preocupaciones.
- Promover el desarrollo: Utiliza las reuniones individuales y las evaluaciones periódicas de los empleados para definir objetivos de desarrollo a largo plazo para ellos y apoyar activamente su consecución.
- Seguimiento: Registra los resultados y las tareas por escrito y crea un compromiso conjunto para la realización de los seguimientos.
Con estos consejos y directrices, tus reuniones individuales y las evaluaciones periódicas de los empleados se convertirán en una valiosa herramienta de liderazgo y desarrollo.
