2. Retrospektiven moderieren (6 Artikel)

Dein Team braucht regelmäßig länger als geplant für die Retrospektiven und du fragst dich, wie du das Zeitmanagement verbessern kannst?

Hier unsere Tipps:

• Kommuniziere dem Team schon im Vorfeld wie viel Zeit zur Verfügung steht und frage, ob alle bereit sind, sich in dieser Zeit voll auf die Retro zu konzentrieren.
• Ziele darauf ab, möglichst ab der Hälfte der Zeit mit der Priorisierung der Feedbacks zu starten. So bleibt genug Zeit nach dem Priorisieren in die Analyse der wichtigsten Themen einzusteigen und Maßnahmen zu definieren.
• Drohen Themen aus ihrem Zeitfenster auszubrechen, nutze in der Retro den Timer, um eine Zeitbox für das Thema festzulegen. Der Countdown ist dann für alle Teilnehmer der Retro sichtbar und leuchtet beim Ablaufen rot auf:
  

Du fragst dich, wie dein Team auf sinnvolle Maßnahmen kommen kann und wie du diese mit Echometer tracken kannst?

Zum Thema Maßnahmen in Retrospektiven haben wir in einem Blog-Artikel einige Tipps und Beispiele für dich zusammengefasst. Schau mal vorbei!

Die Retrospektive in Echometer folgt den klassischen Schritten aus dem Lehrbuch:

• Check-In
  Hilf deinem Team in dem Termin anzukommen und stelle sicher, dass jeder sich kurz zu Wort melden kann.
• Feedback sammeln
  Sammle das Feedback und stelle sicher, dass alle ein gleiches Verständnis der Feedbacks entwickeln, ohne schon zu sehr in die Details zu gehen, oder Maßnahmen abzuleiten.
• Priorisierung
  Lasse das Team entscheiden, welche Themen weiteren Raum in der Retro erhalten sollten.
• Analyse & Definition von Maßnahmen
  Schaffe einen Raum um die priorisierten Themen weiter zu analysieren und Maßnahmen abzuleiten.
• Check-Out
  Fasse die Ergebnisse zusammen und hole dir Feedback aus dem Team zur Retrospektive.

Darüber hinaus gibt es in Echometer den Schritt “Bestehende Maßnahmen reviewen”, den du je nach Einstellung vor oder nach dem “Feedback sammeln” platzieren kannst.

Um das Konzept des Ablaufs einer Retrospektive besser zu verstehen, empfehlen wir unseren Blog Artikel zum “5 Diamond Modell”.

Tipp: Über Whiteboards (rechts unten im Menü) kannst du flexibel aus dem Format ausbrechen um kreative Workshop-Formate einzufügen. Dazu kannst du schon im Vorfeld zur Retrospektive Whiteboard Templates vorbereiten und dann auf diese zurückgreifen:

Wir glauben daran, dass der “Spotify Health Check” nicht die einzig richtige Art ist, die Team Health zu messen. Vielmehr sollte man die Themen des Health Checks auf die Bedürfnisse des Teams anpassen.

Genau dafür ist die Team Health Rotation in Echometer da. Die im Itempool markierten Items werden in der Rotation aufgenommen und landen reihum in den Umfrageentwürfen. So sammelst du wiederkehrend abwechselnd Feedback zu den Punkten.

Um die Rotation anzupassen, wähle im Itempool die Items aus, welche du in deinen Health Check aufnehmen möchtest. Nutze die Suchleiste und die Templates (oben rechts neben der Suchleiste), um passende Items zu finden. Solltest du nicht fündig werden, kannst du mit dem Button unter der Liste auch eigene Items hinzufügen:

Du möchtest schon vor der Retrospektive Feedback von deinem Team einholen, um Zeit in der Retrospektive zu sparen und Teammitgliedern genug Zeit zu geben, sich Gedanken zu machen?

Mit Echometer kannst du Umfragen für dein Team einfach aufsetzen und dabei von der automatischen Team Health Rotation profitieren. Außerdem kannst du dich bei den offenen Fragen von den Templates inspirieren lassen.

Sowohl die Items aus der Rotation als auch die offenen Fragen aus den Templates lassen sich individuell bearbeiten.

Die Umfrage wird automatisch via Email an alle Teammitglieder versendet. Darüber hinaus kannst du den Umfrage-Link auch manuell von der Teamseite aus kopieren.

Whiteboards in Echometer

Bitte beachte, dass es verschiedene Typen von Whiteboards in Echometer gibt:

Whiteboard Typ	Beschreibung
Whiteboard Templates	- Dienen dazu einmal vorbereitet und dann häufiger wiederverwendet zu werden

• Können von Nutzern selber erstellt werden und jeweils von den Erstellern in einer Retro(-Vorbereitung) eingefügt werden
• Werden bei der Verwendung zu einem “Retro Whiteboard” kopiert, sodass das Template selber unverändert bleibt | | Retro Whiteboards | * Sind im Rahmen einer Retrospektive genutzt worden

• Sind nach einer Retrospektive im Retro Archiv einsehbar
• Bleiben auch nach der Retro bearbeitbar (zum Beispiel für Break-Out Sessions außerhalb der Retrospektive) | | Vorbereitete Retro Whiteboards | - Sind auch “Retro Whiteboards”, die schon vor der Retrospektive im Rahmen der Retro-Vorbereitung speziell für die anstehende Session erstellt wurden

• Bleiben sie im Rahmen des Retro-Archivs aufrufbar und bearbeitbar (auch, wenn sie in der Retro selber nicht genutzt wurden)
• Sind nur an der Retro gespeichert und sind damit nicht als wiederverwendbares Whiteboard Template gespeichert |

Whiteboard Templates

In der Seitenleiste links findest du den Reiter “Whiteboard Templates”. Hier kannst du entweder einen Blick in die von Echometer bereitgestellten Whiteboard Templates (siehe Erläuterung der Templates hier) werfen, oder auch eigene Templates erstellen:

Retro Whiteboards

Vorbereitete Retro Whiteboards

Im Rahmen der Vorbereitung einer Retrospektive kannst du auch Whiteboards vorbereiten. Hierfür kannst du entweder auf ein Whiteboard Template zurückgreifen und es anpassen, oder ein neues leeres Whiteboard öffnen:

Wählst du ein Whiteboard Template aus, wird für die anstehende Retro eine Kopie von diesem Template erstellt. Das Whiteboard Template selber wird nicht verändert.

Whiteboards in der Retro öffnen

Als Moderator*in einer Retrospektive kannst du die vorbereiteten Whiteboards bequem über das Whiteboard-Symbol unten rechts öffnen:

Alternativ kannst du auch auf dem Retro Canvas ein Item auswählen und ein damit verknüpftes Whiteboard erstellen. Auf diesem Whiteboard wird das ausgewählte Feedback automatisch einfügt: