Bei der Einführung von Eins-zu-Eins-Meetings zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem ist die Einladungs-Email an die Teammitglieder in der Regel einer der ersten Schritte. Die Formulierung der Einladung und sogar der Betreffzeile kann dabei schon einen Einfluss auf den Erfolg der ersten Eins-zu-Eins-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche haben.
In diesem Text folgen ein paar Vorlagen und Beispiele, wie die Email-Einladung bzw. Anfrage für deine One-On-One-Meetings aussehen kann.
Falls dich detaillierte Vorlagen für verschiedene Eins-zu-Eins-Meetings (z.B. wöchentlich, jährlich, 1-1 mit schwierigen Mitarbeitenden…) interessieren, schau übrigens mal in den entsprechenden Artikel: 15 bewährte 1-1-Meeting Vorlagen zum bearbeiten (Gratis).
Standard-Vorlage für Email-Einladungen an Mitarbeitende für Eins-zu-Eins-Meetings
Wenn es keinen besonderen, mit der*dem Mitarbeitenden im Zusammenhang stehenden Anlass für die Einführung von 1-On-1-Meetings bzw. regelmäßigen Mitarbeitergesprächen gibt, kannst du das folgende Template für die Einladungs-Email nutzen.
Es beinhaltet alle Punkte, die in einer klassischen Email-Vorlage enthalten sein sollten:
Hallo [Name des Mitarbeitenden],
wie besprochen möchte ich gerne regelmäßige 1:1-Meetings mit dir einführen, um uns über deine aktuellen Projekte, Herausforderungen und Ziele auszutauschen und um sicherzustellen, dass du die Unterstützung erhältst, die du brauchst. Diese Gespräche sollen eine offene Plattform für beidseitiges Feedback und Zusammenarbeit bieten.
Unser erstes Treffen würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich stelle uns dann die Terminserie im Kalender ein.
Ich schlage vor, unsere gemeinsame Notizen zur Vorbereitung der 1:1-Meetings hier festzuhalten, damit wir beide drauf zugreifen können: [Link]
Ich freue mich darauf, mit dir ins Gespräch zu kommen!
Viele Grüße
[Dein Name]
Apropos: Wenn du Führungskraft von Software-Entwicklern bist, könnte folgender Artikel für dich interessant sein: 6 Feedback-Beispiele an Softwareentwickler.
Falls du diese Email anpassen möchtest, denke daran, dass die Länge der Email insgesamt 125 Wörter nicht überschreiten sollte und in möglichst leserliche Absätze unterteilt sein sollte, um die Leserate und Verständlichkeit zu optimieren. Quelle: Optimale Länge einer Email
Beispiele für individualisierte Einladungen an Mitarbeitende für 1-on-1-Meetings
Sollte der Anlass für euer regelmäßiges Mitarbeitergespräch jedoch von individueller Natur sein, sollte man das auch in der Einladungsemail und vielleicht sogar in der Betreffzeile aufgreifen. Hier ein paar Beispiele und Vorlagen, wie das in der Email Einladung bzw. Email-Anfrage aussehen kann.
Vorlagen-Beispiel 1: Email-Einladung für Eins-zu-Eins-Meetings bei neuen Mitarbeitenden
Ein häufiger Anlass für den Start einer neuen 1-On-1-Meeting-Serie ist der Einstieg und die Einarbeitung neuer Kolleg*innen. In diesem Szenario bietet sich folgender Text bzw. folgende Vorlage für die Email-Einladung an: Hallo [Name des Mitarbeitenden],
herzlich willkommen im Team! Ich hoffe, du fühlst dich bereits gut bei uns aufgehoben und hast erste positive Eindrücke sammeln können.
Um dich in deiner Einarbeitungszeit bestmöglich zu unterstützen, möchte ich regelmäßige 1:1-Meetings mit dir einführen. Diese Gespräche bieten eine Plattform, um deine Fragen zu klären, über deinen Fortschritt und eventuelle Herausforderungen zu sprechen und dir dabei zu helfen, dich gut bei uns einzufinden.
Unser erstes Treffen würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich werde anschließend die Terminserie in unsere Kalendern einstellen.
Ich schlage vor, unsere gemeinsamen Notizen zur Vorbereitung der 1:1-Meetings hier festzuhalten, damit wir beide drauf zugreifen können: [Link].
Ich freue mich darauf, dich noch besser kennenzulernen und mit dir zusammenzuarbeiten!
Viele Grüße
[Dein Name]
Bevor wir nun weiter gehen, möchte ich dir kurz einen Tipp geben, wie du das Eins-zu-Eins-Gespräch selber auf ein neues Level hebst: Mit unserer 1-1 Meeting Software Echometer.
Durch unsere interaktiven Gespräche-Vorlagen wird nicht nur euer Gespräch spaßiger und produktiver, sondern auch effektive Maßnahmen werden plötzlich organisch auf dem Tisch liegen. Probier es gerne mal aus, zum Beispiel indem du einfach unten die Vorlage ausprobierst:
„Ich mag den Mitarbeiter, aber er bringt nicht die gewünschte Leistung. Wie kann ich das in 1:1s angehen?„
“Ich weiß oft nicht, ob ich in meinen 1:1s zu hart – oder zu soft – war, um positiv einzuwirken.”
„Ich kann keine Muster oder Trends in meinen 1:1s erkennen. Alles wirkt isoliert.“
Vorlagen-Beispiel 2: Email-Einladung für Eins-zu-Eins-Meetings bei neuer Rolle eines Mitarbeitenden
Auch ein interner Rollenwechsel ist häufig der Anlass für die Einladung zu einem Eins-zu-Eins-Meeting bzw. regelmäßigen Mitarbeitergesprächen. Folgender Text bzw. folgende Vorlage kann in diesem Fall für die Einladung zu dem Mitarbeitergespräch genutzt werden:
Hallo [Name des Mitarbeitenden],
da du kürzlich in deine neue Rolle als [neue Rolle] gewechselt bist (Glückwunsch nochmal!), möchte ich regelmäßige 1:1-Meetings mit dir einführen. Diese Gespräche dienen dazu, dich in deiner neuen Position und deinen weiteren (Entwicklungs-)Zielen zu unterstützen und aktuelle Herausforderungen und gegenseitiges Feedback zu thematisieren.
Unser erstes Treffen würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich stelle uns dann die Terminserie im Kalender ein.
Ich schlage vor, unsere gemeinsamen Notizen zur Vorbereitung der 1:1-Meetings hier festzuhalten, damit wir beide drauf zugreifen können: [Link].
Ich freue mich darauf, dich in deiner neuen Rolle zu begleiten und gemeinsam an deinem Erfolg zu arbeiten!
Viele Grüße
[Dein Name]
Vorlagen-Beispiel 3: Email-Einladung für One-On-One-Meetings bei Leistungsproblemen
Besonders sensibel kann es sein, wenn der Anlass des 1-zu-1 Gesprächs bzw. Mitarbeitergesprächs Leistungsprobleme des Mitarbeitenden sind. Das folgende Beispiel für einen Email-Text sollte wohl an die Situation angepasst werden:
Hallo [Name des Mitarbeitenden],
ich möchte gerne mit dir in einem regelmäßigen Rahmen ins Gespräch kommen, um über deine Aufgaben, Herausforderungen und Ziele zu sprechen. Dabei möchte ich sicherstellen, dass du die Unterstützung erhältst, die du benötigst, um mögliche Hindernisse zu überwinden und bestmögliche Arbeitsergebnisse erzielen zu können.
Unser erstes 1:1-Meeting würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich stelle uns dann die Terminserie im Kalender ein.
Um die Meetings effektiv zu gestalten, schlage ich vor, dass wir hier Notizen und Agendapunkte festhalten, damit wir beide drauf zugreifen können: [Link].
Ich freue mich darauf, gemeinsam dein Potential zu entfalten und dich auf deinem Weg zu unterstützen.
Viele Grüße
[Dein Name]
Vorlagen-Beispiel 4: Email-Einladung für One-On-One-Meetings bei Konfliktsituationen oder Kommunikationsproblemen
Nicht nur Leistungsprobleme, sondern auch regelmäßige Konflikte und Kommunikationsprobleme können ein Anlass sein, um 1:1-Meetings oder regelmäßige Mitarbeitergespräche einzuführen. Das folgende Beispiel bzw. die folgende Vorlage für die Einladungs-Email geht direkt darauf ein:
Hallo [Name des Mitarbeitenden],
ich möchte gerne mit dir in einem regelmäßigen Rahmen ins Gespräch kommen, um über die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team zu sprechen. Mein Ziel ist es, dich dabei zu unterstützen, effektiv mit Kolleg*innen zusammenzuarbeiten und gemeinsam eine offene und konstruktive Arbeitsumgebung zu fördern.
Unser erstes 1:1-Meeting würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich stelle uns dann die Terminserie im Kalender ein.
Um die Meetings effektiv zu gestalten, schlage ich vor, dass wir Notizen und Gedanken hier festhalten: [Link].
Ich freue mich darauf, im offenen Austausch mit dir die Zusammenarbeit im Team zu stärken.
Viele Grüße
[Dein Name]
Die richtige Betreffzeile für deine Einladungs-Email an Mitarbeitende für Mitarbeitergespräche (4 Vorschläge)
Ob die Email-Einladung geöffnet wird und mit welchem Aufmerksamkeitslevel der Inhalt deines Texts gelesen wird, hängt auch von der adäquaten Betreffzeile der Email ab. Die Betreffzeile der Einladungs-Email für die 1-zu-1-Meetings sollte grundsätzlich kurz und prägnant sein. Ein optimaler Betreff für eine Email hat nur 30 bis 50 Buchstaben oder 4 bis 7 Wörter. Siehe: Die ideale Länge einer Betreffzeile
Die Betreffzeile für deine Einladungs-Email für Eins-zu-Eins-Meetings bzw. regelmäßigen Mitarbeitergespräche könnte zum Beispiel so lauten:
Neu: Unsere persönlichen 1:1-Meetings
Kick-Off: 1:1-Meetings ab nächster Woche
Wichtige Vorab-Info: 1:1-Meetings ab nächster Woche
1:1 Meetings ([Name des Mitarbeitenden] + [Dein Name])
In der Betreffzeile der Email solltest Du noch nicht unbedingt auf möglicherweise individuelle Anlässe des 1-to-1 eingehen. Das kommt anschließend in der Email bzw. dem ausführlichen Text selber (siehe Vorlagen).
Einen letzter Faktor, der äußerst wichtig für die Wirksamkeit der Einladungs-Email für die One-One-Ones bzw. regelmäßigen Mitarbeitergespräche ist, teile ich mit dir im letzten Abschnitt: Das persönliche Gespräch vorab zu der offiziellen, professionellen Email Anfrage.
Falls du auch deine Gespräche auf ein neues Level heben möchtest, kann ich dir übrigens gute Vorlagen empfehlen – siehe zum Beispiel unser Post dazu: 5 Vorlagen für regelmäßige Mitarbeiter-Check-Ins.
Und falls dich eine allgemeine Einführung zu regelmäßigen Eins-zu-Eins-Meetings interessiert, schau gerne mal in unseren Post dazu: Ein Guide: 6 Tipps für erfolgreiche 1-zu-1-Gespräche.
Wichtig: Das persönliche Gespräch mit Mitarbeitenden, bevor du die Einladungs-Email versendest
Bevor du die Email-Vorlage bzgl. eurer neuen Mitarbeitergespräche an deine Mitarbeitenden versendest, solltest du diese bereits vorab in einem persönlichen Gespräch ankündigen. Im persönlichen Gespräch erhältst du direkt ein Gefühl dafür, ob Mitarbeitende den Sinn und Zweck von Eins-zu-Eins-Meetings nachvollziehen können und du hast die Möglichkeit, ihre aktive Rolle in der Gestaltung der 1-1-Meetings bzw. regelmäßigen Mitarbeitergespräche hervorzuheben.
In dem Gespräch kannst Du auch effizienter klären, an welchem Wochentag, zu welcher Zeit und wie lange die 1:1s eingestellt werden sollen. Gehe möglichst auf die Präferenzen deines Mitarbeitenden ein, oder zeige zumindest, dass dir die Perspektive deines Gegenübers wichtig ist.
Die offizielle, professionelle Einladungs-Email sollte im Wesentlichen die Inhalte aus dem persönlichen Gespräch widerspiegeln und wenn möglich direkt auf die Fragen eingehen, die Mitarbeitende in dem vorhergehenden Gespräch erwähnt haben.
Übrigens, wenn dein erstes Eins-zu-Eins-Meeting mit einem neuen Mitarbeiter vor der Tür steht, kann ich dir unseren Artikel dazu empfehlen: 5 Tipps für Eins-zu-Eins Meetings mit neuen Mitarbeitenden.
Kalendereinladung an Mitarbeitende für die 1-zu-1 Terminserie
Neben der Email wirst du wahrscheinlich auch direkt eine Terminserie für das Eins-zu-Eins-Meeting an deine Mitarbeitenden senden. In dieser Kalendereinladung bzw. Vorlage solltest Du folgende Inhalte berücksichtigen:
- Die Namen beider Teilnehmenden sollten in der Betreffzeile der Terminserie stehen
- Die Dauer und die Frequenz sollten im Vorfeld abgesprochen sein
- Die Beschreibung in der Einladung sollte den Link zu euren 1:1-Notizen enthalten
- Der Sinn & Zweck des 1:1s sollte in der Einladung bzw. Beschreibung wiederholt werden
Der offizielle bzw. professionelle Text deiner Kalendereinladung für das Eins-zu-Eins könnte also zum Beispiel so aussehen:
Titel
Monatliches 1:1 (Jean & Christian)
Datum
2024-12-14, monatlich wiederkehrend
Dauer
30 Minuten
Beschreibung
Ziel: Abstimmung von beidseitigen Erwartungshaltungen, Feedback und Besprechung von Entwicklungszielen und damit zusammenhängenden Maßnahmen.
Link zu unseren gemeinsamen Notizen: echometerapp.com/one-on-ones/…
Fazit - Fehlt dir noch etwas zur Vorbereitung deines 1:1s?
Dieser Text sollte dir hoffentlich ein gutes Gefühl dafür gegeben haben, was alles in der Email-Anfrage zu einem regelmäßigen 1-1 Meeting stehen kann. Auch für die Betreffzeile haben wir dir ein paar Beispiele und Vorlagen gegeben, die dir weiterhelfen sollten.
Wenn du etwas kreativer bist, und dir einen ausgefallenen Namen für deine Eins-zu-Eins-Meeting Serie wünschst, findest du genau zu dem Thema übrigens einige Beispiele in unserem Blog.
Hast du das Gefühl, dass du aus deinen Eins-zu-Eins-Meetings noch mehr herausholen kannst? Dann kann dir unsere 1-zu-1 Meeting Software Echometer weiterhelfen. Mit unseren interaktiven Gespräche-Vorlagen wird nicht nur euer Gespräch spaßiger und produktiver, sondern auch effektive Maßnahmen werden plötzlich organisch auf dem Tisch liegen. Probier es gerne mal aus, zum Beispiel indem du einfach unten die Vorlage ausprobierst:
Kein Small Talk, keine peinlichen Pausen. 🥱 Dieses 1:1-Template funktioniert einfach immer.
- Auf welche Leistung bist du stolz, die ich vielleicht nicht bemerkt habe?
- Welche kleine Veränderung würde deine Arbeit sofort verbessern?
- Wofür würdest du dir bei der Arbeit gerne mehr Zeit nehmen?
…
