Hvordan kan jeg udvikle selvorganiserede teams?

Udviklingen af selvorganiserede teams er et centralt mål i moderne ledelsesfilosofier.

Men hvordan udvikler man selvorganiserende teams i praksis? - Her er forudsætningerne og praktiske tips til ledere til at opbygge selvstyrende teams.

For at teams kan styre sig selv, skal en række forudsætninger være opfyldt. Alle tips og tricks bliver ikke til noget uden disse forudsætninger:

#1 Forudsætninger for selvorganiserede teams: Psykologisk sikkerhed

En vigtig rolle for lederen er at moderere konflikter. Et selvorganiseret team skal være i stand til selv at tage problemer op og diskutere dem. Det kræver psykologisk tryghed (se Psykologisk sikkerhed ).

Forsigtig: Undervurder ikke, hvor svært det er for mange mennesker at tage konflikter op direkte. På lang sigt fører det til opløsning af et team.

#2 Forudsætning for selvorganiserede teams: tillid og råderum til beslutningstagning

Selv i selvorganiserede teams er der ofte én person, der i sidste ende er ansvarlig for teamet (i hvert fald over for ledelsen). For at teamet skal kunne træffe sine egne beslutninger, skal lederen have tillid til teamet og give teamet manøvrerum.

#3 Forudsætninger for selvorganiserede teams: Rutiner for selvorganisering

Teams har brug for meget kommunikation for at organisere sig. Kommunikation er ingen tilfældighed. Teamrutiner er nødvendige for at sikre, at teamet har plads til at udveksle ideer om teamwork. Ideelt set bør en sådan teamrutine finde sted mindst hver anden uge. 

Ideelt set formår teams at fjerne forhindringer gennem spontan udveksling, men en separat rutine til at reflektere over og videreudvikle selvorganisering kan gøre en stor og ofte afgørende forskel i praksis.

Lad os nu tage et kig på de 4 tips, du kan bruge i praksis for at opfylde de krav, der er nævnt ovenfor.

Praktisk tip #1 - Skab psykologisk sikkerhed i teams:

Psykologisk tryghed opstår af oplevelsen af, at man…

• kan begå fejl uden at blive straffet.
• Jeg har også lov til ikke at vide noget uden at blive stemplet som “dum”.
• Jeg kan tage kalkulerede risici, og teamet står bag mig.

Som leder kan du aktivt eksemplificere al denne adfærd. Frem for alt skal du sørge for at vise dit team, at du sætter pris på det, når nogen indrømmer en fejl eller stiller et spørgsmål. Støt teammedlemmerne i at tage kalkulerede risici.

Det er bedst at starte med at indrømme sine fejl, stille en masse spørgsmål og ikke vige tilbage for risici.

Praktisk tip #2 - Giv teams plads til at manøvrere:

Teams, der endnu ikke er fortrolige med selvorganisering, kan i starten være tilbageholdende med at acceptere og bruge mulighederne for beslutningstagning. Men hvis du som leder har skabt tilstrækkelig psykologisk tryghed, vil det ændre sig.

For at fremskynde processen med at vedtage beslutninger i teamet, kan du definere specifikke beslutninger, som teamet aktivt skal vedtage fra nu af.

Du kan også kommunikere, hvad dine langsigtede mål er, og hvilke beslutninger teamet selv skal træffe i fremtiden. Dette formulerer klart forventningerne til mere selvorganisering.

En anden legende tilgang til mere selvorganisering i beslutningsprocessen er “delegationspoker” (se Delegationspoker fra Management 3.0).
Den korte version:

• Lav en liste over alle relevante beslutninger, som du jævnligt træffer i dag, eller som kunne komme på din vej.

• Sorter nu disse beslutninger i følgende kategorier:

• Lederen beslutter

• Teamet rådgiver, lederen beslutter

• Team og leder beslutter sammen

• Lederen rådgiver, teamet beslutter

• Teamet bestemmer selv

• Du kan enten gøre det hele sammen, eller hvert teammedlem kan selv sortere og derefter gennemgå beslutningerne individuelt.

Du bruger spillet til at registrere status quo for selvorganisering. Derefter kan du vælge specifikke beslutninger, som du ønsker at træffe anderledes i fremtiden, end du gør i dag.

Praktisk tip #3 - Selvorganiseret teamwork:

Efter de to første tips er du nu nået til det punkt, hvor du skal skabe kontinuitet i din selvorganisering. Det er vigtigt, for hvis din selvorganisering går i stå efter den første eufori, risikerer du at falde tilbage i gamle mønstre.

Man skal ikke forvente de store spring på vejen til selvstyrende teams. Det er urealistisk. Ændringen til selvorganisering sker trin for trin i små faser.

Det vigtigste efter hver ændring er at reflektere over, om den var vellykket, og hvad den næste ændring skal være. Det er præcis derfor, der er brug for retrospektiver nu. I retrospektiver reflekterer teamet sammen over samarbejdet, effektiviteten af de implementerede foranstaltninger og adresserer nye problemer.

Som leder bruger du retrospektiver til at sikre, at dit team løbende introducerer forbedringer og ikke står stille. 

Retrospektivet er det møde, hvor teamet i fællesskab påtager sig ledelsesansvaret og fortsætter med at udvikle sig.

Praktisk tip #4 - Retroværktøj til selvstyrende teams:

Hvis dit team ikke har meget erfaring med retrospektiver, anbefaler jeg, at du prøver et retroværktøj som Echometer. Med retroværktøjer vil det være meget lettere at motivere dit team til at deltage i retrospektiverne med engagement og blot spore jeres selvudviklede tiltag.

Echometer guider dig gennem retrospektivet så intuitivt, at du ikke længere har brug for en Scrum Master eller Agile Coach til retrospektivet. 

Her kan du prøve Echometer til selv at organisere dit team:

Prøv Retro NOW - Psychological Safety Retro:

How to

Psykologisk sikkerhed Health Check: Sådan forløber retroen

1. Random Icebreaker (2-5 minutter)

   Echometer stiller en generator til rådighed med tilfældige check-in-spørgsmål.

2. Gennemgang af åbne tiltag (2-5 minutter)

   Før man går i gang med nye emner, bør man tale om effektivitetskontrol for at se, hvad der er blevet af tiltagene fra tidligere retrospektiver. Echometer viser automatisk alle åbne Action Items fra tidligere retros.

3. Health Check

   Alle teammedlemmer kan besvare Health-Checks anonymt på en skala. Gennemgå derefter resultaterne af Health-Checks sammen og fasthold evt. yderligere kommentarer. Hvis I bruger de samme Health-Checks i flere retrospektiver, kan I også tracke trends over tid i Echometer.

   • Jeg får regelmæssigt nyttig feedback om, hvor godt jeg klarer mig, og hvordan jeg kan forbedre mig.
   • Hvis nogen i vores team begår fejl, bliver de ikke dømt for det.
   • I vores team er det tilladt ikke at vide noget nogle gange.
   • I konflikter taler vi om det, der er på spil, så ingen føler sig personligt angrebet eller dømt.

4. Diskuter retro-emner

   Brug de følgende åbne spørgsmål til at samle jeres vigtigste indsigter. Først skjult for hver især. Echometer gør det muligt at afsløre hver kolonne på retro-boardet enkeltvis for derefter at præsentere og gruppere feedbacken.

   • Hvad har vi ellers lyst til at tale om?

5. Catch-all spørgsmål (Anbefalet)

   For at andre emner også får en plads:

   • Hvad vil du ellers gerne tale om i retroen?

6. Prioritering / Afstemning (5 minutter)

   På retro-boardet i Echometer kan I nemt prioritere feedbacken med afstemningsfunktionen. Afstemningen er naturligvis anonym.

7. Definer tiltag (10-20 minutter)

   Via plus-symbolet ved en feedback kan man oprette et linket tiltag. Er du ikke sikker på, hvilket tiltag der er det rigtige? Så åbn i stedet et whiteboard om emnet via plus-symbolet for at brainstorme kerneårsager og mulige tiltag.

8. Checkout / Afslutning (5 minutter)

   Echometer gør det muligt at indsamle anonym feedback fra teamet om, hvor hjælpsom retroen var. Dette resulterer i en ROTI-score ("Return On Time Invested"), som I kan tracke over tid.

Psykologisk sikkerhed Health Check

Health Check spørgsmål (skala)

Jeg får regelmæssigt nyttig feedback om, hvor godt jeg klarer mig, og hvordan jeg kan forbedre mig.

Helt uenig Helt enig

Hvis nogen i vores team begår fejl, bliver de ikke dømt for det.

Helt uenig Helt enig

I vores team er det tilladt ikke at vide noget nogle gange.

Helt uenig Helt enig

I konflikter taler vi om det, der er på spil, så ingen føler sig personligt angrebet eller dømt.

Helt uenig Helt enig

Åbne spørgsmål

Hvad har vi ellers lyst til at tale om?

Åbn denne retro nu