Når man indfører en-til-en-møder mellem ledere og medarbejdere, er invitationsmailen til teammedlemmerne som regel et af de første skridt. Formuleringen af invitationen og selv emnelinjen kan have indflydelse på succesen af de første en-til-en-møder eller medarbejdersamtaler.
Her er et par skabeloner og eksempler på, hvordan en e-mailinvitation eller -forespørgsel til dine en-til-en-møder kan se ud.
Standardskabelon til e-mailinvitationer til medarbejdere til en-til-en-møder
Hvis der ikke er nogen specifik grund relateret til medarbejderen til at indføre 1-til-1-møder eller regelmæssige udviklingssamtaler, kan du bruge følgende skabelon til invitationsmailen.
Den indeholder alle de punkter, der skal være med i en klassisk e-mailskabelon:
Hej [navn på medarbejder],
Som aftalt vil jeg gerne arrangere regelmæssige 1:1-møder med dig for at diskutere dine aktuelle projekter, udfordringer og mål og for at sikre, at du får den støtte, du har brug for. Disse møder vil udgøre en åben platform for gensidig feedback og samarbejde.
Jeg vil gerne arrangere vores første møde den [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Så lægger jeg en række datoer ind i kalenderen.
Jeg foreslår, at vi gemmer vores fælles noter til forberedelse af 1:1-møderne her, så vi begge kan få adgang til dem: [Link]
Jeg ser frem til at tale med dig!
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Hvis du vil tilpasse denne e-mail, skal du huske, at e-mailens længde ikke bør overstige 125 ord i alt og bør opdeles i afsnit, der er så læsevenlige som muligt for at optimere læsehastigheden og forståeligheden. Kilde: Optimal længde på en e-mail
Eksempler på individualiserede invitationer til medarbejdere til 1-til-1-møder
Men hvis årsagen til din regelmæssige medarbejdersamtale er af individuel karakter, bør du også inkludere dette i invitationsmailen og måske endda i emnelinjen. Her er et par eksempler og skabeloner på, hvordan dette kan se ud i e-mailinvitationen eller e-mailforespørgslen.
Skabeloneksempel 1: E-mailinvitation til en-til-en-møder med nye medarbejdere
En almindelig grund til at starte en ny serie af 1-til-1-møder er introduktion af nye kolleger. I dette scenarie er følgende tekst eller skabelon velegnet til e-mailinvitationen: Hej [navn på medarbejder],
Velkommen til teamet! Jeg håber, at du allerede føler, at du er i gode hænder hos os, og at du har fået dine første positive indtryk.
For at give dig den bedst mulige støtte i din introduktionsperiode vil jeg gerne indføre regelmæssige 1:1-møder med dig. Disse møder giver dig mulighed for at afklare dine spørgsmål, tale om dine fremskridt og eventuelle udfordringer og hjælpe dig med at falde godt til hos os.
Jeg vil gerne arrangere vores første møde den [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Jeg vil derefter tilføje rækken af datoer til vores kalendere.
Jeg foreslår, at vi gemmer vores fælles noter om forberedelsen af 1:1-møderne her, så vi begge kan få adgang til dem: [link].
Jeg ser frem til at lære dig endnu bedre at kende og arbejde sammen med dig!
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Før vi går videre, vil jeg gerne give dig et hurtigt tip til, hvordan du selv kan tage en-til-en-mødet til et nyt niveau: Med vores 1-1-mødesoftware Echometer.
Ikke alene vil vores interaktive samtaleskabeloner gøre din samtale sjovere og mere produktiv, men effektive handlinger vil pludselig komme på bordet helt af sig selv. Prøv det, f.eks. ved simpelthen at afprøve skabelonen nedenfor:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Kommunikation
Hvor ser du dit team: Hvordan er bidragene fordelt?
Hvor ser du dig selv? Hvilken rolle spiller du, afhængigt af mødet?
Hvad ville være et første skridt til at sikre, at bidragene fordeles mere jævnt i teamet?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Fejl fremad
Hvornår har du sidst haft en fornemmelse af, at du har begået en fejl med noget?
Hvordan reagerede du på denne fejltagelse?
Hvad ville være et konstruktivt syn på denne "fejltagelse"?
Hvad er de næste vigtige fejl, du skal begå for at komme tættere på dine mål?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Lær af de bedste
Hvem i dit team ser du op til, og hvorfor?
Hvad er det, du gerne vil lære, når du tænker på dine kolleger i og uden for virksomheden?
Tag kontakt til de mennesker, du gerne vil lære af.
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Konflikttyper
Nævn en konflikt, du har haft i dit team for nylig.
Tag et kig på de 5 forskellige konfliktstile: Kan din adfærd og holdning klassificeres i en eller flere af konfliktstilene?
Hvordan kunne du have håndteret konflikten bedre?
Skabeloneksempel 2: E-mailinvitation til en-til-en-møder om en medarbejders nye rolle
Et internt rolleskift er også ofte årsagen til en invitation til et personligt møde eller regelmæssige udviklingssamtaler. I dette tilfælde kan følgende tekst eller skabelon bruges til invitationen til udviklingssamtalen:
Hej [navn på medarbejder],
Da du for nylig er flyttet ind i din nye rolle som [ny rolle] (endnu en gang tillykke!), vil jeg gerne indføre regelmæssige 1:1-møder med dig. Formålet med disse møder er at støtte dig i din nye stilling og dine videre (udviklings)mål og at diskutere aktuelle udfordringer og gensidig feedback.
Jeg vil gerne arrangere vores første møde den [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Så lægger jeg en række datoer ind i kalenderen.
Jeg foreslår, at vi gemmer vores fælles noter om forberedelsen af 1:1-møderne her, så vi begge kan få adgang til dem: [link].
Jeg ser frem til at følge dig i din nye rolle og til at arbejde sammen om din succes!
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Skabeloneksempel 3: E-mailinvitation til en-til-en-møder i tilfælde af performanceproblemer
Det kan være særligt følsomt, hvis årsagen til 1-til-1-mødet eller udviklingssamtalen er medarbejderens præstationsproblemer. Følgende eksempel på en e-mailtekst bør nok tilpasses situationen:
Hej [navn på medarbejder],
Jeg vil gerne have en regelmæssig dialog med dig for at tale om dine opgaver, udfordringer og mål. Jeg vil sikre, at du får den støtte, du har brug for til at overvinde potentielle forhindringer og opnå de bedst mulige arbejdsresultater.
Jeg vil gerne planlægge vores første 1:1-møde til [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Så lægger jeg rækken af aftaler ind i kalenderen.
For at gøre møderne effektive foreslår jeg, at vi opbevarer noter og dagsordenspunkter her, så vi begge kan få adgang til dem: [link].
Jeg ser frem til at udvikle dit potentiale sammen med dig og støtte dig på din vej.
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Skabeloneksempel 4: E-mailinvitation til en-til-en-møder i tilfælde af konfliktsituationer eller kommunikationsproblemer
Ikke kun præstationsproblemer, men også regelmæssige konflikter og kommunikationsproblemer kan være en grund til at indføre 1:1-møder eller regelmæssige udviklingssamtaler. Følgende eksempel eller skabelon til invitationsmailen adresserer dette direkte:
Hej [navn på medarbejder],
Jeg vil gerne have en regelmæssig dialog med dig for at tale om teamwork og kommunikation. Mit mål er at støtte dig i at arbejde effektivt sammen med dine kolleger og at fremme et åbent og konstruktivt arbejdsmiljø.
Jeg vil gerne planlægge vores første 1:1-møde til [dato og klokkeslæt]. Aftalen varer ca. [varighed] minutter. Lad mig vide, om det fungerer for dig. Så lægger jeg rækken af aftaler ind i kalenderen.
For at gøre møderne effektive foreslår jeg, at vi optager noter og tanker her: [link].
Jeg ser frem til at arbejde sammen med dig i en åben dialog for at styrke samarbejdet i teamet.
Med venlig hilsen
[Dit navn]
Den rigtige emnelinje til din e-mail med invitation til medarbejdersamtaler (4 forslag)
Om e-mailinvitationen bliver åbnet, og hvor opmærksomt indholdet af din tekst bliver læst, afhænger også af den rette emnelinje i e-mailen. Emnelinjen i invitationsmailen til 1-til-1-møder skal altid være kort og præcis. En optimal emnelinje til en e-mail har kun 30 til 50 tegn eller 4 til 7 ord. Se her: Den ideelle længde på en emnelinje
Emnelinjen i din invitationsmail til en-til-en-møder eller regelmæssige medarbejdersamtaler kunne f.eks. lyde sådan her:
Nyt: Vores personlige 1:1-møder
Kick-off: 1:1-møder starter i næste uge
Vigtig forhåndsinformation: 1:1-møder starter i næste uge
1:1-møder ([medarbejderens navn] + [dit navn])
I e-mailens emnelinje skal du ikke nødvendigvis komme ind på individuelle grunde til 1-til-1. Det kommer senere i e-mailen eller i selve den detaljerede tekst (se skabeloner).
En sidste faktor, som er ekstremt vigtig for effektiviteten af invitationsmailen til One-One-Ones eller almindelige medarbejdersamtaler, deler jeg med dig i det sidste afsnit: Den personlige samtale før den officielle, professionelle e-mailanmodning.
Vigtigt: Den personlige samtale med medarbejderne, før du sender invitationsmailen
Før du sender e-mailskabelonen til dine nye medarbejdersamtaler til dine medarbejdere, bør du annoncere dem på forhånd ved et personligt møde. På et personligt møde får du straks en fornemmelse af, om medarbejderne forstår formålet med en-til-en-møder, og du får mulighed for at understrege deres aktive rolle i udformningen af 1-1-møderne eller de regelmæssige medarbejderudviklingssamtaler.
Under samtalen kan du også mere effektivt afklare, hvilken ugedag, hvilket tidspunkt og hvor længe 1:1'erne skal være. Hvis det er muligt, skal du reagere på din medarbejders præferencer eller i det mindste vise, at din modparts perspektiv er vigtigt for dig.
Den officielle, professionelle invitationsmail bør i det væsentlige afspejle indholdet af den personlige samtale og om muligt direkte adressere de spørgsmål, som medarbejderne nævnte i den tidligere samtale.
Kalenderinvitation til medarbejdere til 1-til-1-samtaler
Ud over e-mailen vil du sandsynligvis også sende en række aftaler for det personlige møde direkte til dine medarbejdere. Du bør inkludere følgende indhold i denne kalenderinvitation eller skabelon:
- Navnene på begge deltagere skal fremgå af emnelinjen i aftalerækken.
- Varighed og hyppighed bør aftales på forhånd
- Beskrivelsen i invitationen skal indeholde et link til dine 1:1-noter.
- Formålet med 1:1 bør gentages i invitationen eller beskrivelsen.
Den officielle eller professionelle tekst i din kalenderinvitation til en-til-en-samtalen kunne f.eks. se sådan ud:
Titel
Månedligt 1:1 (Jean & Christian)
dato
2024-12-14, månedligt tilbagevendende
Varighed
30 minutter
Beskrivelse
Mål: Koordinering af gensidige forventninger, feedback og diskussion af udviklingsmål og relaterede tiltag.
Link til vores fælles noter: echometerapp.com/one-on-ones/...
Konklusion - Mangler du stadig noget for at forberede dig til din 1:1?
Denne tekst har forhåbentlig givet dig en god fornemmelse af, hvad der kan indgå i en e-mailforespørgsel om et almindeligt 1-1-møde. Vi har også givet dig et par eksempler og skabeloner til emnelinjen, som kan hjælpe dig.
Hvis du er lidt mere kreativ og gerne vil have et usædvanligt navn til din serie af en-til-en-møder, kan du finde nogle eksempler på dette emne i vores blog.
Har du en fornemmelse af, at du kan få endnu mere ud af dine en-til-en-møder? Så kan vores 1-til-1-mødesoftware Echometer hjælpe dig. Med vores interaktive mødeskabeloner bliver dit møde ikke kun sjovere og mere produktivt, men effektive handlinger vil pludselig dukke op på bordet. Prøv det, f.eks. ved at afprøve skabelonen nedenfor:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Kommunikation
Hvor ser du dit team: Hvordan er bidragene fordelt?
Hvor ser du dig selv? Hvilken rolle spiller du, afhængigt af mødet?
Hvad ville være et første skridt til at sikre, at bidragene fordeles mere jævnt i teamet?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Fejl fremad
Hvornår har du sidst haft en fornemmelse af, at du har begået en fejl med noget?
Hvordan reagerede du på denne fejltagelse?
Hvad ville være et konstruktivt syn på denne "fejltagelse"?
Hvad er de næste vigtige fejl, du skal begå for at komme tættere på dine mål?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Lær af de bedste
Hvem i dit team ser du op til, og hvorfor?
Hvad er det, du gerne vil lære, når du tænker på dine kolleger i og uden for virksomheden?
Tag kontakt til de mennesker, du gerne vil lære af.
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Konflikttyper
Nævn en konflikt, du har haft i dit team for nylig.
Tag et kig på de 5 forskellige konfliktstile: Kan din adfærd og holdning klassificeres i en eller flere af konfliktstilene?
Hvordan kunne du have håndteret konflikten bedre?
