Однією з проблем, з якою знову і знову стикаються віддалені працівники, є підтримка продуктивності – Не всі, хто працює з дому, виконують свої завдання і досягають поставлених цілей. З огляду на свободу, яку пропонує гнучкий графік роботи, деякі працівники схильні до прокрастинації, що, природно, впливає на їхню продуктивність. 

Як заохотити віддалені команди залишатися продуктивними та залученими?

Розуміння прокрастинації

Ми всі це знаємо. Процес прокрастинації відбувається приблизно так: 

 

• • Ви переглядаєте список справ на день. 

• • Ви починаєте з першого завдання.

• • Ви відволікаєтесь і займаєтеся іншими, менш важливими справами. 

• • Ви усвідомлюєте, що повинні виконати пункти вашого списку справ зараз, або зіткнутися з наслідками, такими як затримка проекту або догана від інших. 

• • В кінці, в останню хвилину, ви виконуєте завдання. 

Можливо, ви пообіцяли собі (як і всі ми), що наступного разу не будете чекати до останньої секунди. Але, на жаль, ви завжди наступаєте на ті самі граблі. 

Чому люди прокрастинують?

Враховуючи, що 88 % американської робочої сили прокрастинують, важливо зрозуміти, чому люди так роблять (до джерела). 

Давайте почнемо з того, що розберемося з деякими хибними уявленнями про прокрастинацію. Однак сучасні дослідження показують, що прокрастинація має більше спільного з емоційним управлінням і такими проблемами, як стрес і втома. Прокрастинація визначається дослідниками як форма саморегуляції, яка включає, зокрема, ірраціональне відкладання виконання завдань, навіть якщо це може мати негативні наслідки (до джерела). 

Прокрастинація - це не лінь, але часто пов'язана з високим рівнем тривоги і депресії (до джерела). Люди схильні відкладати завдання, які викликають у них стрес. 

Вони зволікають, тому що хочуть уникнути негативних почуттів, пов'язаних з відкладеним завданням. Простіше кажучи, якщо робота викликає у вашої колеги стрес, вона, швидше за все, буде відкладати її до тих пір, поки не зможе уникнути її, а потім поспішатиме виконати її в умовах дефіциту часу. 

Джерело зображення

Прокрастинація на роботі, чи то в офісі, чи деінде, може спричинити багато проблем для працівників і компаній. Вона впливає на продуктивність праці та здатність працівників до професійного розвитку.

Наслідки прокрастинації для працівників

Згідно з дослідженням видання Good Therapy, прокрастинація спричиняє проблеми на робочому місці, такі як низька продуктивність, фінансова безвідповідальність тощо (до публікації). 

Дослідження також пов'язують прокрастинацію зі стресом, виснаженням на роботі та низьким емоційним благополуччям, що впливає на почуття залученості та зв'язку, запускаючи цикл зневіри та низької продуктивності (до джерела). Це впливає на продуктивність праці працівника та його здатність до професійного розвитку, а також впливає на мотивацію працівників до навчання та розвитку (до джерела).

Джерело зображення

Наслідки прокрастинації для роботодавців

Прокрастинація знижує продуктивність і впливає на співпрацю. Коли працівники здають свої завдання занадто пізно, це впливає на решту робочого процесу. 

У віддаленому робочому середовищі прокрастинація є подвійною проблемою. Гнучкість може призвести до відволікання, прокрастинації та навіть уникнення неприємних завдань. У наступному розділі я розповім про деякі стратегії, які ви можете використовувати для того, щоб ваші віддалені працівники не відволікалися від виконання завдань. 

Як запобігти прокрастинації серед віддалених працівників

Дистанційні працівники часто відчувають себе відірваними від компанії і можуть негативно ставитися до завдань, які вони повинні виконувати. Щоб сприяти залученню працівників та формуванню успішних команд, роботодавці повинні забезпечити чіткість очікувань та цілей (Читати далі: Очікування в ретро), водночас підтримуючи працівників у досягненні цих цілей. Ось п'ять порад, які допоможуть співробітникам відчути себе більш залученими та поміченими, що призведе до зменшення прокрастинації:

1. проводити щотижневі перевірки або регулярні ретроспективи

Як згадувалося раніше, віддалені працівники іноді відчувають себе відірваними від компанії і намагаються відчути, що їх бачать. Коротка зустріч щотижня або раз на два тижні може допомогти їм відчути себе залученими до роботи. Тут вони можуть поділитися своїми думками та почуттями з керівництвом або лідерами. 

Проведення регулярних перевірок або гнучких ретроспектив за допомогою такого простого інструменту, як Echometer, має кілька переваг для ваших віддалених працівників: 

 

• • Це відкриває канал комунікації та допомагає зрозуміти їхню роботу з їхньої точки зору. 

• • Це підвищує довіру та взаємну підтримку, покращуючи комунікацію та зміцнюючи стосунки з членами вашої команди. 

• • Ви даєте співробітникам право голосу і сміливість звертатися до вас з ідеями, питаннями та проблемами. 

• • Ви пробуджуєте почуття відповідальності та підвищуєте продуктивність.

2. розбийте цілі на частини

Ставте перед колегами досяжні цілі. Всім легше виконати завдання, якщо воно розбите на менші цілі. 

Крім того, цілі мають бути досяжними та чіткими. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed - конкретні, вимірювані, досяжні, релевантні та визначені в часі) є загальною системою для визначення цілей. Призначаючи завдання, переконайтеся, що вони відповідають принципам SMART (Читати далі: Ставте хороші цілі). 

Не перевантажуйте працівників надто великою кількістю завдань. Величезний список справ, які потрібно зробити, знеохочує кожного. Доручайте тільки те, що працівники можуть виконати за розумний проміжок часу. 

3. святкувати маленькі успіхи

Однією з причин прокрастинації є відчуття, що вас недооцінюють або не цінують. Визнання, навіть за невеликий успіх, може мати велике значення для того, щоб колеги відчули, що їх цінують. 

Швидка подяка або "добре зроблено" може стати гарною мотивацією для виконання більшої кількості завдань. Це також можливо, наприклад, за допомогою цифрових інструментів (докладніше про це:  Аналіз робочої сили та управління ефективністю).

4. вимірювання емоційного благополуччя

Перевірка емоційного благополуччя вашої віддаленої команди важлива для підтримки продуктивності та уникнення прокрастинації. У той час як внутрішнім командам легко перевіряти стан справ особисто, віддалені команди мають менше можливостей обговорювати та вирішувати проблеми, не відчуваючи себе вразливими. 

Проведення опитування настрою може допомогти вашій компанії підвищити рівень залученості. Опитування настрою зазвичай короткі і включають питання про те, як працівники ставляться до своєї роботи і як вони сприймають робоче навантаження. Вони також дозволяють співробітникам поділитися своїми думками і почуттями (за бажанням анонімно) без додаткового стресу, пов'язаного з особистою зустріччю з менеджером. Інструмент Echometer допомагає проводити опитування настрою – у поєднанні з короткими зустрічами, щоб вивести дії безпосередньо з результатів і підвищити самоефективність працівників (Детальніше про Echometer).

5. сприяння стійкості або потенціалу стійкості 

Подолання повсякденних і не дуже викликів є нормальною частиною роботи кожного працівника, що робить життєстійкість критично важливою якістю успішної команди. Щоб переконатися, що ваші колеги не здаються у важких ситуаціях, керівники повинні заохочувати винахідливість і налагоджувати стосунки між членами команди. Психологічна безпека). Стійкість починається з самоусвідомлення, тобто працівники повинні спочатку визнати обставини, які призводять до прокрастинації. Якщо є сфера або завдання, з якими вони борються, їм потрібне середовище, де вони можуть бути чесними і отримувати підтримку без страху репресій.

Як програмне забезпечення може допомогти подолати прокрастинацію

Запобігти прокрастинації у віддалених командах допомагають технологічні інструменти, які уможливлюють співпрацю та взаємодію з членами команди. 

Існує безліч інструментів і додатків, які можуть допомогти працівникам подолати прокрастинацію. Деякі розширення, такі як Pomodoro Timer, можуть підтримувати ефективне управління часом, але вони мають свої обмеження. Організації з мобільною та гібридною робочою силою повинні мати надійну систему управління часом на рівні всього підприємства. Система обліку робочого часу Використовуйте вбудовані функції обміну повідомленнями та спільної роботи, щоб залучити всіх співробітників до обговорення щоденних завдань. 

Завдяки прихильності керівників та інших лідерів, належному визнанню, використанню технологій та підвищенню стійкості, ви можете допомогти своїм мобільним працівникам уникнути прокрастинації. 

Про автора

Дін Метьюз - засновник і генеральний директор OnTheClock, додатку для Запис часу для співробітників, який надає підтримку з відстеження робочого часу більш ніж 15 000 компаніям по всьому світу. 

Дін Метьюз має понад 20 років досвіду в проектуванні та розробці корпоративного програмного забезпечення. Він розглядає розробку програмного забезпечення як форму мистецтва. Коли художник створює шедевр, життя багатьох людей змінюється на краще. 

Коли він не вдосконалює хронометраж, Дін Метьюз любить занурюватися у свою віру, проводити час з сім'єю та друзями, а також шукати способи зробити світ трохи кращим.