Безперервне вдосконалення в гнучкий спосіб

Безперервне вдосконалення - це процес постійного пошуку шляхів подальшого розвитку якості, ефективності та результативності продуктів, послуг, процесів і процедур. В основі процесу лежить ідея, що завжди є місце для вдосконалення, незалежно від того, наскільки добре ви вже працюєте.

При цьому, гнучка стратегія безперервного вдосконалення - це мислення та метод, який застосовує принципи “гнучкої розробки програмного забезпечення” до процесу безперервного вдосконалення. Гнучка розробка програмного забезпечення - це підхід, при якому співпраця з клієнтами та реагування на зміни є важливішими за дотримання встановленого плану.

Однак стратегії гнучкої розробки програмного забезпечення зараз також використовуються поза межами розробки програмного забезпечення для покращення роботи широкого кола команд у компаніях.

Гнучка стратегія безперервного вдосконалення включає в себе:

• Розбийте великі цілі вдосконалення на невеликі, керовані та вимірювані завдання
• Визначення пріоритетності найбільш цінних і нагальних завдань з удосконалення на основі відгуків клієнтів і потреб бізнесу
• Надання завдань з покращення короткими ітераціями або “спринтами”, які зазвичай тривають від одного до чотирьох тижнів
• Тестуйте та перевіряйте результати кожного завдання з удосконалення з клієнтами та іншими зацікавленими сторонами
• Перегляньте та скоригуйте процес вдосконалення на основі відгуків та висновків, отриманих під час кожної ітерації
• Розширення можливостей і залучення членів команди до відповідальності за процес вдосконалення та співпраці один з одним і з клієнтами

Однією з головних переваг гнучкої стратегії безперервного вдосконалення є те, що ви використовуєте колективну мудрість і творчий потенціал членів вашої команди. Саме члени вашої команди найкраще знають ваші продукти, послуги, процеси та процедури. Вони також найчастіше взаємодіють з клієнтами та зацікавленими сторонами. Тому вони найкраще можуть визначити можливості для вдосконалення та розробити ідеї для покращення.

Щоб розвивати культуру постійного вдосконалення у вашій команді, ви можете зробити наступне:

• Заохочуйте членів вашої команди регулярно ділитися своїми відгуками, пропозиціями та ідеями.
• Створити безпечне та сприятливе середовище, де члени команди можуть висловлювати свої думки та проблеми, не боячись осуду чи критики.
• Визнавати та винагороджувати членів команди, які роблять внесок у процес вдосконалення
• Надайте членам вашої команди час, ресурси та підтримку, необхідні для реалізації їхніх ідей щодо вдосконалення.
• Залучайте членів вашої команди до процесу прийняття рішень щодо пріоритетів та планів вдосконалення.

Інструменти та методи для постійного вдосконалення

Існує багато інструментів і методів, які можуть допомогти вам впровадити гнучку стратегію безперервного вдосконалення. Ось деякі з найпоширеніших:

• Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act)Чотириступеневий метод впровадження змін. Метод включає планування змін, впровадження змін, аналіз результатів і дії на основі отриманих уроків.
• 5 причин (чому): Техніка для пошуку першопричини проблеми, запитуючи “Чому” п’ять разів, поки не дійдете до суті проблеми.
• Діаграма “Риб’яча кісткаВізуальний інструмент для визначення та аналізу можливих причин проблеми. Він нагадує риб’ячий скелет з формулюванням проблеми в якості голови і різними категоріями причин в якості кісток.
• Діаграма ПаретоГрафічний інструмент, який показує частоту або вплив різних факторів чи проблем. Він допомагає визначити 20% факторів або проблем, які спричиняють 80% впливів або проблем.
• Критерії SMARTНабір критеріїв для визначення конкретних, вимірюваних, досяжних, актуальних і обмежених у часі цілей.
• Дошка KanbanВізуальний інструмент для управління робочими процесами. Він складається з дошки зі стовпчиками, що представляють різні етапи роботи, і карток, що представляють окремі завдання. Допомагає відстежувати прогрес, виявляти вузькі місця та обмежувати обсяг незавершеної роботи.
• РетроспективаЗустріч наприкінці кожної ітерації або спринту, де члени команди розмірковують над тим, що пройшло добре, що пішло не так і що можна покращити.

Цикл зворотного зв’язку для безперервного вдосконалення - це цикл збору, аналізу та реагування на відгуки клієнтів, зацікавлених сторін і членів команди. Цей цикл важливий для того, щоб забезпечити відповідність ваших зусиль з удосконалення потребам та очікуванням клієнтів, а також бізнес-цілям і стратегіям.

Цикл зворотного зв’язку для безперервного вдосконалення включає в себе наступне:

• Отримання зворотного зв’язку від клієнтів, зацікавлених сторін та членів команди через різні канали, такі як опитування, інтерв’ю, оцінки, коментарі, скарги, пропозиції тощо.
• Аналіз даних зворотного зв’язку за допомогою кількісних та якісних методів, таких як статистика, аналіз настроїв, текстовий аналіз тощо.
• Ідентифікація шаблонівтенденції, прогалини, сильні та слабкі сторони, можливості, загрози та ідеї, отримані з даних зворотного зв’язку.
• Пріоритетність зворотного зв’язку-елементи на основі їхньої цінності та терміновості
• Повідомлення результатів зворотного зв’язку клієнтам, стейкхолдерам і членам команди
• Впровадження зворотного зв’язку-елементи як завдання на покращення в ітераціях або спринтах.
• Вимірювання впливу елементів зворотного зв’язку щодо задоволеності, лояльності та утримання клієнтів, а також щодо ефективності, зростання та прибутковості бізнесу

Вправи з безперервного вдосконалення

Вправи з безперервного вдосконалення - це заходи, які допомагають вам практикувати і вдосконалювати свої навички застосування гнучкої стратегії безперервного вдосконалення. Ви можете виконувати їх індивідуально або в групах, онлайн або офлайн, формально або неформально.
Ми самі використовуємо двотижневі ретроспективи, щоб виконати більшість цих вправ разом з командою.

Деякі приклади вправ з безперервного вдосконалення

• Зупинка-Старт-Продовження-РетроПростий та ефективний спосіб з’ясувати, що вам і вашій команді слід зупинити, почати і продовжувати вдосконалювати свою роботу. Ви можете використовувати цю вправу в кінці кожної ітерації або спринту.
• SWOT-аналізСтратегічний інструмент для оцінки сильних і слабких сторін, можливостей і загроз ваших продуктів, послуг, процесів або процедур. Ви можете використовувати цю вправу для визначення сфер, які потребують вдосконалення, та планів дій.
• Мозковий штурмТворча техніка для розробки великої кількості ідей за короткий час. Ви можете використовувати цю вправу для пошуку ідей для вдосконалення або вирішення проблем. Ви можете використовувати різні методи, такі як мапування свідомості, асоціації слів, випадкове введення тощо, щоб стимулювати свою творчість.
• Техніка точкового голосуванняПростий і демократичний спосіб визначити пріоритетність ідей або завдань. Ви можете використовувати цю вправу, щоб вибрати найцінніші та найнагальніші дії з покращення зі списку варіантів. Кожен учасник отримує певну кількість балів (зазвичай три), які він має розподілити між варіантами відповідно до своїх уподобань.

Ми використовуємо багато з цих методів у наших ретроспективах. Якщо ви хочете дізнатися більше про наші ретроспективи, ви можете зробити це тут: Наші ретроспективні шаблони

Аналіз безперервного вдосконалення - це процес оцінювання результатів і підсумків ваших зусиль щодо вдосконалення. Це важливо для того, щоб виміряти ваш прогрес, навчитися на ваших успіхах і невдачах та відсвяткувати ваші успіхи.

Огляд безперервного вдосконалення включає в себе:

• Порівняння фактичних результатів з очікуваними
• Визначте ключові показники ефективності (KPI), які вимірюють результативність та ефективність ваших зусиль з удосконалення.
• Розрахунок рентабельності інвестицій (ROI або ROTI) ваших зусиль з удосконалення
• Проаналізуйте фактори, які сприяли або перешкоджали вашим зусиллям з удосконалення.
• Задокументуйте отримані уроки та найкращі практики з ваших зусиль з удосконалення
• Ділитися результатами та підсумками з клієнтами, зацікавленими сторонами та членами команди
• Визнайте та винагороджуйте членів команди, які зробили внесок у вдосконалення
• Відзначайте важливі етапи та досягнення ваших зусиль з удосконалення

Безперервне вдосконалення в гнучкий спосіб

План впровадження безперервного вдосконалення План впровадження безперервного вдосконалення - це план, який описує кроки та дії, які необхідно вжити для виконання ваших завдань з вдосконалення. Це дорожня карта, яка веде вас від вашого поточного стану до ваших цілей. План впровадження безперервного вдосконалення повинен містити наступне

• Цілі та завдання вдосконалення
• Завдання та підзадачі вдосконалення
• Ролі та обов’язки членів команди
• Ресурси та інструменти, необхідні для виконання кожного завдання
• Графік та етапи виконання кожного завдання
• Ризики та виклики для кожного завдання
• Плани дій у надзвичайних ситуаціях для кожного завдання

Цілі постійного вдосконалення

Цілі безперервного вдосконалення - це бажані результати ваших зусиль з вдосконалення. Це те, чого ваша команда хоче досягти шляхом вдосконалення ваших продуктів, послуг, процесів або процедур. В ідеалі цілі безперервного вдосконалення повинні бути:

• узгоджені з потребами та очікуваннями клієнтів, а також з цілями та стратегіями компанії
• Конкретні, вимірювані, досяжні, актуальні та обмежені в часі (SMART)
• складний, але реалістичний (принцип 110%)
• Мотивація та стимулювання
• Чітке інформування всіх зацікавлених сторін (клієнтів, стейкхолдерів та членів команди)

Висновок

Постійне вдосконалення не є кінцевою метою. Це безперервний процес, який вимагає від вас постійної уваги, зусиль і коригувань. Прийнявши гнучку стратегію безперервного вдосконалення, ви можете зробити безперервне вдосконалення частиною своєї щоденної роботи. Ви також зможете скористатися перевагами безперервного вдосконалення, такими як підвищення рівня задоволеності клієнтів, їх лояльності та утримання, а також покращення продуктивності команди.