Başarılı bire bir görüşmeler için 6 ipucu içeren rehber

1:1 toplantılar, Leadership

Başarılı bire bir görüşmeler, yöneticilerin çalışanlarıyla güçlü bir ilişki kurması ve çalışanlarını terfi ettirip geliştirmesi için önemli bir araçtır. Bu makalede, bire bir görüşmelerin ne olduğunu, amacını, nasıl yapılacağını ve hangi ipuçlarını aklınızda tutmanız gerektiğini açıklayan kapsamlı bir rehber bulacaksınız.

Çalışanlarla bire bir toplantı nedir?

Çalışanlarla bire bir toplantı nedir? Bire bir toplantı, bir yönetici veya ekip lideri ile bireysel bir çalışan arasında yapılan düzenli, yüz yüze bir görüşmedir. Bu toplantılar, endişelerin tartışılabileceği, geri bildirim alışverişinde bulunulabileceği ve ortak hedeflerin tanımlanabileceği bir alan sağlar.

Odak noktası, çalışanın bireysel gelişiminin yanı sıra engellerin netleştirilmesi ve önceliklerin belirlenmesidir. Genel ekip toplantılarının aksine, (en azından başarılı) bire bir toplantılar veya çalışan değerlendirmeleri bireyselleştirilir ve söz konusu kişinin ihtiyaçlarına göre uyarlanır.

Önemli: Bire bir toplantı hala bir iş toplantısıdır. Elbette, zaman zaman daha gayri resmi olabilir, ancak bire bir formatla hangi katma değeri elde ettiğiniz her zaman açık olmalıdır.

Artık bire bir toplantının ne olduğu konusunda net olmalısınız. Başarılı 1'e 1'ler için rehberimizdeki bir sonraki adıma geçelim: bire bir toplantıların amacı ve hedefi.

1:1 toplantıların katma değeri, hedefleri ve amacı

Bire bir toplantıların katma değeri, hedefleri ve amacı

Bire bir toplantıların amacı

Başarılı bir bire bir toplantının amacı, çalışan ile yönetici veya ekip lideri arasında özel ve güvene dayalı bir diyalog biçimi oluşturmaktır. Güven olduğunda, çalışanların fikirlerini ve engellerini açıkça iletme olasılığı çok daha yüksektir.

Bire bir toplantıların düzenli olması, ekipteki mevcut görevler hakkındaki iletişimi de önemli ölçüde hızlandırır ve çalışanların yanlış hizalanmış girişimleri erkenden fark edilir. Bu nedenle, başarılı bire bir toplantıların bir parçası da düzenli bir tempodur – Bu konuda daha fazla bilgi aşağıda yer almaktadır.

Bu arada, küçük araştırmamın sonuçlarını sunduğum bir YouTube videosu da hazırladım: Nitel görüşmelerde 100 yöneticiye neden bire bir toplantı yaptıklarını sordum – bir göz atmaktan çekinmeyin.

Bire bir görüşmelerin amacı

Genel amaca ek olarak, bire bir toplantının amacı bireysel duruma bağlıdır. Başarılı bir bire bir veya düzenli değerlendirme toplantısının tipik hedefleri şunlardır

Yeni bir çalışanın işe başlatılması
Bir çalışanı şirkete (veya ekibe) bağlamak
Performans sorunlarının çözülmesi (bkz. "Performans İyileştirme Planı")
Şirket içinde çalışanların gelişiminin desteklenmesi
Geri bildirim ve işbirliğinin genel olarak iyileştirilmesi

Başarılı bire bir toplantılar, sanatın tüm kurallarına uyacaksa, hem çalışanın bireysel ihtiyaçlarına odaklanmalı hem de şirketin hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunmalıdır.

Bu arada: Eğer yazılım geliştiricilerin yöneticisiyseniz, aşağıdaki makale ilginizi çekebilir: 6 Yazılım geliştiriciler için geri bildirim örnekleri.

Bire bir görüşmelerin katma değeri

Bire bir toplantılarınızın veya değerlendirme görüşmelerinizin özel amacı ne olursa olsun, yararlanabileceğiniz birçok katma değer vardır:

İlişki kurma: Yönetici veya ekip lideri ile çalışan arasında yakın bir bağ olması güven yaratır ve iletişimi önemli ölçüde geliştirir.
Motivasyonu artırın: Düzenli ilgi takdir edildiğini gösterir ve bağlılığı güçlendirir.
Memnuniyeti ve iptal etme niyetini bilin: "Yetenek savaşı" zamanlarında, işten çıkarma niyetlerine erken bir aşamada karşı koyabilmek için çalışanların memnuniyetini bilmek çok değerlidir.
Koçluk için fırsat: Yöneticiler ve ekip liderleri, çalışan değerlendirmelerini koçluk için kullanabilir ve çalışanlara gelişimleri için ivme kazandırabilir.

Pekala, şimdi sıra bire bir görüşme rehberimizin bir sonraki adımında: Başarılı bire bir görüşmeleri nasıl yaparsınız? Basit bir soruyla başlayalım: Aslında iyi bir bire bir görüşme temposu nedir, ne sıklıkla yapılmalıdır?

İpucu 1: 1:1 toplantıların temposu

İpucu 1: Bire bir toplantıların temposu: Bire bir toplantıları ne sıklıkta yapmalısınız?

Bire bir görüşmelerin nasıl yapılacağı sorusunu yanıtlamaya, bu görüşmelerin ne sıklıkta yapılması gerektiğini sorarak başlayalım.

Düzenli bir değerlendirme veya bire bir toplantının ne sıklıkta yapılması gerektiği, ekibin büyüklüğü ve içerik açısından koordinasyon ihtiyacı gibi çeşitli faktörlere bağlıdır. Bunun için net bir kural yoktur. Burada, amacına ulaşan başarılı bire bir toplantılar için tipik bir öneri yer almaktadır:

Haftalık: Hızlı tempolu çalışma ortamları veya yeni çalışanlar için idealdir.
Dört haftada bir: Çoğu ekip için genellikle dengeli bir aralık. Bire bir tartışmalar için iyi bir başlangıç noktası.
Aylık: Net hedefleri ve istikrarlı performansı olan deneyimli çalışanlar için.

Bu arada, bir ankette çalışanların yöneticileriyle ne sıklıkla bire bir toplantı yapmak istedikleri soruldu. Cevap haftalık! Kaynak: 1:1 toplantı sıklığına ilişkin anket

Yani temelde şu ipucu çok açık: Bu grafikte de görüldüğü gibi, daha sık yapılan bire bir toplantılar çalışanların gelişimi üzerinde katlanarak artan olumlu bir etkiye sahip olabilir:

Yöneticiler, düzenli çalışan veya bire bir toplantılar için her zaman sabit bir tempo belirlemeli ve daha sonra bu tempoyu çalışanla diyalog halinde sürekli olarak duruma uyarlamalıdır, böylece bire bir toplantıların amacı en iyi şekilde yerine getirilebilir.

Bir yönetici olarak artık bire bir görüşmelerin ne sıklıkta yapılması gerektiğini biliyorsunuz. "Başarılı bire bir görüşmeler nasıl yapılır" başlıklı rehberimizin bir sonraki adımı bu görüşmenin doğru süresiyle ilgilidir.

İpucu 2: 1:1 toplantıların süresi

İpucu 2: Bire bir görüşme ne kadar sürmelidir?

Yine, başarılı 1-1'ler için net bir kural yoktur. Başarılı bir bire bir görüşmenin tipik süresi 15 ila 60 dakika arasındadır:

15 dakika: Sabit bir gündemle alışılmış bir formatta düzenli bir check-in için yeterli zaman. Gerekirse, sabit gündemin dışındaki özel konular için ayrı tarihler belirlenmelidir.
60 dakika: Sabit gündeme ek olarak gelişim veya kariyer konuları gibi daha derinlemesine tartışmalar için alan bırakır.

Net bir gündem ve hazırlık için etkili notlar zamanın en iyi şekilde kullanılmasına yardımcı olur. Tavsiyemiz, ilk düzenli değerlendirme görüşmeleri için biraz daha fazla zaman ayırmanız ve ardından gerekirse süreyi azaltmanızdır.

💡

Bir ankete göre, bire bir toplantıların ortalama süresi 43 dakikadır – ancak ortalama olarak başarılı olup olmadıklarını değerlendiremeyiz.

Kaynak: 1:1 toplantı istatistiklerini raporlayın

Bire bir görüşme şablonlarına büyük bir talep var. Bu nedenle, rehberimizin bir sonraki adımında, bire bir görüşmenizin amacını en iyi şekilde yerine getirebilmeniz için size kısa bir şablon vereceğim. Bu da bizi başarılı bire bir görüşmelerin nasıl yapılacağı sorusunun özüne yaklaştırıyor.

"Çalışanlarım neden 1:1 toplantılara hiç konu getirmiyor?"

"Bir yönetici olarak, 1:1 toplantılar için çoğu zaman yetersiz hazırlanıyorum."

"Çalışanlar bire bir görüşmelerde bana açılmıyorlar."

"1:1'lerimde herhangi bir kalıp veya eğilim fark edemiyorum. Her şey birbirinden bağımsız görünüyor."

"Çalışanımı seviyorum ama istediğim performansı gösteremiyor. Bunu 1:1'lerde nasıl ele alabilirim?""

"1:1'lerimde olumlu bir etki yaratmak için çok sert – mi yoksa çok yumuşak – mi olduğumu çoğu zaman bilemiyorum."