Doğrudan rapor verenler ve çalışanlar bire bir toplantılara hazırlanmaları için nasıl teşvik edilebilir?

Doğrudan raporladığınız kişi veya çalışanınız, yöneticisi olarak sizinle düzenli olarak (genellikle iki haftada bir) yaptığı bire bir görüşmeye hazırlıklı gelmezse, çeşitli önlemler ve yaklaşımlar mümkündür.

İşte bir yönetici, Scrum Master ve psikolog olarak edindiğim kişisel deneyim ve bilgiye göre yaklaşımların veya önlemlerin etkinliğinin bir sıraya konulmuş hali - hangi önlemler en iyi sonucu veriyor?

Ölçü	Değerleme	Bağlam
Düzenli hatırlatmalar yazın	1: Düşük etkinlik	Çalışanlar motivasyonsuz ve yaratıcı değillerse, hatırlatmaların çok az etkisi olur
1’e 1’in amacını netleştirin	2: Orta düzeyde etkinlik	Bire bir görüşmelerin asıl amacını birlikte netleştirmek faydalı olabilir ve çalışanlar arasındaki baskı veya endişeyi azaltabilir.
Neyin iyi çalıştığına odaklanın	3: Yüksek etkinlik	Doğal bir sohbetin basitçe ortaya çıktığı şeyler hakkında konuşmak, güvene dayalı bir ilişki geliştirmek için çok iyi olabilir.
İyi bir örnek olmak	2: Orta düzeyde etkinlik	İyi bir hazırlık için yeterli zaman ayırmak, çalışandan da aynısını bekleyebilmenin ön koşuludur.
İş dışı konular hakkında konuşmak	3: Yüksek etkinlik	İş dışı konular, ortak güveni inşa etmek için harika olabilir ve bu da açılmayı kolaylaştırır.
Motivasyonu netleştirin	2: Orta düzeyde etkinlik	Çalışanların konuları gündeme getirmek için daha az motive göründüğü gerçeğiyle doğrudan yüzleşmek mi? Optimal değil, randevunun genel beklentilerini netleştirmek daha iyi
Öğrenimlere odaklanın	2: Orta düzeyde etkinlik	Çalışanların yakın zamanda öğrendikleri üzerine düşünmeye odaklanmak oldukça etkili olabilir.
Ritmi değiştirin	1: Düşük etkinlik	Bu, alınacak en son önlemlerden biri olmalı ve yalnızca her iki tarafın da buna ihtiyacı yoksa, işbirliği optimize edilmişse ve çalışanların gelişimine çok az odaklanılıyorsa yapılmalıdır.
1’e 1 araçları kullanın	2: Orta düzeyde etkinlik	Echometer gibi özel olarak geliştirilmiş bire bir toplantı yazılımlarını kullanmak, hızlı bir şekilde hazırlanmanıza, toplantıları belgelemenize ve bir lider olarak iyi yansıtma soruları sormanıza yardımcı olabilir.

Umarım bağlam, etkinlik değerlendirmemi nereden aldığımı anlamanıza yardımcı olur.

Adım adım kılavuz: Bire bir toplantılarda doğrudan raporların daha iyi hazırlanması

Yazılım geliştiricilerinizin yönetici olarak sizinle yapacakları bire bir toplantılara daha iyi hazırlanmalarını ve konuları masaya daha sık getirmelerini ister misiniz? Önlemlerin tahmini etkinliğini gösteren yukarıdaki tabloya dayanarak, aşağıdaki adım adım kılavuzu tavsiye ederim:

1. İlişki kurmaBirbirinizi henüz çok iyi tanımıyorsanız veya çalışanla iyi bir ilişkiniz yoksa, daha fazla güven oluşturmak için resmi olmayan konular hakkında konuşun. 

2. Beklentileri netleştirinİlk etapta 1’e 1 toplantıları neden yaptığınızı birlikte tanımlayın (örneğin, çalışan gelişimi, tıkanıklıkların çözülmesi vb.). Bazı çalışanlar, 1’e 1 toplantıda yapılan bazı açıklamaların yıllık performans değerlendirmesinde kendilerine karşı kullanılabileceğinden korkabilir.

3. İyi sorular sorunBir yönetici olarak, çalışandan bağımsız olarak çalışanınıza nasıl koçluk yapmak istediğinize dair bir planınız olmalıdır. Bu bağlamda, örneğin çeşitli konuları düzenli olarak gözden geçirmeli ve çalışanla birlikte bunlar üzerinde düşünmelisiniz:

   1. Çalışanların geri bildirimden memnuniyeti
   2. Çalışanların genel olarak işten memnuniyeti
   3. Çalışanların toplantılardan memnuniyeti

4. Araçları deneyinDaha fazla çalışan katılımı için bir püf noktası da Echometer gibi özel bire bir toplantı yazılımının kullanılması olabilir. Echometer, şablonların yanı sıra hatırlatıcılar ve otomatik dokümantasyon yardımıyla her iki tarafın da iyi hazırlanmasına yardımcı olur.

Bu dört adımı tamamladıktan sonra, bire bir toplantıda iyi hazırlanmış bir çalışan olma olasılığı önemli ölçüde artacaktır.

SSS: Sıkça sorulan sorular

İşte bu bağlamda sıkça sorulan bazı sorular.

Direkt Raporlar bire bir toplantılara neden hazırlıklı gelmiyor?

Çalışanlarınızın veya doğrudan raporlayanlarınızın performans değerlendirmesine veya düzenli bire bir toplantıya iyi hazırlanmamasının birçok nedeni olabilir. İşte analiz etmeniz gereken en önemli üç neden:

• Psikolojik güvenlikÇalışanlar kendilerine güvenmiyor veya psikolojik olarak güvende hissetmiyor.
• CehaletÇalışanlar yanlarında hangi konuları getirmeleri gerektiğini bilmemekte veya 1-1 toplantısının beklentilerini bilmemektedir.
• MotivasyonÇalışanlar kendilerini daha fazla geliştirmek veya iyileştirmelere aktif olarak katılmakla ilgilenmezler.
• AraçlarZayıf bire bir toplantı araçları veya video yazılımı da çalışanların motivasyonunu azaltabilirken, Echometer gibi özel bire bir toplantı araçları motivasyonu artırabilir.

Neden bazı Direkt Raporlar motivasyonsuz görünüyor ve toplantılara çok az katılıyor?

Bazı çalışanların veya doğrudan rapor verenlerin toplantılara ve yöneticilerle bire bir görüşmelere katılmamasının birçok nedeni olabilir. İşte analiz etmeniz gereken bazı temel nedenler.

• Psikolojik güvenlikÇalışanlar kendilerine güvenmiyor veya psikolojik olarak güvende hissetmiyor.
• BeklentilerÇalışanlar kendilerinden yüksek düzeyde toplantı katılımı beklendiğinin farkında değildir.
• YetersizlikÇalışanların bazı konular için içerik açısından katkıda bulunacakları çok az şey olabilir.
• Belirsiz, çekici olmayan hedeflerDüşük motivasyonun basit bir nedeni, mevcut ekip hedefinin belirsiz olması veya çalışan için cazip görünmemesi olabilir.

Motivasyon psikolojisi hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bu e-kitabı da tavsiye edebilirim: Daha fazla ekip motivasyonu için 12 atölye çalışması .

Yazılım mühendisliği yöneticisi olarak yazılım geliştiricilerin ve mühendislerin yönetici olarak benimle yapacakları bire bir toplantılara daha iyi hazırlanmalarına yardımcı olmak için ne yapabilirim?

Tabloya ve yukarıdaki adım adım sürece dayanarak, dört basit adım vardır:

1. Çalışanlarla iyi bir ilişki kurun ki gerçekten açılsınlar.
2. Bire bir görüşmelerde çalışanlardan ne beklediğinizi açıkça belirtin. Muhtemelen çalışan için bir gelişim hedefi belirleyin
3. Bire bir görüşmeye iyi sorularla hazırlanın
4. Çalışanlarınızın bire bir toplantılara katılımını artırmak için çeşitli özelliklerle size yardımcı olan Echometer gibi özel bire bir toplantı yazılımlarını deneyin.